Diapositiva 1

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CURSO DE INDUCCIÓN PARA DIRECTORES SECRETARIA
ADMINISTRATIVAUnidad de Desarrollo
Administrativo
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Introducción

• Proporcionar a los mandos superiores
• información básica de las características de la
  administración de la UG
• herramientas fundamentales para el apoyo en la
  planeación y gestión de servicios
• constitución orgánica de institución y de las
  áreas involucradas
• oferta de servicios de las direcciones y
  departamentos
• beneficios derivados de la información
• ubicación y contenido de las misma
• Sistemas Operativos desarrollados

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Misión

• Construir, preservar y compartir el conocimiento
  con el fin de contribuir a la formación integral
  del Ser Humano, la preservación de su entorno y
  la construcción y consolidación de una sociedad,
  democrática, justa y libre.

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Visión

• Una universidad pública modelo dentro de un
  sistema estatal de educación superior
• Abierta a todas las posibilidades académicas.
• Con presencia en todo el estado.
• Con apertura nacional e internacional al
  intercambio académico.
• Líder en pensamiento y organización.
• Que conforme personas de la más alta calidad
  académica y humana.
• Que contribuya al desarrollo social, científico y
  tecnológico del estado.
• Que desarrolle y brinde servicios académicos de
  docencia, investigación y extensión con calidad
  y apego a los valores.
• Que brinde a sus colaboradores un ambiente
  propicio para el desarrollo académico y
  administrativo.
• Que tenga salud financiera
• Que cuente con infraestructura y recursos
  necesarios para atender el avance del conocimiento

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Valores

• Los valores esenciales que sustentan nuestra idea
  de universidad son
• búsqueda y promoción de la verdad,
• educación,
• construcción y promoción de los valores humanos,
• compromiso social,
• universidad pluralista y
• preservación, promoción, y difusión del
  patrimonio cultural de la humanidad y de la
  cultura nacional.

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Organigrama Administrativo
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Secretaria AdministrativaOrganigrama general
8
Secretaria AdministrativaOrganigrama general
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Dirección Financiera Organigrama General
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Dirección Financiera Organigrama funcional
-CONTROL DE PRESUPUESTO ORDINARIO, PROSAA,
PIFI, CONVENIOS. -VALIDACIÓN DE REQUISICIONES,
Control de BECAS
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Dirección Financiera Módulo financiero

• Con el Módulo Financiero . . . .
• La Dirección Financiera tiene un Sistema de
  información que responde de manera eficiente y
  oportuna a la gestión y trámite de recursos de
  las Unidades Académicas y Administrativas

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Y le permite . . .
• Desconcentrar los procesos de trámite y gestión
  de los recursos
• Transparentar el uso de los recursos por medio
  del acceso a la información
• Permitir la gestión más eficiente de cada tipo de
  recurso por parte de las unidades

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Su objetivo es apoyar a las unidades Académicas y
  Administrativas para que puedan acceder en línea
  al sistema de información de la Dirección
  Financiera de manera que puedan efectuar
• Captura y consulta de solicitudes
• Consulta de movimientos y saldos
• Consulta de la situación presupuestal
• Transferencia de partidas presupuestales
• Emisión de cheques
• Compartir información con las unidades de apoyo
  académico y administrativo
• Ayuda a los niveles ejecutivos para la toma de
  decisiones oportuna con la información necesaria

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Las Unidades (Uso y participación en el sistema)
• Integración de códigos por medio de conceptos
• Compromiso de recursos en la misma solicitud
• Transferencia en cuentas que lo permitan
• Procesamiento del documento al momento de
  capturarse
• Integración del documento con impresión para
  firmas y pendientes de comprobar, si es necesario
• Formato único de documentos

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Estándares utilizados
• Código Programático de 35 posiciones (PRONAD)
• Claves de convenios SEP
• NUA de alumnos (Dirección de Administración
  Escolar)
• Número de Empleado (Dirección de Recursos
  Humanos)
• Claves de documentos internos SP / SF / OR / RE
  / RI

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Dirección Financiera Módulo financiero

• En el Rediseño de Procesos
• Se tiene
• Generación de solicitudes en Internet para todas
  las dependencias
• Consultas por Internet
• Movimientos en Internet sujetos a autorización
• Notificación vía e-mail
• Comunicación por Messenger
• Emisión de cheques por parte de las unidades que
  lo requieran
• Formato único para documentos de entrada
• Administración presupuestal en línea.

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Para el acceso al Módulo Financiero, se solicita
  al Director Financiero, en oficio donde se citan
  los datos de la (s) persona (s) que se le (s)
  concede (n) derechos para el uso del módulo,
  especificando el I. P. de la computadora asignada
  a la persona que se le dan derechos por el
  titular de la unidad. El formato del oficio esta
  en la información general que contiene el propio
  módulo.
• El Módulo Financiero se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• Módulo interactivo que persigue que el usuario
  del Módulo Financiero, conozca de una manera
  teórica y práctica la forma como se estructura el
  Código Programático Presupuestal.

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• Donde se identifica a todos y cada uno de los
  elementos que integran un código
• Fondo
• Fondo
• Subfondo
• Subsubfondo
• Cuenta Contable
• Rubro
• Clasificación
• Cuenta
• Subcuenta
• Subsubcuenta
• Identificación del Área
• Unidad Responsable
• Función

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• Código Programático Presupuestal
• Programa Presupuestal
• Fuente de Financiamiento u organismo otorgante
• Subprograma Presupuestal o forma de asignación
  presupuestal
• Prioridad Institucional (programas prioritarios
  en el PLADI)
• Subprioridad (Identifica programas prioritarios y
  proyectos dentro del PLADI)
• Objetivo (Conjunto de actividades encaminadas a
  producir resultados)
• Año de asignación (Año en que fueron autorizados
  y otorgados los recursos)

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• El Código Programático Presupuestal es usado para
  toda gestión o aplicación de recursos, con el
  conocimiento y familiarización de la clave, se
  identifican tipo y características del
  presupuesto.
• El Módulo Catálogo del Código Programatico se
  encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Dirección de Recursos Humanos Organigrama General
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Dirección de Recursos Humanos Organigrama
funciona
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Módulo de Recursos Humanos.

• En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de
  la Unidad puede realizar consultas del personal
  asignado a su Dependencias sobre
• Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones
  y Becas.
• Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los
  recibos de pagos.
• Contratos de tu unidad o dependencia y ahora
  también la posibilidad de renovarlos en línea.
• Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico
  Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias,
  Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre
  estarán actualizados conforme surjan
  modificaciones.

25
Módulo de Recursos Humanos.

• En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de
  la Unidad puede realizar consultas del personal
  asignado a su Dependencias sobre
• Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones
  y Becas.
• Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los
  recibos de pagos.
• Contratos de tu unidad o dependencia y ahora
  también la posibilidad de renovarlos en línea.
• Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico
  Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias,
  Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre
  estarán actualizados conforme surjan
  modificaciones.
• Listado de las prestaciones, requisitos, formatos
  y la información de quien está encargado del
  trámite en esta Dirección.
• Calendarios de corte de Nomina y Contratos además
  imprimir los calendarios de corte.
• (Información sobre elección y desarrollo de
  personal)

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Módulo de Recursos Humanos.

• Para obtener acceso al Módulo de Recursos
  Humanos, es necesario tener una cuenta en el
  SIIA, de no ser así, el Titular de la Unidad,
  dirige un oficio al Jefe de la Unidad de Sistemas
  de Información y Cómputo solicitando la
  asignación de una cuenta de usuario en la
  aplicación del Módulo del SIIA
• El Módulo de Recursos Humanos se encuentra en la
  página
• www.siia.ugto.mx

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Dirección de Servicios Generales Organigrama
funcional
28
Dirección de Servicios Generales Organigrama
funcional
DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES
COORDINACIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Para el Departamento de Adquisiciones una de las
  principales tareas es el de surtir a las unidades
  de la Universidad de Guanajuato, equipamiento de
  toda índole, desde los materiales de consumo
  básico para uso cotidiano hasta equipo de alta
  tecnología para la investigación y la docencia.

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Permite
• La consulta en línea del precio de artículos de
  consumo
• Conocer el costo de los artículos bajo la
  modalidad de compra directa
• La unidad afecta directamente el sistema de
  Dirección Financiera, comprometiendo sus recursos
  para realizar la compra
• Participación directa de las unidades
• Otorga transparencia y seguridad en el proceso de
  compra
• Surtir la mercancía el mismo día que se solicita
  en unidades locales y al día siguiente de su
  solicitud en unidades foráneas.

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Los procesos que incluye el Módulo son
• Recepción de requisiciones (Vía Web)
• Autorización de las requisiciones en liga con la
  Dirección Financiera
• Compromiso de artículos del almacén con base en
  requerimientos
• Salida de artículos del almacén según
  surtimientos
• Cotización de requisiciones de compra directa y
  tabla comparativa de la misma
• Generación de ordenes de compra con base en
  proveedor seleccionado
• Generación de solicitudes de pago según ordenes
  de compra surtidas
• Administración del documento en trámite por parte
  del Jefe de Departamento

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Objetivos del módulo
• Mejorar la calidad y rapidez en el servicio
• Tener un mejor control de entradas y salidas de
  almacén
• Tener un mejor control del gasto de las unidades
• Abatir costos en la prestación del servicio de
  surtimiento
• Realizar adquisiciones con apego a la legalidad
• Respetar las políticas presupuestales
• Integrarse con otros módulos

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Licitaciones Electrónicas
• El sistema permite consultar en una página de
  Internet
• La información de licitaciones
• Dar seguimiento al procedimiento de contratación
• Consulta gratuita de las bases de licitaciones
• Generación de formatos para el pago en banco
• Facilita la participación de proveedores de todo
  el país

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Para la asignación de cuentas de usuarios
• Los interesados deben presentar un oficio llamado
  Solicitud de cuenta de usuario SIIA, formato
  contenido en la página principal del Sistema
  Integral de Información Administrativa SIIA
• www.siia.ugto.mx

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Transportes

• Las funciones principales del Departamento de
  Transportes son
• La atención de las solicitudes de servicio de
  transportación
• El mantenimiento de la flotilla vehicular en
  óptimas condiciones
• Mantener actualizadas las bitácoras de los
  vehículos

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Transportes

• Sistema de Gestión de Solicitudes de Servicio
• Es un sistema que esta incorporado al Sistema
  Integral de Información Administrativa (SIIA)
• Se pretende mejorar la calidad y rapidez del
  servicio
• Obtener un mejor control de las solicitudes
• Evitar duplicidad de funciones
• El Módulo de Transportes se encuentra en la
  página
• www.siia.ugto.mx

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Mensajería

• Permite el registro y seguimiento de documentos
  enviados por otras instancias vía la mensajería
  interna de la universidad.
• El Módulo de Mensajería contempla una extensión
  en plataforma Web para brindar servicio de manera
  ágil y automatizada a las unidades.
• Evita la duplicidad de funciones
• Mejor control de envíos
• Ofrecer un medio seguro y confiable de los envíos
  de documentos normales y de valor

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Dirección de Servicios Generales Módulo
Coordinación de Mensajería

• El enlace de la Coordinación de Mensajería se
  encuentra en el portal de SIIA de la Universidad
  en la dirección
• Para la asignación de cuentas de usuarios
• Los interesados deben presentar un oficio
  llamado Solicitud de cuenta de usuario SIIA,
  formato contenido en la página principal del
  Sistema Integral de Información Administrativa
  (SIIA)
• El Módulo Coordinación de Mensajería se encuentra
  en la página
• www.siia.ugto.mx

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Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Organigrama Funcional
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Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía.

• Coordinación de servicio de redes de voz y datos.
  
• Entra sus funciones en los siguientes servicios
• Planeación, administración y asesoría de los
  servicios de redes locales (LAN)
• Planeación, administración y asesoría de servicio
  de redes de vos (Telefonía)

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Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía.

• Algunos servicios que proporciona
• Asesoría en la planeación e instalación de
  sistemas telefónicos en las dependencias UG
• Asesoría en la instalación, mantenimiento y
  compra de infraestructura de telefonía
• Integración y desarrollo de los proyectos en
  infraestructura de cableado estructurado y
  conectividad
• Análisis de tráfico en las líneas de la UG
• Proyecto de crecimiento de la infraestructura de
  telefonía
• Análisis de servicios de larga distancia y
  telefonía celular
• Entre otros. . . . . .

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Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía

• Objetivos
• Establecer la comunicación entre las dependencias
  de la Universidad de Guanajuato
• Proporcionar los servicios básicos de
  telecomunicaciones
• Administrar y monitorear el gasto en las líneas
  telefónicas de la UG

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Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía

• Para la asignación de cuentas de usuarios
• Los interesados deben presentar un oficio llamado
  Solicitud de cuenta de usuario SIIA, formato
  contenido en la página principal del Sistema
  Integral de Información Administrativa (SIIA)
• www.siia.ugto.mx

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Unidad de Desarrollo AdministrativoOrganigrama
Funcional
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Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA

• Es la vía de comunicación de los Secretarios y
  Coordinadores Administrativos para apoyarlos en
  el desarrollo de sus funciones.
• Contiene información de las áreas de conforman la
  unidad
• Inducción y Desarrollo
• Calidad y Procesos
• Control de Riesgos

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Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA

• El acceso a esta pagina se tiene en el portal del
  SIIA, no requiere de autorización previa ni
  solicitud de registro de usuario por tratarse de
  información general de los Secretarios
  Administrativos y de las unidades de la
  Universidad de Guanajuato.
• El Módulo de Unidad de Desarrollo Administrativo
  se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Coordinación SIIASistema Integral de Información
Administrativa

• El Sistema de Información Institucional es uno de
  los programas estratégicos del Plan de Desarrollo
  Institucional 2002 2010, donde las
  características del sistema se centran en cuanto,
  a la calidad, accesibilidad y oportunidad para la
  toma de decisiones.
• El SIIA proporciona diversos servicios a los
  alumnos, personal académico y administrativo a
  través de sus diferentes módulos, servicios tales
  como trámites, consultas en línea y obtención de
  reportes en plataforma web a través del Sistema
  Institucional de Gestión Administrativa (SIGA).

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Coordinación SIIASistema Integral de Información
Administrativa

• Se han eficientado los procesos Financieros, de
  Recursos
• Humanos, Administración Escolar, Servicios
  Generales y
• Superación del Personal Académico con los
  módulos
• instalados en cada una de las áreas respectivas.
• Otros Módulos desarrollados
• Administración escolar
• Tutorías
• COSUPERA
• Evaluación Docente
• Indicadores Estratégicos
• Base Única de Datos
• Gestión de Asuntos y
• Ordenes de Servicio para soporte Técnico

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Otros Módulos desarrollados

• La Dirección de Administración Escolar tienen
  contemplado implementar estudios de trayectoria
  escolar y de egresados, para lo local ha
  desarrollado un instrumento auxiliar contenido en
  el Módulo correspondiente proporciona a los
  alumnos, personal académico y administrativo
  información académica para el control escolar
  está integrado como parte del SIIA y se localiza
  en la misma página.
• www.siia.ugto.mx

50
Otros Módulos desarrolladosTutorías

• La Dirección de Docencia busca propiciar el
  desarrollo del estudiante mediante la extensión
  del Programa de Tutoría Académica
• Ofrece apoyo académico para que el alumno culmine
  sus estudios con excelencia y en el plazo
  previsto.
• Lograr los objetivos de formación establecidos en
  la Misión Institucional como en los planes y
  programas de estudio.
• El proyecto permite capacitar a los tutores y
  generar instrumentos para la evaluación del
  proceso.
• Su uso y aprovechamiento se orienta a los Alumnos
  y Personal Académico.
• Este Módulo es un componente más del Sistema
  Integral de Información Administrativa (SIIA), y
  se encuentra en la misma página

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Otros Módulos desarrolladosCOSUPERA

• La Coordinación de Superación del Personal
  Académico con la participación de las direcciones
  de Docencia, Desarrollo Estudiantil, Apoyo
  Académico y el Centro de Vinculación con el
  Entorno (VEN), mantienen el programa de educación
  continua y actualización.
• Además que el Módulo COSUPERA ofrece los
  programas de
• Formación de profesores
• Evaluación de profesores
• Educación continua y actualización
• Este Módulo se encuentra en el Sistema Integral
  de Información Administrativa (SIIA), y encuentra
  en la página
• www.siia.ugto.mx

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Otros Módulos desarrolladosEvaluación Docente

• Con el uso del módulo se podrá realizar la
  Evaluación de Docentes por ciclo académico
• Evaluación al docente por el estudiante.
• Evaluación del docente por el Secretario
  Académico o Coordinadores de área.
• Auto evaluación del mismo docente.
• Ventajas de las evaluaciones vía web
• No tener que hacerlo en papel
• Facilidad para el reporte de resultados.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Otros Módulos desarrolladosIndicadores y Datos
Estadísticos

• Contempla la información relativa a indicadores
  en los siguientes aspectos
• Indicadores Institucionales a una fecha de corte.
• Indicadores Dinámicos al día de hoy para uso no
  oficial
• Datos Estadísticos Históricos
• Es información relativa a
• Personal
• Alumnos
• Biblioteca
• Información anual de 1998 a 2003
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

54
Otros Módulos desarrolladosBase de Datos Única

• Módulo Base de Datos Única
• Contiene datos generales de las entidades que
  conforman la Universidad de Guanajuato,
  clasificación, datos específicos de las unidades
  y directorio.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Otros Módulos desarrolladosMódulo Institucional
de Gestión de Asuntos

• Módulo Institucional de Gestión de Asuntos
• El módulo permite el registro y seguimiento de
  documentos enviados por otras instancias vía
  mensajería interna o de instancias externas a la
  Universidad de Guanajuato. Permite a los usuarios
  capturar los diferentes asuntos o tareas que les
  son turnadas. Permite además tener indicadores
  del tiempo de atención de los asuntos y el flujo
  que tiene que seguir para ser resuelto, para
  control de atención y sus tiempos.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
  
• www.siia.ugto.mx

56
Otros Módulos desarrolladosMódulo de Ordenes de
Servicio para Soporte Técnico

• Módulo de Ordenes de Servicio para Soporte
  Técnico
• Es de uso exclusivo del personal de la Secretaria
  Administrativa, el cual refleja la atención de
  las solicitudes que recibe la Unidad de Sistemas,
  Informática y Computo.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
  
• www.siia.ugto.mx