ERP

1
"Cuándo necesita mi empresa de un cambio
tecnológico ()?"
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Temario Propuesto

• Análisis de entorno
• Cadena de Valor
• Dirección del proyecto
• Análisis Interno
• Evaluación
• Otras consideraciones

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Amenazas

• Presión por globalizar mercados Centroamérica
  un solo mercado
• Volumen crítico de operaciones
• Perder control al crecer
• Mucho personal (burocracia)
• Planificación deficiente entrar en iliquidez
• Ambiente tenso (mucha presión)
• Estrategia fiscal
• Resultados a corto plazo

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Oportunidades

• Enfocarse en el negocio y no en la administración
• Mantener o incrementar participación de mercado
• Levantamiento de barreras de entrada
• Segmentar el mercado
• Mejorar rotación de inventarios y liquidez
• Crecimiento regional
• Crear estructura de sucesión

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Cadena de Valor
Proveedores
Fabricantes
Clientes
Requerimiento productos nuevos, Proyecciones,
Órdenes y Pagos
Promesas, Materiales y Facturas, Productos
Terminados
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Proceso Idealizado de Adquisición
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Por qué hacer algo?

• Tendencias de la industria
• Coyunturas políticas
• Alianzas comerciales
• Objetivos estratégicos
• Objetivos financieros
• Objetivos personales

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Cuándo hacerlo?
Si no lo hago ahora

• Eventos inmediatos
• Costos estratégicos
• Costos financieros
• Potencialización de la competencia

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Qué escoger?
confianza

• Real Valor agregado
• Impacto en los Objetivos de Negocios
• Viabilidad de la implementación
• Creación de ventaja competitiva

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Modelos de negocios fundamentales
Modelo de liderazgo por Producto
Areas de interes
Estratégias Clave
Proposición de valor
Indicadores

• Participación de mercado
• Desarrollo del producto en su ciclo de vida
• Nuevos productos (tiempo nuevos clientes)

• Mejor producto del mercado

• Mercadeo
• Investigación y Desarrollo

• Nuevos productos
• Nueva distribución
• Nuevos mercados
• Adquisiciones
• Rediseño

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Modelos de negocios fundamentales
Modelo de Cercanía con el Cliente
Areas de interes
Estratégias Clave
Proposición de valor
Indicadores

• Crecimiento del mercado existente
• Crecimiento de las ganancias por cliente

• Lo mejor para cada cliente en particular

• Entregas y atención final
• Retención del personal clave
• Retención y expansión de clientes

• Expandir oferta de servicios
• Deleitar clientes existente
• Ofrecer nuevos productos/servicios

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Modelos de negocios fundamentales
Modelo de Excelencia Operativa
Areas de interes
Estratégias Clave
Proposición de valor
Indicadores

• Eficiencia Operativa
• Dominio de mercado
• Crecimiento de utilidades

• El mejor producto/servicio por el menor costo
  posible

• Operaciones
• Distribución
• Compras/logística

• Reducción de costos y centralización
• tecnificación de operaciones
• Mercadeo

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Entorno tecnológico adecuado
ETA
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Integración total (ejemplo ERP)
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Determinando la necesidad de un cambio
Sintomatología

• Administración
• Mercadeo/Ventas/Servicio al Cliente
• Operaciones
• Recursos Humanos

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Beneficios de un ETA

• Estratégicos
• Empresa enfocada
• Definición de posición competitiva
• Facultamiento de decisiones estratégicas
• Tecnológicos
• Integridad total de los datos
• Investigación y Desarrollo tecnológico
• Comunicaciones más eficientes
• Organizacionales y culturales
• Realinear sistema de recompensa
• Estructura que apoya la colaboración
• Organización orientada al cambio
• Cultura orientada a datos e información
• Conocimiento y habilidades
• Procesos analíticos
• Nuevos tipos de decisiones
• Cambios en el proceso de toma de decisión

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Síntomas Administrativos

• Variaciones en inventarios
• Descontrol en materia prima
• Altos inventarios
• No hay planificación a largo plazo
• Recargo de trabajo
• Alta rotación en personal administrativo
• Lo urgente prevalece sobre lo importante
• Registros contables incorrectos
• Descuadres contables
• Información no confiable
• Información tardía

• Mucho criterio individual y variable
• Responsabilidad sin autoridad
• Procedimientos informales y complicados
• Falta de documentación y comunicación de
  políticas
• Presupuestación deficiente imposibilidad de
  proyección y simulación
• Falta de herramientas de control adecuadas
• Excesivas variaciones, inexactitudes y revisiones
• Mucha papelería costosa en tiempo y materiales

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Síntomas en Mercadeo y Ventas

• Promociones sin coordinación
• Inadecuado control de cartera
• Imposibilidad de análisis adecuado de clientes
• Imposibilidad de análisis adecuado de productos
• Promociones no coordinadas con área operativa
• Presas acumuladas de ventas a fin de mes
• Inadecuada toma y registro de pedidos
• Inadecuada base de crecimiento
• Ventas perdidas por servicio inadecuado o tiempos
  de entrega largos

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Síntomas Operativos

• Personal recargado de trabajo
• Problemas y excusas por falta de herramientas
  adecuadas
• Falta de control de producción
• Inadecuada planeación de operaciones
• Falta de comunicación entre ventas, producción y
  logística
• Control inadecuado de transacciones
• Falta de información adecuada de inventarios

• Inventarios excesivos para cubrir deficiencia de
  planeación
• Costos altos de área excesiva de almacenaje
• Viajes innecesarios de flotilla
• Importaciones y exportaciones tardadas
• Tiempo e inexactitud de chequeos visuales
• Imposible rastreo y corrección de problemas de
  calidad
• Imposibilidad de modernizar equipos y sistemas

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Síntomas de Recuros Humanos

• Exceso de personal administrativo
• Frustración por hacer y rehacer trabajo manual
• Falta de orientación común y disciplina hacia la
  estrategia
• Comunicación deficiente
• Inadecuada evaluación de desempeños y
  competencias
• Problema de continuidad por falta de
  procedimientos y manuales
• Tiempos perdidos en trabajo manual de cálculos y
  reportes

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Evolución de las soluciones
Cost Effect Using Integrated Cost Systems to
Drive Profitability and Performance, R.S. Kaplan,
R. Cooper, 1997, Harvard Business School Pr
ISBN 0875847889
22
Manejo del cambio complejo
23
Razones para hacer el proyecto

• Integrar información financiera
• Estandarizar procesos de operación
• Estandarizar información de RRHH
• Mejorar operación y eficiencia
• Mejorar capacidad de toma de decisiones
• Mejorar calidad de decisiones
• Incrementar significativamente el valor de la
  empresa a través de
• Mayor participación de mercado
• Mayores utilidades
• Retorno sobre la inversión

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ETA no es solo el costo del software

• Entrenamiento
• Pruebas de integridad
• Conversión de datos
• Análisis de los datos
• Consultoría para el proyecto
• Consultoría para la implementación
• Costo del personal interno
• Dimisiones de personal
• Hardware
• Comunicaciones

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Otras Consideraciones

• El retorno sobre la inversión es a largo plazo
• Los primeros beneficios se perciben un año
  después de la implementación
• La conclusión del proyecto se compara con un
  parto
• El software no debe modificarse la empresa debe
  adaptarse a las mejores prácticas
• Se trata de un cambio cultural complejo

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Premisas Generales

• Alta Gerencia comprometida
• Organización comprometida
• Entrenamiento exhaustivo
• Más simple es mejor
• Exactitud en los parámetros

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Alternativas
No hacer Nada Desarrollo Interno Comprar Sistema
Oportunidades No Hay Sistemas especializados a la medida Aprovechar inversiones realizadas Costos y tiempo aparentemente bajos Costos y tiempo controlados Tiempo de Planificación e Implementación relativamente corto Adquisición de Best Practices del negocio Expertise de consultores
Riesgos Mayor competencia Erosión contínua de eficiencia Dependencia de personal Pérdida de control Incremento de costos Freno en el crecimiento Multitud de criterios Procesos no estandarizados Imposibilita la objetividad Decisiones equivocadas y extemporáneas Pérdida de visión del negocio No aprovechar best practices No hay visión global de costos y tiempo Costos se pueden exceder Considerar tiempos de Aprendizaje programación Conocimiento global del negocio Correcciones Paralelos Implementación Vida útil de la aplicación Costos iniciales aparentemente altos Escoger mal
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Como NO se debe seleccionar un ETA

• Cotizar antes de definir las necesidades y
  beneficios esperados
• Excluir al departamento de sistemas en el proceso
• No considerar criterios de maximización
  financiera (retorno a la inversión) en el proceso
• No establecer objetivos y visión clara de cómo
  desean operar en el futuro
• Seleccionar un sistema basado en hábitos y
  métodos actuales
• Seleccionar con base en una demostración muy
  ilustrativa
• Considerar a un solo proveedor de software
• Involucrar a una sola parte de la organización

29
Como garantizar el fracaso en una implementación

• Excluir al departamento de sistemas en el proceso
• Insistir en una implementación total de tres
  meses
• No trabajar tiempo extra
• Insistir en códigos fuentes o en modificaciones
  ad hoc para poder contar con los mismos reportes
  y pantallas que siempre han tenido
• Eliminar la capacitación, educación y asistencia
  de consultores expertos

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Factores a considerar

• Inversiones realizadas
• Estrategia fiscal
• Programa de proyectos en marcha
• Restricciones de tiempo del personal
• Capacitación
• Hardware adecuado
• Comunicaciones
• Financiamiento

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El enfoque de la decisión

• Visión a largo plazo
• No es un problema tecnológico es un problema del
  negocio
• Decisión estratégica
• Analizar con base en beneficios esperados y
  costos (rendimiento a la inversión)

32
MUCHAS GRACIAS