5S

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Implantação dos 2 últimos S

Haroldo
Ribeiro
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SIGNIFICADO DO 5S

• Utilização, Seleção, Classificação
• Ordenação, Arrumação, Organização
• Limpeza, Inspeção
• Saúde, Higiene, Padronização, Asseio
• Autodisciplina, Autocontrole, Respeito

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Por que iniciar a implantação apenas com os 3S?

• Atividades práticas, utilizando-se os sentidos
  naturais, facilitam a internalização
• Resultados físicos impactam visualmente todos os
  níveis motivando a prática e a promoção
• Facilidade para se auditar a partir de evidências
  palpáveis, para depois se auditar atitudes
• No inicio há muitos problemas físicos e
  culturais, ocupando um tempo demasiado para a
  auditoria. À medida que os problemas físicos são
  solucionados (3S), há tempo suficiente para se
  auditar outros elementos mais abstratos (4º e 5º
  S)

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Quando se deve implementar o 4º e o 5º S?

• Quando a implantação ocorrer por área
• À medida que cada área mantenha um padrão igual
  ou superior a 90 nos 3S por três auditorias
  consecutivas, em intervalos mínimos de 2 meses.
• Quando a implantação ocorrer para toda a empresa
• À medida que a média de 3S de toda a empresa seja
  igual ou superior a 90 e nenhuma área esteja com
  pontuação inferior a 80

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Principais falhas cometidas pelas Empresas

• Dificuldade de entender os fundamentos do
  Seiketsu e do Shitsuke
• As lideranças não visualizam os ganhos efetivos
  que a empresa terá com o 4º e o 5º S
• O plano e a capacitação são feitos apenas para os
  3S
• Mantêm auditoria apenas de 3S nas áreas que já
  estariam preparadas para trabalharem no 5S
• Realizam auditorias de 5S mesmo sem ter plano e
  capacitação de auditados e auditores

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Diferenças entre 3S e 4º e 5º S

• Auditoria é em função da situação atual
• Evidências são coletadas durante a visita
• São auditadas as áreas
• São auditados apenas os postos de trabalho
• Auditorias são mais freqüentes
• Auditorias são feitas de forma concentrada (são
  auditadas todas as áreas)
• Resultados são definidos imediatamente após a
  visita
• Recomenda-se marcar dia e horário da visita

• Auditoria é em função também do histórico
• Evidências podem ser coletadas antes e depois da
  visita
• São auditadas também as pessoas
• São auditados também os locais frequentados pelos
  auditados
• Auditorias são menos freqüentes
• Auditorias são feitas de forma diluída (são
  auditadas apenas as áreas com os 3S consolidados)
• Resultados podem ser definidos após a coleta de
  informações com outras áreas e pessoas
• Podem ser feitas visitas surpresas

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Atividades Estratégicas

• Estabelecer critérios para introdução de áreas em
  todos os 5 S
• Desenvolver Manual do 5S voltado para a
  Padronização de Identificações, Sinalizações,
  Formulários de 5S, Regras, etc.
• Definir quem serão entrevistados para cada Item
  Genérico ou Específico em cada área auditada
• Preparar material para os treinamentos
• Realizar treinamentos e palestras de reciclagem
  para os diversos níveis (Líderes, Multiplicadores
  de 5S, Auditores de 3S e Funcionários)
• Programar e realizar auditorias de todos os 5S

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4. SEIKETSU

• 4.1. Padronizações
• Todas as identificações e sinalizações obedecem
  aos padrões da empresa ou estão uniformes. Pode
  existir uma ou outra irregularidade
  insignificante para as características do
  ambiente.

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Ação do Comitê

• Priorizar que tipo de identificação, sinalização
  e pintura serão padronizados
• Utilizar uma Norma sempre que possível
• Estabelecer prazos para a adequação ao novo
  padrão
• Desenvolver e divulgar Manual do 5S

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Ação dos Responsáveis por área

1. Definir prazos para implementação de padrões de
   acordo com a deficiência atual, facilidade e
   benefícios
2. Apresentar estes prazos para o Gestor do 5S e, se
   necessário, para validação do Gerente
3. Incluir na Sistemática de Limpeza os dias quando
   o período for superior a um dia (semanal,
   quinzenal, mensal, etc.) e quem é o responsável

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Evidências para Auditorias

• Nível de Implementação dos Padrões nas áreas
  auditadas
• Plano com prazos atualizados

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4. SEIKETSU

• 4.2. Higiene e Saúde
• Não há nenhum problema que afeta a saúde ou de
  higiene pessoal no local de trabalho. Pode
  existir uma ou outra irregularidade
  insignificante para a saúde das pessoas.

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Ação do Comitê

• Estimular as áreas a levantarem os problemas
  ergonômicos e fazerem o devido plano de ação para
  os problemas levantados
• Analisar/Providenciar Mapa de Risco
• Facilitar estudos ergonômicos
• Prever campanhas para os problemas de higiene
  mais freqüentes
• Analisar a realização de ginástica laboral e/ou
  de higiene mental

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Ação dos Responsáveis por área

• Levantar os problemas ergonômicos e fazer o
  devido plano de ação para os problemas levantados
• Buscar alternativas para a convivência adequada
  com os problemas ergonômicos
• Discutir com a equipe o Mapa de Risco
• Conhecer e eliminar os problemas de higiene
  pessoal

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Evidências para Auditorias

• Lista dos problemas de saúde e plano de ação
• Discussão de problemas de saúde e de higiene
  pessoal em reuniões com a equipe

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4. SEIKETSU

• 4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S
• Há uma sistemática eficiente para a melhoria
  contínua do 5S (auto-avaliações mensais
  registradas, planos de ação, divisão de
  responsabilidade, estabelecimento e divulgação de
  regras, reuniões mensais, padrões de ordem e
  limpeza, divulgação de resultados e planos,
  registro de sugestões, etc.). Todas as atividades
  têm mais de 3 meses sucessivos.

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Ação do Comitê

• Sugerir rotinas para a Manutenção do 5S.
  Exemplos Reuniões relâmpagos para discutir os
  problemas de 5S do dia-a-dia Divisão de
  responsabilidades pelo 5S, definindo as pessoas
  que serão responsáveis por cada espaço Estimular
  auto-avaliação verificando o que melhorou e o que
  pode melhorar Exigir Elaboração e Divulgação de
  Planos de Ação e de Resultados das Auditorias
  Orientar as equipes a definir as regras de
  convivência para os problemas comportamentais que
  mais incomodam às pessoas Solicitar o
  desenvolvimento de padrões visuais de ordem e
  limpeza.

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Ação dos Responsáveis por área

• Realizar reuniões para discutir os problemas de
  5S do dia-a-dia no mínimo quinzenalmente
• Dividir responsabilidades pelo 5S, definindo as
  pessoas que serão responsáveis por cada espaço
• Realizar auto-avaliação de 5S no mínimo
  mensalmente
• Elaborar e divulgar Planos de Ação e Resultados
  das Auditorias
• Estimular, registrar, analisar e implantar
  sugestões de melhorias para o 5S

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Evidências para Auditoria

• Relatórios das auto-avaliações, por turno
• Reuniões sobre 5S Algum documento que comprove
  a data e os temas discutidos
• Divulgação dos últimos resultados de auditorias e
  auto-avaliações em local de fácil acesso
• Plano de ação para os problemas verificados nas
  auto-avaliações e auditorias, definindo prazos,
  em locais que qualquer componente da equipe possa
  acessá-lo
• Divulgação das regras de convivência para os
  problemas comportamentais, incluindo a maneira de
  monitoramento destes problemas
• Lista das Sugestões de 5S apresentadas pela
  equipe. Em caso de não existir, entrevistar
  aleatoriamente as pessoas

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4. SEIKETSU

• 4.4. Estruturação dos documentos eletrônicos
  (quando houver)
• Há uma estruturação definida para a utilização e
  guarda de todos os documentos eletrônicos. Há uma
  freqüência definida e adequada para a limpeza de
  todos os arquivos obsoletos. Pode existir uma ou
  outra irregularidade insignificante para as
  características do ambiente.

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Ação do Comitê

• Definir amplitude do 5S nos Computadores Quais
  Drives e Diretórios e se inclui CPU e Correios
  Eletrônicos
• Solicitar apoio da Informática para orientar
  usuários a estruturarem seus e-mail, arquivos de
  rede e arquivos de CPU
• Solicitar da Informática o envio periódico de
  mensagens com dicas de organização do computador.

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Ação dos Responsáveis por área

• Definir responsáveis por Diretórios
  compartilhados
• Conhecer recomendações da Informática
• Programar e realizar Dia D dos Computadores
• Reordenar e renomear arquivos e diretórios
• Programar limpeza dos arquivos obsoletos e
  reordenação dos arquivos úteis no mínimo
  semestralmente

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Evidências para Auditorias

• Verificação, por amostragem, se a estrutura para
  a guarda de arquivos eletrônicos está de acordo
  com a recomendação da Informática

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5. SHITSUKE

• 5.1. Autodisciplina na prática do 5S
• Acima de 90 das pessoas praticam o 5S no
  dia-a-dia, independente de monitoramento e
  cobrança. Não há problema comportamental de 5S na
  auditoria ou auto-avaliações e o 5S de nenhuma
  outra área é prejudicada pelo comportamento das
  pessoas auditadas

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Ação do Comitê

• Definir com cada área quais profissionais serão
  entrevistados para informar o nível de
  autodisciplina da equipe
• Informar aos auditores quem deve ser
  entrevistado Gerente, Auditores, Áreas Vizinhas,
  Equipe de Limpeza, etc

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Evidências para Auditorias

• Problemas comportamentais verificados durante a
  visita
• Conhecimento dos problemas da área por um dos
  auditores
• Entrevistas com a equipe
• Entrevista com áreas afetadas

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5. SHITSUKE

• 5.2. Autodisciplina no cumprimento de regras,
  normas e procedimentos de trabalho
• Acima de 95 das pessoas cumprem regras, normas
  e procedimentos de trabalho, sem necessidade de
  monitoramento ou cobrança. Nenhuma área é
  prejudicada pelo comportamento das pessoas
  auditadas

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Ação do Comitê

• Divulgar as Regras de Convivência da Empresa
• Discutir com pessoas estratégicas e áreas
  específicas os principais descumprimentos de
  normas e procedimentos
• Consensar as ações que serão tomadas em caso de
  descumprimentos

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Evidências para Auditorias

• Possíveis descumprimentos de Normas verificados
  na auditoria
• Conhecimento dos problemas da área por um dos
  auditores
• Entrevistas com Representantes da área auditada e
  de possíveis áreas afetadas
• Entrevista com Responsáveis pelas áreas de
  Segurança, Qualidade, Meio Ambiente
• Possíveis descumprimentos de Regras

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5. SHITSUKE

• 5.3. Pró-atividade para melhorias do 5S
• Acima de 80 das pessoas apresentam sugestões de
  melhorias relacionadas ao 5S

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Evidências para Auditorias

• Sugestões implementadas
• Entrevista com a equipe
• Entrevista com o Supervisor, Encarregado ou Mestre

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5. SHITSUKE

• 5.4. Autodisciplina na manutenção da estrutura de
  arquivos eletrônicos (só aplicável 6 meses após a
  implementação do item 4.4)
• Todos os documentos eletrônicos são utilizados e
  estão guardados de acordo com a estruturação
  definida. São feitas limpezas de arquivos
  obsoletos de acordo com a freqüência definida.

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Evidências para Auditorias

• Verificação, por amostragem, da disciplina das
  pessoas em manter a estrutura recomendada pela
  Informática