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Progetto gestione documentale

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I componenti

• La nostra proposta si basa su due componenti
  software distinti che dialogano online
• Autostore
• Alfresco oppure DocuShare
• Autostore è un prodotto middlware per la cattura,
  il processo ed il routing delle informazioni
  cartacee o elettroniche.
• Alfresco è un prodotto enterprise Open Source di
  document management, portale e content
  management.
• DocuShare è una soluzione di content manager
  sviluppata da Xerox
• con dei costi di licenza

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AutoStore
Scanners
AutoStore
email
MFP Printers Digital Senders
Alfresco
desktop PCs
Faxserver Network
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AutoStore

• Software middleware modulare per la gestione
  documentale

• Il flusso dei documenti comprende 3 fasi
  principali

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AutoStore
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AutoStore

• Network Devices
• MFPs
• Digital Senders
• Digital Copiers
• Scanners
• TWAIN
• ISIS
• Network Folder / PC desktops
• Windows NT/2K File System
• E-mail
• POP3
• XML

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AutoStore

• OCR
• ABBYY FineReader
• ScanSoft
• Forms Recognition
• Open Forms
• Image Processing
• Deskew, despekle, image cleanup, splitting
• Barcode Recognition
• Linear e 2-D barcodes
• Indexing e separazione documenti
• Document Security
• RCB, RC2 and RC4
• Conversione di documenti
• Searchable PDF, RTF, XLS, etc

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AutoStore

• Document Management Systems
• Documentum AX5 and DM5, Hummingbird, iManage,
  TRIM, Domino.Doc, IXOS, Microsoft SharePoint
• Collaboration Software
• Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino
• Database Management Systems
• Microsoft SQL, Access, Foxpro, Oracle, DB2,
  Informix
• Enterprise Fax Server
• Biscom, Castelle, Lotus Fax for Domino, RightFAX
• Altre destinazioni
• Printers, mail boxes
• Enterprise Archive
• HP RISS (Reference Information Storage System)

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AutoStore
1. Capture
2. Process
3.Route
1. Capture
3.Route
2. Process
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Alfresco
Alfresco è un prodotto enterprise Open Source di
document management il prodotto può essere usato
nei seguenti modi Image o records content
management Applicazioni CRM Document
management WEB Portal management Il prodotto si
appoggia a qualsiasi database tramite il modulo
Java Hybernates database quali SQL, MySQL, DB2,
Oracle etc. sono supportati.
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Alfresco
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Alfresco
Il prodotto permette di crescere da applicazione
locale intranet per larchiviazione e la ricerca
di contenuti. Nella sua evoluzione può diventare
un applicativo di WEB Contenet Management per
attivare servizi per i Clienti quali CRM o
ricerca di contenuti via WEB.
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Alfresco
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Alfresco
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Docushare
DocuShare è un prodotto enterprise di content
management sviluppato da Xerox che permette
larchiviazione dei documenti e la ricerca per
contenuti. E un prodotto che può essere usato
sulla rete aziendale, ha un costo di licenza base
e può crescere da 10 utenti a migliaia di che si
collegano contemporaneamente. Anche la quantità
di documenti può arrivare a 20 milioni per
server. Il prodotto può usare qualsiasi database
attraverso le API di interfaccia versa SQL,
MySQL, DB2, Oracle etc.
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Docushare
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Una soluzione proposta
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Una soluzione proposta
La soluzione proposta prevede di utilizzare
Autostore come strumento di cattura e processo,
mentre Alfresco o DocuShare sono i contenitori
delle informazioni in cui gli utenti possono
ricercare i documenti e i relativi
contenuti. Autostore può catturare informazioni
cartacee da multifunzione e/o scanner oppure
informazioni elettroniche da file,caselle di
posta elettronica, directory di rete etc.
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Una soluzione proposta

• La soluzione prevede i seguenti macro aspetti
• scansione e indicizzazione dei documenti
  dellarchivio storico
• creazione di un flusso e divisione dei documenti
• invio dei documenti su un portale per la
  consultazione
• procedure per linserimento di nuovi documenti

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Scansione e indicizzazione
Per indicizzare le cartelline/documenti di ogni
utente occorre generare una copertina barcode che
funziona come separatore utilizzando il nostro
prodotto Bardimm è possibile stampare un codice a
barre mono o bidimensionale contenente tutte le
informazione del contribuente. Questa copertina
sarà la prima pagina della scansione a cui
seguiranno i documenti cartacei da allegare al
file PDF. Autostore processerà il barcode e
assocerà i documenti al contribuente specificato
nel barcode.
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Indicizzazione documenti cartacei
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Indicizzazione documenti cartacei
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La ricerca

• Autostore elabora i documenti e li invia al
  portale il quale li posiziona nel database con
  gli indici delle chiavi di ricerca (codice
  utente, nome, codice fiscale etc.).
• Per la ricerca del documento sarà necessario
  accedere via browser al portale, compilare la
  maschera di ricerca inserendo il nome utente, o
  il codice utente o il codice fiscale e verrà
  visualizzato un PDF multipagine contenente i file
  del cliente.

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La ricerca
Anche in questo caso Autostore invia i documenti
al portale che li posiziona nel database la
differenza è nella maschera di ricerca dove oltre
al nome del cliente o CF/PIVA o codice utente
sarà presente un campo che indica il tipo di
documento da ricercare (730, ICI, Censimento
etc). Avviando la ricerca 730 contribuente XYZ
verranno visualizzati solo i documenti 730
relativi al contribuente selezionato.
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Indicizzazione documenti cartacei
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Integrazione con lapplicativo attuale
Autostore
Alfresco
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Laggiunta di nuovi documenti

• Per aggiungere nuovi documenti o nuovi clienti
  sarà necessario stampare il separatore specifico
  (730, ICI, Censimento etc).
• Lapplicazione per la stampa dei barcode prevede
  sia linserimento di nuovi clienti oppure il
  retrive di clienti già esistenti da un database o
  dallapplicazione attuale.

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AutoStore Qualche referenza
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Autostore storie di successo
Helvetia Assicurazioni gestione online di tutti
i contratti (polizze e sinistri) sul territorio
nazionale Nationale Suisse gestione online di
tutti i contratti (polizze e sinistri) sul
territorio nazionale Toro Assicurazioni gestione
dei fax e integrazione con database, gestione
sinistri Fiat CNH gestione degli ordini via
fax/e-mail Padana Assicurazioni gestione tutti i
contratti
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Autostore storie di successo
Deloitte gestione ciclo passivo fatture e
gestione fax Rai Cinema gestione ciclo passivo
fatture CNA Pistoia gestione ciclo passivo
fatture ed e-mail Onu Kossovo gestione
contratti Onu FAO gestione contratti ETF
gestione corsi, esami studenti e contratti Comune
di Roma gestione bollettini postali