PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

1
PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

• HAFSAH MOHD
• TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN KANAN
• PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG
• UKM

2
PENGURUSAN AM PEJABAT
3
Ketua Jabatan

• Menyedia Visi, Objektif, Fungsi,Piagam Pelanggan,
  Carta Organisasi
• Menyedia SKT jabatan dan individu
• Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai
• Mengadakan program kebajikan
• Mengguna aplikasi psikologi dalam pengurusan
  sumber manusia
• Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

4

• Menyemak semula fungsi jabatan
• Menilai semula aktiviti jabatan
• Mengemaskini undang-undang dan peraturan
• Mengadakan perhimpunan bulanan
• Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi
• Menyedia senarai tugas

5

• Senarai tugas perlu dikemas kini jika berlaku
• Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan
• Penstrukturan semula organisasi
• Pengurangan/penambahan fungsi jabatan
• Pengurangan/penambahan jumlah kakitangan
• Perubahan dalam sistem atau cara bekerja

6
Kemudahan Komunikasi

• Perkhidmatan Pos setem, Mesin Franking, pos
  jelas, online, dll yg ditetapkan
• Telegram
• Telefon talian tetap/ telefon bimbit
• Faksimili
• Persidangan video
• Kaedah komunikasi manual
• Kemudahan komunikasi lain cth e-mel, SMS, FTP

7
Kebersihan Pejabat

• Asing bahan yang tidak dikehendakibuang yang
  tidak perlu
• Menyusun atur peralatan yang dibekalkan
• Membersih peralatan, tempat bertugas dan mencegah
  segala kecacatan terutama selepas bertugas
• Menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan

8
Pencegahan Kebakaran

• Pelan tindakan kebakaran
• Sistem pencegahan
• Pemeriksaan alat pemadam api
• Latihan kebakaran
• Bilik simpan rekod tahan api/bilik kebal untuk
  simpan rekod penting

9
Khidmat Nasihat

• Perundangan Jabatan Peguam Negara
• Kewangan Perbendaharaan Malaysia, Jabatan
  Akauntan Negara, Jabatan Audit Negara
• Keselamatan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan
  Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri,
  Polis Diraja Malaysia

10

• Keselamatan ICT/Sistem dan Cara Kerja Unit
  Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan
  Malaysia (MAMPU)
• Personel Jabatan Perkhidmatan Awam
• Pengurusan Rekod Kerajaan Jabatan Arkib Negara

11
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
12
Rekod Perkhidmatan Pegawai

• Maklumat peribadi pegawai
• Nama
• Tarikh dan tempat lahir
• Nombor kad pengenalan
• Nombor KWSP
• Agama
• Kelayakan akademik
• Nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

13

• Maklumat Perkhidmatan
• Nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam
  perkhidmatan, pemberian taraf pencen/KWSP
• Keputusan peperiksaan jabatan
• Tindakan tatatertib
• Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja
• Kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan
  perjanjian (jika ada)

14

• Cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan
  pegawai
• Semua jenis pinjaman dari Kerajaan
• Kurniaan dan anugerah yang diterima
• Laporan pengistiharan harta
• Kelayakan kemudahan lain berkala cth pakaian
  panas/pakaian istiadat

15
Penilaian Prestasi

• Berdasarkan SKT
• Penilaian secara berterusan
• Tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan
  kepada pegawai yang dinilai
• Memberi peluang/mendengar pandangan pegawai yang
  dinilai berkaitan prestasinya
• Mekanisma untuk meningkatkan motivasi dan
  prestasi pegawai

16
Pemupukan Budaya Kerja Positif

• Mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan
• Ciri kepimpinan yang baik dan berkesan
• Tujuk ajar, kaunseling dan bimbingan
• Tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai
• Pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai

17
Pembangunan Modal Insan

• Latihan yang sesuai dalam/luar jabatan
• Laluan kerjaya (career path) dan perancangan
  pelan penggantian (succession plan)
• Pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam
  pelbagai bidang
• Pendedahan yang bersesuaian untuk pengetahuan dan
  pengalaman kerja di organisasi lain

18
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
19
Utamakan Pelanggan

• Layanan yang mesra dan adil
• Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan
• Memperluas mekanisma penyebaran dan penyampaian
  kemudahan perkhidmatan
• Mengurangkan karenah birokrasi

20
Kemudahan Pelanggan

• Telefon awamorang ramai mudah berurusan dengan
  jabatan
• Alat siar rayapenyampaian maklumat dengan cepat
  dan berkesan
• Kafeteriauntuk kemudahan pegawai dan pelanggan
  yang berurusan dengan jabatan
• Galeriuntuk pamerkan aktiviti jabatan
• Kemudahan sukan dan riadah

21
Piagam Pelanggan

• Semak/kaji semula jaminan kualiti perkhidmatan
  yang dijanjikan
• Pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang
  dijanjikan dipatuhi setiap masa
• Sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi
  mengukuhkan keyakinan pelanggan
• Pamerkan piagam pelanggan ditempat strategik

22
Pengurusan Aduan Awam

• Melantik Pegawai Perhubungan Aduan
• Pelbagai saluran untuk kemukakan masalah
• Tempoh penyelesaian yang munasabah
• Sistem aduan dipertingkat mengikut peraturan yang
  dikuatkuasa dari masa ke masa

23
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
24
Perkhidmatan Kaunter

• Jumlah kaunter yang mencukupi
• Memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu
  lokasi
• Menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap
  kaunter
• Kaunter khas untuk OKU, warga emas dsb
• Sistem giliran untuk keselesaan pelanggan
• Buka pada masa yang ditentukan

25

• Borang maklumbalas pelanggan
• Peti cadangan
• Pegawai kaunter mesra pelanggan, senyum, berbudi
  bahasa
• Melantik penyelia kaunter
• Pemantauan perkhidmatan kaunter

26
Sistem dan Prosedur Kerja

• Semak/kaji semula sistem dan prosedur
  kerjamudahkan urusan
• Pusat Khidmat Setempat (One Stop Center)
• Pamer carta aliran proses kerja
• Pamer senarai semak dalam proses kelulusan
  sesuatu jenis permohonan
• Surat akuan terima--permohonan yang diterima
• Maklum pelanggan status permohonan dan jangkamasa
  untuk proses permohonan

27
Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja

• MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan
• Setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap
  dan kemas kini
• MPK dan Fail Meja perlu dikemas kini setiap masa

28
Borang Permohonan

• Kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi
  urusan tertentu
• Kaji penggabungan borang untuk sesuatu urusan
• Borang untuk mengisi maklumat yang perlu sahaja
• Borang mudah diperolehi dari pelbagai saluran
  termasuk di laman web

29
URUSAN SURAT KERAJAAN
30
Surat Rasmi Kerajaan

• Alamat pengirim
• Alamat penerima
• Nombor rujukan
• Tarikh surat
• Tajuk surat
• Pembukaan dan pengakhiran surat
• Nombor perenggan, mukasurat dan lampiran
• Sedia surat dalam 3 salinanpenerima (asal), fail
  berkenaan, fail timbul
• Taraf keselamatan surat Terbuka/Terperingkat

31
Pendaftaran dan Pengedaran

• Surat khusus kepada Ketua/Timbalan diserahkan
  kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka)
• Surat dialamat kepada Ketua Jabatan dan u.p.
  pegawaiserahkan kepada pegawai
• Pegawai yang bertanggungjawab mengurus surat
  jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan
  mendaftar mengikut prosedur
• Surat dimasukkan ke dalam fail berkenaan

32

• Semua surat diterima diambil tindakan segera.
• Semua surat dihantar keluar adalah salinan asal
  lengkap dengan tarikh, no.rujukan fail, alamat
  yang betul, t.t. pegawai.
• Penghantaran surat boleh melalui faks disusuli
  segera dengan surat asal

33
PENGURUSAN FAIL
34
Pembukaan Fail

• Tajuk , nombor rujukan fail, tarikh pembukaan
  fail
• Kertas minit dan kandungan surat dan dokumen
  lampiran disusun mengikut tarikh
• Dakwat merah bagi surat terima
• Dakwat biru/hitam bagi surat keluar
• Minit pendek dicatat atas kertas minit
• Tutup fail100 kandungan/tebal 4 sm

35
Fail Sementara

• Surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan
  segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat
  dikesan
• Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil
  tindakan dengan menggunakan fail yang sama

36
Penyimpanan dan Pergerakan Fail

• Fail terbuka disimpan di Bilik Rekoddisusun
  mengikut no. rujukan fail
• Pergerakan fail direkod bagi memudahkan
  pengawalan dan pengesanan fail
• Simpan dalam perhatianmemudahkan tindakan
  susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa
  yang ditetapkan
• Fail Timbuluntuk memaklumkan pegawai atasan
  mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil

37
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD
AWAM
38
Rekod awam

• Rekod yang diterima secara rasmi atau yang
  dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam,
  perusahaan Kerajaan dan Perkhidmatan Awam
• Merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan
  bercetak/elektronik/AV
• Ketua Jabatanpewujudan, penyelenggaraan,
  pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam

39

• Mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh
  Jabatan Arkib Negara
• Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan
  bersesuaian
• Pelupusan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara
  Malaysia 2003 (Akta 629)
• Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan (Gred 27
  ke atas)

40

• Pembaikan kecil rekod awam
• Bahan perekat yang dibuat dari tepung ubi kayu
• Rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap
  air dan kipas angin
• Rekod jangan dijemur di bawah sinaran matahari
  atau disalai

41
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
42

• Inventori Barang tak luak yang bernilai kurang
  daripada RM500 setiap satu. Cth perabot,
  permaidani, langsir, pinggan
• Bekalan Pejabat Barang luak/tak luak yang
  bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan
  penempatannya satu per satu. Cth Alat tulis dan
  kelengkapan pejabat

43
Perolehan Inventori dan Bekalan Pejabat

• Perlu mendapat kelulusan pihak tertentu
• Item yang tersenarai dalam Kontrak Pusat
  hendaklah dibeli melalui Kontrak Pusat
• Pembelian di luar Kontrak Pusatselaras dengan
  peraturan kewangan
• Penerimaan bahan dari pembekaldiperiksa untuk
  memastikan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

44
Kawalan Penggunaan

• Merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor
  kawalan
• Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut keperluan
• Pengeluaran perlu dilulus dan direkod
• Pengeluaran dilaksana secara MDKD
• Sistem kawalanaplikasi IT lebih sistematik
• Penyalahgunaan/kecuaiansurcaj dan/atau tindakan
  tatatertib

45
Penyimpanan Tempat

• Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut
  kesesuaian jenis aset
• Sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu
  aset
• Aset dalam proses pelupusan-- tempat yang selamat
  bagi mengelak kehilangan

46
Penyelenggaraan

• Dibuat secara terancang mengikut jadual
• Perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan
  pembekal
• Disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa
• Rekod aktiviti penyelenggaraan
• Menilai program penyelenggaraan

47
Pemeriksaan

• Baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam
  simpanan
• Berkeadaan sempurna
• Tempoh penggunaan belum luput
• Stok mencukupi mengikut had keperluan
• Disimpan ditempat yang ditetapkan
• Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat
  kepada Ketua S/U Kementerian

48
Sekian

• SELAMAT MAJU JAYA

49
(No Transcript)