Director de Regulaci

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PROCESAMIENTO DE ORDENES

• Felipe Rincon Ospina

• Director de Regulación

• frincon_at_amvcolombia.org.co

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Procesamiento de órdenes
Concepto de Orden

• Instrucción para celebrar una operación sobre un
  valor.

Que no es una orden?

• Decisiones de cuenta Propia
• Decisiones para Carteras Colectivas
• Decisiones para APTS
• Gestión de distribución

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Procesamiento de órdenes
Ejecución 1 (a la mayor brevedad)
Ejecución 2
Orden de venta
Orden de venta 1.200 Ejecución 1
1.195 Pérdida 5 pesos por acción
Orden de venta 1.200 Ejecución 2
1.155 Pérdida 45 pesos por acción
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Procesamiento de órdenes

• Deber de Mejor Ejecución
• Organización , control y facilidad probatoria
• Atiende las diferentes características y
  necesidades de los clientes. Diferentes tipos de
  valor agregado en el servicio
• Supervisión
• Responsabilidad Civil

Importancia del Procesamiento de Órdenes
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Procesamiento de órdenes
Mejor Ejecución
Los intermediarios deberán adoptar políticas y
procedimientos para la ejecución de sus
operaciones. En esta ejecución se deberá
propender por el mejor resultado posible para el
cliente de conformidad con sus instrucciones.   La
s políticas deberán corresponder al tipo de
cliente, el volumen de las órdenes y demás
elementos que el intermediario considere
pertinentes.   Siempre que se trate de ejecución
de operaciones por cuenta de terceros se deberá
anteponer el interés del cliente sobre el interés
del intermediario.   El intermediario de valores
deberá contar con los mecanismos idóneos que le
permitan acreditar que las órdenes y operaciones
encomendadas fueron ejecutadas de conformidad con
la política de ejecución de la entidad y en
cumplimiento del deber de mejor ejecución, cuando
el cliente, la Superintendencia Financiera de
Colombia, los organismos de autorregulación en
desarrollo de sus funciones y las autoridades
competentes, se lo soliciten.
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Procesamiento de órdenes

• La entidad debe contar con las herramientas
  necesarias para proveer una mejor ejecución
• El operador provee una mejor ejecución a partir
  de las herramientas que le brinda la entidad.

Consideraciones para una MEJOR EJECUCIÓN
Asesoría Vs Mejor Ejecución
Orden del cliente
Deber de Asesoría
Deber de Mejor Ejecución
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Procesamiento de órdenes
Trazabilidad

• Posibilidad de verificar y auditar las
  condiciones en las cuales se surten cada una de
  las etapas para el procesamiento de las órdenes.

Principios
Equidad
Tratar equitativamente las órdenes impartidas por
los clientes.  
Revelación del sistema
Deber de informar a los clientes acerca de las
características generales del sistema de
procesamiento y registro de órdenes 
Integridad y seguridad
Propender por la integridad, veracidad y
seguridad de la documentación institucional en
materia de órdenes.
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Procesamiento de órdenes
Tipos de Órdenes
Orden a mercado
Orden Límite
Orden condicionada

• Aquella orden impartida por un cliente que tiene
  que ser ejecutada lo más rápidamente posible al
  mejor precio que se obtenga en el mercado.

Aquella orden impartida por un cliente en la cual
se especifica el precio mínimo o máximo, según se
trate de una orden de venta o de compra, al cual
puede ser ejecutada su orden, pudiendo ésta ser
ejecutada a un precio mejor.
Aquella orden impartida por un cliente en la cual
se indica que aquella debe ser ejecutada una vez
el mercado haya alcanzado el precio indicado en
la orden
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Procesamiento de órdenes
Deberes Generales
Obligatoriedad del manual
Control Interno
Publicidad
Adoptar políticas de control interno para
auditar el cumplimiento de las disposiciones que
se establezcan en los manuales del (los) LEO.
Dar a conocer a los clientes las características
generales de los manuales del (los) LEO y sus
respectivas modificaciones.

• Contar con manuales sobre los LEO y sus sistemas
  de procesamiento de órdenes.

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Procesamiento de órdenes
Reglas para el Procesamiento de Órdenes
Recibir las órdenes, sus modificaciones o las
cancelaciones de órdenes a través de un medio
verificable.
Establecer los criterios objetivos para
determinar qué características deben cumplir los
clientes para hacer uso de cada uno de los
canales. Cada miembro deberá contar con un único
LEO por canal de recepción que incorpore.
Ninguna orden podrá transmitirse sin haber sido
registrada previamente en el LEO correspondiente.
Medio verificable
Todas las órdenes de un mismo LEO deben ser
registradas y transmitidas en el orden en que se
reciben.
Definición de Canales y LEO por canal
 Los miembros deberán establecer políticas sobre
el número de digitadores y/u operadores con el
que debe contar cada canal para la transmisión
oportuna de las órdenes.
Registro en el LEO previo a la ejecución
Prelación de órdenes por Canal
Mayor brevedad posible
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Procesamiento de órdenes
Reglas para el Procesamiento de Órdenes

• Etapas para el
• tratamiento de órdenes
• Recepción de órdenes
• Registro de órdenes en el (los) LEO
• Transmisión de las órdenes
•  Ejecución de órdenes
• Procesos operativos posteriores a la ejecución
• Informe sobre el procesamiento de la orden

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Procesamiento de órdenes
Operador con acceso directo
Canales
Operador sin acceso directo

• Uso de medio verificable.
• Protección de la prelación y tratamiento
  equitativo, con la realidad del mercado.
• Se deben establecer criterios para determinar qué
  características deben cumplir los clientes para
  hacer uso de cada canal.

Asesor comercial
Redes de Oficinas
Sistema electrónico de ruteo de órdenes
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Procesamiento de órdenes
Canales
Operador con acceso directo
Operador
Sistemas de Negociación
Libro Electrónico De Ordenes
Operador sin acceso directo
Digitador
Operador
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Procesamiento de órdenes
Canales
Asesor Comercial
Digitador
Asesor Comercial
Sistemas de Negociación
Libro Electrónico De Ordenes
C.A.
Redes de Oficinas
Digitador
Funcionario R.O
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Procesamiento de órdenes
Canales
Sistemas de Negociación
Libro Electrónico De Ordenes
Ruteo de órdenes
Operador
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Procesamiento de órdenes

• Ordenantes Regla de máximo 5 ordenados
• Personas autorizadas para recibir órdenes
  listado actualizado con los nombres de las PNV.
• Momento de recepción de las órdenes Establecer
  de manera clara cuándo se entienden recibidas las
  órdenes.
• Órdenes verbales Deben ser ratificadas por un
  medio verificable.
• Órdenes escritas en formato físico adoptar
  formatos .

Recepción de Órdenes
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Procesamiento de órdenes

• Órdenes escritas en medio digital mecanismos que
  permita identificar con certeza al cliente u
  ordenante.
• Órdenes incompletas procedimiento para completar
  la orden en un tiempo razonable.
• VWAP Contar con políticas y procedimientos sobre
  las órdenes determinables por el mercado.
• Recepción de órdenes fuera del horario de
  negociación o fuera de las oficinas enviarlas a
  la mayor brevedad posible para su registro en el
  (los) LEO a través de un medio verificable

Recepción de Órdenes
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Procesamiento de órdenes
Registro de Órdenes en (los) LEO

• Personas facultadas para registrar órdenes en el
  (los) LEO las personas que cuenten con la
  certificación adecuada.
• Contenido del registro de la orden en el LEO
  además de la información contenida en la orden,
  la identificación de quien recibió la orden y la
  identificación de quien la registró en el LEO.
• Integridad de la información del LEO No tiene
  que ser escrito, pero si debe asegurarse su
  integridad.
• Interrupciones del LEO plan de contingencia.
• Corrección de órdenes por parte del miembro
  siempre que quede registro del cambio.
• Cancelación o modificación de órdenes por parte
  del cliente establecer políticas y
  procedimientos que permitan a sus clientes
  cancelar o modificar las órdenes antes de su
  ejecución, dejando prueba de la petición en medio
  verificable.
• Auditoría AMV podrá requerir al miembro para que
  adelante una auditoría interna

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Procesamiento de órdenes

• Envío de órdenes en grupos centro de
  transmisión, centro de acopio u operador
• Estándares para la recepción de órdenes a través
  de redes de
• oficinas de un terceros el contrato
  correspondiente deberá incluir, unas condiciones
  mínimas para la recepción de ordenes.
• Centro de acopio las ordenes deberán ser
  enviadas para registro en el LEO de acuerdo con
  su hora de recepción a la mayor brevedad posible.
• Centro de transmisión las ordenes deberán ser
  registradas en el LEO correspondiente y
  transmitidas al sistema de negociación respetando
  la prelación de acuerdo con su hora de recepción.
• Sistema electrónico de ruteo de órdenes
  Garantizar que su utilización se ajuste a los
  principios. Las órdenes recibidas mediante el
  sistema electrónico de ruteo de órdenes deben
  registrarse en el LEO antes de ser transmitidas a
  los sistemas de negociación.
• Tarifas Dar a conocer a los clientes los costos
  asociados con el uso de cada canal.

Transmisión de Órdenes
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Procesamiento de órdenes

• Excepciones para la transmisión de órdenes a la
  mayor brevedad posible
• Órdenes con condiciones determinables por el
  mercado (VWAP)
• Órdenes de Grandes Montos
• Consolidación de órdenes
• Cuando se trate de emisiones primarias de
  valores, procesos de democratización, OPAs,
  martillos o cuando las normas vigentes requieran
  del lapso de un término para proceder con la
  transmisión.
• Cuando se trate del evento contemplado en el
  artículo 51.42. (Confirmación de la orden por
  parte del cliente)
• Órdenes de grandes montos se podrán fraccionar o
  ingresar parcialmente al sistema de negociación.
• Consolidación de órdenes y fraccionamiento de
  operaciones siempre que cada cliente lo autorice
  y el miembro contemple dicha posibilidad dentro
  de sus políticas y procedimientos.
• Confirmación de la orden por parte del cliente
  abstenerse de transmitir la orden a la mayor
  brevedad posible cuando razonablemente determine
  que el inversionista puede verse materialmente
  afectado
• Transmisión de órdenes de manera errónea por
  parte del miembro el miembro asumirá las
  consecuencias.

Normas comunes a la transmisión de las órdenes
al sistema de negociación o a una contraparte
en el mercado mostrador
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
Cada miembro deberá contar con un único LEO por
canal de recepción que incorpore la información
por cada oficina que cuente con una mesa de
negociación, sin perjuicio de la posibilidad de
contar con un LEO nacional o regional por canal
de recepción.
Cuantos LEOs debe tender mi entidad?
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Procesamiento de órdenes
Cuantos LEOs?
Si la entidad tiene en cada sucursal canales
independientes.
CIUDAD CANALES
Bogotá Operador con Acceso Directo Operador sin Acceso Directo Asesor Comercial
Medellín Operador con Acceso Directo Operador sin Acceso Directo
Barranquilla Operador con Acceso Directo Operador sin Acceso Directo
La entidad debe tener 7 LEOs
Si la entidad tiene canales nacionales.
CIUDAD CANALES
Bogotá Operador con Acceso Directo Operador sin Acceso Directo Asesor Comercial
Medellín Operador con Acceso Directo Operador sin Acceso Directo Asesor Comercial
Barranquilla Operador con Acceso Directo Operador sin Acceso Directo Asesor Comercial
La entidad debe tener 3 LEOs
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
NO. En ningún caso se pude permitir está
situación. Aquí se confunden dos canales y se
vulneran los principios de prelación y
trazabilidad. Esta situación puede provocar
situaciones irregulares pues el operador con
acceso directo debe atender los clientes de su
propio canal y los clientes pertenecientes a otro
canal.
Puede un operador con acceso directo dar curso a
una orden recibida por un operador sin acceso
directo o un asesor comercial?
Operador CON acceso directo
Operador
Operador SIN acceso directo o Asesor Comercial
?
?
LEO
Digitador
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
SI. puede proceder la ratificación, pero sólo
tendrá efectos para verificar que el operador no
excedió sus facultados. Sin embargo, la
infracción por no utilizar los medios
verificables no es saneable por esta vía.
Puedo llamar a un cliente para que ratifique una
operación que ya he realizado?
Puedo establecer en las políticas de la entidad
que los operadores con acceso directo siempre
deben registrar las ordenes en el LEO antes de
ejecutarlas ?
SI. Incluso esta política es considerada como una
buena práctica de mercado.
25
Procesamiento de órdenes
Cuestiones
En este caso, la tanto la entidad extranjera como
la entidad local están actuando dentro del ámbito
de su objeto social y, adicionalmente, son
entidades vigiladas. Por este motivo, se
considera que la persona que importe la orden
está autorizada para tal efecto, a nombre del
respectivo fondo. Esta situación es aceptada por
las autoridades y es considerada positiva para
facilitar la inversión extranjera, por lo que no
está prohibida.
Cómo se debe manejar el tema de los fondos
extranjeros administrados por custodios y
administradores locales? Para efectos prácticos
los representantes de éstos aparecen como
ordenantes
La regla de los 5 ordenados no entra en conflicto
con lo establecido por el Decreto 4939. La
regla es la misma una persona puede actuar como
ordenante de 5 personas que no sean partes
relacionadas. (5 amigos) Las partes
relacionadas no se cuentan para efectos de la
prohibición. Sin embargo, NINGUN ordenante
(parte relacionada o amigo) podrá realizar esta
actividad de manera profesional.
Teniendo en cuenta el Decreto 4939. De cuántos
clientes puede actuar una persona como ordenante?
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
NO. En ningún caso se puede incluir una clausula
de esta naturaleza. En el caso del E-trading,
se entiende que el intermediario le suministra la
información necesaria al cliente para la toma de
decisiones, pero éste siempre podrá contactar al
intermediario para solicitar las recomendaciones
que considere necesarias para realizar una
determinada operación. Adicionalmente, el
intermediario puede dar recomendaciones
individualizadas por medios electrónicos.
Puede un administrador de un sistema de ruteo de
ordenes incluir una cláusula, de acuerdo con la
cual, se entienda que el cliente renuncia a la
asesoría?
El intermediario debe contar con sistemas que le
permitan administrar y controlar las ordenes
condicionadas. Este sistema debe permitir que las
ordenes se disparen de forma automática cuando se
cumpla la condición.
Qué herramientas debo tener para ejecutar de
forma adecuada las ordenes condicionadas?
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
NO. No existe una norma que establezca esta
obligación. Adicionalmente, la naturaleza de del
libro es electrónica, por lo que no se hace
necesaria la impresión de la información siempre
que esta pueda ser consultada.
Debo imprimir la información del LEO?
Las ordenes VWAP no se pueden ejecutar en un
momento determinado, sino que se van ejecutar a
través del día, la regulación permite que éstas
se gestiones de forma manual. Estas órdenes
deben estar siempre marcadas como VWAP pues
ellas son una excepción al principio de ejecución
a la mayor brevedad posible. Adicionalmente,
siempre deberán ejecutarse bajo el principio de
mejor ejecución.
Cómo puedo gestionar las Ordenes VWAP?
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
Puede un operador sin acceso directo ejecutar
ordenes VWAP?
En estricto sentido, los operadores llamados a
darle curso a estas órdenes son los operadores
con acceso directo, debido a que su naturaleza es
estar frente a la pantalla ejecutando ordenes al
minuto. En el caso de la orden VWAP existe un
deber de mejor ejecución por parte del operador
para cumplir los parámetros de la orden.
NO. Siempre que el operador vaya a ejecutar una
operación a nombre del cliente debe contar con la
aprobación expresa del cliente sobre todos los
elementos de la orden. No es posible tener
ordenes tipo en donde algunas condiciones de la
operación están determinadas por la SCB (como
emisor, instrumento, nivel de riesgo
etc) Actualmente, este tema está en estudio para
analizar la posibilidad de reformar la
reglamentación pertinente.
Puedo gestionar ordenes bajo una política de
discrecionalidad limitada?
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Procesamiento de órdenes
Cuestiones
Esta situación no genera ninguna problemática,
siempre que el digitador u operador ejecute la
orden a la mayor brevedad posible
Qué sucede si un operador o un digitador es más
rápido que otro en la ejecución de la orden?
Registra primero
Operadores CON acceso directo o digitador
Registra segundo
Ejecuta primero
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Procesamiento de órdenes
Grandes Montos

• La orden puede ingresarse de a pocos montos pero
  teniendo en cuenta
• Que se trata de una operación con título
  ilíquidos o que por su naturaleza,
• su negociación es más conveniente para el
  cliente por el mercado mostrador.
• Que por una gestión comercial puede obtener un
  mejor precio sin
• perjuicio de las disposiciones sobre operaciones
  preacordadas.
• Normas de conducta específicas.
• Tener criterios objetivos para determinar qué
  orden es de gran monto.
• Si el operador considera que una orden puede
  afectar materialmente el comportamiento del
  mercado y no cumple con los criterios objetivos
  podrá categorizarla como de gran monto con
  autorización del superior jerárquico.

Mejores Prácticas
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Procesamiento de órdenes
Recepción de órdenes

• El miembro cuenta
• - Por lo menos con un digitador u operador por
  cada canal,
• - Impide que el digitador u operador cambie de
  canal si tiene órdenes pendientes.
• Se hace una clara descripción acerca del momento
  en que se entiende como recibida la orden de
  acuerdo con cada canal y medio verificable.
• Los operadores con acceso directo deben ingresar
  la orden al LEO máximo 2 minutos después de su
  ejecución.
• Cuentan con un centro de transmisión en el cual
  se procesan las órdenes de los operadores sin
  acceso directo y las de asesores comerciales.
• Cuentan con un guion o libreto.

Mejores Prácticas
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Procesamiento de órdenes
Recepción de órdenes

• El sistema automáticamente agrupa las órdenes
  recibidas fuera de horarios de negociación o
  fuera de las oficinas.
• Desarrollo claro de cada medio verificable
  autorizado.
• Clara diferenciación de las características de
  los clientes o el tipo de órdenes que se pueden
  impartir por canal. (por ej, el canal de acceso
  directo es sólo para inversionistas
  institucionales)
• Se establece que en todos los casos los
  operadores con acceso directo deben ingresar las
  ordenes al LEO antes de su ejecución.
• Sólo algunos de los operadores con acceso directo
  pueden transmitir antes de ir al LEO, los demás
  no gozan de la excepción.
• Sala de inversionistas con teléfonos grabados
  para que los clientes impartan sus órdenes.

Mejores Prácticas
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Procesamiento de órdenes
En relación con los clientes

• La entidad explica a sus clientes cómo consultar
  el RNPMV para verificar los funcionarios
  debidamente autorizados.
• El proceso de cada canal está ampliamente
  descrito y diagramado para un fácil
  entendimiento.
• El cliente debe registrar la cuenta autorizada
  para impartir órdenes por correo o chat.
• Siempre recibir órdenes límite cuando se tomen en
  oficinas de redes de primer piso, y contar con
  una política sobre qué tipo de información de
  mercado se le va a suministrar a los clientes en
  tales oficinas.
• Informar al cliente sobre los riesgos implícitos
  en las distintas clases de ordenes.

Mejores Prácticas
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Procesamiento de órdenes
Publicación

• El manual del LEO le envían a todos los clientes.
• En los extractos dirigidos a los clientes se
  informa y se invita a los clientes a consultar el
  manual cuando ha sufrido alguna modificación.
• Tienen en la página Web una presentación sobre
  el manual.
• En la página Web tienen publicado el listado de
  funcionarios autorizados para recibir órdenes.
• Tienen en la página Web publicado el manual y
  una guía del mismo.
• El manual está disponible en las oficinas.

Mejores Prácticas
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Procesamiento de órdenes
Control

• Mensualmente se reúnen el gerente, los
  operadores, el director de riesgos de mercado y
  otros directivos para revisar los resultados de
  las auditorías.
• En adición a las auditorías semanales a aspectos
  puntuales, semestralmente auditan el sistema.
• Revisan si un ordenante tiene tal condición con
  más de un cliente.
• El sistema controla automáticamente que la orden
  corresponda al perfil de riesgo del cliente.
• La entidad ha establecido políticas y
  procedimientos para determinar en qué casos un
  funcionario de la entidad puede desempeñarse como
  ordenante de un cliente.
• El sistema no permite que se autorice como
  ordenante, a un operador o a un directivo.
• Contemplan planes de contingencia en caso de
  falla del LEO, los cuales se prueban anualmente.
  Incluyen los riesgos potenciales que pueden tener
  las mencionadas contingencias
• Cuentan con políticas y procedimientos que
  permiten establecer qué canal estaba atendiendo
  un funcionario determinado, en un día especifico.

Mejores Prácticas
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Procesamiento de órdenes
Control

• Cuentan con políticas y procedimientos claros
  para determinar en qué casos procede la orden de
  un cliente cuando no tiene los recursos o los
  valores.
• Un directivo es el único que puede autorizar
  operaciones en las cuales el cliente no cuenta
  con los recursos o los valores.
• El sistema verifica la disponibilidad de valores
  y recursos y le alerta al operador cuando el
  cliente no tiene la disponibilidad.

Mejores Prácticas
Deber de información
Confirmación de valores o recursos del cliente
Contenido Mínimo de las Órdenes
37
(No Transcript)