ADMINISTRACI

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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
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• El trabajo generalmente envuelve operaciones o
  proyectos, ambos pueden traslaparse y comparten
  muchas características, como
• Son desarrollados por personas.
• Cuentan con recursos limitados.
• Se planean, ejecutan y controlan.

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Las operaciones y los proyectos difieren
principalmente en que las operaciones son
continuas y repetitivas, mientras que los
proyectos son temporales y únicos. Además, los
proyectos frecuentemente son implementados para
alcanzar los planes estratégicos de la compañía.
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Qué es un proyecto?
Un proyecto es una tarea temporal asumida para
lograr un único producto o servicio.
Temporal significa que cada proyecto tiene un
principio y un fin. Único significa que el
producto o servicio es diferente de alguna forma
de otros productos o servicios.
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Qué es un proyecto?
Es una secuencia única, compleja y conectada de
actividades que tienen un objetivo o propósito,
las cuales deben ser completadas en un tiempo
específico, bajo un presupuesto y de acuerdo a
ciertas especificaciones.
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• Los proyectos son asumidos a todos los niveles de
  la organización.
• Pueden envolver a una o a muchas personas.
• Su duración puede ir de varias semanas a años.
• Los proyectos pueden involucrar una sola área o
  pueden cruzar los límites de la organización.
• Los proyectos adquieren autonomía.

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Qué es la administración de proyectos?
Es la aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas para conocer los
requerimientos de un proyecto y planear
actividades. Asimismo, es el proceso de planear,
organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo.
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• La mayoría de los proyectos comparten actividades
  comunes, como
• La división del proyecto en tareas de fácil
  manejo.
• La programación de las tareas.
• La comunicación entre los miembros del equipo.
• El seguimiento de las tareas a medida que
  progresa el trabajo.

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• Además, todos los proyectos constan de tres fases
  principales
• Crear el plan.
• Administrar y realizar un seguimiento del
  proyecto.
• Cerrar el proyecto.
• Entre más se conozca acerca del proyecto, la
  habilidad para manejarlo será mejor

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ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP
Integración es el proceso requerido para asegurar
la coordinación de los elementos. Ámbito es el
proceso requerido para asegurar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido para completar
el trabajo exitosamente. Tiempo es el proceso
requerido para asegurar su oportuna
terminación. Costo es el proceso requerido para
asegurar que el proyecto sea completado con el
presupuesto aprobado. Calidad es el proceso
requerido para asegurar la satisfacción del
proyecto en sí.
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ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Recursos humanos es el proceso requerido para
capitalizar adecuadamente los conocimiento y
habilidades de las personas requeridas. Comunicaci
ón es el proceso requerido para asegurar
oportunamente la generación, recolección, la
diseminación, el almacenamiento y la última
disposición de la información. Riesgos es el
proceso requerido y anticipado para identificar,
analizar y responder a los riesgos. Obtención es
el proceso requerido para adquirir bienes y
servicios del exterior necesarios para la
administración del proyecto.
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Ventajas de administrar un proyecto

• Asegura que exista una previa planeación,
  organización y administración de tareas y
  recursos para alcanzar un objetivo concreto.
• Asegura la aplicación de conocimiento
  habilidades, herramientas y técnicas para planear
  actividades adecuadamente.

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Ventajas

• Se toma en cuenta el tiempo, el dinero, el
  ámbito, la interacción y flexibilidad entre
  ellos.
• Asegura la selección de la mejor gente y sus
  habilidades.
• Además, prevé la comunicación, los riesgos, las
  restricciones y el medio ambiente donde se
  desarrollará el proyecto.
• Aumenta las probabilidades de éxito del proyecto.

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FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• ÁMBITO DEL PROYECTO
• Formular el problema u oportunidad.
• Establecer la meta del proyecto.
• Definir los objetivos del proyecto.
• Identificar los criterios de éxito.
• Listar las suposiciones, riegos y obstáculos.

• DESARROLLO DEL PROYECTO
• Identificar las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Determinar los recursos requeridos.
• Construir y analizar las relaciones.
• Preparar la propuesta y costo del proyecto.

• EJECUCIÓN DEL PROYECTO
• Reclutar y organizar al equipo.
• Establecer las reglas de operación del equipo.
• Nivelar los recursos.
• Programar el trabajo.
• Documentar el trabajo.

• MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO
• Establecer un sistema de monitoreo.
• Instalar herramientas de control de cambios.
• Definir proceso de resolución de problemas.
• Monitorear real vs. plan.
• Revisar y retroalimentar lo planeado.

• CIERRE DEL PROYECTO
• Obtener el beneplácito del cliente.
• Suministrar los entregables.
• Completar la documentación.
• Auditar la implementación.
• Emitir el reporte final.

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• ÁMBITO DEL PROYECTO
• Formular el problema u oportunidad.
• Establecer la meta del proyecto.
• Definir los objetivos del proyecto.
• Identificar los criterios de éxito.
• Listar las suposiciones, riegos y obstáculos.

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PLANEACIÓN DEL PROYECTO

1. Establecer el objetivo (SMART) del proyecto.
2. Escoger una estrategia básica para lograr el
   objetivo.
3. Dividir el proyecto en actividades o pasos.
4. Determinar el estándar de ejecución (días,
   semanas, etc.) para cada actividad..
5. Determinar el tiempo necesario para completar
   cada actividad.

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1. Determinar la secuencia apropiada para completar
   las actividades y añadir esta información al
   programa del proyecto total.
2. Designar el costo de cada actividad y agregarlo
   al presupuesto del proyecto.
3. Designar el personal necesario, incluyendo las
   posiciones, deberes y responsabilidades
   correspondientes.
4. Determinar que adiestramiento es necesario para
   los miembros del proyecto.
5. Desarrollar las políticas y procedimientos
   necesarios.

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QUÉ se quiere hacer Naturaleza del proyecto
POR QUÉ Se quiere hacer Origen y fundamentación
PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos, propósitos.
CUÁNTO Se quiere hacer Metas
DÓNDE Se quiere hacer Localización física (ubicación en el espacio)
CÓMO se va hacer Actividades y tareas. Metodología.
CUÁNDO se va hacer Cronograma (ubicación en el tiempo)
A QUIÉNES va dirigido Destinatarios o beneficiarios
QUIÉNES lo van a hacer Recursos Humanos
CON QUÉ se va hacer se va costear Recursos materiales Recursos financieros.
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• DESARROLLO DEL PROYECTO
• Identificar las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Determinar los recursos requeridos.
• Construir y analizar las relaciones.
• Preparar la propuesta y costo del proyecto.

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TRIÁNGULO DEL PROYECTO
DINERO
RECURSOS
LÍMITES CALIDAD
TIEMPO
Al ajustar uno de estos elementos se ven
afectados los otros. Aunque todos los elementos
son importantes, normalmente uno de ellos tendrá
más influencia en el proyecto. La relación entre
estos elementos difiere de un proyecto a otro, y
determina la clase de problemas que encontrará y
las soluciones que puede implementar. Si sabe
dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser
flexible, le será más fácil planear y administrar
el proyecto.
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PLANEACIÓN DEL COSTO

• Mano de obra.
• Maquinaria, herramienta y equipo.
• Materia prima.
• Costos indirectos (gastos administrativos).
• Utilidad.

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• EJECUCIÓN DEL PROYECTO
• Reclutar y organizar al equipo.
• Establecer las reglas de operación del equipo.
• Nivelar los recursos.
• Programar el trabajo.
• Documentar el trabajo.

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REGLAS PARA UN PROYECTO

1. Fijar una meta clara.
2. Precisar los objetivos.
3. Establecer juntas de control.
4. Ilustrar gráficamente el programa de trabajo.
5. Capacitar a las personas y a los equipos.
6. Reforzar el compromiso y entusiasmo del personal.
7. Retroalimentar constantemente al personal.
8. Estimular el liderazgo, la facultación, la
   creatividad y la toma decisiones.

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• MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO
• Establecer un sistema de monitoreo.
• Instalar herramientas de control de cambios.
• Definir proceso de resolución de problemas.
• Monitorear real vs. plan.
• Revisar y retroalimentar lo planeado.

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• CIERRE DEL PROYECTO
• Obtener el beneplácito del cliente.
• Suministrar los entregables.
• Completar la documentación.
• Auditar la implementación.
• Emitir el reporte final.

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TERMINACIÓN DEL PROYECTO

1. Probar el resultado para ver si trabaja.
2. Escribir un manual de operaciones.
3. Completar los planes finales.
4. Entregar el resultado del proyecto al cliente.
5. Adiestrar a los usuarios del proyecto.
6. Reasignar al personal del proyecto.
7. Entregar el equipo, materiales, instalaciones y
   suministros sobrantes.

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TERMINACIÓN DEL PROYECTO

1. Documentar las lecciones aprendidas (errores,
   aciertos, recomendaciones, otros).
2. Documentar las actuaciones del personal.
3. Proporcionar una retroalimentación final a todo
   el personal.
4. Escribir un informe final.
5. Revisar el proyecto con la gerencia.
6. Declarar el proyecto terminado.

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(No Transcript)
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DIAGRAMAS DE GANTT
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El diagrama de Gantt consiste en una
representación gráfica sobre dos ejes en el
vertical se disponen las tareas del proyecto y en
el horizontal se representa el tiempo.
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CARACTERÍSTICAS

• Cada actividad se representa mediante un bloque
  rectangular cuya longitud indica su duración la
  altura carece de significado.
• La posición de cada bloque en el diagrama indica
  los instantes de inicio y finalización de las
  tareas a que corresponden.
• Los bloques correspondientes a tareas del camino
  crítico acostumbran a rellenarse en otro color.

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 Tarea   Predec.   Duración 
A - 2
B A 3
C - 2
D C 3
E D 2
F B 3
G D, E, F 3
H G 2
    
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Como ventajas tendríamos la facilidad de
construcción y comprensión, y el mantenimiento de
la información global del proyecto. Y como
desventajas, que no muestra relaciones entre
tareas ni la dependencia que existe entre ellas,
y que el concepto de de realización es un
concepto subjetivo.
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FORMATOS
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1. Matriz de Actividades
Tabla que permite identificar por medio de una
clave todas las actividades que intervienen en el
proceso.
Proyecto _______________________ Fecha
inicio________ Area _____________________
Responsable _____________
Clave (Id) Actividad

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1. Elaboración de la Matriz de Secuencias
En esta tabla de secuencias debemos señalar
cuales actividades son simultaneas, cuáles
inmediatas anteriores y cuáles inmediatas
posteriores, tomando en cuenta los recursos, el
proceso constructivo, las características propias
del proyecto, etc.
Proyecto _______________________ Fecha
inicio________ Area _____________________
Responsable _____________
Clave (Id) Actividad Actividad Anterior Predecesora Simul-tanea Posterior

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1. Asignación de tiempo
En esta tabla se asigna el tiempo que se requiere
para llevar acabo la actividad.
Proyecto _______________________ Fecha
inicio________ Area _____________________
Responsable _____________
Clave (Id) Actividad Actividad Duración (días) Duración (días) Duración (días)
Clave (Id) Actividad Actividad Optimista Normal Pesimista

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(No Transcript)