Procesoptimalisatie

1
Procesoptimalisatie

• Het brainstormen voorbij

2
Probleemstelling ??

• Procesoptimalisatie baseert zich vaak op de
  intuïtie van de aanwezige belanghebbenden. Dat
  maakt de genereerde ideeën tijdens workshops
• Niet consistent
• Niet betrouwbaar
• Nochtans is procesoptimalisatie de meest
  kritische fase in een proceslevenscyclus.
• Het is weinig ondersteund door methodologie en
  tools
• Het wordt beschouwd als iets creatiefs
• We stellen vast dat verschillende personen
  verschillende oplossingen aanbrengen.
• Nood aan een raamwerk

3
Opwarming ??
4
Eerste taak belanghebbenden en hun wensen
identificeren ??
Stakeholder 1 Objectief 1
Stakeholder 2

5
Tweede taakprocesvisie definiëren ??

• Een procesvisie brengt de objectieven van de
  procesoptimalisatie samen.
• Creëert consensus tussen de belanghebbenden.
• Moet in lijn zijn met de organisatievisie
• Wordt een eigenschap van het proces
• Procesvisie in 1 zin. Oefening procesvisie
• restaurant

6
Derde taak de operationele procesprincipes ??

• Een set van 3 tot 5 principes die de procesvisie
  in operationele richtlijnen vertaalt.
• bv. zo paperless mogelijk.
• bv. de klant komt altijd eerst
• Deze moeten gedragen zijn door de proceseigenaar
• Ze stroomlijnen de eigenlijke procesoptimalisatie

7
Positionering van procesoptimalisatie??

• Selecteren van processen
• Identificeren van processen
• Modelleren van processen
• Analyseren van processen
• Optimaliseren van processen
• Implementeren van processen
• Uitvoeren van processen
• Monitoren van processen

8
Positionering t.o.v. 3 klassieke technieken??

1. Six Sigma vooral meten wat fout gaat Focus
   issues management. Re-actief.
2. Lean Management alles waar de klant niets aan
   heeft is waste Focus van lean zou de klant
   ervoor betalen?

9
3. Root cause analyse vb. London Heathrow
Terminal 5
10
Procesoptimalisatie op basis van opportuniteiten!
??

• Focus op nieuwe manieren van werken
• Veel meer gericht op procesinnovatie
• Pro-actieve aanpak
• Denk terug vanuit een blue sky en niet vanuit
  as-is
• Veel leuker
• Vb. Hoe kan gps-technologie een verzekeringsfirma
  helpen?

11
4 opties voor procesoptimalisatie ??
Betere praktijken
analytisch
Afleiden
Nieuw proces
Innovatie
Verbeteren
Nieuwe praktijken
Bestaande praktijken
Hergebruik
Creatief
Potentiële praktijken
12
Toelichting ??

• Procesverbetering onderzoekt op een analytische
  manier de as is en past procesverbeterpatronen
  toe om wijzigingen aan te brengen
• Procesafleiding verzamelt beschikbare info van
  andere, potentieel betere praktijken
• Proceshergebruik onderzoekt de context van een
  proces om na te gaan of er aspecten van gebruikt
  kunnen worden
• Procesinnovatie kijkt verder dan bestaande
  praktijken en tracht nieuwe praktijken te
  identificeren en te implementeren

13
Procesverbetering ??

1. Eliminate non-value adding task
2. Replace task with a more adequate task
3. Insert a new task
4. Improve a single task
5. Delay activity to gain time and avoid early
   individualisation
6. Pull instead of push
7. Re-sequence
8. Consolidate multiple process instances into one
9. Break up one process into multiple instances
10. Split a task into two subsequent tasks
11. Split a task into two parallel tasks
12. Integrate two subsequent tasks
13. Create two variants for one task
14. Parallelise two previously subsequent tasks
15. Make a task optional

14
1. Eliminatie ??

• Vb. Veel landen elimineerden een
  immigratieformulier en laten nu bezoekers met
  hun voeten aangeven.

1
3
2. Replacing??
1
3
4

• Vb. Universiteiten vervangen klassieke lessen
  door podcasts

15
3. Insert activity ??

• Meestal omwille van
• Kwaliteitsverhoging
• Waardevermeerdering
• Hogere veiligheid/compliance
• Vb. Bank stuurt een code via sms als een extra
  beveiligingsstap bij online-banking

1
3
4
2
16
4. Verbeter ??

• Meestal omwille van
• Verhoogde effeciëntie/effectiviteit
• Vb. Automatisering
• Vb. Ergonomische veranderingen
• Vb. de procedure/reglementering veranderen

1
2
3
17
5. Delaying ??

• Meestal omwille van
• schaalvoordelen behalen
• stock-kosten verminderen
• Bv. Wachten voor invoer van gegevens in een
  systeem totdat je er een stapel hebt
• Bv. IKEA wacht met de assemblage zodat meer
  variaties mogelijk zijn, zodat de producten
  gemakkelijk transporteerbaar zijn.

1
3
2
18
6. From push to pull ??

• Meestal omwille van
• Vraag- in plaats van aanbodgestuurd werken
• Flessenhals tegengaan
• Stock verminderen

1
2
3
19
7. Re-sequencing ??

• Meestal omwille van
• Obstakels verminderen
• Risicopooling
• Alles wat meerwaarde creëert naar voor schuiven
  in het proces
• De kritische activiteiten asap uitvoeren

1
3
2
20
8. Consolidate instances ??

• Meestal omwille van
• Kosten besparen/schaalvoordelen
• Vb. Dagelijkse leveringen, maar maandelijkse
  facturen
• Vb. Groepsrondleidingen in musea
• Vb. Gezamenlijke aankopen

1
2
1
2
1
2
3
21
9. Individualiseren ??

• Meestal omwille van
• Verhoogt de focus op de individuele klant
• Stelt specifieke resources ter beschikking van
  specifieke groepen
• Risico op meerkost!
• Vb. Kostuums op maat

1
2
3
3
3
22
10. Decouple horizontally ??

• Meestal omwille van
• Ontkoppelen van 2 niet noodzakelijk gekoppelde
  activiteiten
• Maakt resources vrij
• Vb. Terwijl je in de rij bij MacDo wacht, neemt
  men al je bestelling op via PDA

1
2a
2b
3
23
11. Decouple vertically ??

• Meestal omwille van
• Ontkoppelen van 2 niet noodzakelijk gekoppelde
  activiteiten
• Snelheid maken
• Oppassen voor verkeerde synchronisatie!
• Vb. Veel onderhoudsactiviteiten tegelijk in een
  Formule 1 pitstop

2a
3
1
2b
24
12. Integratie ??

• Meestal omwille van
• Procestijd verminderen door eliminatie van tijd
  die je anders stopt in transport of andere
  functiehouder informeren
• Meer aantrekkelijke takenpakketten

1
23
25
13. Specialisatie ??

• Meestal omwille van
• Geïndividualiseerde diensten leveren aan klanten
• De juiste man op de juiste plaats
• Verschillende prijzen voor verschillende service
  levels
• Risico meerkost
• Extra procescoördinatie vereist!
• Vb. self check-in in luchthavens

2a
3
1
2b
26
14.Natuurlijke volgorde ??

• Meestal omwille van
• Processnelheid verhogen door onafhankelijke
  activiteiten parallel te laten verlopen
• Vb. tegelijkertijd ontwikkelen waar er vroeger
  gewacht werd op 2 vooraleer 3 werd ontwikkeld

2
1
3
27
15. Optioneel ??

• Meestal omwille van
• Bijkomende diensten voorzien voor speciale
  klanten
• Bepaalde diensten overslaan
• Bv. Bepaalde vergunningsvragen worden niet
  nagekeken
• Bv. toegang in frequent flyer lounge

2
1
3
28
Oefening Procesverbetering ??

• Je bent verantwoordelijk voor het proces
  toeristenbezoek aan Empire State Building
• Wat is je doel?
• Hoe kan je dan je proces verbeteren?

29
Innovatie ??
Betere praktijken
analytisch
Afleiden
Nieuw proces
Innovatie
Verbeteren
Nieuwe praktijken
Bestaande praktijken
Hergebruik
Creatief
Potentiële praktijken
30
Innovatie ??

• Out of the box
• Focus op opportuniteiten, niet op problemen
  (issues)
• Zoek creativiteitstechnieken op het web
  www.mycoted.com/category/Creativity_Techniques
• Brainstorming regels
• Focus op kwantiteit niet op kwaliteit
• Ongewone ideeën zijn welkom
• Bekritiseer geen ideeën
• Combineer en verbeter ideeën

31
Innovatie ??

• Maak gebruik van partners en de bredere omgeving
  voor innovatieve ideeën
• Crowdsourcing innocentive.com
• Vb. Lego
• Vb. WWW.BPMN-community.com
• Coproductie

32
Hergebruik ??
Betere praktijken
analytisch
Afleiden
Nieuw proces
Innovatie
Verbeteren
Nieuwe praktijken
Bestaande praktijken
Hergebruik
Creatief
Potentiële praktijken
33
Hergebruik ??

• Welke elementen van het proces kunnen we op een
  betere manier gebruiken?
• Welke elementen van het proces kunnen we op een
  andere manier gebruiken?
• Welke nieuwe elementen kunnen we gebruiken?
• Bv. beter gebruik van data voorkeuren ken je via
  klantenkaarten ? klanten verwittigen van mogelijk
  interessante aankopen voor hen.

Mensen Data systemen
Beter X X X
Anders X X X
Nieuw X X X
34
Leren uit successen ??

• Positivedeviants.com
• Ga op zoek naar succesverhalen, succesfiguren en
  onderzoek waarom ze een succes zijn.
• Root causing naar succes, niet naar problemen
• Pas de eigenschappen van het succesverhaal/ de
  succesfiguur toe op grote schaal.

35
Afleiden ??
Betere praktijken
analytisch
Afleiden
Nieuw proces
Innovatie
Verbeteren
Nieuwe praktijken
Bestaande praktijken
Hergebruik
Creatief
Potentiële praktijken
36
Afleiden ??

• Slim jatten
• Referentiemodellen
• Cases
• Benchlearning by looking around
• Oefening

Koop ticket
Koop snack
bekijk film
Verlaat filmzaal
Waar zijn er betere praktijken te vinden voor elk
van de fases van dit proces?
37
Samenvatting ??
Optimalisatiedimensie Technieken
Procesverbetering 15 mogelijke patronen
Procesinnovatie Brainstormen, crowdsourcing, creativiteitstechnieken
Proceshergebruik Gebruik mensen, data en systemen op een betere, andere of nieuwe manier. Succes stories
Procesafleiding Referentiemodellen, benchlearning by looking around, cases