G

1
Gérer sa bibliographie avec EndNote (versions 7
à X)
2
Programme

• Généralités sur les logiciels de gestion de
  références bibliographiques
• Principes et fonctions
• Les principaux logiciels
• Gérer sa bibliographie avec EndNote
• Caractéristiques de EndNote
• Créer et gérer une base EndNote par import
  automatique et/ou saisie manuelle
• Insérer des références bibliographiques dans un
  document et éditer des listes
• Quelques fonctions avancées
• Modifier ou créer des styles et des filtres
• Gérer une liste de périodiques,
• Créer des bibliographies thématiques

3
Généralités sur les logiciels de gestion de
références bibliographiques
4
Les logiciels de gestion de référencesPour quoi
faire ? (1)

• Créer autant de bases bibliographiques que
  nécessaire
• Par import de références (fonction la plus
  utilisée)
• Connexion directe en interrogeant directement
  des bases de données bibliographiques sur
  Internet via EndNote à laide de filtres de
  connexion plus pratique et plus rapide que la
  consultation classique de chaque base, mais moins
  performant en matière de recherche
• Import direct directement au cas par cas à
  partir de la consultation darticles sur des
  périodiques électroniques
• Import indirect (transfert de fichiers) Via des
  fichiers sauvegardés à partir de bases de données
  bibliographiques en ligne à laide de filtres
  dimport
• Par saisie manuelle des références
• bénéficier daide à la saisie (listes de termes
  contrôlés)

5
Les logiciels de gestion de référencesPour quoi
faire ? (2)

• Gérer sa propre documentation plus largement
• gérer des documents associés aux références (et
  les exploiter éventuellement en rédaction de
  documents)
• Fichiers images (figures, graphiques)
• Fichiers Word ou Excel
• Liens vers des pages web,
• Texte intégral (fichiers pdf)
• Interroger sa (ses) base(s) de données
• bénéficier daide à la saisie (listes de termes
  contrôlés)
• Editer des listes de références (bibliographie)
   à la carte  selon différents styles (ou
  formats)
• Styles de revues prédéfinis et fournis avec le
  logiciel
• Styles créés par lutilisateur

6
Les logiciels de gestion de référencesPour quoi
faire ? (3)

• Lors de lécriture dune publication
• utiliser les modèles Word (Templates)
  préenregistrés pour lécriture des articles,
• créer aisément et selon les instructions aux
  auteurs, les citations dans le texte et la liste
  bibliographique,
• insérer des graphiques et/ou tableaux, puis en
  générer la liste.
• Exporter ses données sous dautres formats

7

Gestion bibliographique
Autres ressources / webArchives ouvertes
Plateformes éditoriales
Bases de données Portail
Bases de données hors portail
Périodiques électroniques
Sources de références
Alertes email Fichier sauvegardé
Filtres dimport
Enregistrement gestion de références
Texte intégral, images, autres objets
Fichier personnel
Gestion de documentsen texte intégral
Stockage Fichiers .pdfLiens URL
Liaison avec traitement de texte
Styles
Aide à la publication
Edition de bibliographies selon les formats des
journaux
8
Principaux logiciels existants

• Voir
• Les outils de gestion des références
  bibliographiques F. Cohen-Adad - Rencontres
  FORMIST Juin 2006
• http//formist.enssib.fr/documents/index.php?nkv
  aWRfZ2VuZXJhbD02NDIz
• Les logiciels personnels de gestion
  documentaireJ.P. Lardy - URFIST Lyon (mise à
  jour décembre 2006)http//urfist.univ-lyon1.fr/lo
  giciels_gestion_doc.html
• Site REPERE Les logiciels de gestion des
  références bibliographiquesS. Royer-Devauxhttp/
  /repere.enssib.fr/frontOffice/afficheArticle.asp?i
  dTheme15

9
Quelques logiciels

• Logiciels clients gratuits Logiciels clients
  payants
• BiblioExpress Biblioscape 5
• Biblio-PC 10 EndNote
• Papyrus 7 Reference Manager ou Procite
• Logiciels open source Logiciels en ligne
• Wikindx RefWorks
• Refbase HotReference (gratuit)
• JabRef WriteNote
• Bibus
• BibliOpera

Daprès Les outils de gestion des références
bibliographiques F. Cohen-Adad - Rencontres
FORMIST Juin 2006
10
Gérer sa bibliographie avec
11
Gérer sa bibliographie avec EndNote (1)

• Introduction Caractéristiques de EndNote
• Infos / versions
• Caractéristiques techniques
• Menus et barres doutils (en annexe)
• Notions de base Prise en main de EndNote
• Base (Library),
• Les références bibliographiques
• Manipuler les références (tri, modifications )
• Liens référence fichiers externes

12
Gérer sa bibliographie avec EndNote (3)

• Interroger une base EndNote
• Linterface de recherche
• Importer des références
• À partir de fichiers structurés
• À partir dautres bases EndNote
• À partir de sources biblios externes (périodiques
  électroniques, bases de données) par
  téléchargement direct ou indirect
• Saisir des références manuellement
• Recommandations décriture
• Aides à la saisie

13
Gérer sa bibliographie avec EndNote (4)

• Créer des documents avec EndNote et un traitement
  
• de texte
• Ecrire une publication
• Templates
• Module CWYW
• Créer une bibliographie
• Fonctions avancées
• Styles et filtres
• Listes de termes
• Bibliographie thématique
• EndNote Web

14
Introduction

• Infos / versions
• Caractéristiques techniques
• Définitions de base
• Vocabulaire et formats
• Menus et barres doutils (en annexe)

15
Introduction Infos / Versions

• version X (2006)
• Gestion et stockage des fichiers pdf, affichage
  des références, affichage des champs saisis,
  sauvegarde compressée des bibliothèques.
• version 9 (2005)
• gestion du format unicode, taille des bases
  illimitée, nouveaux types de documents, nouveaux
  champs, gestion des préférences
• mais attention !!!
• restriction de compatibilité (OS et traitement de
  texte)
• pas de compatibilité  descendante  / versions
  antérieures de EN
• versions réseau disponibles
• versions Mac et PC (compatibles)

16
Introduction Caractéristiques techniques
Version 7 Version 8/9 Version X
OS requis Windows (3.1, 95, 98, NT, XP) et Mac (0S 7.0 et gt) Windows 2000 ou XP et Mac OS X Windows 2000 ou XP et Mac OS X
Traitement de texte Word 97, 2000, XP, 2003 Word 2000, XP (2002), 2003 Word 2000, XP (2002), 2003
Nombre de bases illimité illimité illimité
Nombre de références par base 32700 pas de limite pas de limite
Nombre de Reference Types 25 (2) 27 TD 34 (3) 37 TD 39 (3) 42 TD
Nombre de champs / référence 34 prédéfinis 6 champs customs 44 prédéfinis 7 champs customs 44 prédéfinis 7 champs customs
Nombre de caractères par champ Jusquà 32 Kb soit environ 8 p. de texte. jusquà 64 Kb soit environ 16 p. de texte. jusquà 64 Kb soit environ 16 p. de texte.
17
IntroductionRépertoire EndNote

• EN-v9 10
• Connections
• DB support
• Examples
• Filters
• Palm
• Plugins
• Product Support
• Spell
• Styles
• Templates
• Term Lists
• XML support

• EN-v7
• Connections
• Examples
• Filters
• Palm
• Spell
• Styles
• Templates
• Term Lists

Connections fichiers de connexion vers des
bases externes .enz Filters filtres
dimportation .enf Styles styles pour
lédition des références .ens Templates
modèles MS Word selon des normes de revues .dot
18
IntroductionDéfinitions de base (1)

• Base de données Library
• Unité de base de la base de données Reference
  
• Chaque référence est associée à un identifiant
  unique Record Number
• Chaque reference ou enregistrement est un
  ensemble unique dinformations spécifiques à un
  type de document (article de périodique, ouvrage,
  chapitre douvrage, thèse, brevet, communication
  à un congrès )
• Des formats denregistrement correspondent à
  chaque type de document les reference type
  . Exemples Journal Article, Book, Book
  Section, Poster, Thesis, Patent, etc

19
IntroductionDéfinitions de base (2)

• Chaque enregistrement est constitué de champs
  ou fields
• Un  champ  est une portion denregistrement qui
  contient des informations du même type nom des
  auteurs, titre de larticle, nom du journal, etc
  
• La liste des champs diffère avec le type de
  document, certains champs étant nécessaires à
  certains types de documents et pas à dautres

20
IntroductionDéfinitions de base (3)

• La saisie des informations dans des champs
  séparés, permet ensuite de les éditer à la carte,
  dans un ordre et une mise en forme déterminés
  (par le style bibliographique) dans le but de
  créer des bibliographies respectant les normes
  bibliographiques des différents périodiques
  (consignes aux auteurs).
• Exemples Author. (Year) Title.
  Journal Volume, Pages.ouAuthor. Title.
  Journal Volume, Pages (Year).ouAuthor, Journal
  Volume, Pages (Year).

21
Avoir en tête

• En saisie manuelle, il est indispensable
  didentifier précisément chaque type de document
  avant de lenregistrer dans la base pour choisir
  le bon format denregistrement et entrer les
  différents éléments de la référence dans le bon
  champ ,
• Certaines règles de saisie sont à respecter à
  lintérieur des champs (champ auteur par
  exemple) si on veut pouvoir ressortir les
  informations à la carte ,
• En import automatique à partir de bases de
  données bibliographiques externes, des
  vérifications sont souvent à faire pour être sûr
  que les informations ont été injectées dans le
  bon champ.

22
Introduction Vocabulaire et formats
Base EndNote LibraryCopie compressée .enl.enlx (vX) Enregistrement libre
Notice bibliographique Reference ou Record identifiant ? Record Number Associée à type de document ? Reference Type Reference ou Record identifiant ? Record Number Associée à type de document ? Reference Type Reference ou Record identifiant ? Record Number Associée à type de document ? Reference Type
Champ bibliographique Field au max 40 champs/réf pour la version 7, 51 champs/réf pour la version 9, 52 champs/réf pour la version X Field au max 40 champs/réf pour la version 7, 51 champs/réf pour la version 9, 52 champs/réf pour la version X Field au max 40 champs/réf pour la version 7, 51 champs/réf pour la version 9, 52 champs/réf pour la version X
Filtre dimport Import Filter(480 / v9, 579 / vX) .enf Filters
Format de style Output Style(gt1100 / v7, 1383 / v92035 / vX)) .ens Styles
Format dexport .txt, .rtf, .html
Fichier de connexion Connexion Files .enz Connections
Liste de termes contrôlés Term List .txt Term Lists
Modèles MS Word Templates .dot Templates
Dictionnaires de contrôle de notices .clw, .tlx Spell
23
Prise en main

• La bibliothèque ou base EndNote
• Les références bibliographiques
• Manipuler les références (tri, modifications )
• Liens référence fichiers externes

24
La bibliothèque EndNote Création

• A louverture de EndNote
• via le menu File gt New (Reference Library)
• Puis
• Nom dune base xxx.enl
• Enregistrement dans le répertoire de son choix

25
La bibliothèque EndNote Ouverture Fermeture

• A louverture de EndNote
• ou
• Via le menu File gt Open ( bouton parcourir)
• Fermer une base File gt Close Library (ou Ctrle
  W ou Ctrle F4)

26
La bibliothèque EndNote Suppression Réparation
- Sauvegarde

• Supprimer une base utiliser le gestionnaire de
  fichiers hors EN.
• Réparer une base Tools gt Recover Library.
• Il y a création dune copie de la base suffixée
  en .saved
• (les Term Lists doivent être reconstruites)
• Sauvegarder une bibliothèque enregistrement
  automatique des changements apportés, à la
  fermeture.

27
La bibliothèque EndNoteFenêtre principale (1)
Entêtes cliquables (tri alpha) paramétrables /
5 colonnes max (version X 8 colonnes)
Style actif
Déplacement ascenseur ou flèches
Sélection de références Double clic édition /
référence
Show Preview / Hide Preview Visualisation de
référence selon le style actif
Compteur
28
La bibliothèque EndNoteFenêtre principale (2)

• Déplacement  à travers  les références
• de référence en référence clic souris ou
  flèches ? et ?
• touches Home ou Page précédente (première
  référence / liste), et Fin ou Page suivante
  (dernière référence / liste)
• déplacement colonne  Auteurs  en saisissant
  la première lettre du nom recherché
• tri possible par simple clic sur les en-têtes de
  colonnes
• Edition dune référence double clic
• Version X bouton  Show/Hide empty Fields 
• Sélection de références
• touches Shift et Ctrl clic souris
• toutes les références Edit gt Select All
  (Unselect All)
• si des références sont sélectionnées References
  gt Show selected ou Hide selected, puis Show All

29
Les références bibliographiquesCréation,
Déplacement, Fermeture, Copie

• References gt New (ou CtrleN)
• sélectionner le Reference Type type de document
  à décrire
• renseigner les champs de la notice en respectant
  les règles de syntaxe
• Déplacement dans les réfs
• touches Tab et Shift Tab
• en édition, commande Go to pour rechercher une
  chaîne de caractères
• Fermeture dune référence
• cliquer sur X ou Ctrle W (Shift Ctrle W pour
  plusieurs réfs) ou File gt Close Reference.
  La(les) référence(s) est(sont) automatiquement
  sauvegardée(s).
• Duplication dune référence
• menu Edit Copy puis Paste

30
Les références bibliographiques Visualisation,
édition

• Double-clic sur la référence

Le type de référence
Les différents champs de laréférence
31
Les références bibliographiques Reference Types

• Version 7

- Generic - Journal Article - Book - Book Section - Manuscript - Edited Book - Magazine Article - Newspaper Article - Conference Proceedings - Thesis - Report - Personal Communication - Computer program - Electronic Source - Audiovisual Material - Film or Broadcast - Artwork - Map - Patent - Hearing - Bill - Statute - Case - Figure - Chart or Table - Equation - Unused - Unused2
32
Les références bibliographiquesReference Types
(2)
Nouveaux types / Version 9
- Electronic Book - Conference Paper - Electronic Article - Online Database - Government Report / Document - Legal Rule / Regulation - Unpublished work - Classical works - Online multimedia
Nouveaux types / Version X
- Ancient Text - Dictionary - Encyclopedia - Grant Modification - Electronic Source ? Web Page
33
La bibliothèque EndNote Personnalisation (1)

• Configurer/Personnaliser EndNote Edit gt
  Preferences

Options paramétrables par lutilisateur (détails
en annexe)
34
La bibliothèque EndNote Personnalisation (2)

• Libraries pour désigner une base à ouvrir par
  défaut au lancement dEndNote
• Display Fonts paramétrage police et taille des
  caractères à lécran
• Display Fields paramétrage fenêtre principale
  champs affichés

5 colonnes disponibles en v.7 8 colonnes
disponibles (v.10)
35
Les références bibliographiques
Personnalisation Types et champs (1)

• Edit gtPreferencesgt Reference Types gt Modify
  References Type
• Pour masquer un TD/grille saisir un point
  devant son nom
• Possibilité de modifier les libellés des champs,
  la grille TD/Champs
• Attention
• Ne pas modifier les champs susceptibles de sortir
  en édition de référence
• Ce paramétrage sapplique à toutes les bases !!!

36
Préférences / Base et RéférencesRépertoire .DATA

• Version 7
• Enregistrement des préférences sous windows
• application à toutes les bases créées / poste,
• transfert difficile vers un autre ordinateur
• Versions 8/9/X
• Enregistrement des préférences dans un fichier
  (RefTypeTable.xml) stocké dans le répertoire de
  lutilisateur, ce qui permet
• à plusieurs personnes de travailler sur le même
  poste avec des personnalisations différentes,
• à un même utilisateur, de travailler dans la même
  configuration sur des postes différents, en
  recopiant ce fichier sur ces postes.
• Peut servir de  gabarit  pour des utilisateurs
  désireux de travailler avec des bases
  compatibles.

37
Les références bibliographiques Liens référence
/ fichiers externes (1)

• Les liens peuvent être saisis manuellement,
• ou intégrés automatiquement lors des
• opérations dimport
• Cibles du lien
• Une adresse de site web http//www.cnrs.fr
• Un article en texte intégral http//www.scienced
  irect.com/
• Notion de DOI
• Une adresse de messagerie mailtosmith_at_erl.univ.
  purdue.edu
• Des chemins de fichiers enregistrés sur le DD ou
  le réseau
• Formats .pdf, .doc, .gif, .ppt etc

38
Les références bibliographiques Liens référence
/ fichiers externes (2)

• Version 7
• Insertion dun lien dans une référence
• Saisie ou copier-coller dans le champ URL
• Reference gt Link to
• Activation du lien Reference gt Open Link
• (ou Ctrl-G) ou double-clic sil sagit dun
  url.
• Versions 8 et supérieures
• Nouveau champ  Link to PDF 
• Insertion dun lien dans une référence
  Reference gt Link to PDF
• Activation du lien Reference gt Open PDF
• Utiliser plutôt le champ URL pour les adresses
  internet, et le champ  Link to PDF  vers des
  fichiers enregistrés sur un disque local ou de
  réseau (.pdf, mais aussi .doc ou autre format ),
  mais les deux champs se comportent de la même
  manière.

39
Les références bibliographiques Liens référence
/ fichiers externes (3)
Nouveauté EN.X

• Version 10 Gestion et stockage des pdf
  améliorés
• Liaison EN / pdf par simple  glisser/déposer 
  du fichier pdf vers la référence (en édition ou
  non)

Pour supprimer le fichier lié clic droit /
souris ou Edit Clear
40
Les références bibliographiques Liens référence
/ fichiers externes (4)
Icône Open Link disponible 1 clic ouverture du
document enregistré dans le champ URL
Icône Open PDF disponible 1 clic ouverture du
document enregistré dans le champ Link to PDF
Notion de DOI
41
Les références bibliographiques Liens référence
/ fichiers externes (5)
Affichage possible dès lécran principal
42
La bibliothèque EndNote Le répertoire .DATA

• Le répertoire NomBaseEN.DATA
• Créé automatiquement dès la création de la base
  pour enregistrer les images et les autres
  fichiers reliés.
• À partir des versions 8/9 il contient aussi les
  Term Lists
• version X peut aussi contenir des fichiers pdf
  stockés
• Supprimer manuellement le .DATA en cas de
  suppression dune bibliothèque (mais attention
  perte des Term Lists)
• Si transfert ou partage dune bibliothèque,
  recopier le .DATA
• Sous windows, copier la base et le .DATA
• ou
• utiliser la commande File gt Save a Copy (copie
  simultanée base.DATA)
• Si suppression dune base par erreur
  re-génération possible à partir du .DATA. (v.9)

43
La bibliothèque EndNote Compressed Library
Nouveauté EN.X

• Menu File gt Send to gt Compressed Library
• Permet denregistrer une bibliothèque complète
  (fichier .enl et dossier .DATA contenant les
  documents pdf, les images associés) dans un seul
  fichier compressé (extension .enlx).
• Le fichier obtenu peut être envoyé à un collègue
  (utilisateur Mac ou PC), ou servir de copie de
  sauvegarde.
• Pour le réutiliser il suffit de louvrir avec
  EndNote. La bibliothèque et le répertoire .DATA
  sont recréés automatiquement.

44
Les références bibliographiques Liens référence
/ fichiers externes (6)

• Si loption  Copy this file to the default PDF
  folder and create a relative link  est activée
  (Edit gtPreferences)
• les pdf liés à la bibliothèque sont copiés,
  renommés et placés dans un répertoire PDF du
  répertoire .DATA
• Lors de la commande Open PDF, les fichiers sont
  ouverts à partir de ce répertoire
• Avantage possibilité de déplacer la
  bibliothèque fichiers associés simultanément
  (copie ou Travel Library).
• Attention Des libellés très longs pour les
  fichiers pdf peuvent perturber cette commande.

45
Les références bibliographiques Edition selon
des styles (1)

• EN fournit un grand nombre de styles (1100 v.7,
  1200 v.9, 2035 v.X ) qui contrôlent le format des
  références lors des commandes suivantes
• Format bibliography citations / texte liste
  biblio (module CWYW)
• File, Print pour imprimer des références
• Export pour exporter des références
• Show Preview et Copy Formatted pour visualiser
  et exporter éventuellement dans un traitement de
  texte.
• Les styles sont suffixés en .ens et enregistrés
  dans le répertoire EndNotegtStyles.

46

Les références bibliographiques Edition selon
des styles (2)
Style actif ?
Accès au gestionnaire de styles
Liste des styles favoris

• Sous Edit gt Output Style
• Style marqué style actif
• Liste des styles  favoris 
• Accès au gestionnaire de styles Open Style
  Manager. Accès par nom et par catégorie
  thématique.

47
Le gestionnaire de Styles
Passage en édition du style sélectionné
- Style info ou - Style preview affichage du
 rendu  du style
Bouton Find accès aux styles classés par
rubriques thématiques
48
Les références bibliographiques Edition selon
des styles (4)

• Visualisation du  rendu  dun style
• En affichage de référence Show Preview
• Dans le gestionnaire de style Style Preview
• Application dun style
• Sélection dun style
• Sélection de références
• puis Edit gt Copy Formatted (ou Ctrle K),
• Résultats via Print
• ou Export
• ou Copie vers traitement
  de texte

49
Savoir gérer sa base Manipuler les références -
Corrections

• Edit gt Change Text
• Permet de remplacer une chaîne de caractères par
  une autre dans lensemble des références
  affichées
• vX possibilité de rechercher/remplacer un RC,
  bouton  Insert Special  (insertion RC ou Tab)
• References gt Change and Move Field
• Change Field permet de changer le contenu dun
  champ en insérant une chaîne de caractères avant,
  après, à la place du contenu ancien, ou de le
  supprimer.
• Move Field permet de déplacer le contenu dun
  champ dans un autre champ de la même référence.
• vX bouton  Insert Special  (insertion RC ou
  Tab)
• Suppression de références
• Sélection des références à éliminer
• Edit gt Clear ou References gt Delete ou touche Supr

50
Savoir gérer sa base Manipuler les références -
Tri

• Tri par défaut ordre alphabétique dauteur
• changer en cliquant sur lintitulé du champ à
  trier sur la fenêtre principale
• ou icône barre doutils
• ou Menu References gt Sort References

51
Savoir gérer sa base Créer une liste
bibliographique simple (1)

• Plusieurs méthodes
• Transfert de références vers un ttx

Cliquer/Glisser Copier/Coller
Sélectionner un style Edit gt Output Style Sélectionner les références (souris Shift/Ctrle) Sélectionner un style Edit gt Output Style Sélectionner les références (souris Shift/Ctrle)
Maintenir la touche Ctrle enfoncée Faire glisser le lot de références avec la souris Edit gt Copy Formatted (copie dans le presse papier) Copie dans Word par CtrleV ou Edit gt Copy
52
Savoir gérer sa base Créer une liste
bibliographique simple (2)

• Export de références
• Affichage des références à exporter
• Toute la base References gt Show All
• Un sous-ensemble References gt Search
• Quelques références touches Ctrle ou Shift
  clic, puis References gt Show Selected
• Tri éventuel References gt Sort references
• Export File gt Export
• 4 formats au choix .txt, .rtf, .html,
  .xml

53
Savoir gérer sa base Imprimer des références

• Sélectionner les références
• Sélectionner un style
• Éventuellement
• References gt Sort References, pour effectuer un
  tri,
• Edit gt Preferences gt Display Fonts pour modifier
  la nature et la taille de la police
• File gt Page Setup pour paramétrer limpression
• File gt Print, pour lancer limpression.
• ou
• Edit gt Copy Formatted, dans Word Coller les
  références copiées, puis impression

54
Travaux pratiques (1)

• Prise en main de EndNote

55
Interroger une base EndNote

• Lécran de recherche
• Variations selon les versions

56
Interroger sa base Généralités

• Interrogation dune base EndNote ou dune base
  distante (norme Z39.50 cf. Fonctions avancées)
• Possibilité de limiter la recherche à une partie
  de la base
• Choix des champs à interroger
• Stratégie de recherche élaborée (opérateurs
  booléens (and / or / not) et opérateurs de
  comparaison), enregistrable et réexécutable (Par
  défaut, les recherches sont sauvegardées dans le
  répertoire "Searches" de EndNote et les fichiers
  de sauvegarde suffixés en .enq.)
• Par défaut recherche sur chaîne de caractères,
  et troncature implicite
• Pour mémoire possibilité dutiliser des index
  v7(fonction abandonnée à partir de la v9)
• Accès Menu References gt Search References

57
Interroger sa base Ecran de recherche version 7
Champsinterrogeables
Opérateurs booléens
Zone derecherche 2 par défaut
Pour sauvegarderune équation de recherche
Save Search Pour la recharger Load Search
Ajouter, insérer,effacer des étapes de recherche
Lancement de la recherche
58
Interroger sa base Ecran de recherche version
9

• Accès References gt Search (ou Ctrl-F)

• Version 9
• Troncatures droite et gauche implicites si
  loption  Use Full Text Index  désactivée,
• Troncature à droite si  Use Full Text Index 
  activée
• Aucune troncature si  Match Words  activée

N.B. Copié sur le site http//www.bibl.ulaval.ca
/mieux/utiliser/endnote/pid/1860
59
Interroger sa base Ecran de recherche version
X

• Nouveaux opérateurs
• Field begin with
• Field ends with
• World begins with

Nouveau bouton  Insert special  pour rechercher
des caractères de tabulations et des
retour-chariot
loption  Use Full Text Index  a disparu
60
Travaux pratiques (2)

• Interroger une base EndNote

61
Importer des références(Alimenter sa base de
façon automatique)

• A partir de quelles sources ?
• Par quelles méthodes
• Connexion directe sur bases distantes
• Import automatique
• Import par transfert de fichiers

62
Importer des références A partir de quelles
sources ?

• Fichiers textes structurés
• Autres bases EndNote
• Sources externes
• périodiques électroniques,
• bases de données
• Par téléchargement direct de références lors de
  linterrogation de bases distantes (ex. Pubmed)
  sélection du filtre transfert automatiques
• Après ouverture automatique de EndNote lors de
  linterrogation de certaines bases Science
  Direct, bases du WoK sélection du filtre
  transfert automatiques
• Par création dun fichier  export  issu de
  linterrogation de la sourceSélection du filtre
  par lutilisateur transfert par étapes
• Pages web

63
Importer des références à partir de fichiers
tabulés

• EndNote peut recevoir des fichiers texte. Il
  suffit dindiquer
• le type bibliographique précédé d'un astérisque,
• les différents champs devant être remplis,
  séparés par une tabulation
• Si le type bibliographique est toujours le même,
  il est possible de faire un
• modèle spécifique.
•   
• Generic
• AuthorltTabgtYearltTabgtTitleltTabgtSecondaryTitleltTabgtV
  olumeltTabgtNumberltTabgtPagesltTabgt
• Baker, V. 1978 Geomorphology J. of
  Geol. 12 5 14-28
• Belknap, D.1988 Sea level-changes Geo. Res
  Ltrs 77 8 76-75
• Lors de l'import dans EndNote, choisir dans la
  boîte de dialogue
• Import Tab Delimited dans la fenêtre Import
  Option .
•  

64
Importer des références à partir dautres bases
EndNote

• Transfert de références ou Fusion de
  bibliothèques
• Commande File gt Import, et utiliser le filtre
  dimport EndNote Library
• ou
• Méthode Copier/Coller ou CliquerGlisser

Base cible
Base source
65
Importer des références à partir de périodiques
électroniques (1)
En général, lexport se fait de façon quasi
automatique à partir des sites des éditeurs ou
des plateformes éditoriales (comme Science Direct
par exemple).

• Exemple 1 plateforme Blackwell Synergy

Option  Download to citation manager 
66
Importer des références à partir de périodiques
électroniques (2)

• Exemple 2 American Chemical Society

Option de déchargement puis choix EndNote
67
Importer des références à partir de périodiques
électroniques (3)
Science Direct
- 1 -
- 2 -
Choix du format (avec ou sans résumé) puis
Export
A partir dune liste de références, cliquer sur
Export Citation
68
Connexion directe sur bases distantes
69
Importer des références Bases de données par
connexion directe (1)

• Consultation via linterface de recherche de
  EndNote de bases consultables
• soit en accès libre (ex. Pubmed, Library of
  Congress),
• soit pour lesquelles lutilisateur dispose de
  droits daccès
• EN utilise pour la connexion des fichiers les
   Connection Files  (répertoire Connections,
  .enz)
• Avantages
• évite à lutilisateur lapprentissage de
  différents systèmes dinterrogation,
• facilite le déchargement de références, qui est
  direct
• Inconvénients
• limite la recherche aux seules fonctionnalités de
  linterface EndNote.
• Ne permet pas dutiliser les outils disponibles
  dans la base source (ex thésaurus MESH / Pubmed)

70
Importer des références Bases de données par
connexion directe (2)

• Démarche
• Consulter la liste des bases potentiellement
  accessibles
• Edit gt Connection Files gt Open Connection
  Manager
• Les bases sont classées par ordre alphabétique et
  par producteur
• Marquage possible des ses bases favorites
• Se connecter
• Tools gt Connect, choix de la base dans le
  gestionnaire de fichiers de connexion ou dans la
  liste des favoris
• A lissue dune requête
• les résultats saffichent dans une fenêtre
  indépendante.  Copy all references to  permet
  leur transfert dans une nouvelle bibliothèque,
  une bibliothèque existante ou la bibliothèque
  active.

71
Importer des références Bases de données par
connexion directe (3)

• Attention
• Avec version 7
• Connexion possible sur Pubmed, Web of Science
• Avec les versions supérieures
• Connexion possible seulement sur Pubmed

72
Exemple Connexion directe sur PubMed (1)

• 1ère connexion Tools gt Connect Accès au
  gestionnaire de fichiers de connexion
• Choix de la base à laquelle on va se connecter
  àdistance

73
Exemple Connexion directe sur PubMed (2)

• Connexions suivantes Tools gt Connect
  gt PubMed

Liste des favoris
74
Exemple Connexion directe sur PubMed (3)

• Ecran de recherche différentes étapes de
  recherche

On est dans PubMed
Liste des champs interrogeables spécifique de la
base
Attention !Le parenthésage dans les
recherchesest réalisé danslordre de saisie
75
Exemple Connexion directe sur PubMed (4)

• Les références trouvées apparaissent on peut
  alors les copier dans le fichier approprié.
• (toutes ou celles sélectionnéesmises
  ensurbrillance)

76
Import indirect par transfert de fichiers
77
Importer des références Bases de données -
Import indirect (1)

• Démarche
• Faire la recherche dans la base
• Sauvegarder les références dans un format lisible
  par EndNote format .txt
• Importer les références dans la base EndNote avec
  un filtre dimport
• il permet de placer les différentes informations
  contenues dans les références de départ dans les
  champs appropriés de la base EndNote.

78
Importer des références Bases de données -
Import indirect (2)

• Ouvrir la base daccueil des références
• File gt Import

1- Sélection du fichier à importer
3- Paramétrer le traitement des doublons import
dans la base active, élimination, import dans une
base spécifique File-Dupl.enl
2- Sélection du filtre adéquat dans la liste
déroulante ou via le gestionnaire de filtres
Other filters
4- Cliquer sur Import
79
Importer des références Bases de données -
Import indirect (3)

• Attention !!! Suite à un import, EndNote
  naffiche que les dernières références
  importées.
• Utiliser la commande References gt Show All
  References Toutes les références de la base sont
  de nouveau affichées.
• Afficher uniquement les références importées
  permet de les vérifier une à une et
  éventuellement de les corriger avant leur
  intégration dans la base de données EndNote

80
Exemple import à partir de Pubmed (1)

• Faire la recherche dans PubMed
• Visualiser les références sélectionnées au format
  MEDLINE Display MEDLINE, puis Send to File
  (pubmed-result .txt)

Format MEDLINE nom de champ - contenu
81
Exemple import à partir de Pubmed (2)

• Dans Endnote
• File gt Import
• Choisir le fichier à importer ( fichier
  enregistré)
• Import Option choisir le filtre dimport PubMed
  (NLM)

Duplicates pour élimineréventuellementles
doublons
82
Attention Import de PubMed

• Attention en 2004 modification de la structure
  de la base Medline via PubMed import à laide
  du filtre dimport pré-enregistré dans EndNote 7
  perturbé
• Il faut aller chercher le nouveau filtre dimport
  directement sur le site de EndNote
  http//www.endnote.com/

Le filtre est à enregistrer dans le répertoire
/Filters
83
Exemple de référence importée de PubMed
Keywords de PubMed
Lien direct vers le résumédans PubMed ou
mettrele lien sur larticle directement
84
Importer des références Filtres dimport

• De nombreux filtres sont fournis avec EndNote
• Le filtre dimport à utiliser dépend à la fois de
  la base dorigine et du serveur de la base
  dorigine
• Medline via PubMed, via dautres interfaces (ex
  SilverPlatter)
• Web of Sciences via Interface de lISI , etc ..
• Si le filtre nexiste pas, on peut le créer

Other filters Accès au gestionnaire de filtres
Liste des Filtres  favoris 
85
Import direct  automatique 
86
Importer des références Bases de données -
Import direct

• Comme les sites de périodiques, de nombreuses
  bases de données proposent lexport quasi
  automatique des références vers EndNote (et/ou
  dautre logiciels de gestion)
• Exemple les bases du Web of Knowledge
  disponibles via le portail national (Web of
  Science, CAB, FSTA, CCC, ISI Proceedings )

87
Import à partir des principales sources
disponibles à lINRA
88
Importer des références Principales sources INRA
WoK (1)

• Bases du Web of Knowledge
• http//www.inra.fr/internet/Projets/ist/plateforme
  s/BDD/listeBDD.htm
• Export direct de références vers EndNote
• marquer les références (via la Marked List ou
  non),
• paramétrer le format (sélection des champs à
  exporter)
• cliquer sur Export to Reference Software
• Enregistrement des références dans un fichier et
  import dans EndNote avec un filtre.
• marquer les références (via la Marked List ou
  non),
• paramétrer le format (sélection des champs à
  exporter)
• Enregistrer les références Save to File, et
  format Field Tagged
• Importer ce fichier dans EndNote avec le filtre
  ISI-CE

89
Importer des références Principales sources INRA
- WoK (2)

• Connexion directe via linterface de recherche de
  EndNote (pour le WoS et la version 7 de EN
  seulement)
• Dans EndNote, Menu Tools gt Connect
• Choisir la base WoSSCI , WoS-SSCI, WoS
  complète
• Import de résultats dalertes (reçus par
  messagerie électronique)
• Sauvegarder le message reçu contenant les
  références Menu File gt Enregistrer Sous gt
  Fichier.txt (format texte)
• Dans EndNote importer avec un filtre spécifique
  à demander au service Documentation.
• Import de résultats dalertes (reçus par Fils
  RSS)
• Cf. Fiche technique ERIST Nanteshttp//www.nantes
  .inra.fr/content/download/2885/38748/file/Utiliser
  lesfluxRSS.pdf

90
Import de références dans EndNote Résultats
dalertes via la messagerie (Bases du WoK)
91
Exemple réception du sommaire de
Biomacromolecules via un fil RSS (Firefox
extension Sage)
92
Importer des références Principales sources INRA
- Pubmed
http//www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez/query.fcgi?DBp
ubmed

• Suivre les procédures dimport
• Site BU Médecine de Paris Sud
• http//www.u-psud.fr/scd/KB/Biblikb.nsf/formations
  .htm!OpenPage
• Connexion au site de Pubmed
• Décharger le fichier (format Medline format
  Texte)
• Utiliser le filtre Pubmed (NLM)
• Attention décharger le filtre à partir du site
  officiel de EndNote ou corriger le filtre fourni
  
• option Record Layout, activer  Smart 
• Menu Tools gt Connect gt Pubmed
• Insertion directe des références dans EndNote
  (mais interface de recherche moins performant)

Medline via Pubmed Import par transfert de
fichier ou Connexion directe via linterface de
recherche de Endnote
93
Importer des références Principales sources INRA
CAB (WoK)

• Pour Endnote 8 et au-delà, à partir de
  l'ensemble des notices marquées (Marked List),
  sélectionner les zones d'informations utiles et
  cliquer sur Export to Reference Software
• jusqu'à EndNote 7, perte des informations de
  Pagination. Dans la base de données, cliquer sur
  Save to File avec le choix Tagged Field pour
  sauvegarder le fichier sur le disque dur. Dans
  EndNote, utiliser la commande Import avec le
  filtre CAB_ISI_MHC2006.enf (créé par l'Erist INRA
  Angers, à demander par mail lhostis_at_nantes.inra.f)
  

Import automatique Import par transfert de
fichier
94
Importer des références Principales sources
Biomed Central
http//www.biomedcentral.com/

Sélectionner les références puis Send to
 EndNote with abstracts . Export automatique
95
Importer des références Principales sources
Agricola
http//agricola.nal.usda.gov/cgi-bin/Pwebrecon.cgi

http//agricola.nal.usda.gov/help/AGRICOLAWebVoyag
e2006.enf
96
Importer des références Principales sources
Google Scholar
http//scholar.google.com/

97
Savoir gérer sa base Rechercher et éliminer les
doublons

• Menu References
• Show all sélection de toute la base
• Find Duplicates par défaut, détecte les
  références présentant en commun les contenus des
  champs Author, Year, Title et Reference Type.
• (Modification des critères de détection
  Edit gt Preferences gt Duplicates)
• Affichage des doublons par paire une réf.
  active, une réf. inactive.
• Elimination manuelle (ou Show selected Delete
  attention !!)

98
Importer des références à partir de pages web

• Une extension du navigateur Firefox permet
  dexporter des métadonnées et/ou le contenu dune
  page vers un fichier EndNote (ou un logiciel
  gérant le format RIS)
• LURL, le hostname, le titre de la page sont
  exportés
• installation et fonctionnement(cf. Fiche
  technique - ERIST Nantes)
• http//www.nantes.inra.fr/content/download/3268/4
  4948/file/ExtensionFirefoxAdd.pdf)

99
Travaux pratiques (3)

• Importer des références
• à partir de sources externes

100
Saisir manuellement des références

• Structure et personnalisation des références
• Recommandation et règles décriture
• Aides à la saisie (Term Lists)

Document annexe Rappel sur les références
bibliographiques
101
Saisie manuelle Structure des
références
Types de documents / Champs bibliographiques /
Libellés EndNote

• Documents faisant partie d'un ensemble plus
  large et non publié séparément. Toujours
  accompagné d'un niveau monographique ou série  
• (Article de périodique, Chapitre d'ouvrage,
  Chapitre d'ouvrage en série, Ouvrage en série )
• Niveau 1 Author auteur primaire
• Title titre primaire
• Niveau 2 Secondary Author
• Secondary Title
• Niveau 3 Tertiary Author
• Tertiary Title

• Documents formant une entité à part
  entière.(Ouvrage, Thèse, Brevet, Rapport, Poster)
• Dans ce cas
• Niveau 1
• Author auteur primaire
• Title titre primaire

102
Saisie manuelle Personnalisation Types Champs

• Possibilité
• de modifier la grille par défaut (avec
  précautions !!!)
• de masquer les types de documents non utilisés
  pour alléger les écrans de saisie (en plaçant un
  point devant les entêtes)

Menu Edit gt Preferences gtReference Types gtModify
Reference Types
103
Saisie manuelle Recommandations de saisie

• Remarques
• Les données bibliographiques sont entrées dans
  des champs séparés qui correspondent chacun à un
  type d'information.
• La saisie de ponctuation n'est pas nécessaire,
  sauf si elle est indispensable à la compréhension
  du texte contenu dans chaque champ. Selon le
  style choisi, quand on génère une bibliographie,
  EndNote met en forme les références en
  introduisant les caractères de ponctuation
  nécessaires.
• Tous les champs bibliographiques ne sont pas
  forcément utilisés en saisie manuelle,
  nenregistrer que les champs nécessaires à
  lédition ou à la gestion des documents.
• On peut utiliser les  listes  de termes
  pré-enregistrés (champs Auteur, Journal,
  Mots-clés) pour une saisie plus rapide et plus
  homogène.

104
Saisie manuelle Règles décriture / Champs
biblio. (1)

• Auteurs (Authors, Editor names)
• Entrer un auteur par ligne. Pour saisir plusieurs
  auteurs utiliser la touche Entrée (ne pas
  ajouter de ponctuation entre les auteurs)
• Saisir le nom de l'auteur puis le prénom séparé
  par une virgule et un espace.
• Saisir le prénom entier, ou les initiales
  séparées par un point ou un espace (Fisher, J O
  ou Fisher, J.O.).
• Saisir les noms composés sous la forme De
  Gaulle, Charles
• Pour les noms de collectivités, placer une
  virgule après le nom, et s'assurer qu'il n'y en a
  pas d'autre dans l'intitulé du nom.
• Si lauteur est inconnu, laisser le champ vide.
• Utiliser la "list terms / auteurs" pour récupérer
  le libellé exact sans le resaisir.

105
Saisie manuelle Règles décriture / Champs
biblio. (2)

• Titre (Title, Secondary Title, Tertiary Title)
• Saisir le titre original.
• Insérer les majuscules appropriées
• Ne pas saisir de retour-chariot, ni de point
  final.
• Année de publication (Year)
• Entrer la date de publication sur 4 chiffres.
• Il est possible de saisir un texte, par exemple
  "à paraître". Il doit toujours suivre la date.
• Titres de périodiques forme développée
  (Journal)
• Saisir le titre du périodique sous sa forme
  complète, sans l'abréger.
• Utiliser la "list terms" des périodiques pour
  récupérer l'intitulé exact d'un périodique.

106
Saisie manuelle Règles décriture / Champs
biblio. (3)

• Pages (Pages)
• On peut saisir le nombre de pages sous la forme
  520-523
• Date (Date - ne pas confondre avec Year)
• à priori à utiliser seulement pour le type de
  document "Conference proceedings"
• Saisir la date du congrès sous la forme
  AAAA/MM/JJ, pour faciliter les tris éventuels sur
  ce champ.
• Mots-clés (Keywords)
• Saisir un mot-clé par ligne, sans virgule entre
  les mots-clés.
• Edition (Edition)
• Saisir linformation telle quelle devra
  apparaître dans la bibliographie. (ex 2e)

107
Saisie manuelle Règles décriture / Champs
biblio. (4)

• Images, graphiques, tableaux (Image, Caption)
• Fichier image / lié à une référence
• References gt Insert Picture, puis sélectionner le
  fichier image (formats possibles Bmp, Gif,
  Jpeg, Png et Tiff)
• Saisir la légende dans le champ Caption
• Autre type de fichier / lié à une référence
• References gt Insert Object graphique Excel, un
  document Word, un fichier Power Point ...
• Trois nouveaux types de document ont été
  ajoutés à EndNote depuis la version 6 Figure,
  Chart et Equation. Ils permettent de gérer,
  indépendamment d'une notice bibliographique, une
  image, un graphique par exemple.

108
Saisie manuelle Aide la saisie Listes de
termes

• En saisie, par défaut, dès la frappe de quelques
  caractères dans les champs Auteur, Mots-clés et
  Journal proposition à lutilisateur de la
  valeur la plus proche détectée dans les 3 Term
  Lists associées à ces 3 champs.
• (Appel manuel de la liste Ctrle - 1)
• Désactivation possible de cette fonction Edit
  gt Preferences gt Term Lists
• Possibilité de créer dautres listes sur
  d autres champs bibliographiques
  ( référentiels  personnalisés ... / cf.
  Fonctions avancées).

109
Saisie manuelle Saisir une référence darticle

• Reference Type Journal Article

Champs à remplir obligatoirement
AuthorYearTitleJournalVolume Pages Eventuell
ement Issue
Facultatifs Issue Keywords Abstract Notes URL Au
thor Address etc
110
Saisie manuelle Saisir une référence douvrage

• Reference Type Book pour un ouvrage dans
  son ensemble

Ou Edited Book pour un ouvrage coordonné
Champs obligatoires AuthorYearTitlePublisher
(Editeur commercial) City (Ville ou Pays
dédition)Number of Pages Eventuellement
Series Editor et Series Title, Volume, Edition
111
Saisie manuelle Saisir une référence de chapitre
douvrage

• Reference Type Book section chapitre
  douvrage

Champs obligatoires Author (Auteurs du
chapitre) YearTitleEditor (Editeurs
scientifiques de louvrage) Book
title City Publisher (Editeur commercial) Pages Ev
entuellement Volume, Series Editor, Edition
112
Saisie manuelle Saisir une référence de
communication

• Format Conference Proceedings
• ou Conference Paper (v.X)

Champs obligatoires Author Year of Conference
(date de publication du Proceeding) TitleConferen
ce Name Conference Location Date (date exacte du
congrès) Pages Selon les cas Editor,
Publisher, si publication dans un ouvrage Series
Title, Volume, si publication dans un périodique
113
Saisie manuelle Saisir une référence de thèse

• Reference type Thesis

Champs obligatoires Author Year Title City
(Ville de soutenance) University (Nom de
luniversité) Thesis Type (type de thèse)
114
Saisie manuelle Enregistrer une référence (Fin)

• Pour valider une saisie, fermer la fenêtre
  sauvegarde automatique
• Edition dune référence (pour la vérifier ou la
  corriger)
• Double-clic sur la référence
• Déplacer le curseur pour corriger la référence

115
Récapitulatif
Mode dalimentation Avantages Inconvénients
Saisie manuelle Permet de créer des réfs très détaillées selon les besoins de lutilisateur Permet dajouter des réfs sans connaître la bdd source Linformation est enregistrée dans le  bon  champ Opération laborieuse, Nécessite de connaître et respecter les règles décriture des champs.
Import direct Ex SD, WoS, FSTA Opération la plus simple et la plus rapide Peu de manipulation informatique Possibilité dajout dune grande quantité de réfs. Permet deffectuer la recherche à partir de linterface de la bdd. Il arrive que linformation ne se retrouve pas dans le champ approprié,
Import indirect(utilisation dun filtre) Ex Pubmed Permet dajouter une grande quantité de réfs Permet deffectuer la recherche à partir de linterface de la base interrogée. Il arrive que linformation ne se retrouve pas dans le champ approprié, Il faut utiliser un filtre dimport EN, donc connaître la bdd source Il nexiste pas de filtre pour toutes les bdds
Connexion directeEx Pubmed Opération rapide et facile Peu de manipulation informatique Linterface de recherche de EndNote est plus limité que celle des bdds Il nexiste pas de fichiers de connexion pour toutes les bdds
116
Travaux pratiques (4)

• Saisir des références

117
Créer des documents avec EndNote et Word

• Ecrire une publication avec Word et EndNote
• Les Templates Modèles
• Le Module  CWYW 

118
Ecrire une publication 1- Utiliser un template
(1)

• Utiliser un modèle éditorial ( Template)
• aide à la structuration de larticle,
  prédéfinition des marges, interlignes, pagination
  selon les règles éditoriales des revues et/ou
  éditeurs
• Menu Tools gt Manuscript Templates, puis choix
  du modèle, puis sélectionner  Activer les
  macros , puis suivre le  EN Manuscript
  Wizard 
• Actuellement, 177 modèles disponibles (suffixés
  en .dot et enregistrés sous EndNotegtTemplates).
  On peut parfois en récupérer dautres sur les
  sites des revues et les enregistrer dans ce
  répertoire.

119
Sous EndNote Tools gt Manuscript Templates
Exemple de template ACS
120
Ecrire une publication 2- Module Cite While You
Write (1)
Dans Word
Si EndNote est bien installé
Dans EndNote
121
Ecrire une publication 2- Module Cite While You
Write (2)

• Insertion des citations dans le texte et
  création de la liste bibliographique en accord
  avec les instructions aux auteurs (voir manuel
  EN7 p. 14-20)
• 1ère étape vérifier/sélectionner le style actif
  dans EndNote
• 2ème étape Positionner le curseur dans le texte
  (ou à lintérieur dune note de bas de page, ou
  une note de fin) et insérer les citations
• dans Word Outils gt EndNote gt Find Citations
  sélection de la (des) référence(s) à insérer via
  la recherche dun identifiant, puis Insert
• ou
• dans EndNote sélection dune ou plusieurs
  références puis Tools gt Cite While You Write gt
  Insert Selected Citation

122
Recherche par un identifiant
Dans la liste des résultats, sélectionner
la(les) référence(s) à insérer dans Word
Insertionde la référencechoisie
123
Ecrire une publication 2- Module Cite While You
Write (3)

• Résultat dans Word

Insertion / citation dans le texte
Début de la liste bibliographique à la fin du
document

• Le style pilote la mise en forme des citations
  dans le texte, la structure, la mise en forme et
  lordre des références dans la liste
  bibliographique.
• Mise à jour automatique (Instant formatting)
• - activée chaque référence insérée est
  immédiatement formatée - désactivée les
  références insérées restent sous la forme de
  citation temporaire Auteur,
  Année Record Number
• le formatage est réalisé à la fin de