Project Communications Management

1
Project Communications Management
ISMU KUSUMANTO JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS
SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SUSKA RIAU
2
Importance of Good Communications

• Ancaman yang terbesar bagi banyak proyek adalah
  kegagalan untuk berkomunikasi dengan baik
• Kultur tidak mendukung para profesional sebagai
  seorang komunikator baik
• Riset menunjukkan bahwa para profesional harus
  mampu berkomunikasi secara efektif untuk berhasil
  pada posisi mereka
• Ketrampilan lisan yang baik adalah suatu faktor
  pokok didalam kemajuan karier untuk para
  profesional

3
Project Communications Management Processes

• Perencanaan Komunikasi (Communications planning)
  menentukan kebutuhan komunikasi dan informasi
  untuk stakeholders
• Distribusi Informasi (Information distribution)
  informasi yang diperlukan harus tersedia pada
  saat yang tepat
• Kinerja pelaporan (Performance reporting)
  pengumpulan dan pendistribusian informasi
• Administratif penutup (Administrative closure)
  pendataan, pengumpulan, dan pendistribusian
  informasi untuk menyusun tahap atau penyelesaian
  proyek

4
Communications Planning

• Perencanaan tiap-tiap proyek meliputi beberapa
  bentuk rencana manajemen komunikasi (suatu
  dokumen yang memandu komunikasi proyek)
• Menciptakan suatu analisa stakeholder untuk
  komunikasi proyek serta membantu perencanaan
  komunikasi

5
Communications Management Plan Contents

• Suatu uraian menyangkut pengoleksian, struktur
  dan menyimpan berbagai jenis informasi
• Suatu struktur distribusi yang mengambarkan
  informasi apa untuk siapa, kapan, dan bagaimana
• Suatu format untuk merancang informasi kunci saat
  berkomunikasi
• Suatu proyek membuat jadwal memproduksi
  informasi
• Metode akses untuk memperoleh informasi
• Suatu metoda untuk membaharui rencana manajemen
  komunikasi sebagai/ketika proyek maju dan
  berkembang
• Suatu stakeholder analisa komunikasi

6
Information Distribution

• Memperoleh informasi untuk orang-orang benar di
  waktu yang tepat dan di (dalam) suatu format
  bermanfaat serta mengembangkan pokok informasi
  menjadi informasi penting
• Pertimbangan penting meliputi
• - menggunakan teknologi untuk
  meningkatkan distribusi informasi
• - metoda informal dan formal untuk
  membagi-bagikan informasi

7
The Impact of the Number of People on
Communications Channels
8
Performance Reporting

• Laporan kinerja memberitahu stakeholders seputar
  bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai
  sasaran hasil proyek
• - Laporan Status menguraikan di mana posisi
  proyek pada suatu titik spesifik pada
  waktunya
• - Laporan perkembangan menguraikan apa yang
  telah regu proyek penuhi pada suatu periode
  waktu tertentu
• - Project Forecasting yang meramalkan kemajuan
  dan status proyek masa depan berdasar pada
  kecenderungan dan informasi yang lampau
• - Status Review adalah mengulang laporan kinerja

9
Administrative Closure

• Suatu proyek atau tahap suatu proyek memerlukan
  penutup
• Penutup administratif diantaranya
• - Arsip sejarah Proyek
• - Penerimaan formal
• - Pelajaran yang didapat

10
Suggestions for Improving Project Communications

• Mengatur konflik secara efektif
• Mengembangkan ketrampilan komunikasi lebih baik
• Pertemuan-Pertemuan efektif yang dijalankan
• Penggunaan E-Mail secara efektif

11
Conflict Can Be Good

• Konflik sering menghasilkan temuan penting,
  seperti gagasan baru, alternatif lebih baik, dan
  motivasi untuk bekerja lebih keras dan lebih
  secara kolaboratif
• Groupthink dapat dikembangkan jika tidak ada
  berlawanan sudut pandang
• Riset menyatakan bahwa konflik terkait dengan
  tugas sering meningkatkan prestasi regu, tetapi
  konflik emosional sering menekan prestasi regu

12
Developing Better Communication Skills

• Perusahaan dan program formal untuk para
  profesional sering melalaikan pentingnya
  mengembangkan ketrampilan pidato, penulisan, dan
  mendengarkan
• Ketika organisasi menjadi lebih global, mereka
  menyadari harus menginvestasikan cara-cara untuk
  meningkatkan kemampuan komunikasi dengan
  orang-orang dari negara-negara dan kultur
  berbeda
• Kepemimpinan untuk meningkatkan komunikasi

13
Developing a Communications Infrastructure

• Infrastruktur komunikasi adalah satu set
  peralatan, teknik, dan prinsip yang menyediakan
  suatu pondasi untuk perpindahan informasi secara
  efektif
• - Peralatan meliputi e-mail, software manajemen
  proyek, groupware, fax mesin, telepon,
  teleconferencing system, sistem manajemen
  dokumen, dan pengolah kata
• - Teknik meliputi petunjuk melaporkan dan
  templates, peraturan dan prosedur
  pertemuan, proses pengambilan keputusan,
  pendekatan memecahkan masalah, dan
  resolusi konflik serta teknik negosiasi
• - Prinsip meliputi menggunakan dialog terbuka
  dan suatu etika pekerjaan yang disetujui
  bersama

14
Running Effective Meetings

• Menentukan jika suatu pertemuan dapat dihindarkan
• Gambarkan tujuan dan hasil pertemuan yang
  diinginkan
• Menentukan siapa yang perlu menghadiri pertemuan
• Menyediakan suatu agenda kepada peserta sebelum
  pertemuan
• Menyiapkan selebaran, alat peraga visual, dan
  membuat pengaturan logistik sebelum waktu yang
  ditetapkan
• Menjalankan pertemuan secara profesional (tepat
  waktu dan tepat sasaran)
• Membangun hubungan

15

• Start and finish on time
• Specify objective
• Specify agenda and follow it
• Do not criticize
• Listen
• Two minute rule
• No side conversation
• No telephone conversation

16

• Participate or contribute
• Work as a team
• No rank
• Make minutes of meeting
• Solve problem
• Make action plan
• Rotate facilitator, scriber
• Have fun and relax
• Evaluate the meeting

17
Terima Kasih