PENGORGANISASIAN ASET PENGETAHUAN (THE ORGANIZING OF KNOWLEDGE ASSETS)

1
PENGORGANISASIAN ASET PENGETAHUAN(THE
ORGANIZING OF KNOWLEDGE ASSETS)
2
Konsep Dasar Pengorganisasian

• Pengorganisasian memiliki tiga macam dimensi
  berikut.
• Organisasi itu sendiri memiliki suatu bentuk,
  suatu konfigurasi yang melukiskan hierarki
  manajemen dan saluran-saluran komunikasi formal.
• Melalui proses pengorganisasian, tugas-tugas
  dirumuskan, ditetapkan, dan pekerjaan individual
  distruktur.
• Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya
  dengan apa koordisasi dicapai.

3
Proses Pengorganisasian

• Secara konseptual, proses pengorganisasian
  menurut Samuel C. Serto merupakan proses, dimana
  ditetapkan penggunaan teratur semua sumber daya
  dalam sistem manajemen yang ada
• Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses
  pengorganisasian, menurut Saul W. Gellerman,
  langkah pokok proses pengorganisasian.
• Melaksanakan refleksi tentang rencana dan
  sasaran-sasaran.
• Menetapkan tugas-tugas pokok.
• Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas
  bagian (subtask).
• Mengalokasikan sumber-sumber daya dan
  petunjuk-petunjuk untuk tugas-tugas tersebut.
• Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi
  pengorganisaisan yang diimplementasi.

4
Langkah Pokok Proses Pengorganisasian
5
Desain dan Struktur Organisasi Pengetahuan

• Desain organisasi saat ini telah dipengaruhui
  oleh dua macam kekuatan pokok berikut
• Setelah pengembangan historikal yang berlangsung
  secara lambat, ide tentang kekuatan yang terpaku
  pada rakyat telah mempengaruhi struktur
  organisasi.
• Kompleksitas teknologikal yang makin meningkat
  telah menyebabkan munculnya kompleksitas yang
  makin meningkat pada desain organisasi. Dahulu
  kala, pemimpin organisasi mengenal siapa di
  lingkungan organisasinya, dewasa ini hal tersebut
  tidak dimungkinkan lagi.

6

• Struktur organisasi akan menggambarkan identitas
  yang berorientasi manajemen pengetahuan, seperti
  manajemen pengetahuan spesialis, chief knowledge
  officer (CKO), senior manajer manajemen
  pengetahuan, atau asisten direktur/vice president
  dan identitas atau nama posisi lainnya
• Sesudah struktur ditetapkan, maka proses
  selanjutnya perancangan mekanisme koordinasi dan
  komunikasi unit manajemen pengetahuan dengan
  komponen dan unit-unit organisasi eksisting

7
(No Transcript)
8

• Pada program ini didefinisikan sebagai berikut.
• Unit atau komponen organisasi mana saja yang
  harus menyatu ke unit manajemen pengatahuan ?.
• Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh
  manajemen pengetahuan?
• Unit mana saja yang menerima hasil pekerjaan unit
  manajemen pengetahuan?
• Bagaimana ekspektasi unit lain terhadap unit
  manajemen pengetahuan dari laporannya?
• Proses apa saja yang akan dilakukan oleh unit
  lainnya terhadap hasil kerja unit manajemen
  pengetahuan dan laporan yang diterima mereka dan
  bagaimana umpan balik (feedback) terhadap unit
  manajemen pengetahuan?

9
Identifikasi Pengorganisasian Sistem Pengetahuan

• Sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi
  perlu diadakan identifikasi dengan
  langkah-langkah sebagai berikut
• Strategi Knowkdge Management. Dalam menentukan
  strategi manajemen pengetahuan (knowkdge
  management) mana yang sesuai dengan strategi
  organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
  organisasi, digunakan kuesioner strategi
  manajemen pengetahuan.
• RoadMap Knowledge. Berdasarkan kenyataan,
  dirasakan pentingnya klasifikasi dalam dunia
  knowledge, apalagi dalam knowkdge management,
  berbagai jenis klasifikasi selain hierarkis,
  klasifikasi pohon, paradigma dan facet.

10

• Perkembangan knowledge yang sangat cepat juga
  menimbulkan keterbatasan dalam penggunaan
  klasifikasi.
• sistem klasifikasi membutuhkan standardisasi dan
  definisi yang mapan sebelum bisa digunakan secara
  efektif dan efisien.
• Beckman (1999) meringkas perspektif teknologi
  untuk knowledge management adalah sebagai
  berikut
• Knowledge repository, pada umumnya berupa
  database.
• Direktori sumber.
• Direktori sumber daya pembelajaran.
• Groupware.
• Ditambah dengan business modef yang
  dipengaruhi unsur
• arsitektur TI
• platform TI (hardware)
• komunikasi
• inteface
• Software
• user support.

11
Model Pengorganisasian Pengetahuan

• tiga alasan utama organisasi mengembangkan
  manajemen pengetahuan
• meminimalkan risiko,
• meningkatkan efisiensi,
• inovasi.

12
Perkembangan Alasan Organisasi Mengembangkan KM
13
Karakteristik Organisasi Pengelolaan Pengetahuan

• Karakteristik Struktur
• Tidak bersifat birokratis, prosedur administratif
  terhadap substansi knowledge berada pada level
  yang minimal.
• Unit-unit berbentuk sel-sel yang menyebar di
  berbagai unit, tetapi tetap terkoordinasi.
• Tidak hierarkis, sehingga kesan hubungan atau
  proses atasan bawahan sebaiknya tidak ada.
• Karakteristik Personil Pengelola Pengetahuan
• Seorang pemimpin yang dapat bersikap profesional
  dan egaliter, bukan birokrat
• Wawasan yang luas atau seorang generalis.
• Memiliki profesional networking yang luas, baik
  diinternal perusahaan maupun di luar perusahaan.
• Komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi
  dan koordinasi secara virtual dan tatap muka.
• Fasilitator, yaitu mampu memfasilitasi berbagai
  pihak dalam berbagi knowledge, berkolaborasi dan
  belajar.

14
Posisi-Posisi dalam Organisasi KM

• Berbagai penamaan posisi dalam organisasi
  manajemen pengetahuan dan fungsinya dijelaskan
  bahwa chief knowkdge officer (Leitch Rosen,
  2001) adalah pimpinan tertinggi pengelolaan
  knowledge dalam suatu perusahaan, yang
  bertanggung jawab untuk
• menciptakan visi pengelolaan knowkdge
• mensosialisasikan dan menjual konsep dan
  inisiatif manajemen pengetahuan serta membagikan
  visi kepada manajemen senior
• mendapatkan buy-in dan advokasi dari manajemen
  senior
• melakukan mentoring inisiatif manajemen
  pengetahuan kepada manajemen senior dan
  pihak-pihak lainnya dan
• menyampaikan manfaat-manfaat manajemen
  pengetahuan yang memberikan kontribusi signifikan
  terhadap keberhasilan perusahaan.

15

• Sedangkan di Telkom, ditemukan ada posisi
  assistant vice president (AVP) dan senior officer
  
• Assistant Vice President Knowkdge Management (AVP
  KM)
• Operation, yang bertugas membantu AVP KM
• Senior Officer Knowledge Management Systems
  Development
• Beberapa posisi lainnya diidentifikasi oleh
  Liebowitz (2003) melalui penelitian yang
  dilakukannya di beberapa lembaga pemerintahan di
  Amerika Serikat.
• Knowledge Management Officer,
• Knowledge Steward,
• Knowledge Retention Managers,
• Knowledge Management Working Group,
• dan Knowledge Management Research.

16
Tugas dan Fungsi Unit KM

• Fungsi pengelolaan perubahan,
• Fungsi pengelolaan expert,
• Fungsi pengoperasian berbagai forum knowledge
  sharing,
• Fungsi performansi dan pengembangan.

17
Distribusi Peran dan Penyelarasan dalam
Organisasi

• Unit teknostruktur, yaitu unit yang berfungsi
  dalam bidang perencanaan dan pengendalian, secara
  umum berperan sebagai pengelola knowledge sesuai
  dengan disiplin knowledge dan fungsinya di bidang
  perencanaan, serta perancangan dan pengendalian
  performansi perusahaan.
• Unit pengelola infrastruktur dan produk
  mengelola knowledge yang berkaitan dengan operasi
  dan pemeliharaan, rekayasa, pengembangan
  infrastruktur dan produk, serta bertanggung jawab
  untuk menyediakan expert untuk knowledge'yang
  dibutuhkan unit itu sendiri. menyangkut
  pengelolaan infrastruktur).
• Unit sales and distribulion berperan sebagai
  pengelola knowledge yang berhubungan dengan
  pemasaran dan pelayanan serta penyediaan
  expert-nya.
• Unit pengelola keuangan berperan sebagai
  pengelola knowledge dan penyedia expert untuk
  hal-hal yang berkaitan dengan masalah keuangan,
  yang meliputi akunting, financial management,
  serta financial report dan interpretasinya.