Title: KENALAN dengan SURAT DINAS
1KENALAN denganSURAT DINAS
- Eko Sumanto
- Fakultas Biologi
- www.ekosumanto.wordpress.com
2SURAT
- bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang
dalam bentuk tulisan untuk di informasikan kepada
pihak lain. - setiap tulisan yang berisi pernyataan dari
penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian
informasi kepada pihak lain
- Surat keluarga
- Surat Dinas/resmi
3Surat Keluarga Surat Dinas
Kertas Bebas Kertas yang digunakanukuran folio atau kuarto.
Bentuk suratnya sederhana dan tanpa kepala surat dan nomor surat. Biasanya hanya ditulis tangan. Bentuk baku (bentuk semi blok) surat keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september 1993
Bahasa tidak baku, Ex. sapaan (-Nda) Bahasa surat dinasbaku, formal, dan tegas
4SURAT RESMI/DINAS
Merupakan surat yang bersisi hal penting
berkenaan dengan administrasi pemerintah Peraturan
Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006
5JENIS SURAT
- Berdasar Jangkauan
- Surat intern
- Surat Ekstern
- Berdasar Prosedur pengurusannya
- Surat masuk
- Surat Keluar
- Menurut keamaan
- Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat terbatas,
Surat Biasa
6 Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th
2006
- Surat dinas
- Nota dinas
- Memo
- Surat Pengantar
- Surat Edaran
- Surat Undangan
- Surat Tugas
- Surat Kuasa
- Surat Pengumuman
- Surat Pernyataan
- Surat Keterangan
- Berita acara
7BAGIAN-BAGIAN SURAT
- Kepala surat (letter head)/KOP
- Sebagai alat pengenal atau identitas instansi
- Sebagai alat pemberi informasi
- Tanggal Surat
- Kapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
- Sebagai referensi
- Nomor Surat
- sebagai alat petunjuk bagi petugas filing
- sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang
bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada
suatu periode tertentu - menunjukan unit asal surat
- sebagai referensi
8- Lampiran surat.
- Lampiran surat menunjukan tentang surat lain
atau dokumen lain yang harus disertakan kepada
surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan
dengan menggunakan huruf. Misalnya - Lampiran Satu lembar.
- Hal
- Hal surat menunjukan mengenai intisari surat
secara keseluruhan, dan disamping itu mempunyai
fungsi lain ialah - a. sebagai referensi
- b. sebagai petunjuk bagi petugas filing
- Alamat dalam.
- a. sebagai petunjuk bagi petugas filing
- b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop
berjendela.
9- Isi surat
- Penutup Surat
- Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama
pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan
kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga
diterapkan cap jabatan - Initial (jika perlu)
- Tembusan
- Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang
dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal
diharapkan pihak lain memberikan tanggapan
seperlunya
10BAHASA SURAT
- Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri
mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan
kata-kata itu - Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan,
umum dan bukan kata-kata daerah/asing - gaya bahasa dalam penulisan suatu surat
dipengaruhi beberapa faktor yaitu - 1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang
dikirimi surat. - 2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam
surat, misalnya surat intruksi, surat
pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.
11Syarat-syarat isi surat yang baik
- 1). jelas,
- 2). tepat,
- 3). tuntas,
- 4). sopan,
- 5). singkat dan sederhana,
- 6). lancar,
- 7). penuh pertimbangan
12MENULIS SURAT DINAS
- bentuk setengah lurus (semi block)
- Kepala surat
- Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat yaitu
- 1). nama, kedudukan dan alamat instansi,
- 2). tanggal,
- 3). nomor ,
- 4). sifat,
- 5) lampiran,dan
- 6). hal
- ISI
- Penutup
- Penandatangan surat
- Tembusan
13- a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi,
kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa
singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup
dengan garis penutup. - b. Tanggal surat
- Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu
didahului nama kota karena sudah tercantum dalam
alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan
tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka.
Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat
dengan tanda koma diatas. - Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat
- Contoh 20 Mei 2006.
14- Nomor surat
- Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda
titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor
dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti
spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak
diikuti tanda baca apapun. - Contoh Nomor 269/H.23.1.FB/DT/2008
15d. Sifat surat Kata sifat diisi dengan
kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia,
terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan
dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan
penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau
biasa. Contoh Sifat Rahasia/Segera. e.
Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan
diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan
jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta
tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah
yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah
kata bilangan lebih dari dua kata. Diketik
dibawah nomorContoh Lampiran dua puluh lembar
atau lampiran 21 lembar Apabila tidak ada yang
dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
16- f. Hal surat
- Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih
singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali
huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu
digaris bawahi. - Diketik dibawah lampiran
- Contoh
- Hal Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
17g. Alamat surat 1). Surat dinas ditujukan kepada
nama jabatan pada unit organisasi yang dituju
bukan instansi 2). Surat dinas yang ditujukan
kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis
dengan urutan sebagai berikut a. Nama jabatan
b. Alamat c. Kota diikuti Kode Pos. Contoh
Yth. Rektor Unsoed Jalan Dr. Soeparno Grendeng
Karagwangkal di Purwokerto 53122 Apabila
menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti
dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar
h. Isi surat Singkat, bahasa baku, menyesuaikan
perihal surat Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan
penutup. Awal kalimat pendahuluan isi surat
dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat
tujuan.
18- i. Penandatanganan surat.
- Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah,
diakhiri dengan tanda baca koma (,) - Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf
kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda
baca apapun lengkap dengan gelar akademik. - Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap
karena nama unit organisasi sudah dicantumkan
lengkap pada kepala surat. Penulisan nama pejabat
penanda tangan surat, ditulis dengan huruf
kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP
ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti
tanda baca apapun. - contoh
- Dekan,
- Tanda Tangan
- Nama Pejabat
- NIP .
19- i. Tembusan
- Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa
digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata
kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak
perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip.
Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila
diikuti dengan nama orang. - Contoh
- Tembusan
- 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai
laporan - 2. dst.
- atau
- Tembusan 1. Bapak Nama Pejabat
20SURAT KEPUTUSAN
- kebijakan dan merupakan pelaksanaan peraturan
yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang
bersifat mengikat secara individual dan konkrit,
serta berlaku untuk jangka waktu tertentu. - Contohnya keputusan di bidang kepegawaian,
penetapan tim kerja
21Memo dan nota dinassurat khusus yang dipakai
antarpejabat di lingkungan suatu lembaga.
Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan
dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo
pribadi itu.
MEMO DAN NOTA DINAS
22-
- Memo
- Memo merupakan singkatan dari kata memorandum
yang berasal dari kata memory yang berarti
ingatan. - Nota
- Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
catatan.
23Persamaan Memo dan Nota- digunakan untuk
keperluan intern lembaga - tidak perlu
dicantumkan identitas lembaga, cukup nama
lembagaLebih fleksibel dalam format dan isi
surat
24Perbedaan Memo dan Nota
Memo vertikal ke atas atau ke bawah, horizontal Fungsi mengingatkan Nota Vertikal ke bawah, horizontal Fungsi menjabarkan secara rinci isi surat keputusan atau surat instruksi yang dianggap perlu ditindaklanjuti
25TAMBAHANTAPI PENTING
26Asas Surat DINAS
- Keamanan
- Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)
- Kecepatan dn Ketepatan
- Cepat selesai
- Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el
- Pertanggungjawaban
- Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan
- Keterkaiatan
- Harus diarsip
- Pembakuan
- Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai instansi
27PENANDATANGAN SURAT
- Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak
menandatangani surat - Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar
pelimpahan wewenang yang dinamakan BERTINDAK ATAS
KUASA - Ada beberapa bentuk
- Mis.
- Atas nama (a.n.)
- Urusan bagian (u.b.)
28- Atas nama (a.n.)
- apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada
bawahannya untuk menandatangani surat, pelimpahan
wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan - - pelimpahan wewenang harus dalam bentuk
tertulis. - - menteri wewenang yang dilimpahkan harus
merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang
menerima pelimpahan wewenang. - - tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan
surat tetap ada ditangan pimpinan yang
melimpahkan wewenang.
29- untuk beliau (u.b.)
- Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang
diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang
tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan
wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan - - pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan
hanya sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat
pemberi wewenang yang pertama. - - Materi yang ditangani merupakan tugas dan
tanggung jawabnya. - - Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk
sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau
yang mewakili. - - Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah
diberi kuasa.
30- Contoh penggunaan atas nama (a.n.)
- a.n. Dekan
- Pembantu Dekan I
- Nama Pejabat
- NIP. .
Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.) a.n. Dekan
Kepala TU u.b. Sub. Bag.Pendidikan Nama
Pejabat NIP. .
31Cap dinas
- Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya
menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai
tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang
bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.). - b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya
menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk
menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai
wewenang menggunakannya. - Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas
terkait
32- Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan
diatur undang-undang. - Ex.
- Cap dinas bentuk segi lima sama sisi dibuat
dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72
derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis
tengan 40 mm. - Garis lengkung keluar dibuat garis ganda dengan
garis luar lebih tebal.
33YANG BIASA DIBUAT
34 1. SURAT PERMOHONANSurat permohonansurat
yang dibuat oleh seseorang atau lembaga berisi
permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak
lain.
35- Fungsi surat permohonan1) Bagi pihak yang
memohon, surat permohonan berfungsi sebagai
duta - atau utusan untuk menyampaikan
- sesuatu yang hendak dimohon atau
- dimintanya.
362) Bagi pihak yang menerima, surat permohonan
berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan
perlu tidaknya permohonan dikabulkan. Sekaligus
sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang
dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.
37Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga), isi
surat permohonan yang baik memuat hal-hal
berikuta. identitas pemohonb. tujuan dan
alasan memohonc. barang/ sesuatu dan jumlah yang
dimohond. batas waktu meminjame. pernyataan
kesungguhan dalam memohon.
382. SURAT KETERANGANSurat keterangan surat
yang isinya menerangkan seseorang atau suatu
hal.Di dalam surat keterangan, pejabat yang
menerangkan menuliskan jabatannya bila perlu data
pribadinya.
39Isi pokok surat keterangan adalah sebagai
berikut(1) data pribadi atau jabatan pihak
yang menerangkan(2) data pribadi pihak
yang diterangkan(3) isi keterangan(4) penutup,
umumnya berisi himbauan atau harapan
40Contoh surat keterangan PT DAMAI
SUKSES Jln. Inpres A No. 26 Jakarta
Selatan 12120SURAT KETERANGAN PENGALAMAN
BEKERJA No. 75 / KODE. C / VII /
2004 Jakarta, 5 Juni 2005
41Yang bertanda tangan di bawah ini,Nama
Ir. Gendra PriyadiJabatan Direktur PT Damai
SuksesALAMAT Jln. Inpres A No. 26 Jakarta
Selatan 12120menerangkan dengan sesungguhnya
bahwaNama Dede SutisnaAlamat Jln.
Pakubuwono VI Jakarta Selatan 12120benar
telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin
sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan21 Mei
2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer
Produksi.
42Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami,
Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan dedikasi
yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan
diri atas kemauannya sendiri.Demikian surat
keterangan ini kami buat agar pihak yang
berkepentingan memakluminya. Ir.
Gendra Priyadi Direktur
433. Surat Tugas
Nomor surat tugas Harus ada dasar yang
jelas Identitas Penerima tugas harus jelas Waktu
dan tempat tugas Masa berlaku surat tugas Uraian
singkat tugas Kompensasi surat tugas Pejabat
pemberi tugas Tembusan
44CONTOH
- Surat Tugas
- Surat Undangan
- Surat Keputusan
- Surat-surat Dep Keuangan
- Surat Penawaran
45Contoh Nota Dinas
PT INDOCETAK
NOTA DINAS No. 21 / INDO / VII /
2005Kepada Asisten Manajer ProduksiDari
Manajer ProduksiHal Peningkatankatan
Produksi Sehubungan dengan surat keputusan
Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta
agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang
peningkatan produksi khususnya bidang penambahan
tenaga produksi . Demikian untuk dimaklumi dan
dilaksanakan. 31 Januari
2003 Manajer Produksi
Iqbal Kumbara
46Contoh memo KOP INSTANSI
MEMOKepada Kabag Tata
UsahaDari Pembantu Dekan IHal
Promosi Sesuai dengan undangan seminar dari
panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar
Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang
akan dibagikan.Terima kasih. 3
Februari 2005 Pembantu Dekan
I Drs. Fahri, M.Sc.
NIP. 1234567
47ALUR PEMBUATAN SURAT DINAS
48- Masing-masing instansi berbeda
- Sangat tergantung peraturan instansi
- Manajemen sangat berperan terhadap alur surat
- Tergantung struktur organisasi
49MENILIK FAKULTAS BIOLOGI
Form
Petugas
Konsep
Kasubbag
Pimpinan
KTU
Nomor surat
Petugas
Cap dinas arsip
Mahasiswa
50PENGAJUAN SURAT DI FAKULTAS BIOLOGI
- Lihat perihal surat
- Mempertimbangkan struktur organisasi
- Sesuai peraturan yang tetap dn kesepakatan yang
mengikat
PENTING !!!!! LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK YANG
TERKAIT DALAM MENYUSUN DAN MENGIRIM SURAT
51CONTOH PENGIRIMAN SURAT
- Surat peminjaman alat
- Surat permintaan dana SPP/DPP
- Surat permintaan dana POM
- Surat Peminjaman ruangan
- Surat ijin kuliah
- Surat ijin praktikum
- Contoh lain sesuai kebutuhan
52MATUR NUWUN