KONTEKS DAN PROSES MANAGEMENT PROYEK

1
KONTEKS DAN PROSES MANAGEMENT PROYEK
2
Body of Knowledge Prinsip Unik Profesi
Kode Etik Berkaitan dengan Tingkah Laku
ATRIBUT PIMPINAN PROYEK ATAU PROFESI MANAJEMEN
PROYEK
Standard of Entry Standard minimum seorang PimPro
Organisasi yang Mendukung Sebuah organisasi yang
mendukung profesi Pim Pro
3

• Pengalaman menunjukan bahwa
• Para Pimpro dan pelaku proyek tidak mempunyai
  persiapan untuk mengelolah atau menduduki jabatan
  proyek,
• Biasanya persoalan berasal dari pucuk pimpinan
  perusahaan, dengan menunjuk seseorang sebagai
  penanggung jawab proyek (Non-Project Oriented
  Company) dengan alasan sebagai berikut
• Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup
  Proyek
• Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu
  diperlukan
• Manager lini yang berpengalaman yang mampu
• memecahkan masalah managerial
• Memiliki indikasi bersedia menghadapi tantangan

4
Project Management Skills
?
5
Project Management Skills
Leadership Communications Problem
Solving Negotiating Influencing the
Organization Mentoring (menasehati) Process and
technical expertise
6
Project Manager Positions

• Project Administrator / Coordinator
• Project Manager / Program Manager
• Executive (Pelaksana) Program Manager
• Program Development

7
PM-BOK (PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE)
oleh PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE A.S
PIMPINAN PROYEK
8
PENGELOLAHAN INTEGRASI (PROJECT INTEGRATION
MANAGEMENT)
Penyusunan Rencana (Plan Development)
Teknik Metode bersangkutan

• Output
• Perencanaan Proyek
• Keterangan Pendukung

• Output
• Work Result
• Change requests

Pelaksanaan Rencana (Plan Execution)

• Output
• Tindakan Koreksi
• Revisi Perencanaan

Pengendalian Perubahan (Integrated Change Control)
9
PENGELOLAHAN LINGKUP (SCOPE MANAGEMENT)
Teknik Metode Bersangkutan seperti Seleksi
Proyek dengan Studi Kelayakan yg Dilihat dari
berbagai Aspek (Finance, Ekonomi, dll) Cost and
Benefit Ratio)
Inisialisasi Proyek Komitmen perush terhdp
pengadaan proyek

• Output
• Otorisasi Mulai Penentuan Pimpro
• Project Charter

• Output
• Uraian Lingkup
• Work Breakdown Structure

Perencanaan dan Definisi Lingkup

• Output
• Tindakan Koreksi
• Scope Change
• Formal Acceptance

Pengendalian dan Verifikasi Lingkup
10
PENGELOLAHAN BIAYA (COST MANAGEMENT)
Teknik Metode Bersangkutan (Data
History, Data Bank, Katalog, Parametris, Cost
Schedule Control)

• Output
• Keperluan Sumber Daya
• perkegiatan

Perencanaan Sumber Daya

• Output
• Estimasi Biaya
• Data Pendukung

Perkiraan Biaya

• Output
• Budget perkegiatan
• Renc. Penarikan Dana

Budgeting

• Output
• Tindakan Koreksi
• Revisi angka Anggaran

Pengendalian Biaya
11
PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME SCHEDULE
MANAGEMENT)
Merupakan salah satu sasaran utama dari suatu
proyek. Keterlambatan akan menimbulkan kerugian,
misalnya Biaya, Kehilangan Kesempatan, dan
lainnya. Pengelolahan waktu (Time Management)
mempunyai tujuan utama agar proyek dapat selesai
tepat atau lebih cepat dari waktu yang
direncanakan dengan memperhatikan BIAYA, MUTU,
dan LINGKUP PROYEK
12
PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME SCHEDULE
MANAGEMENT)
Teknik Metode Bersangkutan antara lain
Bagan Balok, CPM, PERT, Data Bank, Historical
Record, Resource Leveling (Pemerataan Alokasi
Sumber Daya), dll
Identifikasi Kegiatan

• Output
• Daftar kegiatan

• Output
• Daftar kegiatan
• Jaringan Kerja

Penyususan Urutan Kegiatan

• Output
• Jaringan kerja dgn
• kurun waktu

Perkiraan Kurun Waktu

• Output
• Jadwal Induk

Penyusunan Jadwal
Pengendalian Waktu dan Jadwal

• Output
• Tindakan Koreksi
• Jadwal Revisi

13
PENGELOLAHAN MUTU (QUALITY MANAGEMENT)
Meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar
hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria, dan
spesifikasi yang ditentukan.
Teknik Metode Bersangkutan antar lain
Destruction Test, Performance Test, Control
Chart, Sampling

• Output
• Policy, Organisasi, Rencana
• Kerja

Program Pengelolahan Mutu

• Output
• Document QA / QC

Quality Assurance

• Output
• Hasil Test, Hasil Inspeksi,
• Acceptance, Rework

Quality Control
14
PENGELOLAHAN SUMBER DAYA MANUSIA (HR MANAGEMENT)
Bagian Pengelolaan yang cukup rumit, bertujuan
untuk mengupayakan penggunaan secara efektif
Sumber Daya Manusia Proyek.
Teknik Metode Bersangkutan antar lain
Teori Umum Organisasi, Kebijakan dan
Prosedur Perusahaan, Pelatihan, Kontrak Berjangka

• Output
• Struktur Organisasi, Uraian
• Tugas, Staffing Plan

Perencanaan Organisasi
Pengisian Personil

• Output
• Personil Proyek, Staf
• Proyek

• Output
• Team Work, Peningkatan
• Kinerja

Pembentukan Team Work
15
PENGELOLAHAN RESIKO (RISK MANAGEMENT)
Dalam konteks proyek pengelolaan risiko meliputi
identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan
sumber risiko selama siklus proyek, serta
penyiapan tanggapan untuk antisipasi

• Output
• Daftar Sumber Risiko
• Penggolongan Risiko

Teknik Metode Bersangkutan antar lain
Simulasi, Ilmu Statistik
Identifikasi Klasifikasi Risiko

• Output
• Tingkatan Besar/Kecilnya
• Risiko, Potensi Terjadinya
• Risiko

Kuantifikasi Risiko
Pembentukan Tanggapan thdp Risiko

• Output
• Rencana Penanganan, Asuransi.

Program Pemantauan Pengendalian

• Output
• Tindakan Koreksi

16
PENGELOLAHAN PENGADAAN DAN KONTRAK (PROCUREMENT
MANAGEMENT)
Proses ini diawali dengan identifikasi jasa,
material, dan peralatan yang diperlukan proyek
dan diteruskan dengan membuat spesifikasi dan
kriteria.

• Output
• Kebijakan Pengadaan,
• Daftar Pengadaan

Teknik Metode Bersangkutan antar lain
Analisis Sewa Beli, Pemilihan Jenis
Kontrak, Cara Pembayaran, Pengendalian
Perubahan, (Closure2 yang ada pada kontrak)
Perencanaan pengadaan

• Output
• Rancangan Kontrak,
• Dokumen Lelang

Penyiapan Dokumen
Proses Lelang

• Output
• Proposal Kontrak

Administrasi Kontrak

• Output
• Penyerahan dan Pembayaran, Acceptance

17
PENGELOLAHAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION
MANAGEMENT)
Proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat
dalam Proyek memperoleh informasi yang diperlukan
pada waktu yang tepat, termasuk Stake Holder
Teknik Metode Bersangkutan antar lain
Pertemuan, Rapat, Membuat Laporan Tertulis, SIM

• Output
• Lembaran perencanaan
• komunikasi

Perencanaan Komunikasi
Distribusi Informasi

• Output
• Lembaran Catatan Informasi

Laporan Kinerja

• Output
• Proposal Kinerja

Penutupan Administrasi

• Output
• Arsip Proyek, Laporan
• Penutupan

18
The 5 PMI Process Groups
1. Initiating 2. Planning 3. Executing 4.
Controlling 5. Closing Note these can be
repeated for each phase Each process is described
by Inputs Tools Techniques Outputs
19
PMI Process Groups
20
PMI Process Links
21
PMI Phase Interactions
22
PMI Initiating Process

• Inputs
• Product Description
• Strategic plan
• Project Selection Criteria
• Historical Information

• Outputs
• Project charter
• Project Manager assigned
• Constraints
• Assumptions

23
PMI Planning Process
Devising and maintaining a workable scheme to
accomplish the business need that the project was
undertaken to address

• Risk Planning
• Schedule Development
• Quality Planning
• Communications Planning
• Organization Planning
• Staff Acquisition
• Procurement Planning
• Project Plan Development

• Scope Planning
• Scope Definition
• Activity Definition
• Activity Sequencing
• Activity Duration Estimating
• Resource Planning
• Cost Estimating
• Cost Budgeting

24
PMI Executing Process
Coordinating people and other resources to carry
out the plan

• Project Plan Execution
• Scope Verification
• Quality Assurance
• Team Development

• Information Distribution
• Source Selection
• Contract Administration

25
PMI Controlling Process
Ensuring that project objectives are met by
monitoring and measuring progress and taking
corrective measures when necessary

• Overall Change Control
• Scope Change Control
• Schedule Control
• Cost Control
• Quality Control

• Performance Reporting
• Risk Response Control

26
PMI Closing Process
Formalizing acceptance of the project or phase
and bringing it to an orderly end

• Administrative Closure
• Contract Close-out

27
PROCESS GROUP ?? KNOWLEDGE AREA
28
SWEBOK (Software Engineering Body of Knowledge)
KNOWLEDGE AREA

• Software Requirement
• Software Design
• Software Construction
• Software Testing
• Software Maintenance
• Software Configuration Management
• Software Engineering Management
• Software Engineering Process
• Software Engineering Tools and Methods
• Software Quality

29
Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek
Kompetensi Penjelasan Bagaimana memperolehnya?
Kompetensi Pencapaian Bisnis Kompetensi Pencapaian Bisnis Kompetensi Pencapaian Bisnis
Kesadaran bisnis Mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi tujuan organisasi Pengalaman bisnis
Orientasi rekan bisnis Menjaga keterlibatan para manajer user selama Proyek Pengalaman bisnis
Komitmen pada kualitas Memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan Pengalaman bisnis
Jeffrey L Whitten, Metode Design dan Analisis
Sistem
30
Kompetensi Penjelasan Bagaimana memperolehnya?
Kompetensi Pemecahan Masalah Kompetensi Pemecahan Masalah Kompetensi Pemecahan Masalah
Inisiatif Mendemonstrasikan kreativitas,resiko diperhitungkan untuk analis, disain dan mengimplemenasikan sistem informasi Pengalaman bisnis
Pengumpulan informasi Dengan terampil memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis,disain, mengimplementasikan sistem informasi Penemuan fakta syarat, Pengalaman Bisnis
Pemikiran analitis Dapat menilai memilih proses pengembangan sistem yang sesuai menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan,menjadwalkan menganggarkan pengembangan sistem. Dapat memecahkan masalah melalui pendekatan analitis penguraian sistem menjadi bagian-2 merakit kembali bagian-2 tsb menjadi sistem yang diperbaiki. Manajemen proyek, Pemodelan bisnis, Pemodelan Analisis data dengan UML dan DFD, Pengalaman bisnis
Pemikiran konseptual Memahami teori sistem dan menerapkannya pada analisis desain sistem dari sistem informasi Blok pembangunan sistem informasi,Teknik penemuan fakta syarat, Pemodelan persyaratan sistem dengan use case, Pemodelan Analisis sistem, Pemodelan proses, Analisis Kelayakan Proposal Sistem,Pemodelan Analisis data dengan UML dan DFD
Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek
31
Kompetensi Penjelasan Bagaimana memperolehnya?
Kompetensi Pengaruh Kompetensi Pengaruh Kompetensi Pengaruh
Kesadaran antar personal Memahami,mengenal, bereaksi pada motivasi tingkah laku antarpersonal Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis
Kesadaran organisasi Memahami politik organisasi bagaimana menggunakannya dalam proyek Pengalaman bisnis
Antisipasi impak Memahami implikasi keputusan-2 proyek mengelola harapan-2 resiko Manajemen proyek Pengalaman bisnis
Banyak menggunakan pengaruh Dengan terampil memperoleh kerja sama konsensus para manajer,user ahli teknologi Pengalaman bisnis
Kompetensi Manajemen Manusia Kompetensi Manajemen Manusia Kompetensi Manajemen Manusia
Memotivasi orang lain Memimpin mengarahkan orang-2 untuk mengatasi perbedaan-2 dan meraih tujuan proyek sebagai sebuah Tim Pengalaman bisnis
Ketrampilan komunikasi Berkomunikasi secara efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan,presentasi,memo laporan Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis
Mengembangkan orang lain Memastikan para anggota tim proyek menerima pelatihan,tugas,supervisi umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek Pengalaman bisnis
Memonitor mengontrol Mengembangkan rencana,jadwal anggaran proyek secara berkesinambungan memonitor perkembangan membuat penyesuaian jika diperlukan. Peralatan teknik-2 manajemen proyek, tetapi membutuhkan pengalaman proyek
Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek
32
Kompetensi Penjelasan Bagaimana memperolehnya?
Kompetensi Self-Management Kompetensi Self-Management Kompetensi Self-Management
Kepercayaan diri Secara konsisten membuat mempertahankan keputusan-2 dengan kepercayan diri kuat dalam proses dan atau fakta Pengalaman bisnis
Manajemen stres Bekerja efektif di bawah tekanan Pengalaman bisnis
Kepedulian pada kredibilitas Secara konsisten jujur menyampaikan janji-2 solusi2. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika Diperlukan Pengalaman bisnis
Fleksibelitas Mampu menyelesaikan proses,gaya manajemen, atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalah-2 yang tidak terantisipasi Pengalaman bisnis
Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek