XVII Curso Internacional de Cr

1
XVII Curso Internacional de Crédito
EducativoCálculo y Evaluación de Costos en
Programas de Crédito EducativoEl Papel del
Presupuesto para la Planeación y el Control

• Regla Brito de Vargas
• Cancún, México 4-8 de Octubre 2004

2
Presupuesto

• Plan Integrado y Coordinado
• Expresado en Términos Financieros
• Relaciona Operaciones y Recursos que forman
  parte de un Período determinado.
• Tiene el fin de lograr los objetivos fijados en
  la planeación estratégica.

Presupuesto
3
Presupuesto
4
Principales Características y Elementos del
Presupuesto

• Plan
• Lo que se trata de realizar.
• Integrado
• Toma encuenta TODAS las áreas y actividades de
  la institución.
• Coordinado
• Preparado conjuntamente y en armonía para varios
  de los departamentos.

5
Principales Características y Elementos del
Presupuesto

• Expresado en Términos Financieros
• Debe ser representado en la unidad monetaria.
• Operaciones
• Determina Ingresos y Gastos detalladamente.
• Recursos
• Se debe planear todo lo que será necesario para
  realizar los planes de operación.

6
Evolución del Presupuesto
7
Consideraciones Importantes

• Los Presupuestos
• Obligan a la Administración a planear para el
  futuro.

• Permiten que se tomen mejores decisiones.

• Establecen normas que pueden controlar el uso de
  los recursos de una entidad y motivar al
  personal.

• Sirven para comunicar los planes de la
  organización a cada
• empleado y coordinar sus esfuerzos.

8
Tipos de Presupuestos
El presupuesto maestro es un plan financiero
extenso constituido por varios presupuestos
departamentales y de actividades, ambos
individuales.
9
Tipos de Presupuestos (Continuación)

• Los presupuestos de operación
• Relaciona las actividades que generan ingresos,
  los gastos que se producirán y su resultado
  final. Esta información debe de elaborarse en la
  forma mas detallada posible.
• Los presupuestos financieros
• Tienen que ver con las entradas y salidas de
  efectivo y con la posición financiera la cual
  incluye un presupuesto de efectivo y un
  presupuesto de adiciones de activos.

10
Relación de Presupuestos
11
Informes Periódicos de Desempeño

• Control
• Tiene el propósito fundamental de asegurar el
  cumplimiento de los objetivos, las metas y las
  normas de la institución.
• El control tiene muchas facetas
• Observación directa
• La expresión verbal
• Las políticas
• Los procedimientos
• Los informes de los resultados reales y los
  informes de desempeño.

12
Informes Periódicos de Desempeño

• La Planificación y Control integral de
  Utilidades centra su atención en
• Los Informes de Desempeño y en su Evaluación
  para determinar las causas tanto de los
  desempeños altamente satisfactorios como de los
  desempeños mediocres.

13
Características de un Informe de Desempeño del
Presupuesto

• El desempeño se clasifica por las
  responsabilidades que se asignan.
• El informe debe ser exactamente de conformidad
  con la estructura organizacional.
• Debe formularse un informe de acuerdo con la
  autoridad y responsabilidades asignadas.
• Se designan los conceptos que son controlables y
  los que no lo son. Estos dos grupos deben
  precisarse con claridad para que la medición sea
  clara y justa.

14
Características de un Informe de Desempeño del
Presupuesto

• Se formulan informes oportunos.
• Para que el control sea eficaz, los informes de
  desempeño deben emitirse sobre una base mensual,
  semanal o, en algunos casos, diariamente.
• Debe ocurrir inmediatamente después de la
  identificación de las causas del problema.
• Para que sean útiles y efectivos, deben
  presentarse unos cuantos días después al fin del
  periodo .
• Cuanto más tiempo se aplace la acción de control,
  mayor será el efecto financiero desfavorable que
  se produzca.

15
Características de un Informe de Desempeño del
Presupuesto

• Se compara los resultados reales con los
  resultados planificados, mostrando la diferencia
  entre los mismos.
• Los informes de desempeño deben también llamar la
  atención hacia las posibles causas de las
  variaciones.

16
(No Transcript)
17
Implantación de Seguimiento

• El seguimiento es parte importante del control
  eficaz.
• Los informes de desempeño se basan en las
  responsabilidades asignadas, que constituyen el
  soporte de la actividad de seguimiento.
• Las variaciones en desempeño del presupuesto son
  efectos (los resultados).
• Hay que dar prioridad al análisis para
  determinar las causas que determinaron las
  variaciones en el desempeño tanto favorables como
  desfavorables.

18
Implantación de Seguimiento

• En el caso de que las variaciones en el desempeño
  sean desfavorables
• Una vez identificadas las causas básicas (y no
  los resultados) debe escogerse una alternativa
  para la acción correctiva, implementándose de
  inmediato.
• Si se trata de variaciones favorables
• Deben identificarse también las causas
  subyacentes.
• Este caso rara vez requiere de la acciones
  correctivas

19
Implantación de Seguimiento (Continuación)

• Las causas fundamentales de las variaciones a
  menudo aportan información valiosa para manejar
  la eficiencia y para desarrollar reforzamiento
  positivos en las operaciones.
• A esto se le denomina transferencia del éxito.
• Debe haber particular atención a las acciones
  pasadas de seguimiento para
• Determinar la efectividad de las anteriores
  acciones correctivas y,
• Proporcionar una base para mejorar los futuros
  procedimientos de planificación y control.

20
Tiempos del Proceso de Planificación

• El presupuesto maestro se prepara para período de
  un año dividido en presupuestos trimestrales y
  mensuales.
• El uso de periodos más cortos permite que se
  comparen los datos reales con los datos
  presupuestados conforme pasa el año, para poder
  hacer correcciones en forma oportuna.
• De esta forma es menos probable que los problemas
  se vuelvan demasiado graves.

21
Tiempos del Proceso de Planificación
(Continuación)

• Algunas organizaciones experimentan condiciones
  que hacen que les resulte inconveniente
  planificar adentrándose demasiado lejos en el
  futuro y es por eso que pueden recurrir a la
  Planificación Continua de Utilidades.

Modifico el Presupuesto?
Sucesos imprevistos
22
Ventajas de los Presupuestos

• Presiona para que la alta gerencia defina
  adecuadamente los objetivos básicos.
• Propicia que se defina una estructura
  organizacional adecuada, determinando la
  responsabilidad y autoridad de cada una de las
  partes que integran la organización.
• Incrementa la participación de los diferentes
  niveles de la organización.
• Facilita la utilización óptima de los diferentes
  insumos.

23
Ventajas de los Presupuestos (Continuación)

• Obliga a hacer un auto-análisis periódico.
• Facilita el control administrativo.
• Es un reto para ejercitar la creatividad y
  criterio profesional, a fin de mejorar la
  organización.
• Ayuda a lograr mejor eficiencia en las
  operaciones.

24
Limitaciones

• Están basados en estimaciones.

• Su ejecución no es automática, se necesita que
  el elemento humano comprenda su importancia.

• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de
  la administración. Es una herramienta que sirve
  a la administración para que cumpla su cometido,
  y no para entrar en competencia con ella.

25
Advertencia
EL PRESUPUESTO
NO ES UNA CAMISA DE FUERZA!