1
Úcast MV na 4. Multidisciplinární konferenci Fóra
DLMMoReq Modelové požadavky na správu
elektronických dokumentu

• Odbor archivní správy MV
• Michal Wanner
• Blanka Szunyogová

2
Fórum DLM
3
Fórum DLM

• Místo stretávání
• specialistu z oblasti verejné správy
• archivnictví
• výzkumu, prumyslu informacních a komunikacních
  technologií
• zainteresovaných nevládních organizací

4
Fórum DLM

• Zabývá se všemi aspekty nakládání s dokumenty v
  digitální podobe.
• Posiluje se zamerení organizace na elektronickou
  spisovou službu a problematiku dlouhodobého
  ukládání dokumentu v digitální podobe.

5
Fórum DLM

• Vzniklo v roce 1994 z iniciativy Rady EU.
• Od roku 2002 má status EEIG (European Economic
  Interest Group).
• Provádí výzkum financovaný z programu EU.
• Vytvárí standardy využívané v EU i jinde ve
  svete.

6
Fórum DLM
Zkratka DLM Puvodne Données lisibles par
machine strojove ctená data Od roku 2002
Document Lifecycle Management správa
životního cyklu dokumentu
7
Fórum DLM

• Akcí Fóra DLM se úcastní zástupci clenských a
  kandidátských zemí EU, ale i dalších zemí.
• Ministerstvo vnitra (odbor archivní správy MV) se
  stalo clenem v léte 2005.
• Má status rídícího orgánu a disponuje jedním
  hlasem.

8
Fórum DLM

• Organizace zasedá dvakrát rocne.
• Jednou za tri roky porádá velkou
  multidisciplinární konferenci, které se mohou
  úcastnit i neclenové.
• Sborníky z techto koferencí vycházejí jako
  suplementa casopisu INSAR (Information Summary on
  Archives).
• Krome toho vydává tematicky zamerené
  whitepapers.

9
Fórum DLM

• Organizace udržuje rozsáhlý web
• www.dlm-network.org

10

• 4. MULTIDISCIPLINÁRNÍ KONFERENCE FÓRA DLM
• se konala
• ve dnech 5.-7. ríjna 2005
• V Budapešti

11
4. multidisciplinární konference Fóra DLM

• Organizoval
• Úrad madarského premiéra
• Madarský Národní archiv
• Evropská komise
• Vedení Fóra DLM

12
4. multidisciplinární konference Fóra DLM

• Asi 300 úcastníku
• Naprostá vetšina clenských státu EU
• USA, Austrálie
• Bangladéš, Argentina
• 2 úcastníci z CR

13
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Vedení Fóra DLM se zavázalo plnit úkoly spojené s
  realizací petibodového plánu rozšírené archivní
  spolupráce v rámci EU.
• Predevším ty body, které se zabývají
  problematikou dlouhodobého uchovávání
  autentických dokumentu v digitální podobe.

14
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Zatímco USA již investovaly do uchovávání
  archiválií v digitální podobe 300 milionu dolaru,
  v Evrope hledá Fórum DLM levnejší rešení.

15
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Mezinárodní archivní rada (resp. její evropská
  vetev EURBICA)
• Prehled komercne dostupného softwaru pro archivní
  úcely
• Prírucka o elektronických dokumentech pro
  archiváre (Electronic Records Workbook for
  Archivists)
• Ve spolupráci s australským Národním archivem
  pracuje na harmonizaci standardu v oblasti
  elektronické spisové služby (Generic
  Specification for Electronic Records Management
  Software).

16
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Trendy v oblasti elektronické spisové služby -
  ERM (Electronic Records Management)
• Legislativa o obecném prístupu k informacím
• Požadavky na e-business
• Masové nasazení techto systému

17
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• V nejbližších létech se predpokládá
• Propracování automatické klasifikace systému
• Integrace s uživatelským rozhraním tretí strany
• Integrace vyhledávacích schopností
• Podpora nekolika typu elektronických dokumentu
• Podpora hybridních systému kombinujících papírové
  a elektronické dokumenty (obecne se upouští od
  správy dokumentu výhradne v elektronické podobe).

18
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• ERM systémy se stanou bežnou soucástí jiných
  produktu napr. systému
• pro správu webu (web content management)
• pro správu dokumentu (document management)
• pro príjem dokumentu (capture management).
• Trh ERM se soustredí na nekolik velkých firem
  (viz napr. investice IBM).

19
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Norma MoReq Model Requirements for Electronic
  Records Management
• Slouží k
• Hodnocení softwarových produktu
• Je základem pro tvorbu požadavku na IT systémy.
• Je vzdelávacím nástrojem v oblasti ERM.
• Je smernicí pro tvorbu nových systému.

20
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Plánovaná norma MoReq2 má
• rozšírit požadavky na systémy v evropském merítku
• doplnit je o testovací a zprístupnovací systém,
  modelové spisové plány, metodiku uchovávání
  digitálních dokumentu a metadata
• integrovat postupne národní normy
• udržet v platnosti existující normu MoReq.

21
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• MoReq 2 predpokládá integraci s národními
  standardy.
• V Budapešti byla prezentována nemecká federální
  koncepce DOMEA (Document Management and
  Electronic Archiving).
• Jiné (ISO 15489, britská norma UK TNA 2002,
  nizozemské REMANO, norský NOARK, finský SAHKE).

22
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Austrálie - zkušenosti z implementace
  elektronického úradování (e-government)
• Velké ambice federální vlády, i vlád státu a
  lokálních vlád
• Nedostatecná koordinace a politická podpora
• Nedostatecná implementace pravidel spisové služby
• Nerespektování kulturních a jazykových specifik

23
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Výsledkem chaos.
• Je nutné
• Vycházet z pravidel spisové služby (nikoli od
  softwaru).
• Respektovat historické tradice.

24
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Je nutné najít rešení problematiky dlouhodobého
  uchovávání dokumentu v digitální podobe pro nové
  a financne méne vybavené clenské zeme EU.
• Otázka autenticity dokumentu v digitální podobe
  má klícový význam a nebyla dosud vyrešena (role
  elektronického podpisu zustává otevrena).

Další závery konference
25
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Narustá význam elektronické spisové služby.
• Nutné je dusledne dodržovat spisovenská a
  archivní pravidla v novém prostredí.
• Projevuje se tendence k hybridním modelum ERM.

Další závery konference
26
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• V dané oblasti dominují experti z Velké Británie,
  Nizozemska, Skandinávie, Nemecka.
• Mimo Evropu USA a Austrálie.

Další závery konference
27
4. multidisciplinární konference Fóra DLM v
Budapešti

• Teoretické príspevky vytesnují zprávy o
  konkrétních rešeních, ve kterých zvlášte zeme
  strední, Evropy mají urcité zpoždení.
• Platí to i cástecne i pro CR (realizace usnesení
  vlády CR c. 11 ze 7. ledna 2004 k dlouhodobému
  uchovávání a zprístupnování dokumentu v digitální
  podobe).

Další závery konference
28
MoReq
29
MoReq

• Modelové požadavky na správu elektronických
  dokumentu
• Standard pro fungování systému elektronické
  spisové služby
• MoReq prijala firma IBM a Evropská komise.
• Doposud preložen do 8 jazyku.

30
MoReq Vznik a vývoj

• Vznikl v rámci programu komisariátu Evropské
  komise IDA (Interchange Data Between
  Administrations).
• 1999 - verejná soutež
• 2000 - pocátek prací na projektu IDA MoReq
• 2001 - ukoncení projektu
• 2002 - prezentace standardu MoReq na 3.
  konferenci Fóra DLM v Barcelone

31
MoReqKomu je urcen?

• potenciálním a aktuálním uživatelum systému
  elektronické spisové služby
• školícím organizacím
• akademickým institucím
• dodavatelum a vývojárum systému elektronické
  spisové služby

32
MoReqStruktura standardu

• Funkcní požadavky
• Nefunkcní požadavky
• Požadavky na metadata

33
MoReqFunkcní požadavky

• Schéma trídení
• Definuje zpusob, jakým se budou elektronické
  dokumenty organizovat do elektronických souboru a
  jaké budou vztahy mezi soubory.
• Je obvykle hierarchické.

34
MoReqFunkcní požadavky

• Kontrola a bezpecnost
• Kdo a za jakých podmínek má prístup k dokumentum
• Vytvárení transakcních protokolu
• Zálohování a obnova ze záloh

35
MoReqFunkcní požadavky
jiné zprávy o systému

• Kontrola a bezpecnost
• Jednoduchý obecný model úrovní prístupu uživatelu

36
MoReqFunkcní požadavky

• Príjem dokumentu
• Proces registrace dokumentu
• Rozhodnutí o zatrídení do nekteré vecné skupiny
• Doplnení dalších metadat
• Uložení do systému elektronické spisové služby

37
MoReqFunkcní požadavky

• Uchovávání a vyrazování
• Prirazování spisových znaku, skartacních znaku a
  lhut
• Automatická kontrola casových lhut, hlášení
  uplynutí
• Prohlídka

38
MoReqFunkcní požadavky

• Vyhledávání, výber, zobrazení
• Identifikace dokumentu nebo souboru pomocí
  uživatelsky definovaných parametru za úcelem
  potvrzení, lokalizace, prístupu a výberu
  dokumentu, souboru a/nebo jejich metadat
• Obecné prohlížecí služby poskytující znázornení,
  zobrazení a tisk v rade formátu

39
MoReqNefunkcní požadavky

• Snadná použitelnost
• Dostupnost systému
• Technické standardy
• Legislativní a regulacní požadavky
• Dlouhodobé uchovávání a zastarávání technologií

40
MoReqPožadavky na metadata

• Prvky metadat schématu trídení
• Prvky metadat vecné skupiny, souboru, podsouboru
  a dokumentu
• Uživatelské prvky metadat
• Metadata úrovní prístupu

41
MoReqCitované zdroje

• Dublinské jádro základních prvku metadat
• Funkcní požadavky na systémy k vedení
  elektronické spisové služby (Národní archiv VB)
• Funkcní požadavky na overování pri správe
  dokumentu (Pittsburská universita, USA)
• Smernice k nejlepším postupum pri využívání
  elektronických informací (Fórum DLM)
• Uchování integrity elektronických dokumentu
  (Projekt UBC-MAS) (Univerzita Britské Kolumbie)
• A jiné

42
MoReqVyužití

• Pokrývá široký rozsah požadavku pro ruzné zeme,
  v ruzných odvetvích a s ruznými typy dokumentu.
• Požadavky v této specifikaci slouží jako model
  ne jako norma. Realizován je prostrednictvím
  nejruznejších konkrétních systému elektronické
  spisové služby.
• Nezahrnuje praktické aspekty nakládání se
  záznamy, reší pouze možnosti vyžadované pro
  správu elektronických dokumentu pocítacovým
  softwarem.

43
MoReq 2

• Vznik pracovní skupiny v rámci Fóra DLM.
• MoReq 2 rozšírí požadavky na systémy správy
  elektronických dokumentu.
• Modulární charakter zajistí vetší flexibilitu.
• MoReq 2 bude integrována do systému pro
  uchovávání obsahu content management systems a
  do systému pro správu neelektronických dokumentu.
• Bude integrovat národní normy.

44
MoReqDostupnost

• http//www.cornwell.co.uk/moreq
• http//www.dlm-network.org
• kopie ceského prekladu na stánku MV
• príloha Archivního casopisu