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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• Como hemos visto a lo largo de la historia del
  tratamiento archivístico, la organización de los
  fondos ha ido evolucionando sin criterios de
  aplicación general.
• A finales del siglo XVIII muchos fondos
  comenzaron a ser clasificado de acuerdo con
  criterios ideológicos o temáticos. (sistema de
  Daunon y Camus para los archivos nacionales de
  francia).
• A algunos fondos en la confusión y la
  subjetividad. Se mezclaban unos documentos con
  otros en virtud de su adscripción a temas,
  lugares, fechas,
• Cuando la situación de la práctica era más
  desalentadora, el archivero e historiador francés
  NATALIS DE WALLY, jefe de la sección
  administrativa de los Archivos Departamentales
  del Ministerio del Interior, redactó la circular
  de 25 de abril de 1851 titulada
• Instructions pour la mise en ordre et le
  classement des archives départamentales et
  communales.
• Como consecuencia de este texto nacía el
  principio de procedencia, primer fundamento
  teórico de la Archivística que dará lugar al
  período de pleno desarrollo o mayoría de edad.

esto llevó a sumir
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• El principio de procedencia, en una
  interpretación simplista pero muy adecuada,
  consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos
  con otros, los documentos (de cualquier
  naturaleza) provenientes de una administración,
  de una entidad o de una persona natural o moral
  determinadas. Esto es lo que la archivística
  denomina fondos de los archivos de esa
  administración, esa entidad o esa persona.
• En esencia, y casi como queda recogido en la
  definición anterior, el principio de procedencia
  consiste en respetar el origen de los fondos.
• Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos
  con otros, los documentos de cualquier naturaleza
  procedentes de una entidad, ya sea una
  administración pública, privada, una persona,
  familia, etc. respetando la estructura o
  clasificación propia de dicha entidad.
• Este principio se fue expandiendo rápidamente a
  otros países y, en uno de ellos, exactamente en
  Prusia, fue donde quedó completado.
• Seybel, director de los Archivos del Estado,
  partiendo de los planteamientos de su coetáneo M.
  Lehmann en los reglamentos publicados en 1881,
  enunció un nuevo principio el registraturprinzip.
  
• En esencia, este principio decía que los
  documentos de cada fondo debían mantenerse en el
  orden que les hubiera dado la oficina de origen,
  en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• Así nace el denominado principio de respeto al
  orden original de los documentos.
• Con este nuevo principio general se completan
  los dos pilares básicos sobre los que descansan
  la teoría y la práctica archivística.
• Unos años más tarde, en 1898, los archiveros
  holandeses Muller, Feith y Fruin publicaron su
  manual considerado como la biblia de los
  archiveros modernos.
• Esta obra resultó ser el mejor vehículo de
  difusión de los mencionados principios.
• Ambos principios se expandieron rápidamente y la
  comunidad archivística internacional los fue
  aplicando en todos los sistemas modernos.
• A pesar de ser, el principio de procedencia, la
  base teórica fundamental de la archivística, no
  se ha librado de las controversias.
• El archivero australiano Scott, ya en 1966,
  planteaba la contradicción existente entre la
  esencia del principio y la presencia de
  documentos procedentes de organismos diferentes
  en un fondo. Así mismo, la reproducción de la
  clasificación en las estanterías del depósito
  constituían un atraso, por cuanto cada
  incorporación de nuevos documentos exigía remover
  todo o parte del fondo de un archivo.

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• Realmente la mayoría de las controversias
  proceden de su aplicación o intentos de
  aplicación al modelo norteamericano ya que en
  éste, el records group (normalmente no emplean el
  término fondo, cuando lo hacen es para referirse,
  genéricamente, a agrupaciones documentales más
  amplias) no se establece de acuerdo con el
  principio de procedencia de forma estricta, sino
  que además se consideran otros factores como la
  fluidez de las administraciones, el tamaño o
  volumen manejable y la reproducción física de la
  clasificación en la instalación de los
  documentos.
• Las diferencias entre el concepto europeo de
  fondo y el norteamericano de records group,
  devienen sobre todo de que
• El primero está excesivamente influido por el
  peso de la documentación histórica, en función de
  la cual fue definido. De modo que mediante su
  aplicación no resulta muy difícil identificar los
  organismos del pasado y sus estructuras
  jerárquicas.
• Y el segundo está influido por la preponderancia
  de la documentación contemporánea de una
  administración moderna, fluida y polijerárquica,
  que no siempre es posible delimitar.

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• Las diferencias también proceden de la distinta
  identificación de la procedencia
• Los archiveros norteamericanos tienden a
  identificar la procedencia con el creador de los
  documentos y su estructura organizativa.
• Mientras que la gran parte de los archiveros
  europeos tiende a identificar la procedencia con
  la competencia origen del documento.
• No obstante, existe un acuerdo prácticamente
  unánime de la importancia de conservar el
  contexto de creación de los documentos.

Concepto europeo de fondo Concepto norteamericano de fondo
Influido por el peso de la documentación histórica. Identifican la procedencia con la competencia origen del documento. Influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica. Identifican la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.
Otros archiveros norteamericanos y australianos
que critican el respeto de los fondos son
Boles, Bearman, Lytle y Smith.
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Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• En realidad, comprender la procedencia de los
  documentos, implica la comprensión de las
  funciones, competencias y tareas de la entidad
  cuyo sistema informativo ha producido dichos
  documentos.
• Pues bien, este análisis de los orígenes y
  contextos que queda expresado en el principio de
  procedencia, ha sido el fundamento para la
  organización de los fondos.
• Y nos va a clarificar
• Los propósitos y funciones de los documentos en
  cuestión,
• por qué razón fueron creados y
• por qué se reunieron de acuerdo con una
  estructuración concreta.
• Según Menne-Haritz
• Sólo una interpretación funcional de los
  contextos que rodean el origen de los documentos
  puede permitir que el principio fundamental de la
  archivística, es decir, el principio de
  procedencia siga teniendo validez, por que
  constituye un fundamento científico concluyente
  para la metodología de la descripción y la
  organización, así como para la valoración de los
  documentos

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• De acuerdo con el principio de procedencia, los
  documentos de un fondo han de estar debidamente
  organizados según la estructura original o el
  orden natural de producción.
• También favorece de manera clara la recuperación
  de la información, ya que el conocimiento del
  organismo o de la unidad productora y de sus
  funciones y actividades, son factores decisivos
  de esta primera fase del documento.
• Por otra parte, este principio también puede
  afectar a los documentos electrónicos, pues su
  procedencia proporciona evidencia suficiente de
  su existencia.
• Algunas aplicaciones informáticas recientes
  proporcionan información del contexto de creación
  de los documentos (como sucede, por ejemplo, con
  el correo electrónico), con elementos
  informativos tan relevantes como el autor, el
  destinatario, la fecha, la forma de transmisión,
  etc.
• La aplicación de este principio en el
  tratamiento y gestión de los registros
  electrónicos, implica ir más allá en la necesidad
  de intervención ya no se trata de intervenir
  en la fase activa, sino antes.

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.
Aplicación de estos principios

• Estos principios son la base para
• Clasificar los fondos establecer diversas
  clases o agregados documentales en función de su
  procedencia, es decir, del autor que los ha
  creado.
• Ordenar los documentos dentro de cada agrupación
  o serie documental.
• Elaborar un cuadro de clasificación que pongo de
  relieve la estructuración dada al fondo.

Clasificación
Cuadro de Clasificación
Ordenación
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Los principios teóricos. 5.1.- El principio de
procedencia. 5.2.- Respeto al orden original.

• A modo de resumen

La documentación generada por una Institución no
debe ser jamás Mezclada con la de otra u
otras Instituciones.
La documentación que ha sido producida por una
Institución, en el archivo ha de ser estructurada
de acuerdo al orden natural que aquélla
Institución le dio en su origen.
Respeto a la procedencia de los fondos
Respeto a la estructura original de los fondos y
al orden de los documentos.
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• Algunos autores consideran el principio del
  ciclo de vida de los documentos como la base
  sobre la que se desarrolló el records management,
  mientras que otros lo consideran como el
  fundamento que justifica la ampliación del campo
  de actuación de la archivística.
• Naturalmente, en estas opiniones subyace la
  polémica profesional que abordaremos en otro
  apartado.
• Desde la postura de la archivística integrada se
  trata de una noción unificadora de los dos
  campos, y puede ser aplicada incluso a la gestión
  de los documentos electrónicos.
• Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invención
  de la teoría de las tres edades de los
  documentos

Edad administrativa (primera edad documentos
corrientes).

• Circulación y tramitación de los asuntos
  iniciados.
• La documentación forma parte de los archivos de
  gestión y es de uso frecuente.

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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.
Edad intermedia (segunda edad documentos
semicorrientes).

• El documento o el expediente referente a un
  asunto debe
• conservarse, siendo objeto de consulta o de uso
  como
• antecedente de manera poco frecuente.
• Es la fase de archivo intermedio, en el que el
  valor primario
• decrece en la misma proporción en que aumenta el
  valor secundario.

Edad histórica (tercera edad documentos no
corrientes).

• El documento adquiere valor permanente, de
  manera que
• su uso será únicamente por su valor cultural o de
  investigación.
• Su conservación será definitiva.

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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• Los documentos no son algo muerto o inactivo,
  sino que tienen vida propia.
• Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse
  el records management en Estados Unidos fue
  cuando se utilizó por primera vez el concepto,
  precisamente para justificar la intervención en
  la fase productiva y activa de los documentos.
• Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de
  vida fue desarrollado en los Estados Unidos, los
  representantes de los National Archives y de la
  administración que participaban en las comisiones
  para la racionalización en el tratamiento de los
  papeles, descubrieron que era algo de cuyo
  estudio podría desprenderse el control sobre la
  creación de los documentos.
• Por tanto, el objetivo de la formulación del
  concepto de las tres edades de los documentos fue
  garantizar la presencia del profesional y de los
  métodos que éste aplica, para que así la
  documentación reciba el tratamiento adecuado, en
  cada una de las tres edades.

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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• James B. Rhoads distingue cuatro fases en el
  ciclo de vida de los documentos

1.- Fase de creación de los documentos.
Diseño y gestión de formularios, preparación y
gestión de correspondencia, informes y
directrices, desarrollo de sistemas de gestión de
información y aplicaciones de tecnología de la
información a estos procesos.
2.- Fase de utilización y mantenimiento de los
documentos.
Desarrollo de sistemas de archivo y recuperación,
gestión de archivos de oficina, gestión de
correo y telecomunicaciones, selección y gestión
de máquinas copiadoras, desarrollo y
mantenimiento de programas de documentos
esenciales y de planificación contra desastres,
depósitos intermedios y aplicación de sistemas de
análisis, automatización y reprografía a estos
procesos.
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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.
3.- Fase de selección de los documentos.
Identificación y descripción de las series,
desarrollo de cuadros de retención y disposición
de documentos, selección y disposición de
documentos y transferencia de documentos con
valor permanente a los archivos.
5.- Fase de gestión de los archivos.
Diseño y equipamiento de depósitos de archivo,
métodos y procedimientos para restauración y
conservación, organización y descripción de los
contenidos de los depósitos, desarrollo de
políticas de acceso, procedimientos del servicio
de referencia y diseminación de los archivos e
información sobre los mismos.
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• El modelo propuesto por Rhoads, es
  representativo de los programas de gestión de
  documentos norteamericanos, que consideran, en su
  gran mayoría, las tres primeras fases como objeto
  del records management y la cuarta como misión de
  la institución de archivos.
• Algunos de los teóricos del sector más radical
  del records management, como Penn, Morddel,
  Pennix y Smith, que apoyan el modelo de Rhoads,
  opinan que el concepto del ciclo de vida puede
  ser fácilmente comprendido si se compara al
  documento con un organismo vivo.
• Para éstos, la teoría consiste en que la
  información registrada tiene una "vida" similar a
  la de un organismo biológico, en el sentido en
  que nace (fase de creación), vive (fase de
  mantenimiento y uso) y muere (fase de
  disposición).
• Todos los documentos pasan a través de estas
  fases, algunos mas rápido o más lentos que otros,
  y algunos mas rápidos en algunas fases que en
  otras.
• Según Cruz Mundet, esta comparación excluiría a
  los documentos históricos fuera del alcance del
  concepto de ciclo de vida.

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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.
Flujo de información
Creación Creación Mantenimiento y uso Mantenimiento y uso Mantenimiento y uso Mantenimiento y uso Disposición
Creación Creación Activo Activo Semi-activo / Inactivo Semi-activo / Inactivo Disposición
Estación de trabajo Ficheros de departamento Ficheros de departamento Centro de información Centro de información Centro de registros Archivos / Destrucción

Las fases Basado en el modelo norteamericano por
Penn, et al.
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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto del
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.
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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• Ahora bien, pese a ser, la propuesta de Rhoads,
  universalmente aceptada no ha sido la única en
  ser formulada.
• Atherton (1986), propone sustituir el ciclo de
  vida por un modelo más sencillo y más unificado,
  consistente en cuatro etapas
• 1.- Creación del documento.
• 2.- Clasificación del documento de acuerdo con
  un sistema preestablecido.
• 3.- Introducción del documento en un cuadro de
  retención.
• 5.- Mantenimiento y uso de la información, sea
  en el archivo corriente, en un archivo
  intermedio o en el archivo definitivo.
• Este sistema forma una continuidad mediante la
  interrelación de las cuatro etapas y borra
  definitivamente la diferenciación formal entre
  las fases activa, semiactiva e inactiva en el
  ciclo de vida de un documento.

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• Por otro lado, Albada revisó el concepto de
  ciclo de vida de la información registrada y
  estableció tres períodos
• a.- Agency records management o current record
  management.
• b.- Record management o semi-current records
  management.
• c.- Archives management.
• Este autor utiliza el término records para
  indicar los documentos corrientes (activos) o
  semicorrientes (semiactivos) y el término archive
  para los documentos históricos o permanentes.
• A modo de conclusión, y después de todo lo
  expuesto, diremos que el concepto del ciclo de
  vida no sólo ha servido para la construcción de
  un modelo profesional sobre el que se desarrollan
  los denominados programas de records
  management, sino que además ha determinado las
  que son consideradas como herramientas
  fundamentales el cuadro de clasificación, los
  calendarios de disposición y los instrumentos
  para la descripción y recuperación.

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 5.-
Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• Con la aparición de los documentos electrónicos
  se está poniendo en duda la adecuación del marco
  teórico del ciclo de vida, teniendo en cuenta
  sobre todo la posibilidad de que los registros
  electrónicos que documenten transacciones
  esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se
  conformen debidamente o no sobrevivan.
• Este debate no ha consistido tan sólo en una
  crítica del modelo del ciclo de vida, sino que ha
  provocado la definición de un modelo alternativo
  el record continuum.
• Al igual que el records managment se fundamenta
  sobre el concepto del ciclo de vida de la
  documentación (incluso la administración
  tradicional de archivos se ha basado en dicho
  concepto para categorizar las distintas
  instalaciones de archivo), el marco de trabajo
  sobre el que se asienta este movimiento hacia la
  reinvención de los archivos puede ser el modelo
  conocido como records continuum.
• El modelo del record continuum considera la
  gestión de documentos como un proceso continuo
  desde el momento de creación hasta su
  disposición. En este nuevo modelo los archiveros
  y gestores de documentos están activamente
  implicados en todos los puntos en el continuum.
• Mientras el modelo del ciclo de vida propone un
  separación estricta de responsabilidades en la
  gestión de documentos, provocando una distinción
  fundamental entre las vidas pre-archivística y
  archivística de un registro el modelo continuum
  se fundamenta en la integración de dichas
  responsabilidades, considerando que un registro
  no pasa por distintas fases de vida, sino que
  presenta distintas características de gestión
  como reflejo de su vida en cuatro dimensiones.

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consecuencias.

• 1. Dimensión acontecimiento en esta dimensión la
  transacción aún no ha surgido.
• 2. Dimensión documental el acto es atestiguado
  por el sistema y la transacción se convierte en
  evidencia.
• 3. Dimensión riesgo el registro es valorado por
  la organización, y en consecuencia, conservado o
  destruido.
• 5. Dimensión social la sociedad proporciona
  sentido y forma institucional a sus registros.
• Un importante archivero australiano, Ann
  Pederson, describe las diferencias entre ambos
  modelos de la manera siguiente
• El ciclo de vida es relativo a los registros y
  la información... los registros tienen un ciclo
  de vida.
• El continuum no es relativo a los registros. El
  continuum es un modelo de gestión relativo al
  sistema de gestión de registros, que es
  continuo, dinámico y constante, sin ninguna
  distinción de fases.

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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
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• Consecuencia directa de la visión de la gestión
  de documentos como algo continuo, es (como ya
  hemos comentado)
• - la destrucción de la distinción entre
  registros activos y no-activos, entre registros
  archivísticos y no archivísticos y
• - la eliminación de la separación estanca entre
  responsabilidades predefinidas asociadas con
  cada etapa de la gestión de documentos.
• En otras palabras, de acuerdo con el modelo
  continuum, las estrategias y metodologías para
  valorar, describir y conservar registros se
  implementan de forma previa a los procesos de
  gestión de registros, preferiblemente en la etapa
  de diseño de sistemas y no al final del ciclo de
  vida.
• A continuación vamos a ver una gráficamente en
  qué consiste el Record Continuum

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Gráfica del
Record Continuum
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ciclo de vida de los documentos y sus
consecuencias.

• En el modelo continuum, el registro comienza a
  existir en el momento de la transacción y
  requiere cuidados continuos desde este momento
  hasta su disposición. El registro no pasa por
  distintas fases, presenta distintas
  características de gestión como reflejo de su
  vida en cuatro dimensiones
• 1.- La primera dimensión, a la que le
  corresponde el nombre Dimensión
  Acontecimiento, consta del acto, la huella, el
  instrumento y la información. En esta dimensión,
  la transacción aún no ha ocurrido.
• 2.- La segunda dimensión, la Dimensión
  Documental, se caracteriza por cuatro
  atributos el acto inicial o causa de la
  transacción administrativa la huella se
  convierte en evidencia el instrumento se
  transforma en competencia el dato llega a ser el
  registro. En esta dimensión, el acto es
  atestiguado por el sistema y la transacción se
  convierte en evidencia.
• 3.- La tercera dimensión, la Dimensión Riesgo,
  se caracteriza por la función, la memoria
  corporativa, la organización y el sistema de
  gestión de documentos. En esta dimensión, el
  registro es valorado por la organización y, en
  consecuencia, conservado o destruido.
• 5.- La cuarta o Dimensión Social, tiene los
  atributos de propósito, memoria colectiva,
  dominio y archivo. En esta dimensión la sociedad
  proporciona sentido y forma institucional a sus
  registros.

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Los principios teóricos. 5.3.- El concepto de
ciclo de vida de los documentos y sus
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• Los atributos se relacionan entre sí siguiendo
  los radios o ejes, que han sido denominados
• eje de evidencia (huella, evidencia, memoria
  corporativa, memoria colectiva)
• eje de transaccionalidad (acto, causa, función,
  propósito)
• eje de responsabilidad (instrumento,
  competencia, organización, dominio) y
• eje de gestión de documentos/archivo (dato,
  registro, sistema de gestión, archivo).
• El records continuum es un marco conceptual cuyo
  objetivo principal es el acontecimiento
  documentado.