Business Intelligence

1
Business Intelligence

• BI 0910 blok 2 week 15a veranderen - BICC
• Veranderen
• BI Competence Center

2
Agenda

• Theorie
• Impact op de organisatie
• Change management aspecten van BI
• BI Governance
• BI Competence Center
• Discussie
• Werkcollege

3
Business Intelligence

• Verandermanagement

4
Centrale thema

• Veranderen is zeer situatie- en contextafhankelijk

5
Adoptie van vernieuwing
(gebaseerd op Rogers, 1983)
6
Innovatie Adoptie Kromme categorieën
Innovators / Vernieuwers. Moedige mensen, die de
verandering trekken. Vernieuwers zijn zeer
belangrijke communicatiemechanismen. Early
Adopters / Vroege Overnemers. Gerespecteerde
mensen, opinieleiders, proberen nieuwe ideeën
uit, maar op een voorzichtige manier. Early
Majority / Vroege Meerderheid. Zorgvuldige
nadenkende mensen, die voorzichtig zijn maar
verandering sneller goedkeuren dan gemiddelde
mensen. Late Majority / Late Meerderheid.
Sceptische mensen, die nieuwe ideeën of producten
alleen dan zullen gebruiken wanneer de
meerderheid het gebruikt. Laggards /
Achterblijvers. Traditionele mensen, die
vasthouden aan de "oude manieren", die kritisch
zijn over nieuwe ideeën en deze slechts zullen
goedkeuren als het nieuwe idee een algemene
stroming of zelfs een traditie is geworden.
7
Waarom veranderen?

• Klassieke paradigmas staan onder druk
• Eisen m.b.t. producten en diensten
• Eisen m.b.t. organiseren van werk
• veiligheid
• gezondheid
• welzijn
• Toenemende concurrentie
• Technologische ontwikkelingen
• Sociaal-economische ontwikkelingen

8
Wat veranderen?

• Strategie-perspectief
• activiteiten van de organisatie
• Organisatie-perspectief
• hoe worden activiteiten uitgevoerd
• Cultuur-perspectief
• organisatie als sociaal systeem
• Leren-perspectief
• ontwikkeling gemeenschappelijke kennis
  vaardigheden

9
Wie veranderen?
10
Positieve beeldvorming
11
Tien basisbelangen

1. Werkzekerheid
2. Status (intern) en imago (extern) van het werk
3. Speelruimte en invloed
4. Beloning en rechtspositie
5. Taakinhoud en kwaliteit van de arbeid
6. Middelen
7. Locatie/werkplek
8. Ontwikkelingsmogelijkheden en carrière
9. Werkbelasting
10. Samenwerkingsverband (collega's, chef)

12
Oorzaken weerstand (algemeen)

• Angst iets waardevols te verliezen
• Onjuist begrip
• Opvatting dat verandering niet goed is voor de
  organisatie
• Lage tolerantie voor verandering in het algemeen

13
Oorzaken weerstand (per niveau)

• Individueel niveau
• Gedwongen gevoel
• Gebrek aan vertrouwen
• Groep niveau
• Niet weten wat de anderen doen
• Reductie van onzekerheden
• Organisatie niveau
• Teruggrijpen op de goede oude tijd
• Verdediging van macht en status

14
Analyseren van de verandering

• Huidige situatie
• Diagnose
• Waarom veranderen
• Wat moet veranderen
• Niveau v.d. Structuur
• Wat betekent dit voor
• Functie
• Functioneren
• Wie

• Gewenste situatie
• Ontwerp nieuwe inrichting
• ICT applicatie
• DWH
• ETL
• Rapportages
• Organisatie
• TVB gebruikers
• Datakwaliteit
• BI organisatie (monitoring en onderhoud)
• Opleidingen

15
De Change (de verandering)

• Impact op de organisatie
• Wat is de verandering? (structuur)
• Waarom verandert het
• Wat betekent dit voor het individu (functie,
  functioneren)
• Besteed aandacht aan omgaan met weerstand

16
Aandachtspunten BI implementaties

• Kennis is macht
• Weerstand is niet altijd misplaatst
• Weerstand komt voort uit
• Angst iets waardevols te verliezen
• Onjuist begrip
• Opvatting dat verandering niet goed is voor de
  organisatie
• Lage tolerantie voor verandering in het algemeen

17
Weerstand herkennen

• Aanpak of methode ter discussie stellen
• Verzoeken om een voorafgaand onderzoek
• Blijven vragen om meer details en toelichting
• Beweren dat het al eerder vergeefs is geprobeerd
• Moment van invoeren als slecht gekozen bestempelen

18
Weerstand voorkomen door

• (Eerlijke) communicatie
• Medewerkers betrekken
• Anticiperen op weerstand

19
Risicos BI projecten (zie H8.4)

• Risico Techniek
• De complexiteit van ETL
• De technologie push
• Risico Inhoud
• Vervuilde data
• Data zonder context
• Grote data volumes
• Afwezigheid data
• Risico Cultuur
• Eilandcultuur
• Onderbuikcultuur en macht
• Financiële cultuur
• Traditionele IT-Cultuur

20
BI governance

• BI competence centre nodig?
• Communiceren over het belang en de voordelen van
  BI
• BI manager moet continue het belang van BI
  uitdragen en helpt bij het uitdragen en begrijpen
  van de KPIs, rapportages, toolings etc.
• Bepalen van toepassingen en uitwerken van
  business cases
• BI manager bekijkt welke voordelen en Business
  Cases in de eigen organisatie aanwezig zijn en
  zorgt (in overleg) voor prioriteiten en keuzes.
• Structuur, standaardisatie en alignment
• Brengt structuur aan in de initiatieven,
  data-integratie etc.
• Brengt programmas en projecten in lijn..
• Richtlijnen, principes, architecturen en
  besluitvormingsproces
• Day to Day business operations, front en back
• BI manager stuurt doorgaans de business analisten
  aan die verantwoordelijk zijn voor de definities
  van PIen en rapporten
• Frontoffice, (opstellen en bewaken)
• Backoffice (BI infrastructuren)

De intelligente organisatie blz.279 tm 281
21
De toegevoegde waarde van een BICC

• BICC kan helpen om de TCO van de BI en
  technologische oplossingen terug te brengen door
• Best practice (herhaalbaarheid)
• De centralisatie van kennis, technologie en
  operational exellence (onderhoud)
• Optimaal gebruik maken van resources en tools
• Snellere en makkelijker uitrol en acceptatie van
  oplossingen die passen binnen een betere 1
  versie van de waarheid binnen de gehele
  organisatie.
• Dit helpt tevens om de business zaken sneller te
  accepteren en te gebruiken
• Beter platform voor alle BI initiatieven waardoor
  er meer lijn ontstaat in de strategie, visie en
  beleid rondom de inzet van BI

22
Enkele voordelen op een rij.

• Toename in het gebruik van BI
• Toename van tevredenheid bij de managers
• Beter begrip van BI mogelijkheden en
  consequenties
• Toename van snelheid met betrekking tot het
  nemen van beslissingen
• Gereduceerde personeelskosten
• Gereduceerde softwarekosten

23
Posities BICC binnen een organisatie
BI CC as an IT Department
Virtual BI CC
CIO
Finance
Sales
------
Department
BI CC
ICC
BI CC
BI CC as part of operations
Distribueted BI CC
Corporate
CIO
BI CC
Divisie 1
Divisie 2
Divisie 3
Division 3
Divison 2
Divison 1
24
De meest logische plek

• Is afhankelijk van het type organisatie
• Het type markt waarin de organisatie opereert
• De taken van het BICC

25
BICC

• Is het primaire doel van het BICC
• het leveren van operationele stuurinformatie?
• Focus op operationele effectiviteit en
  efficiency?
• Dan zou de keuze voor de CFO zijn.
• Er bestaat niet echt een generieke beste plek.
• Het BICC kan in alle gevallen het beste geplaatst
  worden bij het bedrijfsonderdeel dat de grootste
  invloed heeft op de business zelf.
• Hier is veelal de grootste behoefte aan
• BI-toepassingen en kan een BICC de meeste waarde
  toevoegen.

26
En dan??

• Na het bepalen van de juiste plek in de
  organisatie Hoe moet het BICC worden ingericht?
• Vaste groep met mensen?
• Aparte fysieke afdeling?
• Of, flexibel samenwerkingsverband van functies
  uit verschillende organisatieonderdelen waarbij
  de samenstelling van medewerkers kan wisselen?

27
Implementatie BICC een grote

• VERANDERING!
• Sommige medewerkers krijgen andere taken en
  verantwoordelijkheden
• De wijze van samenwerken tussen afdelingen zal
  veranderen
• Er kan een machtsverschuiving plaatsvinden
• Bepaalde werkzaamheden en bevoegdheden van
  personen en afdelingen verdwijnen richting het
  BICC
• Van te voren, goed analyseren, communiceren en
  plannen.

Maar we hebben nog geen antwoord op de vraag of
het BICC centraal, of decentraal/virtueel moet
worden geïmplementeerd.
28
Centraal BICC
BICC is een op zichzelf staande organisatorische
eenheid met een duidelijke plek in de organisatie
29
Virtueel BICC

• Medewerkers zijn werkzaam in verschillende
  organisatie onderdelen.
• Een virtueel BICC verstoort de organisatie-
  structuur minder dan een centraal BICC
• Bestaande rapportagelijnen blijven nl.
  ongewijzigd
• Medewerkers vertegenwoordigen hun specifieke
  organisatie onderdeel.
• Vaak is de deelname aan tijdelijk en parttime
  (hangt wel van de werkzaamheden af)

30
Een aantal misvattingen.

• Als we het bouwen, komen de gebruikers vanzelf
• Met getallen moeten we kunnen blijven spelen
• We hebben geen datakwaliteitsprobleem
• Met één leverancier zijn we klaar
• BI hoeft zich niet verder te kunnen ontwikkelen
• Outsourcing is ook voor ons de beste oplossing

31
Succesfactoren

• Begin met quick wins die alle betrokkenen
  onderkennen (samenwerkingsverband)
• Stem ambitie af op behaalde successen (je
  bewijzen)
• Organiseer strategische business inbreng buiten
  BICC (business committent)
• Organiseer het BICC als dynamisch en pro-actief
• Zorg voor een sponsor op hoog niveau
• Betrek een brede groep met mensen uit zowel
  business als IT
• Zorg voor een business gedreven prioriteitenlijst
• Werk samen met andere competence centers, support
  desks
• Zorg voor communicatiekanalen voor zowel input
  als respons
• Meet en communiceer het succes
• Maak gebruik van een BICC concept

32
Vragen?