Lotus Notes - alat za uredsko poslovanje

1
Lotus Notes - alat za uredsko poslovanje
Ivan Tomljanovic Ivan Šmit
2
Što je to Lotus Notes?

• IBM-ov svjetski groupware standard
• idealna je platforma  za koordiniranje timskog
  rada
• alat za povezivanje odjela i poslovnica
• alat za organiziranje baze svih vrsta informacija
  
• e-mail server

3
Slika Lotus Notesa
4
Kratka povijest

• otac Lotus Notes-a Ray Ozzie
• 1989. godine-prva inacica Lotus Notes-a
• kupljeno 10.000 licenci još prije službenog
  predstavljanja
• 1995. tvrtku Lotus kupio je IBM
• sve veca popularnost Interneta natjerala je
  Lotus na poboljšanje postojeceg Notes-a
• Notes podijeljen na nekoliko razlicitih
  produkata- nastaje nova platforma - Lotus Domino

5
Slika Lotus Notes-a(u DOS-u)
6
Groupware

• Izraz GROUPWARE prvi je upotrijebio Johnson-Lenz
  1978, i definirao ga kao "ciljani grupni proces
  plus software za njegovo pracenje".
• Definicija iz 1988 po Englebartu "Groupware je
  suradnja pomognuta racunalom koja povecava
  produktivnost ili funkcionalnost meduljudskih
  procesa".
• Pojavom Lotus Notes-a 1989. godine Groupware
  postaje jako važan pri reinženjeringu poslovnih
  procesa.

7

• groupware bi trebao biti sinteza ova tri
  aspekta-komunikacije, suradnje i koordinacije
• groupwareom se bave
• proizvodaci raznih e-mail platformi
• proizvodaci alata za telekonferiranje
• tvrtke koje prodaju workflow proizvode
• groupware možemo definirati kao programske
  proizvode koji poboljšavaju komunikaciju i
  suradnju unutar organizacije, omogucujuci
  koordinaciju poslovnih procesa poduzeca -
  WORKFLOW

8
Workflow

• workflow-automatizacija tijeka poslovnih
  aktivnosti koje traže interakciju ljudi ili
  odjela da bi se uspješno završio odredeni
  zadatak.
• workflow definira 3 bitne komponente procesa
• pravila (kako?)
• uloge (tko?)
• tijekove (kada?)
• workflow mogucuje trenutacan uvid u status
  procesa, upozorava na kašnjenja i zastoje, mjeri
  djelotvornost svake aktivnosti i cijelog procesa.

9
Karakteristike Lotus Notes-a

• Lotus Notes je "klijent/server" platforma, gdje
  korisnici komuniciraju ,putem lokalne mreže (LAN)
  ili telekomunikacijske veze,s bazama podataka,
  smještenim na jednom ili više Notes servera.
• Messaging je dio paketa koji može slati poruke
• Mail-baza/aplikacija je ona aplikacija koja
  sadrži svu funkcionalnost mail-klijenta.
• Ako dobijete virus, kako je on izvršni kod,
  izvršit ce se ili spremiti na lokalni disk samo
  ako mu date to pravo, Notes je siguran.

10

• Brz razvoj aplikacija (RAD) je takoder dio
  paketa,pomocu kojega je na jednostavan nacin
  moguce izraditi sasvim upotrebljive aplikacije.
• Notes/Domino moguce je programirati koristeci C,
  C, Javu, LotusScript, JavaScript i Lotus
  makro-formule
• Lotus Notes (klijent) izvodi se na Windowsima i
  OS-u Mac, dok se podrška za Linux ocekuje u
  verziji 8.

11
Radni prostor u Lotus Notesu
12
Primjena Lotus Notes-a

• Nacin i podrucje primjene Lotus Notes-a ovisi o
  posebnim potrebama korisnika.
• Moguca primjena Lotus Notes-a
• Upravljanje tijekom poslovnih aktivnosti
  (Workflow)
• Potpora reinženjeringu poslovnog procesa (BPR)
• Kontrola tijeka dokumenata
• Pracenje i analiza potreba kupaca
• Planiranje i pracenje izvršenja radnih zadataka
• Baza komercijalnih, tehnickih i drugih dokumenata
• Organiziranje i pretraživanje strukturiranih i
  nestrukturiranih informacija
• Baza znanja (predmeti, clanci, akti, reference,
  rasprave, upute, standardi,...)
• Elektronicka pošta (E-mail)

13

• Primjena Lotus-a u uredskim okruženjima, osim
  navedenog znacajna je i u sljedecim segmentima
  poslovanja
• document flow (upravljanje tijeka dokumenata)
  pracenje i kontrola "životnog ciklusa"
  dokumenata, od njihovog nastajanja, obrade,
  migracije kroz odjele, do završetka procesa
• calendaring scheduling / messaging mogucnost
  planiranja i organiziranja raznih vrsta sastanaka
  unutar radnih jedinica, te rezerviranje raznih
  resursa (npr. soba za sastanke, projektor,
  službeni automobil)
• razvoj aplikativnih rješenja izrada specificnih
  aplikativnih rješenja za pojedine segmente
  uredskog poslovanja.

14

• Stvari za koje nije namijenjen
• nije relacijska baza podataka
• nije moguce manipuliranje velikim kolicinama
  dobro definiranih podataka
• moguce je pratiti promjene u dokumentima,ali nije
  ih moguce poništiti

15
Zakljucak

• koristi ga skoro 85 milijuna korisnika širom
  svijeta
• svojim korisnicima Lotus Notes donosi višestruke
  uštede u poslovanju, ponajprije u uredskom
  poslovanju, gdje reducira gomilanje papirnatih
  dokumenata
• pristup elektronickim dokumentima je vrlo brz,
  jednostavan i neovisan o vrsti dokumentacije
• svi poslovni procesi unutar nekog poduzeca
  maksimalno su u svakom trenutku optimizirani
• poduzece ima koristi od višestrukog smanjenja
  troškova, poboljšava efikasnost, zaposlenici su
  produktivniji, organiziraniji i bolje koriste
  svoju kreativnost razmjenom ideja i suradnjom na
  razvojnim projektima

16

• Povodom svoje dvadesete obljetnice, americki
  casopis BYTE je objavio da se Lotus Notes nalazi
  medu 10 najvažnijih programa današnjice.
• "Radite pametnije. Suradujte. Spojite prave
  ljude na projektu. Srušite barijere izmedu
  odjela. Lotus Notes radi to od kasnih 80-ih...
  Notes je najinventivniji i najsnažniji od brojnih
  suparnika u kategoriji groupwarea. Ne samo zbog
  elektronicke pošte (E-mail). Notes je brilijantan
  u hvatanju poslovnog grupnoga razmišljanja,
  zahvaljujuci jedinstvenom repliciranom sustavu
  poruka. Notes je postao standardno okruženje za
  razvoj aplikacija u svakoj tvrtki u kojoj se
  upotrebljava pojam reinženjeringa (BPR)." (BYTE)

17

• Nakon svega navedenog jasno je da je Lotus Notes
  idealno rješenje za uredsko poslovanje i sve
  probleme koji idu uz to.

18
Literatura

• Stipe Sumic,Inovacija,suradnja,dominacija,Mreža
  br.3, BUG d.o.o.,2006,str.76-80.
• http//swing.hr/intoffice/notes.htm,
• 18.12.2006.
• http//en.wikipedia.org/wiki/Lotus_Notes,
• 18.12.2006.
• http//www.loginet.hr/ibm/lotus/index.html,
• 18.12.2006.