Trends en Organisatie

1
Trends en Organisatie

• André W. Plat

Digitale Documentaire Informatievoorziening
2
Gartnerfilosofie ECM

1. Document management
2. Webcontentmanagement
3. Recordsmanagement
4. Document Capture en Imaging
5. Document Centric Collaboration
6. Workflow

3
IT tempo en bekendheid

• IT tempo is voor 46 goed te volgen
• Mogelijkheden bekend
• E-business ruim 80
• CRM 75
• Dis/Imaging 75
• WFM 75
• Business Intelligence ruim 80

4
DIS/Imaging

• Niet aan de orde 31
• Nagedacht 28
• Geëxperimenteerd 21
• Operationeel 20
• Groeiers (e-CRM), WFM, dis/imaging
• Volwassen ERP en intranet

5
Branches

• Ver met IT-ontwikkeling
• Banken, verzekeraars en zakelijke dienstverlening
• Achterblijvers
• Lokale overheid, gezondheidzorg en onderwijs

6
Investeringsverdeling DMS

• Hardware 35
• Software 20
• Inrichten organisatie 25
• Begeleiden gebruikers 25
• Anders 5

7
Gemiddelde terugverdientijd DMS?

• Ruim 3 jaar

8
Redenen van Implementatie DMS

1. Efficiency
2. Kwaliteitsverbetering
3. Flexibiliteit verhogen
4. Doorlooptijd verbeteren
5. Verhogen concurrentievoordeel

9
Integrale aanpak
10
Audit en Control RMA

• Bestuurders, managers, controllers en interne
  auditors zijn verantwoordelijk voor digitale
  duurzaamheid ivm
• Interne beheersing
• Adequate verantwoording
• Naleving wet-en regelgeving
• Continuïteit (kennismanagement)

11
Ministerie van VenW RKS

1. Positie en functie van de applicatie in de totale
   informatiehuishouding
2. Doorlooptijd max 1 jaar,
3. Korte termijn successen
4. Gecertificeerd pakket kiezen
5. Leer van elkaar
6. Begin klein

12
Min BZK DM en Workflow

1. Digitaliseren levert echt wat op
2. Wennen aan de nieuwe werkwijze
3. Lange leercurve
4. Positionering van het project is belangrijk

13
Arbeidsvoorziening overdracht

1. Waardeer B/V bij start
2. Nieuwe informatiesystemen met archiveringsfunctie
   
3. Organiseer analoog aan papier gooi vooral weg
   wat moet
4. Dos en Donts
5. Kies zeer veel gebruikt bewaarformaat

14
MinJus digitalisering Pds

1. Voorbereiden digitaliseren is taaie klus
2. Schoon papieren dossiers op
3. Inrichten RMA in combinatie met scanners is een
   specialistisch werk
4. Extra eisen voor de beheerorganisatie (ICT,
   gebruikers en DIV)

15
Aandachtspunten Den-BoschDigiplu

• Duidelijke ambitie (wat nu en wat straks)
• Duidelijke afbakening (wat wel en wat niet)
• Voldoende commitment (verantwoordelijkheid)
• Voldoende draagvlak (tijdige participatie)
• Samenwerken (wielen bestaan al)
• Eenvoudige structuur (project en communicatie)
• Durf digitaal te gaan (gt 50 geen probleem)
• Procesgericht digitaliseren (DigiProc)
• Documentgericht digitaliseren (DigiDoc)
• Digitalisering standaard (opstellen en
  vasthouden)
• Continuïteit waarborgen (uitrol en beheer)

16
Veranderproces

1. Verschillende waarden en normen en oplossingen
   actoren
2. Dynamiek (ICT ontwikkeling)
3. Draagvlak is essentieel

Werk met verandermanager en Business cases
17
Aanpak

1. Verbeteren
2. Verbreden
3. Vernieuwen
4. Versterken bedrijfsvoering

18
VROM VIDI
Nu Post openen en selecteren Registreren Dossierv
ormen Rappelleren Uitlening Overplaatsen
Straks Scannen Toekennen metadata Koppelen aan
werkproces Workflow toepassen Kennisoverdracht
autorisaties Verplaatsen digitale
bestanden Controle
19
Wat gaat er veranderen?

• Registreren begeleiden behandelaar beheren
  tabellen
• Dossiervormen inrichten en onderhouden
  werkprocessen
• Dossiers uitlenen presenteren zoekresultate
  n
• Papier bewaren gegevensbeheer

20
Standaardfuncties

• Digitaal documentair informatieverzorger
  (DigiDIVer)
• Teamleider DIV
• Senior adviseur DIV

21
Competenties DigiDIVer

• Leervermogen
• Overtuigingskracht
• Organisatie sensitiviteit
• Schakelen/aanpassingsvermogen

• Initiatief nemen en anticiperen
• Analytisch vermogen
• Samenwerken

22
Uitdagingen

• Samenwerking ICT, proces en DIV
• Integratie postkamer en DIV?
• Project versus staande organisatie
• Kwaliteit huidige waardering en registraties?
• Papieren proces op orde en geen achterstanden?

23
Uitdagingen

• Centralisatie DIV gedeconcentreerd?
• Regie, advies en controle (nieuw werk?)
• Handwerk wordt klikwerk!
• Vierkante ogen?
• Retro-invoer?
• Openbaar, tenzij

24
VRAGEN?

• André W. Plat
• www.hermes-am.nl