Pr

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Présentation de létude du processus
MAIRIE DAVIGNON

•        Traitement des demandes de copies dactes
  détat civil 
• Service SIT
• H Ravasio
• Présentation DGME 5/10/2006

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Pôle  Organisation Processus 

• Création début 2006 dun poste Consultant
  organisation processus
•    
• Pour répondre à quel besoin?
• le système dinformation est de plus en plus
  présent dans le fonctionnement de
  lAdministration Municipale
• dans les processus métiers
• dans les relations interservices
• dans les relations avec les Citoyens et les
  Partenaires.
• lenjeu
• automatiser au maximum les différents processus
• en sappuyant sur la dématérialisation des
  échanges internes et externes.
• Avec quel rôle?
• Assister les Directions et Services dans la mise
  en place de cette dématérialisation
•    

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Contexte de létude

• Élément déclencheur arrêté du 6/02/2006
• portant création par la DGME (Direction Générale
  de Modernisation de lÉtat)
• dun traitement automatisé de données à caractère
  personnel dénommé
•  TELE SERVICE DE DEMANDES DACTES D ETAT
  CIVIL 
• (Site acte-naissance.fr)
•  Phase 0  Définition du périmètre de létude
• Pas seulement étude  évolution du télé service 
  (site ville et/ou site DGME?)
• mais
• Étude pour  évolution du processus de traitement
  des demandes de copies dactes détat civil 
• Analyse globale des supports et circuits actuels
• Perspectives dévolution (en intégrant la
  possibilité dutiliser ce télé service DGME)

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Phases de létude

• 1 Collecte des informations lexistant, les
  attentes, les solutions
• 2 Description et analyse du processus existant
• 3 Élaboration de scenarii dévolutions avec
  avantages / inconvénients estimation des moyens
  à mettre en œuvre
• coûts, charges de travail, ressources, délais
• 4 Présentation à la DG et responsables de service
  pour décider des solutions à retenir
• 5 Accompagnement pour mise en oeuvre

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PH1 Collecte des informations

• INTERNE
• . Direction Population
• . Direction Actions de proximité
• . Service communication
• . Service SIT chef de projet application métier
• ATTENTION rencontrer les agents

• EXTERNE
• . DGME
• . Éditeur progiciel
• . Autres villes

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PH 2 Analyse du processus existant

• Objectif du Processus
• délivrer, dans les meilleurs délais, au demandeur
  habilité une copie dacte détat civil .
• A NOTER  actuellement la copie dacte ne peut
  être délivrée que SUR SUPPORT PAPIER
• (remise en main propre au guichet ou envoi par
  courrier postal).
• Responsables du Processus
• Direction Population, Direction actions de
  proximité
• Types dactes
• Moins de 100 ans
• Naissances, Mariages , Décès
• Extrait sans filiation, avec filiation, copie
  intégrale
• Types de demandeurs
• Usagers Avignonnais ou autres
• Autres villes ou organismes habilités
  notaires, banques etc

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PH 2 Analyse du processus existant

• Modélisation graphique diagramme des traitements
  et des circuits de transmission
• Diagramme processus copies actes etat civil
• (extrait diapo suivante)

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Demande par courriel
Demandes copies dactes détat civil Traitement
par POSTE COURRIER ETAT CIVIL , DIRECTION
POPULATION /
Demande par courriel sur page contact
Site Internet Ville
Demande par Formulaire en ligne
2 Edition des messages reçus
Secrétariat Etat civil
Demande par appel Allo Mairie
Demande par fax
FAX Mairie centre
4 Réception fax
Demande au guichet Mairie de quartier (voir
détail)
Secrétariat état civil
4 Remplissage formulaire papier et envoi par Fax
Accueil mairie Quartier
Accueil mairie Quartier
Demande par courrier
5 Traitement courrier arrivée Mairie
7 Deuxième tri
Secrétariat général
Poste courrier Etat Civil
Demande par site DGME
EC-CPA-001 1
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PH 2 Analyse du processus existant

• Outils supportant le processus
• Code état civil
• Registres état civil papier Avignon, Montfavet
• Application et base de données informatique
• Messagerie, fax
• Site Internet Ville
• Site acte-naissance.fr
• Postes de travail

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PH 2 Analyse du processus existant
Compétences et effectif supportant le processus
Officier état civil Agent état civil habilité à
délivrer des copies dactes Agent mairie
annexe Administrateur base Mélodie Correspondant
informatique
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PH 2 Analyse du processus existant

• Recherche dIPP  Indicateurs Pertinents de
  Performance 
• Volumétrie
• Nombre de demandes de copies dactes
• par support de la demande
• (guichet, courrier, fax, site DGME, site Ville,
  guichets mairies annexes)
• Volumétrie()
• Efficacité
• - Délais mini et maxi de traitement selon le
  support de la demande
• Analyse des délais()
• (voir diapos suivantes)

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(No Transcript)
13
(No Transcript)
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PH 2 Diagnostic du processus existant

• Selon les circuits . guichets, courrier, fax,
  télé service
• Mise en évidence des points de blocage, des
  étapes inutiles sans valeur ajoutée
• Exemples tris préalables du courrier papier
  avant traitement
• Afin de pouvoir élaborer à partir dun constat
  partagé avec les Directeurs et Responsables, les
  circuits dinformation optimaux en re précisant
  les tâches et fonctions

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PH 3 Elaboration de scenarii dévolution

• Redéfinir la finalité visée
• Placer lusager au centre des préoccupations
• Obtenir une meilleure efficacité et qualité de
  service
• améliorer laccueil, les délais, simplifier les
  tâches
• Pour satisfaire les demandeurs quels quils
  soient
• Avignon ou autres
• Autres villes, notaires, etc..
• Utilisateurs assidus dInternet ou réfractaires
• En évitant la e-exclusion usagers non équipés
  dInternet
• Promouvoir un ou plusieurs des supports de
  demandes
• Privilégier le télé service et laccueil au
  guichet Mairie de quartier plutôt que les
  demandes par courrier postal et mail libre

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PH 3 Elaboration de scenarii dévolution

• Ne pas perdre de vue les contraintes
• Exigences du code civil et suivi des évolutions
  ultérieures
• Exigences de la CNIL
• Recours actuellement indispensable au registre
  papier
• Exigence de lordonnance du 8/12/05 (pour les
  aspects sécurité et interopérabilité des télé
  procédures)

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PH 3 Elaboration de scenarii dévolution

• Quelques mesures simples, pragmatiques
• Abandon de double tri du courrier Arrivée
• Création dune BAL générique  courrier ETAT
  CIVIL  pour la Direction Population
• Étudier la possibilité de réception automatique
  des demandes par fax vers BAL (selon type fax)
• Création dun cahier des procédures commun
• Ou plus élaborées
• Co marquage site Ville site DGME
• Interconnexion site DGME applicatif Etat Civil
• Déploiement application dans mairies annexes
• pour délivrance directe des copies dactes

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PH 4 Présentation et choix des pistes
damélioration possibles

• Présentation à la DG et responsables des services
  concernés
• Exposé des conclusions de létude
• Descriptif processus et constat
• VALIDATION COMMUNE DU CONSTAT
• Exposé des pistes dévolutions possibles avec
• Exposé de la problématique
• Démonstration rapide des solutions
• Avantages , inconvénients, moyens à mettre en
  œuvre
• Positionnement de la DG et des chefs de service
  sur les solutions à retenir et les moyens

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PH 4 Présentation et choix des pistes
damélioration possibles exemple dillustration
pour évolution du télé service en ligne
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PH 4 Présentation et choix des pistes
damélioration possibles exemple dillustration
pour évolution du télé service en ligne

• Propositions 3 niveaux
• 1) Dès maintenant, enregistrement auprès de la
  DGME pour phase transitoire envoi automatique
  par mail des données du formulaire vers BAL Etat
  civil
• 2) Prévoir co-marquage entre site
  acte-naissance.fr et site Ville pour abandon des
  formulaires site Ville attendre que les
  formulaires mariage et décès soient
  opérationnels?
• 3) Prévoir acquisition du Module interconnexion
  automatique entre site DGME et module courrier
  de lapplication Etat Civil

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PH 4 Présentation et choix des pistes
damélioration possibles exemple dillustration
pour évolution du télé service en ligne

• AVANTAGES
• Suivre la tendance actuelle e-Administration
• Utiliser les solutions de télé service proposées
  au niveau de lÉtat
• Garder en gestion locale les formulaires liés à
  la spécificité de la vie locale
• Possibilité dintégrer le logo de la Ville au
  formulaire DGME
• Même formulaire pour lInternaute à partir des 2
  sites
• Gain en efficacité pour les agents détat civil
• évite re-saisie des informations
• même traitement pour site Ville et site DGME
• Évolution réglementaire sous responsabilité DGME
• Pas de coût pour la Ville pour modifier les
  formulaires
• Garantie du respect des obligations CNIL,
  sécurité etc
• Positionnement vers les évolutions futures pour
  la délivrance en ligne des copies dactes

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PH 5 Accompagnement à tous les
niveauxPropositions pour la suite

• Demande la participation de tous les AGENTS
  concernés Mairie Centre et Mairies Annexes
• PROPOSITION
• Session dinformation préalable
• Présentation des objectifs visés, solutions
  retenues, moyens mis en œuvre
• Formation
• Initiation ou formation complémentaire aux outils
  Messagerie et Internet
• Formation à la recherche dinformations sur
  démarches administratives et formulaires en ligne
  (sur sites nationaux et sites ville)
• Formation aux règles détat civil pour délivrance
  de copies dactes
• Formation aux procédures et outils applicatifs
  (module courrier, consultation base )

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PH 5 Accompagnement à tous les niveaux
Propositions pour la suite

• AVEC LES RESPONSABLES DES SERVICES CONCERNES
• Représentation graphique du nouveau processus
• en parallèle de la rédaction du cahier des
  procédures
• on devrait obtenir un diagramme simplifié!
• Inscription du projet au plan dactions 2007 pour
  Service Informatique et Directions
• Passage de relais au chefs de projet fonctionnel
  et informatique
• Accompagnement pour paramétrage applicatif et
  suivi des indicateurs
• Actions ponctuelles pour suivre les évolutions
  DGME et éditeur progiciel
• Aide au suivi des indicateurs IPP