Documentbeheer op een fileserver: simpel en effici

1
Documentbeheer op een fileserver simpel en
efficiënt

• Isabel Vandecandelaere (DBZ PIB)

2
Inhoud

1. Waarom een gemeenschappelijk platform?
2. Welke informatie bewaren?
3. Indeling van de server
4. Toegangsrechtenbeleid
5. Eenvoud in beheer
6. Informatie op orde houden

3
Waarom een gemeenschappelijk platform - 1

• Collegas kunnen informatie van elkaar gebruiken
• het vermijden van informatie-eilanden
• kennis (on)bewust delen
• Bijhouden van kopieën is niet meer nodig
• centrale opslag van te delen documenten is
  mogelijk
• we weten wie welke informatie op welke plaats
  bewaart
• vermijden van onnodige dubbels
• Gebruik van een gemeenschappelijke
  mappenstructuur
• verduidelijkt de context van informatie
• bevordert de toegankelijkheid

4
Waarom een gemeenschappelijk platform - 2

• Uitwisselen van informatie verloopt efficiënter
• verschillende collegas kunnen aan eenzelfde
  document werken
• er is veel minder gevaar voor verschillende
  versies doordat men deze niet meer als bijlage
  hoeft over en weer te mailen
• de meest actuele versie is makkelijk terug te
  vinden
• mails hebben geen bijlagen meer nodig, maar links
• Technische voordelen
• automatische back-up
• accurate virusbeveiliging

5
Welke informatie bewaren

• Alle werkgerelateerde documenten
• zeker wat gedeeld wordt met collegas
• liefst ook wat niet meteen gedeeld wordt, zoals
  onafgewerkte documenten
• Geen privédocumenten, vakantiefilmpjes,
  familiefotos

6
Indeling van de server - 1

• Twee fysieke servers, verder opgesplitst in
  verschillende partities
• fileserver
• documentatieserver
• archiefserver
• applicatieserver
• persoonlijke ruimte (enkel op aanvraag)

7
Indeling van de server - 2

• Fileserver (een vaste driveletter per entiteit)
• Vereenvoudiging uitwisseling informatie binnen de
  entiteit (door rechtstreekse verwijzingen)
• Je ziet standaard enkel de fileserver van je
  eigen entiteit
• Dynamische werkdocumenten
• Mappenstructuur zo stabiel mogelijk
• Hoogste niveau(s) volgens organisatiestructuur,
  daaronder volgens taken en processen

8
Indeling van de server - 3

• DBZ migreert in de loop van 2010 naar Documentum

Entiteit Driveletter
AGO J/
AFM L/
DBZ N/
ABB O/
9
Indeling van de server - 4

• Documentatieserver
• Delen van informatie tussen alle
  BZ-personeelsleden, bijv. stukken van de Vlaamse
  Regering, beleidsbrieven
• Delen van informatie tussen een beperkt aantal
  collegas over de verschillende entiteiten heen,
  bijv. specifieke projecten, rapportering over
  personeelsgegevens zoals diversiteit

10
Indeling van de server - 5

• Archiefserver
• Documenten worden niet meer gewijzigd of
  aangevuld, maar moeten wel nog bewaard worden
• Quasi dezelfde mappenstructuur als de fileserver,
  maar iets beperkter
• De schrijfrechten worden beperkt tot één of
  meerdere beheerders. Medewerkers kunnen enkel
  leesrechten krijgen.
• Overdracht gebeurt op vraag of tijdens trash day

11
Indeling van de server - 6

• Applicatieserver
• Toepassingen / applicaties
• Doel ontlasten van de fileserver

12
Indeling van de server - 7

• Persoonlijke ruimte
• Wordt enkel met een grondige motivatie toegestaan
  (bijv. evaluatoren)
• Andere gevoelige informatie kan op de fileserver
  worden geplaatst en afgeschermd via
  toegangsrechten
• Quotum van 25 MB
• Aan te raden om beheerder (vertrouwensfunctie)
  toegang te verlenen

13
Indeling van de server - 8
Inhoud Driveletter
Dynamische werkdocumenten J, L, N, O
Documentatieschijf Q
Archiefdocumenten R
Applicaties P
Persoonlijke ruimte H
14
Toegangsrechtenbeleid - 1

• Toegangsrechten worden ingesteld via de BOB-tool
• Netwerk van toegangsrechtenbeheerders
• 1 hoofdbeheerder per entiteit
• 1 subbeheerder per subentiteit

15
Toegangsrechtenbeleid - 2

• Instellen van de toegangsrechten zo open
  mogelijk
• om samenwerking en informatiedeling te bevorderen
• om verkokering en informatie-eilanden tegen te
  gaan
• Concreet
• waar mogelijk leesrechten voor de volledige
  entiteit
• schrijfrechten enkel voor de map van de eigen
  subentiteit
• uiteraard zijn hier uitzonderingen toegestaan,
  bijv. voor privacygevoelige documenten

16
Toegangsrechtenbeleid - 3

• Documenteren van de toegangsrechten zo open
  mogelijk
• per subentiteit heeft iemand toegang tot de
  BOB-tool en dus zicht op wie waar toegang heeft
• in sommige mappen wordt een lijst van de
  toegangsrechten ter beschikking gesteld (dit
  wordt manueel uit de BOB-tool gehaald)

17
Eenvoud in beheer

• Eenvoudige toegangsrechtenstructuur
• Beheersverantwoordelijken op het juiste niveau
• 1 hoofdbeheerder per entiteit
• overkoepelend beheer entiteitschijven
  (quotamanagement, toegangsrechten, archivering)
• 1 subbeheerder per subentiteit
• ondersteuning hoofdbeheerder (toegangsrechten,
  contextualisering bestanden, controle)

18
Informatie op orde houden - 1

• Infosessies voor nieuwe personeelsleden
• Periodieke trashdays a.d.h.v. archiefbeheersplan
• Instellen van quota op de server
• alarmberichten bij het bereiken van 70 en 90
• bij het bereiken van 100 niet meer mogelijk om
  documenten op te slaan

19
Informatie op orde houden - 2

• Rapportering
• automatisch gegenereerd op vaste tijdstippen
• dubbels, ongeopende bestanden, grootte van
  mappen, grote gebruikers, grote bestanden, nieuwe
  bestanden

20
Vragen?