Sistema Integrado de Informaci

1
Sistema Integrado de Información F inanciera

• CENTRO AGRONOMICO TROPICAL DE INVESTIGACION Y
  ENSEÑANZATecnología de la Información

SIIF - WEB
Turrialba, Costa Rica Marzo 2009
2
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistema Integrado de Información Financiera
Base de Datos de Relaciones
Institucionales Sistema de Información de la
Escuela de Posgrado
SCP - CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO SEC - EMISION DE
CHEQUES Y RECIBOS SOC - ORDENES DE COMPRA SCI -
CONTROL DE INVENTARIOS SRH - RECURSOS
HUMANOS SIP - MODULO DE PLANILLAS SAF - CONTROL
ACTIVO FIJO SVeh - SISTEMA DE VEHICULOS SOT -
ORDENES DE TRABAJO SSG - SERVICIOS GENERALES SCA
- CONTROL ADMINISTRATIVO
3
FLUJO DE PROCESOS
Uso de Correo Electrónico (computo.catie.ac.cr)
Uso de Sistemas Base de Datos (dbase.catie.ac.cr)
2 SERVIDORES QUE NO TIENEN NINGUNA RELACIÓN

• Servidor de todas las aplicaciones (sistemas)
• existentes en CATIE.
• Vencimiento de contraseña 3 meses
• Intentos fallidos 3 (bloquea el usuario)
• Norman Salazar nsalazar_at_catie.ac.cr
• Gonzalo Valverde gvalverd_at_catie.ac.cr

• Encargado de los usuarios de correo
• José Alvarado jalvarad_at_catie.ac.cr
• (da mantenimiento a estos usuarios).
• Vencimiento de contraseña 6 meses
• Cada OTN debe contar con un correo oficial

4
Flujo Proceso Acceso al SIIF
Jefatura solicita a Desarrollo Humano
Asistente de Desarrollo Humano (dbase.catie.ac.c
r)
Solicitar Usuario a D.H.
Comunicar al Funcionario
Crear usuario de sistemas
para sistemas y/o consultar boleta de pago
El Asistente de Desarrollo Humano solicita el
usuario de correo a T.I.
Asignación de permisos
Crear usuario de correo
Se da el acceso a los sistemas. Se dan los
permisos a las cuentas autorizadas (Oficial de
Presupuesto, en Contabilidad)
Encargado del correo en Tecnología de
Información (computo.catie.ac.cr)
5
Flujo Proceso Solicitudes de Pago

• Aplica los
• asientos
• contables

• - Digitación SEC
• Validación de cuentas

Digitar Solicitud
Aplicar SCP
1
Emitir
3
2
Informes SCA
- Emisión de la SEC Emitir Cheque o
Transferencia Bancaria - Se genera Asiento
Contable

• Informes contables

6
Flujo Proceso SBS
Digitar Solicitud SCA
- Digitación SBS - Aprobación SBS - Compromete
monto
- Emiten cheque o transferencia - Confecciona
asiento contable del cheque o transferencia.
(Bancos vrs Proveedor)
Emitir pago SCP
2
1
Generar O.Compra SOC

• Aplica los
• asientos
• contables

Aplicar SCP
3
4
- VB. Proveeduría - Confección Orden de compra -
Confección Solicitud de pago ( OC 1)
Recibir O.Compra SOC
5
Informes SCA
- Llega la mercadería, se recibe la OC - Genera
el asiento contable (80 OC) (Cta Proveedor
vrs Ctas Gtos - Descompromete

• Informes contables

7
Flujo Proceso Caja Chica
Solicitud Apertura Caja Chica (Vía memorando)
1

• Digitar todas las facturas
• para que Contabilidad emita
• un pago. - Orden de pago -

Apertura SCA
Reintegro de dinero SCA

• Aplica los
• asientos
• contables

Aplicar SCP
2
3
4
5

• Depto Contabilidad
• (Emitir pago a nombre
• del encargado
• de la CCh.)
• - Orden de pago -
• Asiento Contable
• Banco vrs Cta x cobrar

Emitir pago SCP
Informes SCA
Emitir pago SCP

• Informes contables

- Genera Asiento Contable (Banco vrs Cta Gtos)
8
Flujo Proceso Caja Chica (2)

• Aplica
• asientos
• contables

• Depto Contabilidad
• (Emitir pago a nombre
• del encargado de la CCh.)
• - Orden de pago -

• Genera Asiento Contable
• Banco vrs Cta x cobrar

Solicitud Apertura Caja Chica (Vía memorando)
Emitir O.pago SCP
Apertura SCA
Aplicar SCP
Genera O.Pago SCA
Reintegro de dinero SCA
Genera O. Pago SCA
Emitir O. Pago SCP
Aplicar SCP

• Digitar todas las facturas
• para que Contabilidad emita
• un pago. - Orden de pago -

• Genera Asiento Contable
• Banco vrs Cta Gtos

- Aplica asientos contable
Cierre /Proceso SCA
Informes SCA

• Genera Asiento Contable
• Cta x cobrar vrs Cta Gtos
• Cta cobrar vrs Banco

• Informes contables

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Flujo Proceso Combustible
- Digitación boleta - Aprobación boleta
Digitar boleta SCA
- Procesamiento Cargo Interno confección
asiento contable cambio estado boleta
combustible
Generar asiento SCP
1
3
Procesar boleta SCA
- Aplica los asientos contable
4
Aplicar SCP
2

• - Procesamiento lectura1 lectura2
• cálculo cantidad en litros y monto
• Generación Cargo Interno
• Genera Boleta Inventario Combustible
• con salida total por combustible

5
Informes SCA
Actualiza inventario VEH

• Informes contables

- Aplicar Movimiento Inventario (Salida) -
Actualiza Saldo Inventario (combustible)
10
Flujo Proceso Vehículos

• - Digitación boleta
• Aprobación boleta
• Envía correo a
• TRANSPORtes

Digitar boleta SCA
- Procesamiento Cargo Interno (confección
asiento contable)
Generar asiento SCA
1
2
Programa Correo Electrónico
Procesar boleta VEH
Informes SCA
3
4

• Asigna chofer y vehículo
• Solicitud es aprobada por TRANSPOR
• - Envía mensaje a usuario que digito
• (copia de correo es autorización de salida
• en Entrada Principal)
• Incluye Kilometraje
• Genera Cargo Interno

• Informes contables

Aplicar SCP
- Aplica los asientos contable
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DIAGRAMA DE CONTEXTO

• Sistema Integrado de Información Financiera

• 1. Presupuesto
• 2. Informes Administrativos
• 3. Informes Mensuales
• 4. Movimientos Contables
• 5. Cheques Emitidos
• 6. Acciones Personal
• 7. Planillas
• 8. Solicitudes de Bienes y Servicios
• 9. Orden de Compra
• 10. Requisición Suministros
• 11. Informes Inventario
• 12. Consultas Gerenciales
• 13. Informes Financieros

12
APLICACIONES

• Diagrama de Integración

Ordenes de Compra COC
Emisión de Cheques y Recibos SEC
Control Administrativo SCA
Inventario SCI
Servicios Generales SSG
Ordenes de Trabajo SOT
Planillas SIP
Vehículos SVeh
Activo Fijo SAF
Recursos Humanos SRH
Cuentas Bancarias CCB
Escuela de Posgrado SIEP
Relaciones Institucionales BRI
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ARQUITECTURA

• Sistemas Actuales Reingeniería

CLIENTE - SERVIDOR
TECNOLOGÍA 3 CAPAS
1
2
3
SERVIDOR
PC
PC
PC
PC
CLIENTE
Oracle iAS
DataBase
CLIENTES
Servidor Hostname dbase Red Hat Enterprise
Linux Server release 5.1 Kernel
2.6.18-53.1.14.el5 on an x86_64 System
Configuration DELL Memory size 4 GB Base de
Datos Oracle11g Clientes WINDOWS Aplicaciones
Visual FoxPro
ORA11g Solaris
Tecnología
J2EE APACHE JSDK 1.3
HTML / PDF
2B Lógica en Servidor
2A Presentación en Servidor
Datos
Presentación
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EL PORQUÉ DEL CAMBIO

• El cambio nace a raíz de la necesidad de
  conectividad con las Oficinas fuera de la Sede
  Central

• Centralización de la información.
• Información en línea.
• Actualidad de la información.
• Facilidad de soporte técnico.
• Disponibilidad de la información.

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TECNOLOGÍA DE 3 CAPAS
La capa de Servicios de usuario
(Presentación) Pantallas, distribución de
botones, flujos de información, etcétera. La
capa de Servicios de negocio Modela todo el
conocimiento propio del negocio al cual se
prestará servicio. La capa de Servicios de
usuario solicita a la capa de Servicios de
negocio la información resultante de procesos
especiales. La capa de Servicios de datos El
almacenamiento de los datos.
1
2
3
16
TECNOLOGÍA DE 3 CAPAS
1
2
3
CLIENTE
iAS
DataBase
2A Presentación en Servidor
2B Lógica en Servidor
Presentación
Datos
Contenedor
Servicios
OJEADOR (Browser)
EJB Enterprise Java Beans (Session Beans)
HTML APPLET JAVA
JSP
DESKTOP
JAVA Aplicación JWS
JAVA ServLets
CELULAR
J2EE Plataforma
WAP (opera)
ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM
Cliente J2EE
J2EE 1.3
JDK2 1.3
JRE 1.3
LIBRERIAS
COMPILADOR
EJECUTAR
17
3 CAPAS - CATIE
La capa de Servicios de usuario Está capa está
implementada en HTML con algunos JavaScritp. La
capa de Servicios de negocio Esta capa está
implementada en lenguaje Java y los objetos
creados residen o son administrados en un
servidor de aplicaciones llamado Oracle
iAS10g. La capa de Servicios de datos La base
de datos es Oracle versión 11g.
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DOCUMENTOS CONTABLES (anteriores al 2006 y
actuales)
Asientos Contables (antes 2006)
Asientos Contables (actual)
Año
Tipo
Mes
Consecutivo
Año
Tipo
Mes
Consecutivo
Prefijo
Consecutivo

Prefijo
Consecutivo
Prefijo
Consecutivo
Año
Ejemplos Tipos 40 Planillas 31 Seguros 33
Asientos Países 17 Vehículos 22 Combustible
Ejemplos 26400102 Asiento de planillas 77056789
Asiento de cheque Colones 70025163 Asiento Recibo
Colones 5326056 Transferencia Bancaria Importante
para consultas históricas
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ESTRUCTURA CONTABLE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7
1 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4
1 2 1 2 3 1 2
Fondo
Cuenta (Rubro)
Pais
Centro Costo
Donante
Producto
Número de Cuenta
Auxiliar
Tipos de Cuenta Activos 1000000 (Bancos,
Cuentas por Cobrar) Pasivos 2000000 (Cuentas por
pagar) Balance 3000000 (Balance de los Fondos,
Excesos I/G) Ingresos 4000000 (Cuentas de
Ingreso) Gastos 5000000 (Costos y Gastos,
Salarios y Operativo)
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Requerimientos

• Computador
• Acceso a Internet
• Adobe Reader (Acrobat)
• Usuario de sistemas
• Que implica un usuario de Base de Datos
• Impresora

• Navegador de Internet
• Está certificado para Internet Explorer
  (Microsoft/Windows)
• Resolución mínima de pantalla de 800 x 600
  (resolución ideal de operación del sistema es de
  1024 x 768)
• Tamaño texto mediano
• (Menú Ver Tamaño de texto)
• Deshabilitar el bloqueo de Pop-UPS del Navegador

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Bloqueador de ventanas emergentes
En el Menú de Herramientas Bloquear elementos
emergentes Configuración del bloqueador de
elementos emergentes
Escribir la dirección del sitio WEB que desea
permitir.
Se debe tener desactivado el bloqueador de
elementos emergentes, para que permita al Sistema
mostrar las ventanas requeridas.
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Ingreso a las Aplicaciones
OPCION 1. (si lo acceden fuera del
campus) Ingresar a página principal del
Sistema http//siif.catie.ac.cr7778/CATIE_SIIF In
gresar con su usuario y contraseña
OPCION 2. (dentro del campus, en la red
interna) Ir a la siguiente dirección http//linor
a.catie.ac.cr7778/CATIE_SIIF Ingresar con su
usuario y contraseña
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Módulos SIIF-WEB

• Actualmente la versión WEB del SIIF cuenta con
  los siguientes módulos
• Digitación de Asientos
• Emisión de Cheques
• Recibos por Dinero (depósitos bancarios)
• Modificaciones de Presupuesto
• Maestro contable y Entidades (Cuentas de
• Banco, Centros de Costo, Países, Rubros)

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Módulos SIIF-WEB

• Por implementarse a corto plazo
• Cajas Chicas
• Mantenimiento de Personal y Contratos
• Boletas de Salida
• Sistema de Manejo de Proyectos
• Ventanilla de Pagos Electrónicos (POSGRADO)
• Siguientes implementaciones
• Activos Fijos
• Presupuestación
• Acciones de Personal
• Planillas (SEDE)

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Beneficios del SIIF
El desarrollo hecho en casa de software para la
institución, tiene muchas ventajas (realización
de ajustes a los sistemas, nuevos desarrollos
relacionados, desarrollo de aplicaciones
complementarias, entre otros), las cuales ayudan
a que las mismas crezcan día a día y la vez
mejoren de acuerdo a las características, en
ocasiones únicas, de nuestra institución.

• Ahorro de recursos se ha reducido
  considerablemente la utilización de papel en
  muchos procesos y se ha reducido el esfuerzo para
  la ejecución de los mismos. Reducción en costos
  de envío de documentos.

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Beneficios del SIIF

• Eficiencia se ha hecho mas eficiente la
  ejecución de procesos institucionales, marcando
  la pauta, lo que hace que la labor del recurso
  humano pueda orientarse a otras tareas, dando una
  respuesta oportuna en los requerimientos de
  información a todo el personal y socios en
  general, acelerando también los procesos
  contables y reduciendo los tiempos de respuesta.
• Calidad minimiza los errores que se puedan
  cometer en el registro de la información.
  Confiabilidad debido a la integridad de la
  información, la toma de decisiones es fundamental
  para el buen funcionamiento de la Institución.
• Disponibilidad la información recopilada en la
  base de datos institucional es muy amplia y esta
  a la disposición de todos los usuarios finales,
  teniendo para esto consultas más rápidas y
  específicas, facilitando la recuperación de datos
  (actuales e históricos). Centralización y acceso
  en línea a la información (contable y
  administrativa) para la sede y las oficinas en la
  región. Contablemente mejora los controles
  presupuestales, de gastos y de ingresos.

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Problemas de operación

• Dejar acumular los cheques físicos hasta una
  fecha, para digitar todos de una sola vez. Lo
  ideal es hacer el proceso al momento.
• Traslape de números de SEC (emisión, rangos de
  SECs) con respecto a su cheque físico
  correspondiente.
• En el proceso de reimpresión, se debe usar el
  número de documento contable que generó la SEC
  (no el número de SEC, ni el número de cheque
  físico).
• Error de emisión con respecto a problemas con
  base de datos el usuario no debe volver a
  digitar la SEC, solo debe seguir intentando
  emitir la misma SEC hasta que el sistema se lo
  permita (conexión Internet).

CHEQUES

• En la creación de recibos, primero se debe
  seleccionar la moneda, luego llenar el encabezado
  y guardarlo para que el sistema le permita al
  usuario agregar el detalle al mismo.
• Una vez grabado el recibo, NO se le puede/debe
  cambiar la moneda.
• Todo recibo debe ser validado (botón validar)
  antes de presionar el botón imprimir. Solo se
  imprime si el recibo está en trámite.

RECIBOS
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Problemas de operación

• Que los montos no estén nulos (la columna dólares
  y moneda local).
• Tener cuidado con el año, tipo y mes que se le
  especifica al formulario de cálculo de
  consecutivo de asientos.

ASIENTOS

• Se debe cambiar la contraseña apenas se crea el
  usuario, y esta debe ser cambiada periódicamente.
• El usuario es responsabilidad de cada
  funcionario, por lo que este NO DEBE dar su
  contraseña a NADIE, y si lo hace, corre bajo su
  responsabilidad cualquier irregularidad generada
  con su usuario.
• Usuarios olvidan su contraseña.

ACCESOS

• Orden en las líneas de detalle (SEC cuenta de
  banco en la primera línea).
• El SIIF-WEB está certificado para ser usado en el
  Explorador de Internet de Microsoft (Windows),
  con otro algunas cosas pueden no funcionan.
• Incluir diariamente el Tipo de Cambio para la
  moneda de cada país.
• Orden en las líneas de detalle (cuenta de banco).
• Todo usuario puede modificar los Recibos y SECs
  digitados por el mismo, siempre y cuando no se
  encuentren APLICADOS o EMITIDOS.

EN GENERAL
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Sección de preguntas