BAB 4

1
BAB 4
PENGORGANISASIAN
Disediakan Oleh Kolej Matrikulasi Perak
2
ISI KANDUNGAN

• 4.1 Pengenalan Pengorganisasian
• 4.1.1 Definisi Pengorganisasian
• 4.1.2 Kepentingan Pengorganisasian
• 4.2 Prinsip Pengorganisasian
• 4.3 Struktur Organisasi
• 4.3.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi

3
4.1 Definisi Pengorganisasian

• Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan
  sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas
  yang telah ditetapkan agar dapat mencapai
  matlamat organisasi.

4
Organisasi Formal dan Tidak Formal
ORGANISASI FORMAL ORGANISASI TIDAK FORMAL
Dibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan. Contoh Kolej Matrikulasi Perak (rujuk carta organisasi KMPk) Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi. Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi. Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan. Contoh Jawatankuasa Kelab Staf Kolej Matrikulasi Perak melibatkan pelbagai tahap pengurusan.
5
Kepentingan Pengorganisasian

• Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang
  sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.
• Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan
  dapat dilakukan dengan saksama.
• Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur
  dan sistem yang telah ditetapkan.

6
4.2 PRINSIP PENGORGANISASIAN

• Pengkhususan Kerja
• Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang
  tertentu sahaja.
• Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam
  sesuatu kerja.
• Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
• Contoh Pengkhususan kerja dalam bidang
• kewangan/ pemasaran

7

• 2. Kesatuan Arahan
• Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.
• Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua
  sahaja.

8
3. Rantaian Arahan

• Garisan autoriti yang menghubungkan individu
  dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus
  siapa melapor kepada siapa.
• Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti
  iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan
  dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan
  organisasi dapat diketahui dengan jelas.

Pengarah Urusan
Pengarah Bahagian
Pengurus
Penyelia
Pekerja
9

• 4. Kesatuan Objektif
• Semua objektif jabatan, bahagian dan individu
  mengarah kepada objektif organisasi yang sama.
• Contoh Syarikat APL SDN. BHD. menyasarkan
  keuntungan sebanyak 30 bagi tahun 2012.

10

• 5. Jangkauan Kawalan
• Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus
  kepada seorang ketua/pengurus
• Terdiri daripada
• i. Jangkauan kawalan luas.
• ii. Jangkauan kawalan sempit.

11

• i. Jangkauan Kawalan Luas
• Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan
  pengurus/ ketua adalah ramai.

12

• ii. Jangkauan Kawalan Sempit
• Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang
  pengurus adalah sedikit.

13

• 6. Autoriti
• Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak
  pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi
  arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai
  matlamat organisasi.
• Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah
  autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza
  berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka
  berada.

14

• Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di
  dalam sesebuah organisasi didefinisikan di dalam
  huraian kerja (job description)
• Terdapat 2 jenis autoriti
• Autoriti Lini
• Autoriti Staf

15

• Autoriti Lini
• Pengurus mempunyai kuasa formal untuk memberi
  arahan dan mengawal pekerja bawahan ke arah
  mencapai matlamat organisasi.
• Melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan
  matlamat utama organisasi.
• Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari
  pengurus atasan sehingga pekerja bawahan.
• Contoh pengurus pemasaran mengarahkan penyelia
  pemasaran untuk menjalankan penyelidikan
  pemasaran

16

• Autoriti Staf
• Kuasa pengurus untuk menasihati jabatan-jabatan
  lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus
  bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan.
• Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada
  organisasi. Mereka tiada kuasa untuk
  mengarah/memaksa ahli organisasi menerima nasihat
  mereka.
• Contoh Pengurus pemasaran menasihati unit
  pengeluaran meningkatkan kualiti produk.

17

• 7. Pemusatan
• Autoriti dan keputusan tertumpu pada peringkat
  atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat
  keputusan diberi kepada peringkat bawahan.
• Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi
  mewujudkan keseragaman.
• Contoh Proses pembuatan keputusan banyak dibuat
  oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.

18

• 8. Pemencaran
• Autoriti dan pembuatan keputusan diturunkan
  (didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada
  pengurus bawahan.
• Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.
• Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam
  pembuatan keputusan.
• Cth Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di
  peringkat cawangan.

19

• 9. Delegasi Tugas
• Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan
  secara penurunan kuasa kepada subordinat di dalam
  sesebuah organisasi.
• Walau bagaimanapun keputusan akhir adalah dari
  pihak pengurus atasan.

20
4.3 Struktur Organisasi

• Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan
  bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul
  dan diselaraskan.
• Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap
  pengurusan.
• Membentuk struktur lini dan staf melalui carta
  organisasi.

21
Struktur Divisional
Struktur Fungsian
Jenis-Jenis Struktur Organisasi
Struktur Matrik
22
i. Struktur Divisional

• Pembahagian jabatan dibuat mengikut
• Geografik
• Pelanggan
• Produk.

23
Ciri-ciri struktur divisional

• Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan
  geografik.
• Setiap division mempunyai sumber fungsi utama
  yang diperlukan dan tidak bergantung kepada
  division yang lain.

24
Struktur Divisional Mengikut Produk
Pengurus Besar
Pengurus Bahagian Pakaian Sukan
Pengurus Bahagian Peralatan Sukan
Pengurus Bahagian Kasut Sukan
Contoh Produk Adidas
25
Struktur Divisional Mengikut Pengguna
Pengurus Besar
Pengurus Pakaian Kanak-kanak
Pengurus Pakaian Remaja
Pengurus Pakaian Dewasa
Contoh Produk Demografik
26
Struktur Divisional Mengikut Geografik
Pengurus Besar
Pengurus Kawasan Utara
Pengurus Kawasan Tengah
Pengurus Kawasan Selatan
Contoh Perkhidmatan Bank
27
Kebaikan

• Divisional Mengikut Produk
• Meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk
• Meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana
  berlakunya pengkhususan kerja
• Mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam
  proses pengeluaran produk.
• Divisional Mengikut Pengguna
• Meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran
  pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak
  pengguna.
• Divisional Mengikut Georafik
• Pengurus akan mempunyai pengetahuan yang luas
  tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi
  kawasan masing-masing

28
Keburukan

• Divisional Mengikut Produk
• Kos adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai
  piawaian yang tertentu.
• Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran
  tertentu sahaja.
• Divisional Mengikut Pengguna
• Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi
  kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya
  tugas.
• Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah,
  melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk
  setiap jenis pengguna.
• Divisional Mengikut Georafik
• Pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal
  pekerja cawangan
• Kos yang tinggi akibat faktor demografi yang
  berbeza mengikut kawasan.

29
ii. Struktur Fungsian

• Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.
• Merupakan penjabatan yang paling asas dan
  lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang
  mempunyai produk yang terhad.
• Contoh pengeluaran, kewangan dan pemasaran.

30
Ciri-ciri struktur fungsian

• Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
• Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut
  persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti
  kerja.
• Contoh
• - Pengeluaran aktiviti yang berkait tentang
• pengilangan produk
• - Pemasaran aktiviti promosi dan jualan produk
• - Sumber Manusia bertanggungjawab
• mendapatkan dan mempertahankan pekerja
• yang berpotensi.
• - Kewangan mendapatkan dan menguruskan
• sumber dana

31
Struktur Fungsian
Pengurus Besar
Pengurus Kewangan
Pengurus Pengeluaran
Pengurus Pemasaran
32
Kebaikan

1. Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan
   sahaja. (pengkhususan kerja)
2. Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan
   kerja yang sama dalam jabatan.
3. Mudah melatih pekerja baru kerana bidang
   pengkhususan yang sama.
4. Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan
   kerana wujudnya perkongsian sumber .

33
Keburukan

• 1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan
  pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana
  bidang tugas yang berbeza.
• Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan
  ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang.
• Contoh Kelewatan Bahagian Kewangan meluluskan
  bajet mengakibatkan masalah kepada jabatan lain.

34
iii. Struktur Matrik

• Merupakan gabungan antara struktur divisional dan
  struktur fungsian.
• Juga dikenali sebagai sistem berbilang arahan.
• Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu
  ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.

35
Ciri-ciri struktur matrik

• Menggabungkan struktur division dan fungsian.
• Mempunyai dua rantaian arahan menegak dan
  melintang.
• Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua
  (division dan fungsian)
• Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan
  arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar
  untuk diuruskan.

36
Struktur Matrik
Pengarah Urusan
Pengurus Kewangan
Pengurus Pengeluaran
Pengurus Projek
Pengurus Projek A
Staf A Kewangan
Staf A pengeluaran
Pengurus Projek B
Staf B Kewangan
Staf B pengeluaran
Pengurus Projek C
Staf C Kewangan
Staf C pengeluaran
37
Kebaikan

1. Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak
   kerana ada 2 penugas autoriti.
2. Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam
   persekitaran.
3. Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan
   lebih cekap dan berkesan.
4. Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat
   meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan
   kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.

38
Keburukan

1. Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak
   masalah.
2. Kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila
   lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan
   untuk mencapai kesepakatan.
3. Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan
   perselisihan faham antara staf dan pengurus
   (percanggahan arahan).
4. Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu
   yang ekstrovert (menonjol).

39

• TAMAT BAB 4
• SEKIAN
• TERIMA KASIH

40
(No Transcript)