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Sección 4 Gastos Generales
Curso CIO Control
Sección 4 - Gastos Generales
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Introducción
El módulo de Gastos Generales de C.I.O. sirve
para controlar la ejecución de todos los gastos y
servicios que no caben en los otros módulos de
ejecución (como Subcontratos y Almacén) de C.I.O.
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Aquí, típicamente se van a manejar gastos como
celaduría, aseo, caja menor, papelería, y otros
gastos administrativos.
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La información que se guarda es muy parecida a un
subcontrato, pero para cada gasto general no hay
un proveedor o subcontratista predefinido, y no
se controlan detalladamente las cantidades
ejecutadas. Como el nivel de control presupuestal
es menor al de un subcontrato o pedido, no debe
utilizar el módulo de Gastos Generales para
actividades de gran incidencia en el valor del
proyecto.
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Accediendo a Gastos Generales
Se accede al módulo de Gastos Generales por la
opción correspondiente del menú principal.
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Los Gastos se controlan por presupuesto, entonces
C.I.O. muestra de una vez el listado de proyectos
y sus presupuestos. Escoja un presupuesto del
listado.
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Accediendo a Gastos Generales
Ahora C.I.O. muestra una ventana donde podemos
definir exactamente cuales Gastos queremos
consultar.
En el primer campo, podemos escoger un capítulo
en particular del presupuesto, o con la opción
por defecto de Presupuesto Completo, ver los
gastos correspondientes a todo el presupuesto.
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El segundo campo hace referencia a la tabla de
Categorías de Gastos Generales (ver siguiente
página). Se puede combinar el uso de los dos
campos libremente, por ejemplo seleccionar un
capítulo y una categoría para ver los gastos del
capítulo de costos indirectos relacionados con
administración.
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Categorías de Gastos Generales
También, se puede crear un listado de conceptos o
categorías de gastos, y asignar cada gasto a una
de estas categorías. Esto permite tener vistas y
reportes de los gastos por conceptos
independientemente de la estructura del
presupuesto.
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El manejo de las Categorías de Gastos Generales
esta descrito en detalle en la sección de Tablas
Básicas de este curso.
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Accediendo a Gastos Generales
La primera vez que entramos, vemos únicamente un
listado vacío. Posteriormente, se podrá ver el
listado de los gastos que estamos controlando en
nuestro presupuesto.
Primero debemos crear los gastos generales que
queremos manejar. Miremos la información que se
maneja aquí en Gastos Generales.
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Estructura de Información
Código único del gasto adentro del presupuesto
Descripción del gasto o servicio
Categoría a la cual pertenece (opcional)
Estado de ejecución del gasto
Item del presupuesto donde se carga los costos de
ejecución
Clase de gasto o servicio
Indicador del IVA descontable para producir
informes de IVA
Valor del gasto o servicio
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Creando Gastos Generales
Como en todas partes en C.I.O., existen dos
formas básicas para crear la información de
ejecución.
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La primera es trayendo la información desde el
presupuesto. Se puede traer cualquier combinación
de trabajos desde un presupuesto.
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La segunda es manualmente, cuando no tenemos una
actividad correspondiente al trabajo en el
presupuesto.
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Creando Gastos Generales
Siempre debe tratar utilizar el primer metodo,
trayendo información automáticamente desde el
presupuesto. Existen varias razones
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• Rápidez - solo tiene que arrastrar los trabajos
  desde el presupuesto.

• Control - C.I.O. genera un enlace directo entre
  el trabajo presupuestado y el trabajo en
  ejecución, comparandolos detalladamente, aún
  antes de iniciar su ejecución, permitiendo un
  control previo.

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• Retroalimentación del presupuesto - utilizando
  el metodo manual puede implicar fallas en el
  proceso de presupuestar.

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• Cualquier actividad creada por el metodo manual
  genera un sobrecosto frente al presupuesto
  original.

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Trayendo información desde un Presupuesto 1
Oprimiendo el botón de Escoger del Presupuesto,
entramos en el proceso de traer información
directamente desde el presupuesto.
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Aquí vemos la ventana de asignaciones la cual se
puede ir abriendo según sea necesario para
encontrar la información que se quiere traer. Nos
ubicamos bien sea en el capítulo, el subcapítulo
o el ítem escogido y oprimimos la opción Mostrar.
El programa pasa automáticamente a la hoja de
Detalles.
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Trayendo información desde un Presupuesto 2
Ahora podemos ver los detalles de los ítems en la
parte señalada del presupuesto. C.I.O. muestra
las cantidades totales y cuales trabajos han sido
asignados hasta el momento.
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Desde la tabla arrastramos la información que se
necesita traer del presupuesto y la arrojamos en
la tabla de gastos generales.
C.I.O. indica en la parte superior que parte del
presupuesto se está asignando.
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Trayendo información desde un Presupuesto 3
C.I.O. detecta que tipos de trabajo están
incluidos en los ítems elegidos del presupuesto,
y ofrece la posibilidad de asignar cualquier
combinación de trabajos. Por ejemplo, si quiere
pagar únicamente la mano de obra como gasto
general, debe escoger el botón correspondiente.
Antes de terminar la asignación aparece esta
pantalla donde determinamos la cantidad a
asignar. Se puede asignar un porcentaje de las
cantidades o una cantidad específica. Si se ha
asignado una cantidad determinada en un proceso
anterior aquí se puede asignar la cantidad
faltante.
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Trayendo información desde un Presupuesto 4
C.I.O. termina el proceso creando un gasto
general para cada uno de los ítems dentro de la
parte del presupuesto escogida. Los trabajos
llegan con su respectivo código, descripción,
unidad y valor teórico que es el valor del
presupuesto.
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Ahora podemos editar las actividades, ajustando
cantidades o valores unitarios o asignando los
diferentes gastos a las categorias, etc.
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Creando Gastos manualmente - 1
Podemos observar la manera de adicionar trabajos
que no se presupuestaron, agregandolos
manualmente.
Hay dos formas de crear actividades manualmente.
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Con el botón Crear, entramos en la ficha
detallada de los Gastos Generales en modo de
crear. En este caso debe escoger el ítem del
presupuesto donde quiere cargar el costo de la
actividad.
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Alternativamente se puede utilizar el Explorador
de Proyectos para seleccionar una actividad del
presupuesto.
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Creando Gastos manualmente - 2
En este segundo caso, se debe escoger un item del
presupuesto, y arrastrarlo hacia el listado de
gastos generales.
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Despues de soltarlo, C.I.O. abre la ficha
detallada de gastos generales en modo de Crear,
pero esta vez llena automáticamente los campos de
Capítulo, Subcapítulo, etc.
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Recuerde que actividades creadas en esta forma
generan sobre costos en el control presupuestal.
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Creando Gastos manualmente - 3
Ahora tenemos una ficha de edición como cualquier
otra en C.I.O. Debe llenar todos los campos
necesarios. Siempre debe asignar el trabajo por
lo menos al nivel del item del presupuesto.
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Finalmente debe confirmar o descartar el trabajo.
Confirmar
Descartar
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Consultando Gastos Generales
El listado de gastos ya muestra toda la
información básica acerca de cada gasto. Las
columnas con título en azul son editables
directamente con un doble-click del mouse, o la
tecla Enter del teclado. Ver el detalle de
cualquier gasto con un doble-click.
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Modificando y Borrando Gastos
Para editar un gasto, oprima el boton Modificar.
C.I.O. abre la ficha detallada del gasto en modo
Modificando. Haga los cambios necesarios y
confirme o descarte el trabajo.
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Para borrar un gasto, oprima el boton Borrar.
Otra vez C.I.O. abre la ficha detallada, y
pregunta si realmente quiere borrar la ficha. Si
acepta borrar, se borrará completamente del
sistema - no hay Undo, Deshacer o similar después.
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Si borra una actividad que fue asignada
directamente desde el presupuesto, C.I.O. libera
nuevamente el trabajo para que se puede asignarlo
nuevamente desde el presupuesto.
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