Diapositiva 1

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Programa Nacional de Archivos Escolares
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Acerca de la clasificación y descripción
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Actividades básica de un archivo

• Recoger
• Identificar
• Clasificar
• Ordenar
• Describir
• Conservar

documentos
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Finalidad del sistema de clasificación

• Organizar el archivo
• Conocer la institución
• Conocer los documentos
• Controlar los documentos

Para qué?
Difundirlo
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Qué es la clasificación?
Categorías
Describir y delimitar
Clases
dividir o separar un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos
6
Qué es la clasificación?
Agrupar por clases
Dividir en partes
SISTEMA
Cuadro de Clasificación
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La clasificación
Es el conjunto de operaciones intelectuales
efectuadas en el momento del tratamiento de un
fondo, fundamentadas en el principio de respeto
al orden primitivo, reflejando la estructura
administrativa del organismo productor, o bien,
si esto no es posible, adaptadas al contenido de
los documentos siguiendo criterios cronológicos,
geográficos, alfabéticos y temáticos.1
1. Minist. Cultura de España. Diccionario de
Terminología Archivistica. Madrid 1995
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Cuadro de Clasificación

• Primer instrumento de ddescripción
• Da una visión conjunta del fondo
• Muestra la relación entre los grupos,
• Refleja la institución
• Y las actividades que desarrolla

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Cuadro de Clasificación
Estructura administrativa
Elementos de la clasificación
Funciones
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La clasificación
Respetar el orden original en que se producen
los documentos
Permite
Reflejar la estructura administrativa De la
institución
Identificar las series documentales
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Metodología
Historia de la institución, sus antecedentes
Análisis de la estructura administrativa y de
las funciones
Estudio de los documentos tipología
Estudio de los legislación
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Archivos Escolares

1. Gobierno/Dirección
2. Administración/Secretaría
3. Hacienda/Tesorería
4. Gestión Educativa /Docencia
5. Alumnos

Cuadro de Clasificación
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qué es la descripción?
La descripción es el medio por el cual se hace
conocer al usuario el contenido de un archivo,
mediante ella se realiza la difusión del
contenido de un archivo.
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Descripción
Breve resumen
Identificar
El documento
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qué es la descripción?

• describir algo dando una idea general
• enumerar una serie de cualidades de
• una persona o un objeto.
• hacer conocer las características
• que identifican a los documentos

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Descripción

• Hacer accesible el contenido del
• fondo documental
• Facilitar la consulta y difusión
• Recuperar la información de los
• documentos

Objetivos
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Como se realiza la descripción?

• Elaboración de inventarios, guías
• índices, catálogos.
• 2. Uso de normas internacionales
• ISAD G, EAD y otras

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Normas ISAD G
Son reglas generales para la descripción
archivística, para facilitar la recuperación
e intercambiar información sobre los Documentos
de archivo, con el fin de lograr la integración
de descripciones procedentes de distintos lugares
en un sistema unificado de información.
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Normas ISAD G
La descripción archivística, parte de una
técnica de descripción denominada descripción
multinivel. Consiste en llevar a cabo la
descripción de un fondo y todas sus partes
componentes (secciones, series, expedientes,
documentos) utilizando siempre los elementos
apropiados para cada unidad de descripción y
relacionando las descripciones resultantes de
forma jerárquica.
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ISAD G
1.- Nivel de fondo
2.- Nivel de subfondo
3.- Nivel de serie (series)
4.- Nivel de expediente
5.- Nivel de unidad documental