Metodolog

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Metodología para el proceso de migración hacia la
suite ofimática OpenOffice

• Experiencia del proceso en las Empresas
  Municipales de Cali - Emcali

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Casos de Exito

• España
• Asia
• Brasil
• Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico)
• Colmena Salud (Colombia)
• Facultad de Ciencias PUJ (Colombia)
• Novell

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Novell - Open DeskTop Initiative

• Inicio Marzo de 2004
• Mas de 5000 usuarios
• Julio de 2004 90 utilizando OpenOffice
• Mediados del 2005 Novell Linux Desktop

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Porque migrar?

• Reducción de costos
• Hardware
• Licencias
• Independencia Tecnológica
• Personalización de aplicaciones

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Preparación de la migración

• Planeación y coordinación
• Establecer prioridad de aplicaciones
• Eje central El Usuario
• Crear entorno de retroalimentación
• Compartir información
• Grupo de Apoyo y Soporte

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Usuarios

• Categorizar usuarios
• Evaluar disposición
• Crear interés hacia el cambio
• Capacitación en las herramientas que se van a
  utilizar
• Realizar un seguimiento en los adelantos
• Mantenerlos informados

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Comenzando la migración

• Emcali - PTI

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Panorama

• 800 equipos nuevos
• 200 equipos anteriores (aprox)
• 1000 usuarios
• Aplicaciones
• OpenOffice
• Thunderbird
• Firefox
• Plazo 10 meses

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Políticas de migración

• Utilizar los formatos de OpenOffice para
  documentos internos.
• Guardar como PDF documentos informativos.
• Utilizar los formatos de MS Office cuando se
  trabaje con empresas externas.

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Tareas Paralelas

• Sensibilización
• Manuales
• Instalación
• Capacitación
• Soporte

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Sensibilización

• Jornada de Sensibilización del PTI
• Ventajas del PTI en el ambiente laboral y
  personal
• Actividad de preparación para la capacitación
• Explicación de Software Libre
• Abrir canales de comunicación
• Crear un ambiente de comunidad

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Manuales

• Manual de usuario
• Manual de macros
• Retroalimentación de los usuarios
• Creación de FAQ
• Disponibilidad de información pertinente

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Instalación de los equipos

• Software instalado
• OpenOffice
• Thunderbird
• Firefox
• Migración de la información
• Cambio de equipo
• Entrega

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Capacitación

• Nivel básico
• Jornada de 20 horas
• Temas
• OpenOffice
• ThunderBird
• Firefox
• Instalación de las aplicaciones

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Capacitación

• Presentación de similitudes y diferencias con las
  nuevas aplicaciones
• Identificar el potencial de los usuarios
• Identificar posibles inconvenientes
• Evaluación de asistentes
• Evaluación de capacitadores

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Soporte

• 4 tipos
• Telefónico
• Escritorio remoto
• Correo electrónico
• Presencial
• Jornada laboral completa
• Mismos capacitadores

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Soporte

• Complementar la capacitación
• Solucionar los problemas que se presenten a los
  usuarios
• Resolver las dudas en los temas de la
  capacitación
• Prevenir los inconvenientes detectados en la
  capacitación

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Inconvenientes presentados

• Rechazo al cambio
• Archivos con
• Macros
• Diagramas
• Mas de 32000 filas en Hojas de calculo
• Otros
• Cruce de horarios en la capacitación

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Solución de problemas

• Creación de una plantilla
• Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos
• Re-escritura de algunas macros
• Exportar archivos de AS/400 como CSV
• Seguimiento y control a usuarios que lo requieran
• Curso técnico al área de soporte

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Resultados

• Entorno de trabajo similar
• Bajo impacto en el cambio
• Equipos funcionales con aplicaciones libres
• 800 equipos nuevos en 23 edificios
• Capacitados hasta el momento mas de 300 usuarios
• 50 OpenOffice 2.0

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Resultados

• Mas del 90 de aceptación entre los asistentes a
  las capacitaciones
• Promedio de más de 4 puntos a los capacitadores
  en escala de 1 a 5

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Conclusiones

• La migración hacia OpenOffice es posible
• El éxito depende en gran medida de la disposición
  del usuario
• OpenOffice y MS Office tienen el mismo propósito
• Clasificar los usuarios en niveles de básico,
  medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de
  la capacitación