Workshop zu Groupware und Wissensmanagement

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Workshop zuGroupware und Wissensmanagement

• Carsten Huth Stefan Smolnik

MTP-Regionalleitertreffen Hamburg, 10. November
2001
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Wir ertrinken in Informationen und hungern nach
Wissen(John Naisbitt, 1929)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Überblick
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vormittag
• Konzeptionen, Paradigmen und Lösungen im Kontext
  von Groupware und Wissensmanagement
• Nachmittag
• Gruppenarbeit zur Erstellung eines Leitfadens für
  die Einführung des Wissensmanagements bei MTP

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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Agenda Nachmittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Gruppenarbeit Lösungskonzeptionen für
  Wissensmanagement bei MTP
• Zusammenführen der Ergebnisse zu einem Leitfaden
  für die Einführung des Wissens-managements
• Abschlussbetrachtungen

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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Kontext
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Papierlose Büroumgebung / Virtuelle
  Gemeinschaften
• Office-Management
• Computer-basiertes Lehrenund Lernen
• Projektkoordination
• Workflow-Umgebungen
• Content Managementder Lehrstuhlwebsite

We live Groupware
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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Motivation
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Wissen ist der entscheidende Produktionsfaktor
  neben den klassischen Faktoren Arbeit, Rohstoffe
  und Kapital
• Wettbewerbsvorteile aus Wissensvorsprung und der
  Fähigkeit, überlegenes Wissen in marktgerechte
  Geschäftsprozesse zu überführen

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Eigenschaften von Wissen
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten,
  die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen
• theoretische Erkenntnisse, praktische
  Alltagsregeln und Handlungsanweisungen
• stützt sich auf Daten und Informationen, ist im
  Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen
  gebunden
• wird von Individuen konstruiert und repräsentiert
  deren Erwartungen über Ursache-Wirkung-Zusammenhän
  ge

Probst et al. 1999
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Matrix der Wissensarten
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Wissen Individuell Kollektiv
Implizit IndividuellesWertesystem Innere Einstellung Prozedurales Wissen Persöhnliches Erfahrungswissen Organisatorische Verhaltensregeln Unternehmenskultur Unternehmerische Erfahrungen
Explizit Dokumentierbares Fachwissen Deklaratives Wissen Kodifizierbare Erfahrungen Statistisches Wissen Richtlinien, Prinzipien Prozessdefinitionen Verfahren und Methoden
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Wissensmanagement
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Accenture Knowledge Management ist der
  systematische Ansatz, das kollektive Wissen
  innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Es
  beinhaltet das Sammeln, das Einordnen, das
  Verknüpfen, das Strukturieren sowie das Verteilen
  und Anwenden des Wissens.

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Bausteine des Wissensmanagements
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Pragmatische Bausteine
Wissens-bewertung
Wissens- ziele
Feedback
Kernprozesse
Wissens-identifikation
Wissens-bewahrung
Wissens-erwerb
Wissens-nutzung
Wissens-(ver)teilung
Wissens-entwicklung
Probst et al. 1999
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C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Typische Probleme des Knowledge Managements
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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Lotus Knowledge Discovery System (1/11)-
Strategie -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• PEOPLE
• Kollegen
• Experten
• Kunden
• Anbieter
• Partner

• PLACES
• Gemeinschaften
• Projekte
• Portale (z. B. K-Station)
• Lernumgebungen
• Teamtreffpunkte

• THINGS
• Dokumente
• Datenbanken
• Kundeninformationen
• Web-Auftritte
• Präsentationen

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Lotus Knowledge Discovery System (2/11)-
Struktur -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Lotus Knowledge Discovery System (3/11)-
Discovery Server -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Erstellen und regelmäßiges Aktualisieren einer
  Wissenslandkarte (K-Map)
• ordnet und gruppiert Dokumente in einer Struktur
• Generieren von Affinitäten
• zeigt Beziehungen zwischen Personen und Themen
  auf
• Erzeugen von Expertenprofilen
• bewertet Fähigkeiten und identifiziert Know-how
• Anwenden spezieller Algorithmen auf Basis von
  festzulegenden Messgrößen (z. B. A hat x mal
  Dokumente zu diesem Thema veröffentlicht)
• liefert Einschätzungen über die Relevanz von
  Inhalten und Experten
• Indizierung aller vorhandener Informationen
• ermöglicht die Suche nach Dokumenten, Personen
  und Themen

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Lotus Knowledge Discovery System (4/11)- K-Map -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Lotus Knowledge Discovery System (5/11)-
Affinities -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Lotus Knowledge Discovery System (6/11)- Kosten -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Server für das Lotus Knowledge Discovery System
  in einer tatsächlichen Produktivumgebung
• 2-4 Server (Lastverteilung) à
• 2 oder 4 Prozessoren (aktuelle Generation)
• 1-2 GB Arbeitsspeicher
• 50-100 GB Festplattenkapazität
• Betriebssystem MS Windows 2000 Advanced Server
• Lotus Domino R.5.0.5 (für alle Server in einer
  vorhandenen Domino-Domäne)
• Sametime-Infrastruktur
• Lizenzkosten 199/User (ab Release 1.1)

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Lotus Knowledge Discovery System (7/11)-
K-Station Überblick -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Kollaboratives Portal
• Management/Organisation von persönlichen sowie
  teambasierten Informationen
• Virtuelle Plätze für die teambasierte
  Zusammenarbeit
• Zusammenarbeit und Kommunikation unabhängig von
  Lokationen und Funktionsbereichen

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Lotus Knowledge Discovery System (8/11)-
K-Station Architektur -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Rapid Response
Market Intelligence
Personal Place
Community Places
Places
Innovation
Custom
Real Time Awareness/ Instant Messaging
Shared Team Workspace
Collaboration Services
Presentation Navigation
End User Editing Tools
Customizable Portlets
Security
Portal Services
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Lotus Knowledge Discovery System (9/11)-
K-Station Nutzen -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Personalisierte Benutzeroberfläche, die sich
  leicht den eigenen Anforderungen anpassen lässt
• Vordefinierte Portlets für die Benutzeroberfläche
• Persönliche Kontakte
• Persönliche Lesezeichen
• Plattformunabhängigkeit durch Browser-Zugriff
• Browser Zugriff ermöglicht besseres Arbeiten für
  nomadische Mitarbeiter

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Lotus Knowledge Discovery System (10/11)-
K-Station MyPlace -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Lotus Knowledge Discovery System (11/11)-
K-Station Community Places -
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Deutsche Bank AG
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Knowledge Management Mehr als nur Technik!
• Corporate Knowledge Management stellt eine
  unternehmerische Herausforderung ersten Ranges
  für die erfolgreiche Marktpositionierung weltweit
  operierender Finanzdienstleister dar. Die damit
  verbundene Verantwortung erfordert höchstes
  Führungsengagement.
• Diese Herausforderungen können nur durch
  innovative Message-basierte IKT-Systemarchitekture
  n gelöst werden, welche die Kommunikation und
  Kollaboration von Mitarbeitern in koordinierbaren
  Geschäftsprozessen unterstützen. Derartige
  IKT-Systeme sind nach strategischen
  Gesichtspunkten einzuführen. Ihre operative
  Einführung und Umsetzung muss angesichts der
  umfassenden Auswirkungen auf Prozessketten an
  allen Arbeitplätzen in wohldosierten Life-Cycles
  geschehen.
• Expertenworkshop zu db-infopool -
  ArbeitsberichtGCC Uni Paderborn, Prof. Dr.
  Ludwig Nastansky

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NetFicient (1/6)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Groupwarebasiertes Web-Publishing-Tool
• Veröffentlichung von Inhalten im organisationalen
  Intranet oder im Internet
• Keine Web-Programmierungs- oder
  Administrationskenntnisse notwendig
• Verschiedene Datenbankschablonen vordefinierte
  Dokumententypen
• Redaktions- und Wiedervorlageworkflow

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NetFicient (2/6)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Homepage Datenbank übersichtliche Menüstruktur
mit Hauptkategorien und Unterpunkten
Newspanel Datenbank Verweis auf
besonders aktuelle Nachrichten
PowerPublishing Datenbank zentrale Publishing
Komponente
Archiv Datenbank nach Ablauf des
Veröffentlichungs- zeitraums werden Dokumente in
der Archiv-Datenbank abgelegt
Feedback Datenbank pro Website oder Thema
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NetFicient (3/6)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
KnowledgeBase Informationspool mit
Genehmigungs- workflow, Abo- und
Statistikfunktion
Container elektronischer Ordner zum Download von
Dateien
eTalk Basis für strukturierte und moderierte
Diskussionen
eTeams Unterstützung für die Kommunikation und
Koordination der Projektteams
FAQ dynamische Wissens- datenbank mit
integriertem Workflow zur kompetenten Beantwortun
g aller fachspezifischen Fragen
PinBoard das elektronische Schwarze Brett für
Angebote, Gesuche und sonstige Aushänge
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NetFicient (4/6)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Dokumente für die Web Veröffentlichung
Agent

• NewsEngine Meta Ebene
• standardisierte Datenstruktur
• Zeitintervall für den Agenten
• ...

Agenten
relationale Datenbanken
Dateien
NewsTicker
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NetFicient (5/6)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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NetFicient (6/6)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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PAVONE Enterprise Office (1/3)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Groupware-basiertes and prozessorientiertes
  Office System
• Integriertes Korrespondenz-, Office-, Dokument-,
  Workflow-, Wissens- und Archivmanagement
• Erweiterte Funktionalitäten für das
  Prozessmanagement
• Grafische Definition, Generierung und Pflege von
  organisationalen Strukturen und
  Geschäftsprozessen
• Vollständige Internetintegration
• Mehr als 15 Enterprise Office Installationen _at_ GCC

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PAVONE Enterprise Office (2/3)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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PAVONE Enterprise Office (3/3)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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HyperbolicTree in Ansichten
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Lotus Sametime
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Synchrone Kommunikation
• Komplementär zur asynchronen Kommunikation
• Client Server
• Online-Awareness
• Chat, IM
• Video Conferencing
• Application Sharing
• Nahtlose Integration in Applikationen, z. B.
  Mail-File (Who is online?)

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Diskussionsumgebungen Beispiel SmallTalk
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einführung in Topic Maps
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• GPS of the information universe
• Anwendung von Topic Maps auf Informationsmengen
  kreiert Wissensstrukturen
• Strukturiertes semantisches Verknüpfungsnetzwerk
  über große Mengen an Informationen
• Suchen in Topic Maps Suchen in
  Wissensstrukturen
• Basistechnologie für Wissensrepräsentation

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Infoglut
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einsatz von Topic Maps
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Exkurs Aufbau von Groupware-basierten
Applikationen
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einführung in Topic Maps (1/3)Topics
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einführung in Topic Maps (2/3) Occurrences
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einführung in Topic Maps (3/3) Associations
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten
Umgebungen (1/3)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Bisher Schwache Identifikation von Relationen
  zwischen Dokumenten in Ansichten und Kategorien
• Definition von Topic Types und Association Types
  durch die Analyse von Designelementen in
  Groupware-basierten Applikationen
• Masken
• Ansichten
• Aufbau eines semantischen Verknüpfungs-netzwerks
  aus den Dokumenten durch den Einsatz von Topic
  Maps

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Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten
Umgebungen (2/3)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten
Umgebungen (3/3)
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorzüge der Groupware-basierten Umgebung
• Verteilte Datenbankarchitektur und Replikation
• Workflow Management
• Sicherheit- und Zugriffskontrollmechanismen
• Beispiele
• Rollen und Gruppen Unterschiedliche Aufgaben,
  Schritte und Fähigkeiten beim Pflegen von Topic
  Maps können modelliert werden
• Workflows Kontrolle von Veröffentlichungs-zeiträu
  men und veröffentlichten Inhalten

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K-Discovery-Architekturmodell
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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GTME-Architektur
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
Notes Client
Web Browser
Domino Server
TopicMap Konfiguration
JAVA Servlet
Content
Native Connector
JDBC
ORACLE Server
TopicMap
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Prototyp
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Live-Demo

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Prototyp
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Visualisierungsansatz
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP
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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Agenda Vormittag
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Vorstellung Kontext
• Einführung zum Thema Groupware
• Theoretische Basis des Wissensmanagements
• Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im
  Wissensmanagement
• Einführung von Wissensmanagement in
  Organisationen
• Diskussion

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Lessons learned
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• Prof. Dr. Fredmund Malik, Management Zentrum St.
  Gallen, in der WamS (05.08.01)
• Wissen kann man nicht managen - nur Mitarbeiter
• Technologieorientierung vs. Organisationsbetrachtu
  ngen
• Zahlreiche Potentiale

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Fragen, Bemerkungen und Diskussion
C. Huth S. Smolnik _at_ MTP

• GCC _at_ Web http//gcc.upb.de
• Carsten Huth Stefan Smolnik
• Universität Paderborn
• Wirtschaftsinformatik 2 FB 5
• Prof. Dr. Ludwig Nastansky
• Warburger Str. 100
• 33098 Paderborn
• Tel. [phone]
• Email Carsten.Huth Stefan.Smolnik_at_notes.upb.d
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