Controlling

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Controlling
in einem internationalen Konzern
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Interne Organisation des Controllings
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Der Konzern Marriott
Der Konzern besteht seit 75 Jahren Destinationen
in 65 Ländern Konzernumsatz 20billion
(2001) 144.000 Mitarbeiter Hauptsitz in
Washington D.C.
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Marriott Business
Marriott Lodging
Marriott Senior Living Service
Marriott Distribution Services
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Vertragsstruktur - Hotels
Hauptsächlich Management- oder Franchise
Fees
Management Fee - X vom Umsatz Advertising Fee
- X vom Umsatz Incentive Fee -
Profitbezogen
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Aufgaben des Controllers/DOF

• Owner Relations
• Accounting
• SOPs
• Month End/Year End Close
• Systems
• Contracts
• Capital
• Budgeting and Forecasting
• Financial Information
• Working Capital and Cash Flow
• Team Leading

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Budgeting and Forcasting
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I. Capital Budget
Escrow Fund laut Managementvertrag !!!
Wieviel Geld habe ich zur Verfügung?
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10 Jahres Investitionsplan

• Die Kriterien für eine Investition sind
• Lebensdauer
• Brand Standards
• Richtlinien für Systeme und Technologien
• Technische Richtlinien
• Renovierungsvorschriften
• Hotel spezifische Erfordernisse

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Useful Life
Marriott hat die ERFAHRUNG!!!
Der Dir. of Engineering und der DOF
begutachten jährlich alle Bereiche des Hotels
anhand einer Checklist. In diesem Formular ist
die Lebensdauer für die meisten Anlagegegenstände
erfasst. Investitionen in den nächsten 10 Jahren
stellen keine Überraschungen für Marriott oder
den Besitzer dar!
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Brand Guidelines
To be the worlds first choice in full-service
hospitality!!
Brand Vision
Marriott is the global hospitality brand you can
trust most to understand and serve you -
Brand Positioning
so you can fulfill your purpose for being
away from home!
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Renovation Guidelines
Problematik Man weiss zwar, dass man etwas
investieren muss und auch wann! Man weiss aber
nicht wieviel es kosten wird!
Programm sagt uns Preise nach Eingabe
der m²-Anzahl und je nach Art des Redos!
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Other Guidelines
Systems Bestimmte Soft- und Hardware
muss verwendet werden! Engineering Als
oberste Priorität -
Produktqualität Return on Investment für
hotelspezifische
Investitionen
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Trade Off
Nachdem Investitionen genehmigt sind
Nicht genehmigte Investition wird notwendig
Trade Off - über 20K
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CEP Reporting and Control
Funktionen des Controllers
Überwachung
Kommunikation
(Reporting)
Verantwortung
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II. Long Range Plan
5 Jahresplan
TARGETS
Grundlage für Business Plan
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III. Business Plan
ZIEL Die strategische Planung des
kommenden Wirtschaftsjahres
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Bestandteile des Businessplans
Konkurrenz

• Statement über wirtschaftliche und politische
  Einflussfaktoren

• Grundsätzliche Zielrichtung im neuen Jahr

• Zimmerumsatz nach Segmenten gegliedert

• Preispolitik

• FB und Other Income Bereich

• Human Resource

Chance zu Argumentieren !

• Finanzbereich

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Balanced Scorecard
MARKT Revpar Eff. Rate Index
Gästezufriedenheit GSS
SUCCESS
Mitarbeiter AOS
Financials Operating Data
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IV. Budget
Marriott Programm
SUN
( Buchhaltung)
Uniform System of Account
Umsatzkostenverfahren
Werte - Kostenstellen
Statistiken
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Budget - Statistiken
Zimmer rooms available, rooms sold, rooms sold
per Marketsegment getrennt nach
weekend and weekday, no. of guests
FB Covers für alle Outlets und nach Breakf.,
Lunch, Dinner,Brunch
Energie Energieverbrauch (Gas,Strom,Heizung,Wasse
r)
Aussenstandstage
Working Hours für jede Abteilung
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Budgetierungsprozess
1. Rooms Umsätze (von der Salesabt.)
Transient Regular Corporate Spec.
Corporate TFB Other Discount Wholesaler Package Le
isure
Group Corporate Group Other Group

• revenue
• room sold
• average rate

Weekday
Weekend
Total
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Budgetierungsprozess
2. FB Umsätze
Outlets
Covers
Average Check
Revenue

• Breakfast
• Lunch
• Dinner
• Brunch

• Soda
• Bier
• Wine
• Liquor

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Budgetierungsprozess
3. Telephone and Other Income
4. Umrissplanung der Kosten pro Abteilung
Aushilfen
5. Personalkostenbudget
Urlaube
6. Knetungsgespräche
7. Budgeterstellung Eingabe und Verteilung
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Budgetierungsprozess
ZIEL
Verantwortung
Lohn
Bonus
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V. Forecast
Die Ermittlung der Werte stützt sich auf

• Die aktuelle Buchungssituation
• Daten aus der Vergangenheit
• Expertenmeinungen

- Kundengespräche - Markttrends - politische und
witschaftl. Gegebenheiten - Konkurrenzverhalten
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V. Forecast - Umsätze
Umsätze für die nächsten drei Monate genau,
Jahresforecast nach realistischer Einschätzung -
bei Änderungsbedarf der Budgetwerte!
Local
Bankettumsatz
In Verbindung mit Zimmerumsatz!
Group
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V. Forecast - Kosten
Trennung nach

• Fixkosten

• variable Kosten

Forecastmeeting

• Monatliche Besprechung der Forecastzahlen
• Wöchentliche Meetings (Operation) betreffend
• des Tagesgeschehens der kommenden Woche!

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V. Forecast - Planungsprozess
Personal

• Überstunden und Guttage
• Urlaub
• Aushilfen
• Einsatz von Fremdfirmen

Nicht betriebsnotwendige Ausgaben
Diese Ausgaben können gestrichen, verschoben ,
oder vorge- zogen werden!
Betriebsnotwendige Ausgaben
Ausgaben bei denen keine Vertragsgrundlage
besteht, müssen im Notfall überdacht und
begleitend mit Systemänderungsmaßnahmen reduziert,
gestrichen oder auch implementiert werden.
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V. Forecast - Flow Through
50 der Umsatzsteigerung bzw. des
Umsatzverlustes im Vergleich zum Budget müssen
sich im House Profit niederschlagen!
Beispiel
Forecast
Diff.
Budget
- 50.000
150.000
Umsatz
200.000
2
?
60.000
House Profit
- 25.000
35.000
Soll House Profit
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V. Forecast
Für Marriott gilt der Grundsatz
Future can be impacted, the Past NOT!
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OTHER REPORTING
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1. Monatsabschluss

• Sicherstellen, dass alle Eingangsrechnungen
  verbucht sind.

• Verbuchung der Inventurwerte

• Rückstellungen, Abgrenzungen, Um- und
  Nachbuchungen

• Verbuchung der LöhneGehälter

• Interne Leistungsverrechnung

• Buchung der statistischen Werte

• Abstimmung der Bilanzkonten!

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1. Monatsabschluss - Monthly Critique
PL (Profit Loss) - Critique

• Abweichungsanalyse
• Verteilung der Critique an die
  AbteilungsleiterGM
• Meetings
• Um- und Nachbuchungen

Der Monatsabschluss wird am 4. Tag des
Folgemonates an die Hauptverwaltung gesendet
(Hyperion Upload File)
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2. Market Share Report
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3. Financial Report Summary
Last Year Figures
Budget
Abweichungsanalyse
Forecast Figures

• Period Results
• Year to Date Results
• Year End Results

Actual Month Figures
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3. Financial Report Summary
Abweichungen bei Umsätzen (/- 5) und im
House Profit (/- 10, sowei Abweichungen beim
Flow Thru müssen erklärt werden!
Weiteres Reporting von

• Marriott Rewards Members
• Call Volume
• CMI
• Days Credit Sales Outstanding
• Ageing

• Mitarbeiterstand
• Market Share Data
• GSS
• AOS

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3. Financial Reporting
Eine Abweichungsanalyse der aktuellen Zahlen
zum Forecast hilft, aus Fehlern bzw.
Fehleinschätzungen zu lernen und ermöglicht eine
bessere Vorausschau in der Zukunft für die
Zukunft!
Einer unserer Marriott Leitsätze ist
What gets measured gets done!