Prof. Dr. Daniel Garc

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BLOQUE TEMÁTICO III EL SUBSISTEMA DIRECTIVO Y LA
TOMA DE DECISIONES.TEMA 5 PLANIFICACIÓN,
CONTROL Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• 5.1 INTRODUCCIÓN LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
• 5.2 PLANIFICACIÓN.
• 5.3 CONTROL.
• 5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

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5.1 INTRODUCCIÓN LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.

• LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
  REQUIERE DE UNA SERIE DE DECISIONES Y ACCIONES
  QUE ENMARCAMOS EN LAS DENOMINADAS FUNCIONES
  ADMINISTRATIVAS.
• ALGUNAS DE ESTAS DECISIONES ANTICIPAN LAS
  ACCIONES A DESARROLLAR PARA ALCANZAR LOS
  OBJETIVOS (QUÉ HACER), ADEMÁS DE RESPONDER A
  QUIÉN O QUIÉNES, CUÁNDO Y CÓMO, ES DECIR,
  COMPROMETEN UNOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
• MEDIANTE OTRAS ACCIONES SE INTENTA COMPROBAR QUE
  LA ORGANIZACIÓN SE DIRIGE HACIA LOS OBJETIVOS O
  SI HAY DESVIACIONES, EN CUYO CASO SE TOMARÁN
  DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS.
• LAS DECISIONES Y ACCIONES GENERAN DATOS
  NECESARIOS PARA LAS COMPROBACIONES Y
  CORRECCIONES, SIEMPRE Y CUANDO SEAN DEBIDAMENTE
  RECOGIDOS, ALMACENADOS, PROCESADOS Y
  DISTRIBUIDOS.
• APARTADOS DEL TEMA (Puntos introducción)
  PLANIFICACIÓN (2.), CONTROL (3.) Y SISTEMAS DE
  INFORMACIÓN (4.).

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5.1 INTRODUCCIÓN LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Qué Misión? Qué
Objetivos Generales? Qué Metas?
PLANIFICACIÓN Anticipar acciones Comprometer
recursos
MODIFICAR OBJETIVOS?
MODIFICAR PLANES?
CONTROL Comprobar ejecución de acciones Corregir
desviaciones
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5.2 PLANIFICACIÓN.

• CONCEPTO.
• LOS PLANES.

1. Función básica de la Administración.
2. Sistema de decisiones anticipadas tendentes a
   guiar a los integrantes de la empresa en las
   acciones que llevarán a la misma a alcanzar sus
   objetivos (qué, quién, cuándo, cómo).
3. Compromiso de despliegue de recursos (materiales,
   humanos y financieros) en un horizonte temporal
   determinado.
4. La planificación es un proceso mental que se
   debiera materializar en unos planes.

1. Los planes son el resultado de la planificación y
   en ellos se plasman las acciones a desarrollar y
   los recursos a desplegar.
2. Todo plan se debe desarrollar a partir de unos
   programas y unos presupuestos.

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5.2 PLANIFICACIÓN.

• TIPOS DE PLANES.

- SEGÚN LA TEMPORALIDAD.

1. Planes a largo plazo Suelen abarcar un plazo no
   inferior a tres años.
2. Planes a corto plazo Con un marco temporal no
   superior a los doce meses.

- SEGÚN EL NIVEL DECISORIO.

• Planes corporativos o estratégicos.
• Contemplan a la empresa como grupo.
• Son a largo plazo.
• Responsabilidad de la alta dirección.
• Líneas de acción estratégica, asignación de
  responsabilidades y recursos y presupuestos
  globales.

• Planes tácticos.
• Afectan a los niveles de negocio, división o área
  funcional.
• Medio y largo plazo.
• Responsabilidad de la dirección media.
• Establecimiento de procedimientos y normas en
  empleo recursos.
• Asignación de responsabilidades de operación y
  control.

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5.2 PLANIFICACIÓN.

• TIPOS DE PLANES.

- SEGÚN EL NIVEL DECISORIO.

• Planes operativos.
• Corto plazo.
• Responsabilidad de los mandos operativos
• Programación del trabajo individual.
• Tiempos de ejecución de las operaciones.
• Instrucciones operativas.

- SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO.

1. Planes de un solo uso Para ser usados una sola
   vez por exigencias de una determinada situación
   única y excepcional.
2. Planes de uso continuado Guía para actividades
   de realización permanente y repetitiva.

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5.2 PLANIFICACIÓN.

• LAS FASES DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.
• LOS PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN.

1. DETERMINACIÓN DE LAS PREMISAS. Misión y
valores de la empresa. Análisis externo e
interno (Análisis DAFO). Posicionamiento
competitivo deseado. 2. ESPECIFICACIÓN DE
OBJETIVOS. Su cumplimiento garantiza alcanzar la
misión. 3. DETERMINACIÓN CURSOS DE ACCIÓN
ALTERNATIVOS. Posibles planes (estrategias o
actividades) que puedan llevar a cumplir
objetivos. 4. EVALUACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE
CURSOS DE ACCIÓN. 5. ELECCIÓN DE UN CURSO DE
ACCIÓN. 6. FORMULACIÓN DE PLANES
DERIVADOS. Subobjetivos, políticas de asignación
y organización de recursos, programas de trabajo
(contrataciones, formación de directivos y
empleados, asuntos legales, etc), programas de
inversión, plazos, etc. 7. PRESUPUESTACIÓN.
- METODICIDAD (Análisis estratégico
permanente). - FLEXIBILIDAD (Capacidad de
corregir el proceso, parcial o totalmente). -
EXACTITUD (Suficiente). - ECONOMICIDAD.
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5.3 CONTROL.

• NOCIONES BÁSICAS.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Qué Misión? Qué
Objetivos Generales? Qué Metas?

1. Planificado el futuro, organizados los medios y
   ejecutadas las decisiones (acción), los
   directivos deben llevar a cabo la función de
   control.
2. Verificación de que todo discurra de acuerdo a lo
   previsto en la planificación.
3. Función que cierra y completa el proceso
   administrativo al iniciar la retroalimentación de
   las acciones que se toman.
4. Proceso de observación y medida, por comparación
   regular, de unas magnitudes previstas y sus
   consecuentes realizaciones, que permitirá
   disponer de unas diferencias (información) para
   regular las decisiones que alcancen los objetivos
   planteados.

PLANIFICACIÓN Anticipar acciones Comprometer
recursos
MODIFICAR OBJETIVOS?
MODIFICAR PLANES?
CONTROL Comprobar ejecución de acciones Corregir
desviaciones
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5.2 PLANIFICACIÓN.

• LAS FASES DEL PROCESO DE CONTROL.
• TÉCNICAS DE CONTROL.
• PRINCIPIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL.

1. MEDICIÓN (Técnicas, variables, indicadores,
   criterios y unidades de medida).
2. COMPARACIÓN (Definición de estándares objetivos
   y/o indicadores).
3. CORRECCIÓN .

Tradicionalmente Formalismos contables
(control presupuestario). A posteriori,
periódico, cuantitativo y orientado a rdos. fin.
y a c.p. Evolución Formalismos
contables Otras herramientas. Otras
herramientas Cuadro mandos ratios sobre
Factores Críticos del Éxito.
Balance puntos fuertes y débiles (evolución).
Benchmarking (comparación con empresas
ejemplares).
1. Ser entendible. 2. Efectividad y rapidez
(detección de desviaciones en momento
oportuno). 3. Flexibilidad (adaptación a cambios
en la actividad). 4. Economicidad. 5. Continuidad.
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5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .

• NOCIONES BÁSICAS LA IMPORTANCIA DE LA
  INFORMACIÓN.

Entorno
Inf.
Planificación
Información (decisión)
Información (feed-back)
Inf.
Organización
Control
Entorno
Entorno
Inf.
Información (decisión)
Información (resultados)
Acción
Inf.
Entorno
1. La información alimenta todo el ciclo o
proceso administrativo. 2. La información debe
alcanzar (comunicación) a todos los miembros de
la organización y a su entorno.
La información es el input básico del proceso
administrativo. La toma de decisiones es el motor
del ciclo información-decisión-acción-información
, verdadera esencia de la administración o
dirección de una empresa en todos sus niveles.
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5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .

• EL SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. CONCEPTO.
• LOS RECURSOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
• LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Conjunto de elementos (recursos del sistema)
interrelacionados (actividades del sistema)
para la consecución de un fin común la
satisfacción de las necesidades de información de
los usuarios finales. La adecuada administración
de este sistema es una de las claves de la
supervivencia de las compañías en la actualidad.

• RECURSOS HUMANOS.
• Usuarios finales (directivos, operarios y
  agentes externos).
• Técnicos.
• RECURSOS DE HARDWARE.
• Ordenadores y periféricos.
• 3. REDES.
• Internet, intranet, extranet y redes sociales.
• 4. RECURSOS DE SOFTWARE.
• Software de sistemas, de aplicaciones.
  Políticas, procedimientos y manuales.
• 5. DATOS.
• Materia prima del sistema de información
  (importancia de la bases de datos).

ENTRADA, PROCESO, SALIDA, DISTRIBUCIÓN,
ALMACENAMIENTO Y CONTROL.