Pengelolaan Sistem Informasi

1
Pengelolaan Sistem Informasi

• Rita Afyenni, S.Kom, M.Kom

2
5. Membangun Sistem Informasi Perusahaan Digital

1. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana
2. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
   Perubahan

3
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana

• SI merupakan entitas SOSIOTEKNIS
• Suatu pengaturan unsur-unsur teknis
• Suatu pengaturan unsur-unsur sosial
• Perubahan SI akan mencakup perubahan terhadap
• Pekerjaan
• Keterampilan
• Manajemen
• Organisasi
• Dalam filosofi sosioteknis
• Penggunaan teknologi baru harus mempertimbangkan
  orang-orang yang akan menggunakannya.

4
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Merancang SI yang baru berarti merancang-ulang
  organisasi, untuk itu diperlukan perencanaan yang
  baik.
• Para pembangun SI harus mempertimbangkan pengaruh
  sistem secara keseluruhan,
• Fokus terutama pada konflik organisasi dan
  perubahan-perubahan dalam tempat pengambilan
  keputusan.
• Bagaimana sifat kelompok kerja bisa mengalami
  perubahan di bawah SI baru.

5
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• SI bisa jadi sukses secara teknis, tetapi bisa
  menjadi kegagalan organisasi karena
• Terdapatnya kegagalan pada proses sosial politis
  dalam membangun SI.
• Para perancang sistem harus memastikan bahwa
  semua anggota kunci pada organisasi bisa
  berpartisipasi dalam proses perancangan dan
  diperbolehkan untuk mempengaruhi bentuk akhir
  dari sistem yang akan dibangun.

6
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Ada dua prinsip metodologi untuk menetapkan
  persyaratan inti informasi dari organisasi
  sebagai satu kesatuan
• Perencanaan sistem bisnis (Analisis Enterprise)
• Analisis mengenai persyaratan organisasi yang
  menguji organisasi secara keseluruhan dalam hal
  unit-unit organisasi, fungsi, proses dan
  unsur-unsur data
• Membantu mengidentifikasi entitas-entitas dan
  atribut-atribut kunci pada data organisasi.
• Butuh biaya mahal untuk mengumpulkan semua data
• Faktor-faktor penting kesuksesan (Analisis
  Strategis)
• Sejumlah kecil sasaran operasional yang mudah
  diidentifikasi yang dibentuk oleh industri,
  perusahaan, manajer, dan lingkungan
• Diyakini untuk memastikan kesuksesan sebuah
  organisasi
• Digunakan untuk menentukan persyaratan informasi
  dari sebuah organisasi

7
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Perubahan yang diakibatkan oleh penggunaan
  teknologi informasi
• Otomatisasi penggunaan komputer untuk
  mempercepat kinerja tugas-tugas yang ada.
• Rasionalisasi pelancaran prosedur standar
  pengoperasian, mengeliminasi sumbatan-sumbatan
  sehingga otomatisasi membuat prosedur
  pengoperasian menjadi lebih efisien.
• Perekayasaan ulang perancangan ulang secara
  radikal proses bisnis, mengkombinasikan
  langkah-langkah untuk membuang langkah-langkah
  yang tidak berguna dan berulang, untuk lebih
  memperbaiki biaya, kualitas, layanan dan
  memaksimalkan keuntungan TI
• Paradigma perubahan rekonseptualisasi radikal
  dari sifat alami bisnis dan sifat alami
  organisasi.

8
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)
9
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Perekayasaan ulang proses bisnis meliputi
• Kegiatan perbaikan alur kerja
• Proses pelancaran prosedur bisnis sehingga
  dokumen bisa dengan mudah dan efisien dipindahkan
  dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
• Perbaikan proses
• Menggunakan konsep TQM
• Konsep yang menyatakan bahwa kontrol kualitas
  merupakan tanggung jawab yang harus dijalankan
  oleh semua orang di dalam satu organisasi
• Six Sigma
• Suatu ukuran khusus atas kualitas untuk
  memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya.

10
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Garis-garis besar pengembangan sistem
• Analisis sistem
• Analisis masalah yang akan dipecahkan oleh
  organisasi menggunakan SI
• Menetapkan persyaratan informasi
• Pernyataan terinci atas kebutuhan informasi dari
  sistem yang baru.
• Siapa yang membutuhkan informasi, dan bilamana,
  dimana, serta bagaimana informasi dibutuhkan.
• Perancangan Sistem
• Perincian bagaimana sistem sesuai dengan
  persyaratan informasi sebagaimana ditentukan pada
  proses analisis sistem

11
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Penyelesaian proses pengembangan sistem
• Menerjemahkan hasil rancangan ke dalam SI yang
  bisa secara penuh beroperasi
• Pemrograman
• Pengujian
• Konversi, penggantian sistem lama ke sistem baru
• Strategi paralel, sistem dijalankan bersamaan
  sampai berfungsi dengan benar.
• Penggantian langsung, sistem baru langsung
  menggantikan sistem lama.
• Studi pilot, memperkenalkan sistem baru ke pihak
  terbatas sampai sistem berfungsi dengan baik lalu
  diterapkan ke semua pihak.
• Pendekatan fase, memperkenalkan sistem secara
  bertahap kepada fungsi organisasi ataupun unit
  organisasi (honorer perminggu -gt honorer
  perbulan kantor pusat -gt unit lainnya).
• pemeliharaan

12
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Pendekatan-pendekatan Alternatif Pembangunan
  Sistem
• Siklus hidup sistem tradisional
• Metodologi tradisional untuk mengembangkan SI
  yang membagi proses pengembangan sistem ke dalam
  tahap-tahap formal
• Masing-masing tahap harus diselesaikan secara
  sekuensial oleh divisi yang sangat formal antara
  pengguna akhir dan pakar/ahli SI
• Cocok untuk sistem yang besar

13
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Prototiping
• Proses pembangunan sistem yang bersifat
  eksperimental secara cepat dan mudah untuk tujuan
  demonstrasi dan evaluasi.
• Sehingga pengguna bisa dengan lebih baik
  menentukan persyaratan informasi
• Paket perangkat lunak aplikasi
• SI bisa dibangun menggunakan PL dari perangkat
  lunak aplikasi komersil yang sudah siap
  digunakan, baik dengan cara dibeli ataupun
  disewa.

14
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Pengembangan pengguna akhir
• Pengembangan SI oleh pengguna akhir dengan
  sedikit atau tanpa bantuan formal dari para pakar
  teknis SI.
• Outsourcing
• Praktik perjanjian/kontrak pengoperasian pusat
  komputer, jaringan telekomunikasi, atau
  pengembangan aplikasi kepada vendor eksternal

15
5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi
Terencana (continue...)

• Pengembangan Aplikasi untuk Perusahaan Digital
• Pengembangan berorientasi obyek
• Pendekatan pengembangan sistem menggunakan obyek
  sebagai unit dasar dari analisis dan perancangan
  sistem.
• Sistem dimodelkan sebagai sekumpulan obyek dan
  relasi obyek.
• Rapid Aplication Development (RAD)
• Proses pengembangan sistem dalam periode singkat
  menggunakan prototiping, peranti generasi
  keempat, dan kerja tim yang erat dengan pengguna
  dan pakar sistem.

16
5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
Perubahan

• Model anggaran modal tradisional
• Digunakan untuk mengukur nilai proyek investasi
  modal jangka panjang.
• Anggaran modal proses analisis dan pemilihan
  beragam proposal untuk pengeluaran-pengeluaran
  modal.

17
5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
Perubahan (continue...)

• Ada 6 model anggaran modal
• Metode penggantian
• Pengukuran waktu yang dibutuhkan untuk
  mengganti/mengembalikan investasi awal dari
  proyek.
• Nilai akuntansi dari pengembalian modal investasi
  (ROI)
• Penghitungan nilai pengembalian investasi dengan
  cara mengatur arus kas masuk yang dihasilkan oleh
  investasi untuk penurunan harga (depresiasi)
• Rasio rugi-laba
• Rasio dari keuntungan dan kerugian
• Nilai net saat ini (NPVNet Present Value)
• Biaya investasi dibandingkan denagn arus kas
  masuk bersih yang muncul pada tahun-tahun
  berikutnya.
• Indeks Keuntungan
• Membandingkan keuntungan investasi alternatif
  dihitung dengan membagi nilai saat ini dari total
  arus kas masuk dari investasi dengan biaya awal
  investasi
• Nilai internal pengembalian internal
• Nilai pengembalian modal
• Keuntungan yang bersal dari investasi

18
5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
Perubahan (continue...)

• Keuntungan dapat dilihat dari
• Keuntungan nyata
• Keuntungan yang bisa mengukur dan menetapkan
  nilai moneter
• Mencakup biaya operasional terendah dan
  meningkatkan arus kas.
• Keuntungan yang tidak kelihatan
• keuntungan yang tidak bisa diukur dengan mudah
• Mencakup efisiensi layanan pelanggan atau
  perbaikan pengambilan keputusan
• SI biasanya lebih banyak memberikan keuntungan
  abstrak

19
5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
Perubahan (continue...)

• Keuntungan investasi teknologi informasi akan
  berkurang jika perusahaan tidak mempertimbangkan
  biaya perubahan organisasi yang berkaitan dengan
  sistem baru atau mengefektifkan
  perubahan-perubahan tsb.
• Masalah-masalah yang menyebabkan kegagalan SI
  dapat dikelompokkan kepada
• Perancangan
• Informasi tidak tersedia secara cepat
• User Interface yang jelek
• Data
• Tingkat inakurasi dan inkonsistensi yang tinggi.
• Biaya
• Biaya implementasi melebihi anggaran
  pengoperasian yang telah ditetapkan
• Pengoperasian
• Sistem tidak berjalan baik.

20
5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
Perubahan (continue...)

• Manajemen perubahan diterapkan pada saat
  implementasi SI
• Yang menjadi agen perubahansistem analist.
• Penyebab keberhasilan dan kegagalan implementasi
• Peran para pengguna dalam proses implementasi
• Tingkat dukungan manajemen untuk usaha
  implementasi
• Level kompleksitas dan risiko proyek implementasi
• Berhubungan dengan ukuran dan struktur proyek
  kemampuan penggunaan TI untuk PL, PK dan
  pengelolaan database.
• Kualitas manajemen proses implementasi
• Lakukan pelatihan sebelum implementasi

21
5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola
Perubahan (continue...)

• Mengelola Implementasi
• Mengendalikan faktor-faktor risiko
• Mengelola kompleksitas teknis
• Penggunaan secara tepat peranti perencanaan resmi
  dan peranti kendali resmi
• Contoh PERT, Gantt Chart
• Meningkatkan keterlibatan pengguna.