Sauvegarde, archivage et s

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Sauvegarde, archivage et sécurisation des
fichiers
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Différence entre les termes enregistrement
sauvegarde - archivage

• Enregistrement mise en mémoire (perte du
  travail en cas de coupure de courant)
• Sauvegarde duplication et mise en sécurité des
  données pour restaurer en cas de problème
• (copie temporaire)
• Archivage procédé de conservation des données
  fiable et fidèle dans le temps
• (copie permanente)

3
Quest-ce que la gestion électronique des
documents ?
Ensemble de techniques permettant dorganiser, de
gérer et de distribuer sous forme électronique
l'ensemble des documents et informations INTERNES
et/ou EXTERNES de lentreprise.
4
Quelles sont les sources de documents ?

• Les documents peuvent être
• Des documents électroniques par nature.
• Des documents papier transformés par
  numérisation en documents électroniques.

5
Intégrer des documents électroniques dans le
système
Intégrer des documents dans le système GED

• On peut intégrer dans le système de GED des
  documents électroniques par nature issus des
  applications informatiques de lentreprise
• sous format texte
• sous toutes les autres formes de fichier
  électronique (vidéo, son, image)

multimédia
Disque dur
compression
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Les formats de fichiers
7
Entrer des documents non électroniques dans le
système
Entrer des documents dans le système GED
Acquérir par numérisation
Il sagit de tous les documents que lentreprise
utilise et qui ne sont pas des documents
électroniques. Ils sont numérisés et
dématérialisés.
Acquérir par numérisation
Acquérir par numérisation
8
Organiser laccès aux documents du système
On doit pouvoir trouver facilement et rapidement
les documents pour les utiliser en fonction des
besoins de lentreprise.
Métadonnées
Plan de classement ou arborescence
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Les métadonnées

• Ensemble structuré dinformations servant à
  décrire une ressource
• ex date, auteur, titre, mots clés

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• Exemple de métadonnées dans MS Office

Renseignement des métadonnées par le menu
Fichier Propriétés Possibilité de demander
lors de lenregistrement du document Outils
Options Enregistrement /Général Demander les
propriétés du document
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• Exemple de métadonnées dans un logiciel photo

Caractéristiques de lappareil photo et de la
prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse,
date, heure) Données non modifiables
Mots clés à saisir par lutilisateur Données
modifiables
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Bien nommer les fichiers

• choisir un nom suffisamment explicite
• éviter les caractères accentués, les signes de
  ponctuation, les espaces (préférer _ )
• si dates, utiliser la date américaine
• 4 mars 2008 ? 20080304
• identifier clairement les différentes versions
  dun même document

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Classer les documents dans une arborescence
Il faut ensuite classer les documents dans une
organisation de dossiers informatiques qui
constitue larborescence des dossiers et fichiers.
Classer dans une arborescence
14
Classer les documents dans une arborescence
Exemple de larchivage du courrier départ et
arrivée dans une communauté de communes
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Stocker les documents et les protéger
Stocker et protéger les documents
Parefeu Anti virus
Serveur avec mot de passe
Entreprise spécialisée en stockage Ou dans
lentreprise
Les documents indexés et classés sont stockés
dans des serveurs de stockage qui doivent être
protégés des virus, des erreurs de manipulation,
etc.
16
Les supports de stockage (1-2)
17
Les supports de stockage (2-2)
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La conservation des supports

• Vérification, à intervalles réguliers, de létat
  des informations
• Nécessité de double sauvegarde (le disque dur
  externe est actuellement le support le plus
  fiable)
• Renouvellement régulier des sauvegardes

19
Alimenter  les bases de données de lentreprise
 Alimenter  les bases de données de lentreprise
Tous les documents indexés, classés et stockés
enrichissent les bases de données des
applications logicielles administratives,
techniques, commerciales et comptables de
lentreprise.
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Utiliser des documents dans lentreprise
Pour pouvoir utiliser le système GED, les
salariés de lentreprise doivent pouvoir
chercher, trouver facilement et rapidement les
différents documents électroniques en utilisant

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• Exemple Recherche de mots clés dans MS Office

• Par le menu
• Fichier Rechercher Recherche avancée
• Propriétés mots clés, nom du fichier, sujet
• Condition mot exact ou contient le mot
• Valeur une à plusieurs
• Opérateurs et/ou
• Emplacement
• Types de fichiers

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Le travail collaboratif Accès aux données et
sécurisation
Laccès aux données est sécurisé par des mots de
passe et des droits ou restrictions particulières
Droit de lecture
Données protégées
Droit décriture de lecture
Entreprise spécialisée en stockage
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Un format sécurisé le PDF
Le logiciel adobe acrobat édite les textes au
format PDF sécurisé à des fins darchivage en
apposant une signature numérique aux documents
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Norme NF Z42-013 sur larchivage électronique

• Garanties
• Pérennité ? conservation très longue
• Intégrité ? contenu non altéré ou modifié
• Sécurité ? confidentialité, absence de danger
• Traçabilité ? localisation, historique

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Norme NF Z42-013 sur larchivage électronique

• Buts de la norme
• Parer aux risques dobsolescence (support
  détérioré, logiciel ou matériel de lecture
  disparu)
• Parer aux risques de contentieux
• Créer un état en matière darchivage
  électronique

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La durée de conservation des supports
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Exemple dun logiciel de GED
Source http//www.novaxel.tm.fr/
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A voir sur le web
http//www.formulary-france.com/details_formarchiv
es.html
http//www.xamance.fr/