CAP.6

1
CAP.6

• ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2
Conceptos Básicos
Qué es la Administración de Proyectos?
La aplicación racional de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un proyecto, a través
de una serie de actividades interrelacionadas.
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Administración de Proyectos

• Son las actividades que permiten asegurar que el
  proyecto se lleve a cabo a tiempo y de acuerdo a
  la planificación.
• Eficiencia y Eficacia.
• La Administración de Proyectos se basa en las
  principales funciones de la Administración
• Planeación, Organización, Dirección y Control.

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Administración de Proyectos

• Planeación Se decide anticipadamente, qué,
  quién, como, cuando y por que se hará el
  proyecto.
• Las tareas mas importantes son Pronosticar
  situaciones futuras, Determinar los recursos que
  se necesitarán, Revisar y ajustar el plan de
  acuerdo con los resultados de control, Coordinar
  durante todo el proceso de Planeación.

5
Administración de Proyectos

• Organización Se identifica, define y divide el
  trabajo a realizar, se agrupan y definen los
  puestos, se proporciona los recursos necesarios y
  se asigna el grado de autoridad y responsabilidad.

6
Administración de Proyectos

• Dirección Conduce el comportamiento de los entes
  involucrados hacia las metas establecidas. Se
  comunican y explican los objetivos de todos los
  participantes, se asignan estándares. Motivación,
  Liderazgo y Comunicación.

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Administración de Proyectos

• Control Medir el rendimiento obtenido en
  relación a las metas fijadas. En caso de haber
  desviaciones se determinan las causas y se
  corrige lo que sea necesario.

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Conceptos Básicos
Componentes de la Administración de proyectos

• Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
• Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
• Herramientas
• Técnicas

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Conceptos Básicos
Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS
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Conceptos Básicos
Ciclo de vida del Proyecto
3. Ejecución
Etapas del proyecto
2. Planeación
NIVEL DE ACTIVIDAD
5. Cierre
1. Inicio
4. Control
INICIO
TIEMPO
TERMINO
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Conceptos Básicos
Operación completa Entrega
Instalación completa
100 , HH
Grado de influencia en resultados
Avance
Decisión de arranque
Decisiones trascendentes
Fase 4 Pruebas y Arranque
Fase 1 Inicio
Fase 2 Planeación Diseño
Fase 3 Ejecución
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Administración de Proyectos
Etapas de la Administración de Proyectos
origen
equipo del Proyecto
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
perfil
plan
avance
entrega
aceptación
PRODUCTO
alcance
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Administración de Proyectos
Áreas de conocimiento
Integración
Definición de proyecto y las áreas involucradas
desde el plan de administración, la ejecución, al
cierre.
Alcance
Administración, definición de productos y
actividades y su seguimiento.
Costos
Presupuesto y su control.
Recursos
Planeación de recursos, desarrollo y
administración de equipos del proyecto.
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Administración de Proyectos
Tiempo
Definición de actividades interrelacionadas y
cronogramas,
Calidad
Planeación, aseguramiento y control de la
calidad.
Comunicaciones
Definición de la distribución de información del
proyecto.
Riesgos
Planes y administración.
Suministros
Planeación de adquisiciones, contrataciones,
manejo de proveedores
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Administración de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)

• MATRICIAL
• Reporta al Líder del proyecto y al Mando
  funcional
• Líder de proyecto de tiempo completo
• Autoridad y toma de decisiones compartida

• POR PROYECTOS
• El personal reporta directamente al Mando
  Superior
• Control total sobre el presupuesto, recursos
  materiales
• El Mando Superior tiene responsabilidad
  administrativa sobre el personal
• Puede disponerse de un pool de recursos

• FUNCIONAL
• Varios responsables
• Superior identificado
• Actúan por especialidad
• Enfoque fragmentado

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Administración de Proyectos
Organización para el Proyecto
Competencias técnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Niveles operativos
Mandos medios
Niveles superiores
Habilidades de los equipos de trabajo
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Etapas de la AP
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
INICIO
CIERRE
CONTROL
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Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Mecanismos de selección de proyecto
• Definición del proyecto

• Perfil del proyecto
• Alcance del proyecto

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Etapas de la AP
Origen del Proyecto
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Etapas de la AP
Perfil del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los
  involucrados
• Proporciona información general

Qué? Quién? Cómo?
Por qué? Para qué? Cuándo?
21
Etapas de la AP
22
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Estructura de Descomposición del Trabajo
• Tabla de precedencias
• Ruta critica
• Matriz de roles

• Plan del proyecto

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Etapas de la AP
Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
  Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones
• Secuencia de actividades
• Diagramas de red, lista de actividades

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Organización de actividades

• Las actividades en un proyecto deben ser
  organizadas para producir resultados tangibles
  para que la administración pueda juzgar el
  progreso.
• Los Milestones son los puntos finales de alguna
  actividad.
• Los deliverables son los resultados del
  proyecto que serán entregados a los clientes.
• El proceso de cascada permite una definición
  precisa de los milestones.

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Milestones y Deliverables
Actividades
Estudio de Factibilidad
Desarrollo del Prototipo
Especificación de Requerimientos
Análisis de Requerimientos
Estudio del Diseño
Especificación de Requerimientos
Diseño de la Arquitectura
Reporte de Factibilidad
Reporte de Evaluación
Definición de Requerimientos
MILESTONES
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Planificación del Proyecto

• Distribuye el proyecto en tareas y estima el
  tiempo y los recursos requeridos para completar
  cada tarea.
• Organiza las tareas de forma concurrente para
  hacer mejor uso de la fuerza laboral.
• Minimiza dependencias entre tareas para evitar
  retrasos debidos a que una tarea espere a la
  terminación de otra.
• Depende de la intuición y experiencia de los
  administradores.

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Etapas de la AP
Procesos de planeación

• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de
• Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

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Etapas de la AP
Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto define
  referencias para evaluar el avance y cumplimiento
  del programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
  tales como
• Definición del alcance
• Organización del Proyecto
• Mecanismos y programas de comunicación
• Programa de Proyecto
• Estimados de costos
• Procesos de administración de riesgos
• Procedimientos de control de cambios

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Etapas de la AP
Estructura de Descomposición del Trabajo
En partecitas ! Suficientemente pequeñas que
quepan en el plato y lo suficientemente grandes
que no indigesten.
Cómo se come un elefante?
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Etapas de la AP

• Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance
• Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles
  con desglose suficiente para seguimiento
• Considera las fases del proyecto
• Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas

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Etapas de la AP

• Elaboración
• Identificar los productos entregables y el
  trabajo relacionado
• Estructurar y organizar la EDT
• Descomponer los niveles superiores de la EDT en
  componentes detallados de nivel inferior
• Desarrollar y asignar códigos de identificación a
  los componentes de la EDT
• Verificar que el grado de descomposición del
  trabajo es necesario y suficiente

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Etapas de la AP

• Organización de unidades medibles de trabajo
  requeridos para desarrollar productos

PRODUCTO
Componentes mas importantes
1
2
3
Productos de trabajo terminados
1.2
1.3
1.1
Tareas que entregan un producto
1.1.1
1.2.1
1.1.2
1.2.2
33
Etapas de la AP
Gráfica de Gantt

1. Permite registrar avances de acuerdo con lo
   planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto
   considerando tiempo y responsables.

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Etapas de la AP
Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto
  identificadas en la EDT, en el orden en que se
  ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos
• Clave de la actividad
• Actividad
• Duración
• Actividades precedentes
• Responsable

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Etapas de la AP
36
Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A
Actividad B
Final a Inicio
Actividad A
Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A
Actividad B
Final a Final
Actividad A
Actividad B
Inicio a Final
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Etapas de la AP
1
2
3
4
5
7
6
Diagrama de Gantt
Red / Ruta crítica
Hitos (milestones)
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Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración
  por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del
  proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño

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Etapas de la AP
Holgura

• Es el período de tiempo que una tarea puede
  retrasarse sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero
  holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan,
  ocasionan retrasos al proyecto

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Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las
siguientes fórmulas
Es Ef
Inicio mas tardío Inicio mas temprano (Ls -
Es) o bien, Final mas tardío Final mas temprano
(Lf - Ef)
Actividad
Ls Lf

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
  diagrama de la red , desde el inicio del proyecto
  para cada tarea las cifras mas tardías se
  encuentran a partir del fin del proyecto hacia el
  inicio.

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Etapas de la AP
0 - 0
0 - 7
7 - 13
INICIO
A
D
14 - 21
0
7
F
6
8 - 14
7
E
21 - 24
24 - 24
0 - 8
I
FIN
B
6
8 - 16
3
0
8
H
8
0 - 6
6 - 10
C
G
4
6
42
Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Se emplea para estimar tiempos y costos.
• Es de utilidad para
• Análisis de alternativas
• Empleo eficiente de recursos
• Optimización de calendarios
• Facilita el control del proyecto y las revisiones
  de costos

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Etapas de la AP

• Se calcula con base en tres estimaciones de la
  duración esperada para la actividad Optimista
  (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

44
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance

• Resultados del trabajo
• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
• Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto

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Etapas de la AP
Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto
• Productos de avance
• Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad
• Cambios
• Acciones correctivas
• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores

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Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del
proyecto en tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados

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Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales
que se van logrando a lo largo del proyecto.

• Las metas intermedias
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero

48
Etapas de la AP

• Características
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
• Se deben establecer claramente

49
Etapas de la AP
Ventajas

• Más fácil de interpretar
• Se puede utilizar para reportes del proyecto,
  como programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que
  proporciona flexibilidad en la ejecución y crea
  un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
  información valiosa para el proyecto (Tiempos,
  Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

50
Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Planeado
Recursos
Valor ganado
Real
Tiempo
51
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos

• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
• Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base

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1. Etapas de la AP

Procesos de control

• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
• Control del cronograma

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Etapas de la AP
Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados

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Etapas de la AP
Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
• Recopilar, medir y difundir la información sobre
  el avance, riesgos y resultados preliminares del
  Proyecto

• Con el objeto de
• Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
• Dar seguimiento y supervisión de riesgos
• Documentar la situación actual del Proyecto

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Etapas de la AP
Análisis y contención de riesgos

• Recomendaciones prácticas
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto
  antes de actividades o eventos críticos

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Etapas de la AP
Análisis de valor ganado

• Permite evaluar el desempeño del proyecto,
  considerando medidas de tiempo y costo.
• Valor planeado
• Valor ganado

57
Etapas de la AP
Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas

58
Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Auditorias de procura
• Informes y reportes de ejecución

Reporte final
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Etapas de la AP
Cierre del Proyecto

• Cierre administrativo
• Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
• Archivos
• Plan de transición

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Etapas de la AP
Cierre del Proyecto

• Cierre del contrato
• Archivos de contrato
• Manuales, planos
• Bitácoras
• Comunicados
• Lecciones aprendidas
• Producto, servicio o resultado final