Concepci

1
Concepción de la gestión económica y su
aplicación al desarrollo del SFH I.

• Manuel Alós Almiñana

2
Objetivo revisar herramientas.

• Curva ABC.
• Puntos de pedido.
• Cálculo económico de volumen y tiempo de compra.
• Gestión de almacenes.

3
Disponibilidad de los medicamentos.
Laboratorios farmacéuticos
Medicamentos extranjeros Ensayos
clínicos Almacenes mayoristas Oficinas de
farmacia Elaboración de medicamentos Otros
hospitales
ADQUISICIÓN
Almacenes especiales
GESTIÓN DE STOCKS
Almacén de medicamentos
DISPENSACIÓN
Unidades clínicas
4
Definición de stock.
Conjunto de artículos acumulados en espera de su
utilización posterior, más o menos próxima, y
que permite abastecer a los usuarios a la medida
de sus necesidades, sin imponerles los retrasos
de la fabricación o de la entrega por proveedores.
5
Gestión de stocks.
Gestionar el stock es una actividad conducente a
determinar las reglas y procesos de
almacenamiento y reposición de los productos, con
el objeto de minimizar el conjunto de costes
asociados.
6
Aspectos aparentemente contradictorios en la
gestión de stocks.

• Un stock suficiente para cubrir el consumo entre
  dos pedidos consecutivos.
• El coste de inmovilización del inventario
  almacenado.
• Los costes de gestión, asociados al conjunto de
  la carga administrativa asociada a la gestión de
  stocks, así como los costes de recepción y
  almacenamiento.
• Los contratos con proveedores, en relación a
  cantidades mínimas de pedido, portes, etc.

7
Objetivos de la gestión de stocks.

• Minimizar el importe total del inventario.
• Minimizar las roturas de stocks.
• Mejorar el índice de rotación.
• Procurar una eficiente utilización de los
  recursos.

8
Normalización de la gestión de stocks.

• Frecuencia y método de valoración.
• Valoración individualizada por artículos,
• Constará de descripción, cantidad e importe.
• Debe incluir existencias en
• Almacén central
• Almacén intermedio del SDMDU
• Botiquines
• Debe estar informatizado y actualizado
  permanentemente
• Se valorará e informará trimestralmente.
• Determinación de los stocks máximo y mínimo.
• Parámetros de evaluación de la gestión.

9
Organización del proceso.

• Clasificación de los artículos.
• Cálculo de la cantidad óptima de pedido.
• Plan de aprovisionamiento del servicio de
  farmacia.

10
Clasificación de artículos.
Clasificación ABC Importancia económica relativa
CATEGORÍA DE ARTÍCULOS DE GASTO
A 15 70 B 15 15 C 70 15
11
Diagrama ABC.
gasto
100 85 70
A
C
B
artículos
15 30 100
12
Técnica de la clasificación ABC
Medicamento Gasto (euros) gasto Gasto acumulado gasto acumulado artículos
Especialidad 1 300.000 20 300.000 20 0,25
Especialidad 2 225.000 15 525.000 35 2,75
Especialidad 3 150.000 10 675.000 45 8,50
Gasto total 1.500.000 euros
13
1. Clasificación ABC.
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera incorrecta.

1. La clasificación ABC, permite identificar, en el
   grupo C, los medicamentos obsoletos o de consumo
   irrelevante.
2. Un listado de consumos, por orden decreciente de
   importancia económica, es la base de la
   clasificación ABC.
3. La clasificación ABC por principios activos o
   grupos terapéuticos, es una importante
   herramienta de gestión clínica.
4. Para la planificación de adquisiciones se puede
   utilizar el ABC de especialidades.

14
1. Respuesta
La respuesta incorrecta es la a) La
clasificación ABC, permite identificar, en el
grupo C, los medicamentos obsoletos o de consumo
irrelevante.
15
2. Consumo en el año 2003.

• Fragmento del listado ABC de consumo de
  especialidades farmacéuticas en un hospital,
  durante el año 2003.
• El gasto y el gasto acumulado se presentan en
  euros.
• El consumo total de medicamentos fue de
  12.000.000 euros.

16
2. Consumo en el año 2003.
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera correcta.

1. La especialidad Augmentine 1g vial pertenece al
   grupo C de la clasificación ABC.
2. El total de las adquisiciones de Augmentine 1g
   vial aparece en la columna Importe Acumulado.
3. La especialidad Augmentine 1g vial pertenece al
   grupo B de la clasificación ABC.
4. El porcentaje acumulado de adquisiciones,
   correspondiente al Augmentine 1g vial, indica
   que se trata de una especialidad del grupo A.

17
2. Respuesta.
La respuesta correcta es la d) El porcentaje
acumulado de adquisiciones, correspondiente al
Augmentine 1g vial, indica que se trata de una
especialidad del grupo A.
18
Cálculo de la cantidad óptima de pedido.

• La fórmula de Wilson.
• El supuesto de partida de la ecuación de Wilson
  es considerar que los costes reales asociados a
  un pedido no están representados exclusivamente
  por el precio directo de compra, el que consta en
  la factura, sino que deben considerarse además
  los costes de inmovilización y los costes de
  gestión.
• Los costes de gestión disminuyen de acuerdo a
  una función del tipo yK/x, a medida que se
  incrementan las cantidades pedidas.
• Los costes de inmovilización financiera se
  incrementan de acuerdo a una función del tipo
  YKx, proporcionalmente a las cantidades
  almacenadas.

19
Costes de gestión y almacenamiento.
20
Fórmula de Wilson.
Esta fórmula permite definir la cantidad óptima
de pedido, Q, correspondiente al mínimo de la
curva de costes reales de adquisición, a partir
del coste de gestión, a, eI coste de
inmovilización, T, la cantidad anual que debe
adquirirse, S, y el precio unitario, u.
21
El cálculo exacto de la cantidad óptima de pedido
requiere conocer

• Los consumos o la estimación de las necesidades
  anuales.
• El precio unitario de adquisición.
• Los costes de financiación del inventario
  inmovilizado.
• Los costes de gestión del pedido.

22
3. Influencia de la tasa de financiación (T).
Pedidos/año S/Q
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera correcta.

1. La tasa de financiación no influye en el cálculo
   de la cantidad óptima de pedido.
2. Cuanto mayor es la tasa de financiación, menor es
   el número de pedidos que debe hacerse.
3. Cuanto menor es la tasa de financiación, menor es
   la cantidad óptima de unidades por pedido.
4. La cantidad óptima por pedido, disminuye al
   aumentar la tasa de financiación del inmovilizado.

23
3. Respuesta.
Pedidos/año S/Q
La respuesta correcta es la d) La cantidad
óptima por pedido, disminuye al aumentar la tasa
de financiación del inmovilizado
24
Costes de gestión.
Pedidos/año S/Q

• Tiempo invertido
• por el personal facultativo
• administrativo
• sanitario auxiliar
• de almacenes
• Modelaje y material documental
• Medios de comunicación utilizados (telefax,
  teléfono, correo)

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4. Influencia del coste de gestión (a).
Pedidos/año S/Q
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera correcta.

1. El coste de gestión de los pedidos no influye en
   el cálculo de la cantidad óptima de pedido.
2. Cuanto mayor es el coste de gestión de un pedido,
   menor es el número de pedidos que debe hacerse.
3. Cuanto menor es el coste de gestión de un pedido,
   mayor es la cantidad óptima de unidades por
   pedido.
4. La cantidad óptima de unidades por pedido
   disminuye al aumentar el coste de gestión.

26
4. Respuesta.
Pedidos/año S/Q
La respuesta correcta es la b) Cuanto mayor es
el coste de gestión de un pedido, menor es el
número de pedidos que debe hacerse
27
5. Influencia del coste de adquisición (u).
Pedidos/año S/Q
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera correcta.

1. El coste de adquisición unitario de la
   especialidad no influye en el cálculo de la
   cantidad óptima de pedido.
2. Cuanto mayor es el coste de adquisición, menor es
   el número de pedidos que debe hacerse.
3. Cuanto menor es el coste de adquisición, menor es
   la cantidad óptima de unidades por pedido.
4. La cantidad óptima de unidades por pedido
   disminuye al aumentar el coste de adquisición.

28
5. Respuesta.
Pedidos/año S/Q
La respuesta correcta es la d) La cantidad
óptima de unidades por pedido disminuye al
aumentar el coste de adquisición.
29
Desencadenamiento de los pedidos.

• Existen dos formas de desencadenar los pedidos
  según se fije la cantidad o la fecha de emisión.
  Es decir la emisión de pedidos a fecha variable
  en cantidad fija o, lo que es más frecuente en
  nuestro entorno, pedidos a fecha fija en cantidad
  variable.
• Estos sistemas implican, según el caso, la
  determinación de dos o tres niveles de stock
• El stock de alerta
• El stock mínimo
• El stock máximo

30
Niveles de stock.

• El stock de alerta, que desencadena la
  información "efectuar pedido del medicamento".
• El stock mínimo, cantidad de medicamento por
  debajo de la cual no debe estar almacenada la
  recepción de un pedido.
• El stock máximo, cantidad de medicamento que no
  debe superarse al recibir un pedido.

31
Desencadenamiento de los pedidos.
cantidad
Stock máximo Stock de alerta Stock mínimo
tiempo
pedido
recepción
32
Stock de alerta.

• Se justifica por la necesidad de disponer,
  permanentemente, de un stock de seguridad.
• Es particularmente importante en los
  "medicamentos de stock fijo.
• Debe tener en cuenta el tiempo de latencia que
  transcurre entre la necesidad de efectuar un
  pedido y la disponibilidad del medicamento.

33
6. Stock de alerta.
Cuántas unidades componen el stock de alerta de
una especialidad farmacéutica cuyo consumo medio
mensual es de 300 unidades, su stock mínimo es de
50 unidades y se ha pactado con el proveedor la
entrega (excepto urgencias) en 2 días laborables?.

1. 300
2. 100
3. 50
4. 70

34
6. Respuesta.
Respuesta correcta b) 100 unidades
cantidad
Stock máximo Stock de alerta 100
unidades Stock Mínimo 50 unidades
Stock alerta Stock mínimo consumo 5 días 50
(510) 100 unidades
tiempo
Pedido viernes
Recepción martes
35
7. Plan de aprovisionamiento.
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera incorrecta.

1. La adquisición de todas las especialidades
   farmacéuticas debe planificarse de idéntica
   manera.
2. Las especialidades farmacéuticas se clasificaran
   en grupos que optimicen el proceso de gestión.
3. El Servicio de Farmacia debe establecer un plan
   de aprovisionamiento anual
4. El plan determinará una política de adquisiciones
   individualizada para cada medicamento de la guía
   farmacoterapéutica.

36
7. Respuesta.
Es incorrecta la respuesta a) La adquisición de
todas las especialidades farmacéuticas debe
planificarse de idéntica manera.
FACTORES A CONSIDERAR EN EL PLAN DE
APROVISIONAMIENTO

• La diferente importancia terapéutica del
  medicamento.
• La frecuencia de utilización.
• Las condiciones de almacenamiento.
• El volumen físico que ocupa en el almacén.
• El precio unitario del medicamento.
• El importe económico total de su consumo.

37
Plan de aprovisionamiento fases

• Confeccionar un ABC por importes de los
  medicamentos consumidos en el hospital durante el
  último año.
• Partiendo de la lista anterior, ordenada de mayor
  a menor importe según el consumo del año
  anterior, agrupar los medicamentos por intervalos
  económicos de pedido, calculando los importes
  límite que determinan dichos intervalos.
• Determinar las ecuaciones dinámicas que, en
  función del intervalo económico asignado a cada
  medicamento y de la demora media en el
  aprovisionamiento, habrá que aplicar para la
  realización de los pedidos.
• Incorporar todas estas fórmulas en una aplicación
  informática que permita un mantenimiento seguro y
  permanente del inventario de medicamentos del
  Servicio de Farmacia.
• Comprobar por medio de los indicadores de calidad
  si la gestión es correcta.

38
Número óptimo de pedidos.
S2 T u
S
n S/Q


2 a S
C S u
n número de pedidos. S cantidad de pedido
anual. Q cantidad óptima de pedido. C consumo
anual de la especialidad. T tasa de
financiación. a coste de gestión del pedido.
39
Número óptimo de pedidos.
n número de pedidos. C consumo anual de la
especialidad. T tasa de financiación. a coste
de gestión del pedido.
40
Importes límites de consumo anual.
n número de pedidos. C consumo anual de la
especialidad. T tasa de financiación. a coste
de gestión del pedido.
n2 2 a
C
T
41
Importes límite.
n2 2 a
C
T
42
8. Cálculo de los importes límite.
n2 2 a
C
T
Indique cual de las siguientes afirmaciones
considera correcta.

1. La tasa de financiación no influye en el cálculo
   de la cantidad óptima de pedido.
2. Cuanto mayor es la tasa de financiación, más alto
   es el límite inferior de cada grupo.
3. Cuanto menor es el coste de gestión, mayor es el
   límite de cada grupo.
4. Cuanto mayor es la tasa de financiación, más bajo
   es el límite inferior de cada grupo.

43
8. Respuesta.
d) Cuanto mayor es la tasa de financiación, más
bajo es el límite inferior de cada grupo.
44
8. Respuesta.
d) Cuanto mayor es la tasa de financiación, más
bajo es el límite inferior de cada grupo.
a 5 euros T 5
a 5 euros T 10
45
9. Cálculo de los importes límite.
n2 2 a
C
T
Indique que ocurre con el importe límite en una
circunstancia de bajo coste de gestión y alta
tasa de financiación.

1. Ambos parámetros se compensan y se anula su
   influencia en el cálculo de los importes límite.
2. Ambos parámetros influyen en el mismo sentido
   reduciendo notablemente el límite inferior de
   cada grupo.
3. Solo influye la modificación del coste de
   gestión, incrementando el límite inferior de cada
   grupo.
4. Solo influye la modificación de la tasa de
   financiación, incrementando el límite inferior de
   cada grupo.

46
9. Cálculo de los importes límite.
n2 2 a
C
T
La respuesta correcta es b) Ambos parámetros
influyen en el mismo sentido reduciendo
notablemente el límite inferior de cada grupo.
47
9. Cálculo de los importes límite.
n2 2 a
C
T
La respuesta correcta es b) Ambos parámetros
influyen en el mismo sentido reduciendo
notablemente el límite inferior de cada grupo.
a 5 euros T 5
a 1 euro T 20
48
Medicamentos de stock fijo.

• Medicamentos de reciente incorporación en la guía
  farmacoterapéutica.
• Medicamentos que han cambiado de proveedor en los
  6 últimos meses.
• Medicamentos de uso muy irregular, en ocasiones
  asociado a situaciones que comprometen seriamente
  la supervivencia o la integridad del paciente
  (ejemplo suero antibotulínico).

49
Distribución de medicamentos por grupos.
euros
a 5 euros T 5
50
Cálculo del punto de pedido.

• Se asigna a cada uno de los grupos una ecuación
  que, en el momento de efectuar la propuesta de
  pedidos, calcule el número de unidades que deben
  adquirirse.
• Las fórmulas aplicadas son dinámicas, por cuanto
  permiten calcular los stocks mínimo y máximo,
  cada mes, en función de los consumos registrados
  durante los 6 meses inmediatamente anteriores.
• De este sistema de cálculo quedan excluidos los
  medicamentos de stock fijo.

51
Cálculo del punto de pedido.
Stock mínimo A X A SD
Stock máximo B X B SD
X consumo medio mensual, de los últimos 6
meses. SD desviación estándar de la media de
consumo, de los últimos 6 meses. A , B
coeficientes que dependen del grupo en que haya
clasificado la especialidad.
Si SD ? X, se resta 1 unidad de su coeficiente.
52
Cálculo del punto de pedido.
Stock mínimo A X A SD
Grupo A quincenal. B mensual.
C bimestral.
Stock máximo B X B SD
Si SD ? X, se resta 1 unidad de su coeficiente.
53
10. Cálculo del punto de pedido.
Los consumos de los últimos 6 meses, de una
especialidad del grupo A (A0.5, B1.0), dan una
media mensual de X30 unidades y una desviación
estándar SD2 unidades.
Stock mínimo A X A SD
Si SD ? X, se resta 1 unidad de su coeficiente.
Stock máximo B X B SD

1. El stock mínimo será de 15 unidades y el stock
   máximo de 17 unidades.
2. El stock mínimo será de 15 unidades y el stock
   máximo de 30 unidades.
3. El stock mínimo será de 16 unidades y el stock
   máximo de 18 unidades.
4. El stock mínimo será de 16 unidades y el stock
   máximo de 32 unidades.

54
10. Respuesta.
La respuesta correcta es d) El stock mínimo
será de 16 unidades y el stock máximo de 32
unidades.
Stock mínimo A X A SD 0.530 0.52
16
Stock máximo B X B SD 1.030 1.02
32
55
Cantidades a pedir.

• El programa debe facilitar la recomendación de
  pedir el medicamento y su cantidad
• El cálculo de las cantidades a pedir de cada
  artículo es una operación que debe realizar la
  aplicación informática, comparando el stock real
  de cada artículo con los stocks máximo y mínimo.
• Una vez autorizada la propuesta por el Jefe de
  Servicio, se procederá a la preparación de los
  pedidos y a su envío.

56
Cantidades a pedir.
Stock alerta stock mínimo consumo 5 días

• Grupo A (quincenal), para dar cobertura a los 5
  días añadiremos un 30 a los coeficientes.
• Grupo B (mensual), para dar cobertura a los 5
  días añadiremos un 20 a los coeficientes.
• Grupo c (bimestral), para dar cobertura a los 5
  días añadiremos un 10 a los coeficientes.

57
Cantidades a pedir.
Los consumos de los últimos 6 meses, de una
especialidad del grupo A (A0.7, B1.3), dan una
media mensual de X30 unidades y una desviación
estándar SD2 unidades.
Stock mínimo A X A SD 0.530 0.52
16
Stock alerta A X A SD 0.730 0.72
22
Stock máximo B X B SD 1.330 1.32
42
58
Cantidades a pedir.

• El cálculo de las cantidades a pedir de cada
  artículo es una operación que debe realizar la
  aplicación informática, comparando el stock real
  de cada artículo con los stocks máximo y mínimo.

Cantidad a pedir stock máximo stock real
59
Cantidades a pedir.
Stock de alerta
60
Cantidades a pedir.
Los consumos de los últimos 6 meses, de una
especialidad del grupo A (A0.7, B1.3), dan una
media mensual de X30 unidades y una desviación
estándar SD2 unidades.
Stock mínimo A X A SD 0.530 0.52
16
Stock alerta A X A SD 0.730 0.72
22
Stock máximo B X B SD 1.330 1.32
42
Si efectuáramos el pedido al alcanzar el stock de
alerta, la cantidad a pedir sería
Cantidad a pedir Stock máximo Stock de alerta
42 22 20
61
Cantidades a pedir.
Cuando se recibe el pedido, transcurridos 5 días,
se alcanza un stock de 36 unidades que,
aproximadamente en 15 días, volverá a alcanzar el
stock de alerta.
cantidad
Stock máximo
36
Stock alerta (A0.7)
22
Stock mínimo (A0.5)
16
pedido
recepción
tiempo
5d
62
Cantidades a pedir.

• Debe tomarse en cuenta el número de unidades por
  envase.
• Por ejemplo, 20 unidades de suero fisiológico por
  envase.
• Debe tomarse en cuenta el número de envases por
  embalaje.
• Por ejemplo, 40 envases de suero fisiológico por
  embalaje.
• En total, la verdadera unidad operativa de pedido
  serían 800 unidades de suero fisiológico

63
Control de calidad

• Número de roturas de stock.
• Índice de regularización.
• Índice de rotación del stock.

64
Número de roturas de stock.

• Se define como tal la falta de disponibilidad de
  un medicamento en el tiempo necesario para
  prestar la adecuada atención farmacoterapéutica
  al paciente, aun a pesar de existir un compromiso
  expreso en la guía farmacoterapéutica.
• Los valores se obtienen de forma indirecta a
  través de las tres posibles vías utilizadas para
  resolver el problema
• Pedido al laboratorio farmacéutica fuera del
  periodo establecido.
• Préstamo de otro hospital
• Pedido a un proveedor alternativo

65
Indice de regularización.

• Regularización ajustes que deben efectuarse para
  adecuar la información contenida en el ordenador
  a las existencia reales, proporcionadas por
  recuento directo.

(stock teórico stock real)
I reg
100
consumo del periodo
66
Indice de rotación.
Es la relación existente entre el importe total
de las adquisiciones anuales y el valor medio del
stock.
67
11. Índice de rotación.
El stock medio anual del almacén de medicamentos
de un servicio de farmacia hospitalaria es de
500.000 euros. El valor acumulado de las
adquisiciones durante los 12 meses ha sido de
5.000.000 euros.

1. El índice de rotación del stock será de 12
2. El índice de rotación del stock será de 10
3. El índice de rotación del stock será de 0.1
4. El índice de rotación del stock será de 1.2

68
11. Respuesta.
La respuesta correcta es b) El índice de
rotación del stock será de 10.
Total de adquisiciones
Índice de rotación
Stock medio