Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

1
MANAGEMENTUL COMUNICARII ÎN PROIECTE
2
Ce ne propunem la acest curs?

• Formularea strategiei de comunicare în cadrul
  proiectului
• Comunicarea cu finantatorul
• Comunicarea în cadrul echipei de proiect
• Comunicarea cu grupurile tinta.

3
1. Formularea strategiei de comunicare

• Etapa 1 Identificarea grupurilor tinta si a
  obiectivelor comunicarii
• Etapa 2 Formularea mesajului
• Etapa 3 Stabilirea metodelor si canalelor de
  comunicare
• Etapa 4 Planificarea si organizarea
  activitatilor de comunicare
• Etapa 5 Stabilirea bugetului activitatilor de
  comunicare
• Etapa 6 Evaluarea

4
2. Comunicarea cu finantatorul

• (a) În etapa de scriere a propunerii de proiect
• (b) Pe parcursul implementarii.

5
(a) În etapa de scriere a propunerii de proiect

• Cele 10 porunci
• Fiti convinsi ca stiti ce asteapta finantatorul
  de la Dvs. si ce asteptati Dvs. de la finantator
• Folositi un limbaj normal si nu jargonul de
  specialitate pe tematica proiectului
• Formulati fraze scurte
• Transpuneti abstractul în concret
• Fiti convinsi ca transmiteti un mesaj clar si
  unitar
• Nu încercati sa spuneti totul în propunerea de
  proiect
• Elaborati o structura clara a ideilor
• Punctati conexiunile între idei
• Dati o nota de entuziasm si empatie proiectului
• Nu va departati de lumea grupurilor tinta.

6
Cum puteti începe formularea unui proiect?(Cum
îi atrageti atentia evaluatorului)

• Prin prezentarea unor evenimente curente care au
  legatura cu problema ce a stat la baza
  proiectului
• Prin sublinirea interesului comun pe care
  proiectul îl are cu politicile finantatorului
• Prin adresarea unei întrebari retorice
• Prin sublinierea unor contraste fata de alte
  sectoare/alte tari
• Prin elaborarea unei viziuni pe termen mediu/lung
  la care proiectul poate sa contribuie
• Prin prezentarea unor informatii statistice
  socante
• Prin prezentarea unui context istoric.

7
Imaginati-va proiectul ca pe un speech pe care îl
tineti în fata finantatorului

• Speech-ul dupa modelul Clinton

Structura Speech Proiect
Tema Tema centrala a speech-ului Tema centrala a proiectului
Atragerea atentiei si descrierea problemei Afirmatii si statistici Diagrama Ishikawa Grupurile tinta Analiza SWOT
Planul Solutionarea problemei prin intermediul unui plan Planul de activitati al proiectului
Vizualizarea Implicarea auditoriului în planul de rezolvare a problemei Matricea actorilor-cheie Diseminarea rezultatelor proiectului
8
Exercitiu

• Testarea capacitatii de adaptare la cerintele
  finantatorului si a vitezei de reactie.
• Pe baza diagramei Ishikawa ati identificat o idee
  de proiect, pe care o puteti descrie prin
  cuvintele elevi clasele I-IV, mediul urban,
  program reacreativ-educativ dupa orele de scoala.
• Raportorul începe sa formuleze proiectul.
  Simultan, Finantatorul anunta cuvinte care
  trebuie integrate rapid si logic în constructia
  proiectului. Gradul de dificultate creste de la
  un cuvânt la altul.

9
Cuvintele finantatorului

• Dezvoltare
• ISJ si CCD
• Internet
• Parintii
• Festivitate
• Basescu.

10
(b) Pe parcursul implementarii

• Contact telefonic/pe email cu ofiterii de
  proiect
• Rapoarte intermediare si raportul final.
• SFATURI
• Personalizati-va comunicarea cu ofiterul de
  proiect (ofiterul de proiect este si el un om)
• Cereti-i sfaturi, dar nu abuzati de timpul
  acestuia
• Stabiliti si vizite face to face comunicarea pe
  email este operativa, dar nu suficienta
• Fiti în permanenta dispusi sa includeti
  feedback-ul primit de la ofiterul de proiect în
  activitatile pe care le desfasurati în cadrul
  proiectului.

11
3. Comunicarea în cadrul echipei de proiect

• Caracteristici ale proiectelor care pot influenta
  procesul de comunicare în cadrul echipei
• în multe proiecte, echipa de implementare
  lucreaza pentru prima data împreuna
• exista foarte putin timp pentru a se dezvolta
  relatii interpersonale
• caracterul temporar al proiectelor.

12

• Cel mai important rol în comunicarea în cadrul
  echipei managerul de proiect
• Primeste si realizeaza/trimite rapoarte,
  e-mail-uri, apeluri telefonice, tinând astfel
  echipa proiectului la curent cu privire la
  stadiul proiectului
• Organizeaza întâlniri periodice cu membrii echipei

13

• Managerii de proiect
• Au contacte cu multe persoane, atât din
  interiorul, cât si din exteriorul organizatiei
• Ofera indicatii si sfaturi membrilor echipei
• Actioneaza ca intermediari între membrii echipei
  din diferite grupuri functionale
• Au rol de legatura în cadrul structurii
  organizationale
• Succesul se bazeaza pe
• Expertiza si experienta
• Competente în relatiile interpersonale
• gt COMUNICARE !!

14

• Cel mai important instrument utilizat pentru
  comunicarea în cadrul echipei întâlnirile
• În cadrul acestor întâlniri se realizeaza
• analiza stadiului activitatilor fata de
  planificarea existenta
• evaluarea rezultatelor activitatilor
• evaluarea jaloanelor
• adoptarea deciziilor cu privire la eventuale
  adaptari/modificari ale planificarii initiale,
  pentru întreg proiectul sau pentru una sau mai
  multe activitati.

15
ale membrilor echipei, pe tipuri de activitati
derulate si domenii de interes
Întâlniri
între managerul proiectului si ceilalti membri ai
echipei
16

• Pentru îmbunatatirea comunicarii în cadrul
  întâlnirilor
• Stabiliti clar motivul întâlnirii
• Alegeti persoanele potrivite pentru a participa
• Realizati si trimiteti din timp agenda întâlnirii
• Comunicati scopul, locul si ora întâlnirii
• Începeti si finalizati întalnirea conform
  planificarii, respectând astfel programul
  celorlalti
• Respectati agenda întâlnirii, minimizând
  întreruperile
• Faceti întâlnirea cât mai vizuala flip chart,
  tabla, videoproiector
• Realizati rezumate ale întâlnirilor si
  distribuiti-le participantilor în maxim 24 de ore

17
4. Comunicarea cu grupurile tinta

• Cui ne adresam? Segmentarea grupurilor tinta
• Care este mesajul-cheie (core message) si care
  sunt mesajele pentru fiecare grup?
• Ce canale folosim si cum le folosim?

18
4.1. Segmentarea grupurilor tinta

• cuantificare
• clasificare dupa caracteristici socio-economice
• localizare geografica

generala
specifica
19
Segmentarea grupurilor tinta
generala

• grad de implicare
• valori
• cunostinte, atitudine, comportament

specifica
20
Atentie la segmentare!!! Definirea grupurilor
tinta sa fie cât mai clara si specifica, altfel
apar confuzii

• Barbat
• Cu vârsta peste 50 de ani
• Traieste în SUA
• Lucreaza în industria filmului

21

• Care este tara în care?
• Cea mai populara bautura este Coca Cola
• Peste 50 din studenti sunt femei
• Exista cel mai mare procent de operatii estetice
  din lume
• Cei mai populari artisti sunt Eminem si Jennifer
  Lopez

22

• Raspunsul
• Republica Islamica
• IRAN

23
4.2. Mesajul-cheie

• Are maxim 5-10 rânduri
• Atentie la cuvintele si metaforele pe care le
  folositi (sa fie adecvate grupurilor tinta)
• Sunt de evitat negatiile sau cuvintele cu
  conotatie negativa
• Sunt utile exprimarile de tip slogan.

24
Structura mesajului-cheie
O zi mare pentru tara noastra si o sarbatoare
pentru Europa. Care sunt motivele?
25
Exemple de slogan

• Clinton Este timpul pentru o schimbare
• Reagan Este din nou dimineata în America
• Campania initiata de Biserica catolica împotriva
  avortului Pro-viata

26
Exemple de mesaje-cheie

• Educatie Dreptul la educatie este un drept
  fundamental. Educatia este o cale spre asigurarea
  dezvoltarii durabile a indivizilor si a
  societatii în ansamblu. Este motivul pentru care
  luptam sa asiguram acces egal la educatie pentru
  femei si barbati, precum si cresterea calitatii
  acestui proces.

27
Proiect de sprijinire a diversitatii culturale

• Secolul 21 ne aduce imaginea unei lumi din ce în
  ce mai interdependente.
• Evolutiile din ultimii ani au aratat ca acest
  proces nu a contribuit la transformarea graduala
  a culturilor nationale într-un ansamblu uniform.
  Dimpotriva, a aratat ca exista diversitate,
  diferente, specificitati.
• Omogenitatea lumii în viitor este o iluzie. Este
  motivul pentru care proiectul nostru va arata cum
  diferentele culturale pot fi acceptate si,
  totodata, integrate într-o lume în continua
  schimbare.

28
Exercitiu în echipe de lucru

• Formulati un mesaj-cheie si alegeti un slogan
  pentru
• Un proiect pentru dezvoltarea unei retele de
  centre de orientare si consiliere în liceele
  dintr-un anumit judet
• Un proiect pentru dezvoltarea abilitatilor
  antreprenoriale în rândul elevilor de gimnaziu
• Un proiect de sustinere a parteneriatului
  scoala-comunitate
• Un proiect pentru dezvoltarea competentelor
  digitale ale cadrelor didactice din judetul X
• Un proiect pentru predarea limbii engleze la un
  grup de 100 de parinti ai elevilor din Scoala X.

29
4.3. Canalele de comunicare

• Posibilitati
• materiale informative (brosuri, postere, pliante,
  carti, manuale)
• marketing si publicitate
• publicitate gratuita
• instruire - educare
• consultari periodice cu reprezentanti ai
  grupurilor tinta
• website, forum.

De regula se foloseste o combinatie a acestor
canale
30
Criterii pentru alegerea celor mai potrivite
canale de comunicare cu grupurile tinta
31

• Gradul de acoperire
• Mesajul ajunge la grupurile tinta/alte grupuri.
  Evitarea risipei
• Ridicat vs. redus
• Termen scurt vs. termen lung
• Costuri
• Costuri per unitatea de masura
• Costuri de productie
• Costuri de difuzare

32

• Frecventa
• De câte ori?
• Eficienta marginala a mesajelor
• Impact
• nu se cumpara
• punctele tari si punctele slabe ale diferitelor
  canale de comunicare
• modul de consum al diferitelor canale de
  comunicare (tehnica o zi din viata...)

33
Tehnica O zi din viata...O zi din viata unui
elev de liceu
34
Exercitiu în echipe de lucru

• Pe temele anterioare, alegeti cele mai potrivite
  canale prin care sa transmiteti mesajul la
  grupurile tinta
• Faceti o estimare de costuri pentru activitatea
  de comunicare timp de un an.

35
Va multumesc pentru atentie!