Records management 1

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Records management 1

• Lanalyse de besoins

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Analyse des besoins

• Définition
• Étapes de lanalyse de besoins
• Analyse préliminaire
• Obtention du mandat
• Analyse des activités
• Identification des exigences archivistiques
• Évaluation des systèmes existants
• Identification de la stratégie et recommandations

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Analyse des besoins

• Définition
• Létude dune situation qui permet didentifier
  ce qui est indispensable à la gestion des
  archives dune institution

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Analyse des besoins

• Objectifs de lanalyse de besoins
• Acquérir une bonne connaissance de lorganisation
• Acquérir une bonne connaissance de la gestion de
  ses archives
• Identifier les moyens à mettre en oeuvre ainsi
  que les solutions à proposer
• Permettre à lorganisation de prendre une
  décision éclairée en matière de gestion de ses
  archives.

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Étapes de lanalyse des besoins

• 1. Enquête préliminaire - objectifs
• Compréhension de lorganisation
• Compréhension de lenvironnement
• Administratif
• Légal
• Social
• Technologique
• Compréhension de la culture organisationnelle

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Étapes de lanalyse des besoins

• 1. Enquête préliminaire - méthodes
• Consulter certains documents de lorganisation
• Visiter les lieux

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Étapes de lanalyse des besoins

• 1. Consulter certains documents de lorganisation
• Énoncé de mission
• Organigramme
• Rapport annuel
• Budget
• Publications internes et externes
• Politiques et procédures de gestion documentaire

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Étapes de lanalyse des besoins

• 1. Visiter les lieux
• Combien y a-t-il de meubles de rangement par
  bureau ?
• Des documents jonchent-ils le sol à côté du
  mobilier ?
• Les tables de travail sont-elles encombrées par
  des documents de toutes sortes ?
• Rencontre-t-on des cartons darchives dans les
  coins du bureau ou dans les placards 

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Étapes de lanalyse des besoins

• 1. Premier bilan

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Étapes de lanalyse des besoins

• 2. Obtention du mandat
• Go / No go
• Définition du mandat
• Annonce du mandat
• Appui du mandataire

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Étapes de lanalyse des besoins

• 3. Analyse des activités
• Identifier et documenter chaque fonction,
  activité et transaction
• Développer un classement hiérarchique des
  fonctions, activités et transactions
• Valider l'analyse de l'activité économique de
  l'organisation avec la haute direction

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Étapes de lanalyse des besoins

• 3. Analyse des activités
• Mission
• ? Fonctions
• ? Activités
• ? Transactions
• ? Documents

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Étapes de lanalyse des besoins

• 3. Analyse des activités
• Énergie nucléaire à des fins pacifiques
• ? Vérification
• ? Inspection
• ? Nomination dinspecteurs
• ? Lettre de refus

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Étapes de lanalyse des besoins

• 4. Identification des exigences archivistiques

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Étapes de lanalyse des besoins

• 4. Exigences archivistiques exemples
• Créer un document
• Conserver un document pour une période déterminée
  
• Déliminer un document après une période
  déterminée
• Spécifier les conditions daccès
• Spécifier le contenu dun document
• Spécifier la forme quil doit prendre
• Dassurer la qualité du document, c'est-à-dire
  quil reflète fidèlement et entièrement les faits

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Évaluation des systèmes existants
• Recensement des archives et de leurs systèmes de
  gestion

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Recensement des archives et de leurs systèmes
  de gestion
• Définir les données à recueillir
• Préciser la méthodologie
• Fixer un calendrier de réalisation
• Déterminer les intervenants
• Établir les priorités

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Définir les données à recueillir
• Identification et description de la série
• Producteur de la série
• Contenu de dossier type
• Support utilisé
• Espace occupé
• Mobilier de rangement utilisé
• Système de repérage utilisé
• Ordre de rangement des dossiers

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Préciser la méthodologie
• Lenquête par questionnaire
• Lentretien
• Linventaire physique

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Fixer un calendrier de réalisation
• Ressources humaines disponible
• Disponibilité des ressources humaines
• Qualification des ressources humaines
• Quand intervenir

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Déterminer les intervenants
• Pour les entretiens
• Pour le suivi du programme de records management

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Établir les priorités
• Où commencer le recensement?
• Selon le flux des activités de lorganisation
• Là où vous serez bien reçus

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Étapes de lanalyse des besoins

• 5. Évaluation des systèmes existants
• Analyser les données du recensement
• Évaluation des risques
• Évaluation des coûts

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Étapes de lanalyse des besoins

• 6. Identification de la stratégie et
  recommandations