Presentaci

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(No Transcript)
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GERENCIA CALDASPlanes de Mejoramiento
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OBJETIVO GENERAL
Que los Sujetos de Control conozcan y apliquen la
metodología de los Planes de Mejoramiento,
originados en auditoría de la CGR.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Estandarizar los criterios utilizados en la
   aplicación de la metodología
2. Mejorar el proceso de análisis del Plan de
   Mejoramiento, tanto para su suscripción, como
   para su seguimiento.
3. Lograr que la metodología de los Planes de
   Mejoramiento se aplique correctamente.

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AGENDA

• Características de los P.M.
• Elementos normativos.
• Seguimiento a los P.M.
• Deficiencias comunes

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CARACTERÍSTICAS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
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CARACTERISTICAS P.M.
QUE ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO?

• Es el conjunto de acciones correctivas o
  preventivas que debe adelantar un Sujeto de
  Control fiscal en un período determinado, para
  subsanar y corregir las CAUSAS que dieron origen
  a los hallazgos administrativos identificados por
  la C.G.R., con el fin de adecuar la gestión
  fiscal a los principios de Economía, Eficiencia,
  Eficacia, Equidad y Mitigación del impacto
  ambiental.
• Acciones de mejoramiento derivadas de
• Autoevaluación
• Evaluación independiente y
• Hallazgos del control fiscal

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CARACTERISTICAS P.M.
QUE OBJETIVO SE PRETENDE CON LOS P.M.?

• Contribuir con el mejoramiento de los procesos de
  las Entidades Sujetos de Control.

• Establecer el buen uso de los recursos públicos.

• Ser una herramienta de apoyo al proceso Auditor.

Aportar al buen uso de los recursos públicos,
mediante la contribución al mejoramiento de los
procesos internos de las Entidades Sujetos de
Control.
Desarrollar una CULTURA ORGANIZACIONAL ,
orientada al mejoramiento continuo, efectuando
acciones correctivas y preventivas, para
garantizar Eficacia y Eficiencia
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CARACTERISTICAS P.M.
Se entiende por Acción de Mejoramiento como la
Acción, decisión, conjunto de medidas, Gestión,
correctiva y/o preventiva que busca subsanar la
causa(s) que dio origen al hallazgo, de tal
manera que se resuelva la deficiencia planteada
en cada uno de los hallazgos, en forma
definitiva. (QUE VOY A HACER).   Medida que se
propone adoptar para corregir la causa o las
causas que originaron las deficiencias detectadas
en los controles realizados, con el fin de
solucionar de fondo las observaciones y adoptar
las recomendaciones. Las medidas pueden ser
preventivas o correctivas.
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CARACTERISTICAS P.M.
No se puede establecer el deber ser, toda vez que
este no se viene ejecutando y se requiere adoptar
medidas para corregir tal deficiencia y de esa
manera poder desarrollar el deber ser incumplido.
  Cuando se proponen actividades
permanentes es porque se ha caído en el error de
plantear como mejora, el desarrollo de un
proceso.   En la R. 5872 se establece que la
acción de mejoramiento que sea adoptada para
subsanar la causa de los hallazgos, debe hacerse
extensiva como una acción preventiva en todas las
áreas de la organización, tanto al nivel central
como desconcentrado.
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CARACTERISTICAS P.M.
Cada hallazgo se puede corregir con una o varias
acciones de mejoramiento, correctivas y/o
preventivas, y cada una de ellas se debe
desarrollar a través de por lo menos una meta.
Es posible que una misma acción de mejoramiento
resuelva de manera definitiva varios
hallazgos. Las Acciones no pueden depender o
estar condicionadas a la disponibilidad
presupuestal.
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CARACTERISTICAS P.M.
Objetivo de las acciones de mejoramiento, es el
resultado cualitativo esperado de éstas. (PARA
QUE) Descripción de las Metas, son los
resultados Intermedios para alcanzar o
desarrollar la acción y que se pueda cuantificar.
Es decir, son las fases, etapas, procesos,
actividades o tareas, mediante las cuales, se
piensa llevar a cabo, ejecutar o desarrollar, la
acción planteada. (COMO LO VOY A HACER) Cuando
una acción se desarrolle a través de varias
metas, se debe considerar que cada meta debe
tener en forma independiente, su propia
denominación de unidad de medida, unidad de
medida y plazos.
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CARACTERISTICAS P.M.
La Denominación de la unidad de medida Expresa
la métrica de los pasos o metas que contiene cada
acción, (Nombre o definición que se utiliza para
medir el grado de avance de la meta) con el fin
de poder medir el grado de avance ejemplo,
informes, funcionarios evaluados, funcionarios
capacitados, contratos revisados. Unidad de
Medida de la meta es el volumen o tamaño de la
meta propuesta establecido en valores absolutos o
porcentajes. En ningún caso el cumplimiento de la
meta podrá superar el 100.
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CARACTERISTICAS P.M.
Plazo es el número de semanas comprendidas entre
la fecha de iniciación y de terminación que se
requieren para alcanzar la meta. Los plazos
establecidos para adelantar cada una de las
metas, debe ser razonable en relación con la meta
propuesta, así como, con la dimensión de la meta
que se pretende alcanzar. El plazo máximo para
cada meta es de 52 semanas, equivalente a un año
calendario. La sumatoria de los plazos de cada
una de las metas, que conforma una acción de
mejoramiento, me establece el plazo total para
desarrollar o ejecutar la acción de manera
integral, pero este plazo total no tiene limite.
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ELEMENTOS NORMATIVOS
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
QUIENES PRESENTAN P.M.?
Las entidades del orden nacional y particulares
que administren o manejen recursos públicos de la
Nación, sujetos a vigilancia de la Contraloría
General de la República, que han sido objeto de
un proceso auditor. Los organismos del orden
territorial, en ejercicio del control concurrente
y prevalente sobre los recursos del Sistema
General de Participaciones y Regalías.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
QUIENES PRESENTAN P.M.?
Los P.M. de una entidad que haya sido absorbida
o fusionada por otra, deberán ser asumidos por la
nueva entidad, siempre y cuando aplique al
negocio y estructura de dicha entidad. En el
evento de que la Entidad entre en liquidación el
P.M. debe revisarse y ajustarse a las nuevas
condiciones jurídicas.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
QUIENES PRESENTAN P.M.?
Respecto a los recursos de organismos
internacionales y de la banca multilateral como
PNUD, FIDA, BID y BIRF, entre otros, se debe
formular un P.M., para el proyecto, el cual
deberá ser presentado por la ENTIDAD que tenga
MAYOR PARTICIPACIÓN en el proyecto. Existirá un
plan de mejoramiento único que se actualiza con
cada proceso auditor.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
RESPONSABILIDAD DE PRESENTACIÓN DEL P.M.?

• La responsabilidad de suscribir y presentar el
  P.M. es del Representante Legal. Se suprime la
  responsabilidad DIRECTA de la Oficina de Control
  Interno en la formulación y seguimiento del Plan
  de Mejoramiento.
• El informe de auditoría que presenta la CGR
  (artículo 5) deberá contener el formato No.1, con
  lo siguiente
• Nombre de la entidad
• Nombre del representante legal
• NIT
• Períodos fiscales que cubre
• Modalidad de Auditoría
• Relación de los Hallazgos

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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
TERMINO PARA LA PRESENTACIÓN
La Entidad tiene un plazo máximo de 15 días
hábiles, para la elaboración y presentación del
P.M., contados a partir de la recepción del
informe final de Auditoría. Se podrá solicitar
prórroga motivada para la presentación del P.M. o
del informe semestral, por una sola vez, ante el
C.D. o G.D. con anterioridad no inferior a 5 días
hábiles. El C.D. o G.D., podrá otorgar la
prórroga por un término máximo de 10 días
hábiles y tendrá un plazo de 5 días hábiles.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
PRONUNCIAMIENTO
La C.D. O G.D., emitirá su pronunciamiento de
coherencia e integridad sobre los P.M., dentro de
los 25 días hábiles siguientes a su recibo, el
cual se debe dar a conocer al representante
legal. Este pronunciamiento puede ser con o sin
observaciones. COHERENCIA es la relación de
las acciones de mejoramiento con las causas de
los hallazgos y la oportunidad del plazo para el
cumplimiento de las metas, así como la relación
con cada una de las columnas que conforman el
P.M. e INTEGRIDAD es el registro de la
totalidad de la información. En el caso del
control excepcional se emitirá el pronunciamiento
de coherencia e integridad, después del cual, se
dará traslado inmediato a la Contraloría
Territorial respectiva.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
PRONUNCIAMIENTO CON OBSERVACIONES
En el evento en que el pronunciamiento sea con
observaciones el sujeto de control, contará con
10 días hábiles, para presentar nuevamente el
P.M.. La C.D. o G.D., deberá emitir un nuevo
pronunciamiento con o sin observaciones, dentro
de los 10 días hábiles siguientes. Si las
observaciones son menores, sin perjuicio de la
corrección del mismo, se puede dar viabilidad al
inicio de las acciones de mejoramiento que no
hayan sido observadas en el P.M. Cuando existan
diferencias de opinión entre el sujeto de
control, y la C.D. o G.D., el plan se pondrá en
ejecución con las acciones no controvertidas y
se da cumplimiento al proceso de SOLUCIÓN DE
CONTROVERSIAS de la Guía de Auditoría.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
PRÓRROGA Y REPROGRAMACIÓN
La entidad podrá solicitar, debidamente
justificado prórroga del plazo para el
cumplimiento de una meta, por una sola vez, el
cual no podrá ser superior al inicial. La
solicitud se deberá hacer ante el C.D. o G.D.,
siempre y cuando se haya cumplido más de la mitad
de la meta. Se podrá solicitar la reprogramación
de alguna de las metas con anterioridad a la
fecha de iniciación de dicha meta.
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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
CONTENIDO DEL P.M.

•  Nombre de la Entidad.
• Nombre del Representante Legal.
• Nit
• Período fiscal que cubre el plan de mejoramiento.
  
• Modalidad de la auditoría al cual corresponde el
  Plan de Mejoramiento.
• Fecha de suscripción.
• Relación de los hallazgos debidamente codificados
  y clasificados, identificando la causa y el
  efecto en las columnas respectivas previstas para
  tal fin.
• Descripción de las Acciones de Mejoramiento
  (Correctivas y Preventivas), con sus
  correspondientes metas, denominación de las
  unidades de medida, unidad de medida y plazos.
• Cuando se formulen acciones con un plazo de
  ejecución superior a un año deberán estipularse
  metas que tengan una duración inferior.

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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
HALLAZGOS QUE CONFORMAN EL P.M.

• Los hallazgos del Plan de Mejoramiento anterior
  cuyas acciones no se han cumplido en su
  totalidad, bien sea por que no se cumplieron a
  cabalidad o por que encontraban en ejecución en
  la fecha de corte. (Si la acción no fue efectiva,
  es posible que el hallazgo se actualice
  reconociendo la gestión adelantada por el Sujeto
  de Control)
• Los hallazgos resultado de la última auditoría
  practicada al sujeto de control.
• Los hallazgos comunes a todos los puntos de
  control cuya solución es de competencia del Nivel
  Central del Sujeto de Control.
• Los hallazgos propios de cada punto de control,
  cuyas medidas correctivas sean competencia
  exclusiva de cada una de ellos.

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RESOLUCIÓN 5872 DE 2007
INFORMES DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO
DIRECTIVA PRESIDENCIAL No.08 de 2003 Informes
Trimestrales, comenzando el 30 de octubre. Las
fechas de corte para realizar el examen de los
PM. en las entidades debe hacerse el 31 de
diciembre, el 30 de marzo, el 30 de junio y el 30
de septiembre. Los informes deben enviarse un mes
después del corte. Dichos informes serán
publicados en la página Web. RESOLUCIÓN 5872
Informes semestrales en el anexo 2, Quinces días
después del corte. El corte es 30 de junio y 30
de diciembre.
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El cumplimiento del P.M. garantiza el
fenecimiento?
NO. El cumplimiento del plan de mejoramiento es
un elemento de seis que se consideran para emitir
el concepto de gestión.
SI. SI el plan de mejoramiento se elabora con el
fin de adecuar la gestión fiscal a los principios
de Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y
Mitigación del impacto ambiental, coadyuvará al
logro institucional.
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SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
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SEGUIMIENTO A LOS P.M.
Diligenciar el formato de seguimiento a los
planes de mejoramiento, el cual se encuentra
previamente formulado y sólo se requiere
diligenciar la columna de avance físico de
ejecución de las metas, arrojando el nivel de
cumplimiento y avance. La R. 5872, trae una
columna adicional que trata sobre la efectividad
de la acción, la cual se calificará como SI o NO.
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SEGUIMIENTO A LOS P.M.

• Al diligenciar el formato de seguimiento al P.M.
  se debe tener en cuenta lo siguiente
• Establecer la fecha de evaluación o corte, toda
  vez que es parte fundamental de las formulas.
• En el avance se debe usar el mismo tipo de
  valores que se encuentren en la dimensión de la
  meta (absolutos o porcentaje)
• Si la dimensión de una meta es 1 y la entidad
  señala que esta se encuentra en un 95, por
  ejemplo, el avance físico se califica 0.
• Ninguna meta puede tener cumplimiento superior al
  100, en el evento que esto suceda se debe
  modificar la formula del porcentaje de avance
  físico o ejecución de las metas para que sólo sea
  del 100.
• Determine si las acciones adoptadas han sido
  efectivas.

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SEGUIMIENTO A LOS P.M.
Fines de la evaluación

• La evaluación periódica (semestral) determina el
  grado de cumplimiento y de avance del plan.
• Tiene por objeto determinar el grado de
  compromiso de la administración.
• Permite a la CGR la elaboración de un informe
  sobre el cumplimiento y grado de avance de los
  planes de mejoramiento.
• La CGR podrá hacer verificaciones en desarrollo
  de la Auditoría.
• En la evaluación se determina el porcentaje de
  cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo
  plazo de ejecución se encuentre vencido a la
  fecha de evaluación.

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SEGUIMIENTO A LOS P.M.
Proceso sancionatorio
Los sujetos de control o entidades del nivel
territorial según sea el caso, deben cumplir con
el cien por ciento (100) del Plan de
Mejoramiento, para la CGR, un plan que haya
logrado un nivel de cumplimiento igual o superior
al ochenta por ciento (80) se entiende como un
plan de mejoramiento en cumplimiento, salvo
opinión contraria del equipo auditor, al valorar
el faltante de las metas no cumplidas en su
importancia e impacto en la gestión. Aquellos
P.M. cuyos niveles de cumplimiento sean igual o
menor al 79, deben ser valorados en comité de
evaluación sectorial de la C.D. o del comité
técnico de la G.D., a efecto de verificar si el
porcentaje de avance representa un mejoramiento
representativo en la gestión.
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SEGUIMIENTO A LOS P.M.
Proceso sancionatorio
Cuando los sujetos de control no cumplan con la
presentación del P.M. o informes de avance
semestral, en los términos y condiciones de la
resolución 5872 (lugar de presentación, forma,
términos y firmas), se le iniciará el proceso
sancionatorio al representante legal, de
conformidad con la Resolución No. 5554 de 2004.
La sanción es de 15 días del salario mensual
devengado.
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DEFICIENCIA COMUNES
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Deficiencias Comunes

• No Presentación o presentación Extemporánea.
• No se presentan en el Formato previsto.
• No contiene la información básica exigida por la
  CGR.
• Falta Codificación de los Hallazgos o hay
  Errores.
• Diferencias entre los Hallazgos Codificados
  (Anexo Informe Auditoría) y los incluidos en el
  P.M.

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Deficiencias Comunes

• No se incluyen las Acciones del anterior Plan
  Incumplidas, parcialmente cumplidas y no
  Efectivas.
• No se presenta en el lugar establecido
• Carece de la firma del Representante Legal.
• En los Puntos de Control (Seccionales,
  Regionales, Direcciones, etc.), se establecen
  Acciones que son competencia del Nivel Central,
  sin consultarlas previamente con dicho Nivel.

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Deficiencias Comunes
Plazo excede lo legal
Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de Medida de la Meta Unidad de Medida de la Meta Fecha Inicial Fecha Terminación Plazo en Semanas
Lograr la admisión de la sociedad en un proceso de liquidación Judicial. Auto 1 10/07/2008 10/08/2008  
Establecer una rutina de vigilancia que permita detectar las fallas de manera oportuna y establecer las posibles soluciones Número 59 01/12/2007 30/12/2008 56,43
Corrección de gotearas y demás daños locativos de paredes y techos. Número 20 20/11/2007 30/12/2008 58,00
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Deficiencias Comunes
Falta Claridad en el hallazgo
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo
Creación de un banco de datos estadísticos sobre el comportamiento del cultivo de la hoja de XYZ en cada una de las agremiaciones que conforman la Federación. PENDIENTE EL SEGUIMIENTO A LA REALIZACION DE LA RECOLECCION DE INFORMACION Y EVALUACION AL AVANCE DEL TRABAJO REALIZADO Falta de evaluación y monitoreo al muestreo de la base estadística del comportamiento del cultivo Desconocimiento por parte del gremio del comportamiento del cultivo.
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Deficiencias Comunes
La Acción no elimina la Causa
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento
En la vigencia 2006, la Federación Nacional por falta de planeación y control, limitó la actividad de asesoría debido a la concentración de actividades que tienen los funcionarios responsables, por lo cual solo el 32 de las 19 Asociaciones vinculadas a la FEDERACIÓN, presentaron proyectos. Tal circunstancia impide que se impulsen y desarrollen programas y proyectos de suficiente cobertura y que permita hacer más competitivos el sector a Nivel Nacional e Internacional, lo cual se refleja en el posicionamiento del producto en el mercado La ley 534 de 1999, en el art. 13, limita las inversiones en las regiones donde no hayan recaudos. Los recursos recaudados por región no son suficientes para cumplir las múltiples necesidades que tienen los cultivadores. En concertación con las asociaciones y de acuerdo a las necesidades y disponibilidad de los recursos el Coordinador de la cuota asesorará a las organizaciones para la formulación de proyectos.
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Deficiencias Comunes
La Unidad de medida no puede ser un indicador
de Gestión
DESCRIPCIÓN DE LAS METAS UNIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS
Difusión de la cultura de Control con diferentes actividades lúdicas, simbolismos, seminarios talleres, material didáctico con un 50 de avance del plan de acción emprendido, de acuerdo a las acciones preventivas y correctivas. Acciones correctivas y preventivas eficaces / el total de acciones emprendidas
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Deficiencias Comunes
Para una meta, dos dimensiones y dos fechas
para su Cumplimiento
DESCRIPCIÓN DE LAS METAS UNIDAD DE MEDIDA DE LAS METAS DIMENSIÓN DE LA META FECHA INICIACIÓN METAS FECHA TERMINACIÓN METAS PLAZO EN SEMANA DE LAS METAS
Presupuestos actualizados y plan de control diseñado para los aspectos críticos y lista de chequeo para evaluaciones expost.. Proyecto con presupuesto actualizado incluyendo lista de chequeo para evaluaciones expost. 4 1-oct-07 30-dic-07 12,86
Presupuestos actualizados y plan de control diseñado para los aspectos críticos y lista de chequeo para evaluaciones expost.. Proyecto con presupuesto actualizado incluyendo lista de chequeo para evaluaciones expost. 4 1-ene-08 30-dic-08 52,00
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Deficiencias Comunes
Acción que no es clara
Acción correctiva Objetivo Descripción de las Metas
Los proyectos de inversión del periodo se programaran de acuerdo a los rubros presupuestales establecidos en afinidad a los objetivos y metas particulares. En el evento de cargarse a un rubro presupuestal diferente por consideraciones validas este se hará bajo la justificación técnica y financiera respectiva, suscrita por las subdirecciones de Planeación y Administrativa y Financiera. Garantizar la aplicación de los recursos de inversión al cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción. Proyectos de inversión programados de acuerdo a los rubros presupuestales establecidos.
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Deficiencias Comunes
Falta de Coherencia
Acción correctiva Descripción de las Metas Unidad de medida de las Metas
Se oficiara al DAMA a efectos de que se reestructure el cronograma establecido de tal manera que se superpongan las actividades que sean factibles para que el proyecto no sufra mayores retrasos. Cronograma de trabajo para la elaboración del Plan de Gestión Ambiental de Antioquia. Comunicación
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Deficiencias Comunes
La CGR no COADMINISTRA
Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas
Realizar contratos de transporte como lo define la Contraloría General de la República, según hallazgo administrativo, con connotación disciplinaria, auditoría vigencia 2008. Dar respuesta al hallazgo detectado por la CGR. Formulación de pliego de condiciones conforme a lo estipulado por la CGR
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Deficiencias Comunes
La denominación de la Unidad de Medida no
corresponde Falta coherencia
Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de medida de la Meta Unidad de medida de las Metas
Establecer directrices, normas, se implementaran mecanismos de control para mejorar en la selección del personal, auditorias y registros que permitan subsanar y se vea reflejado el mejoramiento continuo de todos los procesos. Implementar los mecanismos de control, autoevaluación y aplicación de las normas establecidas para el mejoramiento continuo de los procesos desarrollados Realizar academia al personal sobre el control interno. Unidad 1
Establecer directrices, normas, se implementaran mecanismos de control para mejorar en la selección del personal, auditorias y registros que permitan subsanar y se vea reflejado el mejoramiento continuo de todos los procesos. Implementar los mecanismos de control, autoevaluación y aplicación de las normas establecidas para el mejoramiento continuo de los procesos desarrollados Realizar inducciones al personal sobre el control interno. Unidad 1
Establecer directrices, normas, se implementaran mecanismos de control para mejorar en la selección del personal, auditorias y registros que permitan subsanar y se vea reflejado el mejoramiento continuo de todos los procesos. Implementar los mecanismos de control, autoevaluación y aplicación de las normas establecidas para el mejoramiento continuo de los procesos desarrollados Realizar auditorias al personal sobre el control interno. Unidad 3
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Deficiencias Comunes
La Acción no puede ser el deber ser
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento
En la ejecución presupuestal de gastos a 31 de diciembre de 2.005, en el rubro de gastos de operación comercial, se presenta diferencia de 13.233.288 miles con los registros anotados en la contabilidad en la cuenta de costos del proceso de generación. Ausencia de conciliaciones periódicas y precisa que el saldo real es aquel que se encuentra reflejado en los estados contables Riesgos en la ejecución presupuestal de la empresa Dar Cumplimiento a la normatividad contable y presupuestal
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Deficiencias Comunes
MULTIPLES ACCIONES EN UNA SOLA
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas
Incumplimiento de la Resolución 072 de 2002 de la CREG (Plan de Gestión). Debilidades en la formulación y evaluación del plan estratégico, no consideran los objetivos de negocios misionales y áreas de apoyo. Se carece de Planes tácticos y indicadores y se presentan debilidades en la evaluación y seguimiento del mismo. Ausencia de pautas metodológicas para la aplicación de un modelo de gestión que incluya elementos de planeación, control y evaluación al interior de la entidad, desconocimiento de la normativa aplicable y ajustes de la estructura organizacional. Dificultades para establecer lineamientos con horizontes de mediano y largo plazo que permitan a la entidad lograr el máximo provecho de los recursos internos, detectar oportunidades, coordinar y controlar mejor las actividades, delimitar responsabilidades y reducir las consecuencias ante condiciones y cambios adversos Formulación, adopción, seguimiento y evaluación de una planeación estratégica para la empresa que evidencie el cumplimiento de objetivos estrategicos y planes de acción, en la cuál se evidencien los aspectos aplicables a la empresa con referencia al Plan de Gestión contemplado en la Resolución 072 de 2002. Establecer los lineamientos que permitan a la empresa identificar horizontes a mediano y largo plazo y lograr el máximo provecho de los recursos internos. Documentación del cumplimiento de las actividades previstas para el logro de los objetivos estratégicos
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Deficiencias Comunes
La Acción de Mejoramiento no puede ser una
Explicación
Acción de mejoramiento
Con relación a los depósitos recibidos de terceros y los cheques girados y no cobrados, esta situación fue corregida totalmente. En cuanto a los deudores la Universidad si ha establecido quienes son estos, el monto adeudado, y por que concepto, lo que sucede es que algunos de estos deudores no ha sido posible incorporarlos a los registros contables por no contar con los documentos soportes idóneos para su registro.
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Deficiencias Comunes
Falta Coherencia entre Acción y Meta
Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas
Dado a que la deposición y tratamiento de las aguas negras se realiza a través de pozas sépticas se toma como acción correctiva en el corto plazo realizar un convenio con una firma XYZ que permita periódicamente recoger las aguas residuales a través de bombeo especializado y deponerlas en la red de alcantarillado más cercano. Manejo y tratamiento adecuado de las pozas sépticas a fin de evitar riesgos para la salud pública y lograr un ambiente sano tanto al interior del campus universitario como a las comunidades aledañas. Mantenimiento consistente en la limpieza y el tratamiento de las pozas sépticas de la Universidad de manera mensual por parte de la Empresa de Servicios Públicos Municipal XYZ
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Deficiencias Comunes
La acción es una explicación, la meta es un
deber ser
Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Denominación de la Unidad de medida de la Meta Unidad de medida de la Meta
Se depuró en un 100 aquellos terceros que tenían los soportes idóneos para registrarlos como deudores de la UPC y en lo que concierne a aquellos excedentes que no presentaban soportes idóneos para su registro contable se adelanta una investigación por parte de la oficina de control interno. Suministrar razonabilidad y seguridad de los estados financieros con relación de la cuenta Deudores - Servicios Educativos. Registro oportuno en los casos en que se presentan financiación de matriculas de postgrados utilizando la cuenta Deudores-Servicios Educativos.
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Deficiencias Comunes
El Hallazgo tiene 2 códigos
Código hallazgo Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo
1404100 - 1405001 Dentro del convenio No. 098 de 2007 celebrado entre la Gobernación de Risaralda y La Universidad Tecnológica de Pereira, se tiene que el balance financiero y en borrador de Acta de Liquidación del mismo, la Universidad ejecutó 72.32 millones, que corresponden a un porcentaje de ejecución del 53.1 del total del convenio, quedando pendientes de ejecución la suma de 63.89 millones. Así mismo en el Acta Final del 21 de diciembre de 2007, se acordó liquidar el contrato en el mes de marzo de 2008 desconociéndose el artículo 17 del Acuerdo 21 de 2007, ya que por principio de anualidad se debía liquidar a fin de año. (HALLAZGO CORREGIDO) La causa de la deficiencia obedece a inobservancia de las disposiciones administrativas en cuanto al manejo de los proyectos de la Universidad. Lo cual podría impedir un adecuado seguimiento a las actividades y al control presupuestal de los dineros que financian los proyectos.
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Deficiencias Comunes
LA ACCION NO ATACA LA CAUSA
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento
El contrato 115 de 2007 suscrito con Carbones de Becerril, fue modificado como consecuencia de la revocatoria del poder que hiciera uno de los poderdantes, lo que ocasionó que para el 2008 no se hubiera hecho entrega de las cantidades de carbón que inicialmente se habían pactado con la empresa. La situación referida se ocasiona por debilidades en el conocimiento de las particularidades de los procesos de compra de carbón. Conlleva el riesgo de que no se tomen las medidas preventivas que salvaguarden a la empresa contra futuros incumplimientos de los contratistas. Implementar el proceso de administración de riesgos del proceso de compra y suministro de combustible al parque generador de paipa
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Deficiencias Comunes
Faltan Acciones Preventivas
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento
1DG. Cuenta Fiscal La Entidad, en el reporte de la cuenta no relacionó 21 convenios suscritos en la vigencia 2006, sobre las adquisiciones de cartera e inmuebles, los cuales ascienden a un valor de 83.776 millones, Deficiencias de control en relación al seguimiento y monitoreo para la revisión previa a la información registrada en los informes Afecta la integralidad de la información que deben contener los informes que se presenta y se incumple el Título II, capítulo II, artículo 30, literal 9, de la Resolución 5544 de 2003. Reportar los 21 convenios interadministrativos suscritos en la vigencia 2006 y los suscritos en el 2007
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Deficiencias Comunes
Faltan Acciones Correctivas
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento
11DG. Se evidenció que La Entidad no ha solicitado a la Oficina de Instrumentos Públicos, la corrección del valor del inmueble 1004006244, registrado en el certificado de tradición y libertad de matricula inmobiliaria, toda vez que éste fue adquirido al lFI por valor de 181 millones y se registró por 414 millones. Se presentan debilidades en el control y seguimiento a los documentos que soportan el proceso de adquisición Inexactitud en la información reportada para la toma de decisiones Diseñar el procedimiento que contemple las variables mas relevantes para garantizar que la transferencia del inmueble a la Entidad procedente de cartera o convenios sea correcta.
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GRACIAS