REQUISICIONES

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REQUISICIONES
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Requisición
Qué es una requisición? Es una pre-orden para
la compra de bienes, servicios y trabajos
Requisiciones para pagos mayores a
USD2,500.00 Requisiciones para TODOS los
Certificados de Servicios Requisiciones para
TODOS los viajes ( TA, F10, TERMINALES,
TRANSPORTE)
Se elabora una requisición por parte del
proyecto, el oficial aprueba, el proyecto da el
budget check y posterior a estos pasos,
Procurement elabora la PO y regresa la
documentación para que Programas haga el Receipt
(en todos los casos excepto viajes.) Para
continuar adelante en el proceso de pago es
indispensable la entrega de los recibos/facturas
ORIGINALES y la documentación de soporte.
Los gastos se registran en el período en el que
se producen y no en la fecha de aprobación y
despacho de la PO o de desembolso de los fondos
Hacerlo bien la primera vez (Right First Time)
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Ciclo de vida del Proceso de Compras Cambios a
las IPSAS

• Catálogo Procurement
• UNDP VS. Non- UNDP

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Personas involucradas
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El DMS (Document Management System) se utilizará
como base de datos en línea de la documentación
soporte relacionada con recibos de operaciones de
compra. Se requerirá subir la documentación
soporte de los Recibos para todos los activos a
capitalizar y para todas las compras de no
activos (non-asset purchases) que superen un
valor límite USD5,000.00 y de activos mayores a
USD500.00. Algunos ejemplos de documentación
soporte incluyen conocimientos de embarque, notas
de recepción de bienes, documentación de
embarque, planillas de control de horas,
facturas, recibos, etc. Debido a este nuevo
paso es necesario que se considere un día
adicional al proceso de pago.
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Catálogo de compras - Cambios clave
Hay dos catálogos disponibles UNDP y Non-UNDP
La descripción de artículo y la codificación de
las Cuentas GL se completarán automáticamente con
base en la selección, no hay entradas de formato
libre en estos campos.
El Catálogo de compras automáticamente establece
el tratamiento de cuentas con base en el catálogo
y la categoría seleccionada (por ejemplo, Activo
fijo vs Gasto)
Necesidad de recibir con una PO (3-Way Match
PO, Receipt, Voucher ó 2-Way Match PO and
Voucher únicamente) se determinará
automáticamente con base en el artículo
seleccionado del Catálogo de compras. Los
usuarios ya no tendrán la opción de seleccionar
si se requiere un recibo.
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Catálogo de compras - Solicitud
Activo del PNUD Los Activos de PNUD se usan en
más de un año fiscal, brindan beneficios
económicos o de servicios futuros al PNUD, y son
usados y controlados por PNUD. Estos artículos se
capitalizan y deprecian usando el módulo de
Gestión de activos.
No activo del PNUD Los Activos que no pertenecen
al PNUD son artículos comprados por el PNUD, pero
que otro organismo de la ONU o gubernamental
usará y controlará. Estos artículos se clasifican
como gastos para PNUD. Los entregables se
consideran Activos que no pertenecen al PNUD.

• Observe que el mismo "artículo" puede caer en
  cualquier categoría (Activo del PNUD o Activo que
  no pertenece al PNUD), dependiendo de las
  circunstancias de la compra. Por ejemplo, un
  automóvil comprado por el PNUD para un proyecto
  de management se clasifica como un Activo del
  PNUD (capitalizado y depreciado). Un automóvil
  comprado por el PNUD para uso de otra agencia se
  considera un Activo que no pertenece al PNUD y se
  clasifica como un gasto de proyecto.

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• Errores más comunes en la captura de
  requisiciones
• Captura en dólares en lugar de pesos
• No se coloca el número de ministración en la
  descripción
• Errores en la COA
• Número de cuenta no coincide con el catálogo de
  cuentas
• No se selecciona la casilla de Send to Vendor y
  Show at Receipt
• No revisar la COA en Review and Submitt
• Captura en minúsculas y mayúsculas

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EJEMPLO
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MUCHAS GRACIAS