Proyecto de

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Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación
Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación Implementación de Procesos para la
Modernización de la Gestión de las Secretarías de
Educación Participantes en el Proyecto de
Modernización Fase III - Grupo 1 Secretaría de
Educación de Boyacá
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
CONVERSATORIO DE LAS 5 S Y CONTINUIDAD EN LA
GESTIÓN Octubre de 2008
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ORIGEN

• El movimiento de las 5'S es una concepción ligada
  a la orientación hacia la calidad total que se
  originó en el Japón bajo la orientación de Edward
  Deming. (padre de la 3ra Revolución Industrial)
• Creación y mantenimiento de áreas de trabajo más
  limpias, más organizadas y más seguras.

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AMBIENTE DE TRABAJO

• Los individuos conforman los ambientes

• La organización facilita los medios (tangibles e
  intangibles)

De nada sirve que la organización tenga los
medios, las actitudes y los procedimientos para
generar ambientes confortables, si la gente no
desea llenar esos espacios de cordialidad,
respeto y compromiso
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OBJETIVOS

• Identificar los principios para el buen
  desempeño de una organización
• Establecer pautas de comportamiento que les
  permitan mejorar el ambiente de trabajo
• Reflexionar sobre los cambios que hay que hacer
  al interior de la Secretaría
• Generar compromisos que promuevan la aplicación
  de las 5 s .

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TEORÍA DE LAS 5s

• Las 5s buscan generar un ambiente de trabajo que
  además de ser congruente con la calidad total,
  brinda al ser humano la oportunidad de ser más
  efectivo

Condiciones mentales
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TEORÍA DE LAS 5s

• Los hábitos se conforman con los conocimientos,
  las habilidades y las actitudes.
• Visión Holística - aspectos para desempeño de
  excelencia
• El lugar de trabajo y las cosas que lo conforman
• La persona
• La empresa

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TEORÍA DE LAS 5s
Relación con las cosas
Relación con usted mismo
Relación con la empresa
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MODELO JAPONÉS
Relación con las cosas
SEIRI ?? Clasificación Solo lo necesario
SEITON ?? Organización Todo en orden
SEISÕ ?? Limpieza Todo limpio
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MODELO JAPONÉS
Relación con Ud mismo
SEIKETSU ?? Estandarizar Mantener la limpieza de la persona y del ambiente de trabajo
SHITSUKE ? Disciplina Crear hábitos de comportamiento
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5 S
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Seiri Ordenar y clasificar

• Diferenciar elementos necesarios de aquellos que
  no lo son, saber ordenar por clases, tamaños,
  tipos y categorías

• Acciones
• Identificar de acuerdo a frecuencia de uso
• Separar lo innecesario, excesivo, adicional
• Identificar elementos de poca rotación

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5 S
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Seiton Organizar

• Todos los recursos empleados en el proceso deben
  encontrarse en el lugar asignado
• Reducir búsquedas Organizar los elementos
  necesarios de modo que resulten de fácil uso y
  acceso

• Acciones
• Ubicar un lugar para cada cosa
• Identificar las diferentes clases de objetos
• Designar lugares de almacenaje

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5 S
3
Seisõ Limpieza o pulcritud

• Desarrollar el hábito de observar y estar siempre
  pensando en el orden y la limpieza en el área de
  trabajo
• Cuando todo está limpio, todo está ordenado se
  simplifican los procedimientos

• Acciones
• Mantener manuales en buen estado
• Pintar de colores claros
• Mantener limpios y en buen estado los equipos e
  instalaciones
• Planes de recuperación de desechos

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5 S
4
Seiketsu Limpieza estandarizada

• Es importante que la persona esté en un estado
  ordenado y cuente con mecanismos que lo
  promuevan
• Mantener orden y limpieza en el ambiente y las
  personas

• Acciones
• Desarrollar estándares y procedimientos en todas
  las tareas y actividades relacionadas
• Son los trabajadores quienes adelantan programas
  y diseñan mecanismos que les permitan
  beneficiarse a sí mismos.

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5 S
5
Shitsuke Disciplina

• Disciplina y buenos hábitos de trabajo Basados
  en el respeto a las reglas y a las personas
  (compañeros de trabajo y clientes)

• Acciones
• Continuidad y seguimiento hasta generar un hábito
• Conocimiento que no se aplica no sirve

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PARALELO
Sin las 5 s
Con las 5 s

• Falta seguridad
• Falta higiene
• Descontento
• Fatiga, cansancio, pereza.
• Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares
  sucios
• Acumulados en lugares inaccesibles
• Perdidas importantes de tiempo
• Dificultad para consultar los documentos técnicos
• Entorno desagradable

• Mayor seguridad
• Higiene correcta
• Ambiente agradable
• Facilidad de inspección
• Disminución de riesgo de incendio
• Disminución de pérdidas de tiempo debidas a falta
  de organización.
• Facilidad para consultar los documentos técnicos
• Entorno agradable

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HOY
17
HOY
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LOGROS

• Aumenta la motivación del equipo
• Crea impresiones positivas en los usuarios
• Aumenta la eficiencia de la organización
• Mejora el ambiente de trabajo
• Apoya la orientación hacia los procesos
• Crea una organización mas productiva

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IMPLANTACIÓN
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PREGUNTAS DE REFLEXIÓN

• De quién es la responsabilidad del ambiente de
  trabajo en la Secretaría?
• Qué tan fácil es aplicar la teoría de las 5 s en
  la Secretaría?
• Acciones inmediatas

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Sesión de Preguntas
???
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MUCHAS GRACIAS