Title: Strucni skup za profesore strukovnih predmeta (tekstilno
1 Strucni skup za profesore strukovnih predmeta
(tekstilno konfekcijskih usmjerenja) u
srednjim školama (Zadarska županija, Šibensko
kninska, Splitsko dalmatinska županija i
Dubrovacko neretvanska) POSLOVNA
KOMUNIKACIJA Vanja Škrobica, prof. Strucna
savjetnica vanja.skrobica_at_st.htnet.hr Split,
2008.
2Sadržaj predavanja
- Opcenito o komunikaciji (proces slanja i primanja
poruka, stilovi i kanali, šumovi) - Poslovna komunikacija
- - pisano poslovno komuniciranje (elektronicka
pisana i klasicna na papiru) - - nepisano (verbalno)
- Zakljucci i savjeti
3OPCENITO O KOMUNIKACIJI
4Komunikacija - proces slanja i primanja poruka
5. POVRATNA INFORMACIJA (Feedback)
2. PORUKA / INFORMACIJA
4. PRIMATELJ
1. POŠILJATELJ
- Dekodira poruku Oznacava misli /osjecaje kako bi
odgovorio - Šalje poruku
- Inicira misli/ osjecaje (poruku)
- Inkodira ih u rijeci
- Šalje poruku
3. MEDIJ Glas Tijelo Tehnologija (TV, radio,
Internet)
580 radnog vremena ukljuceni smo u komunikaciju
25 djelotvorno
Slušanje
45
Govor
30
Citanje
16
9
Pisanje
6Zašto komuniciramo? Covjeke je društveno bice
(Aristotel)
- prenosimo informaciju
- primamo informaciju
- iskazujemo osjecaje /stavove/mišljenje
Simboli pomocu kojih komuniciramo
rijeci (napisane ili izrecene), geste, slike,
zvukovi
7Emocionalno nestabilni Neuroticni
Perfekcija Red Pažnja na detalje
Smislenost Kontrola Uloga vode
neumorni
neraspoloženi
agresivni
Kojem tipu licnosti ja pripadam?
anskiozni
grubi
pesimisti
impulzivni
rezervirani
optimisti
asocijalni
aktivni
Melankolik
Kolerik
tihi
Ekstrovertirani
Introvertirani
Flegmatik
Sangvinik
pasivni
razgovorljivi
pažljivi
odgovorni
društveni
miroljubivi
radišni
mirni
Zabava Spontanost Pažnja
Mir Suradnja Dodatna motivacija
Idu korak po korak
Emocionalno stabilni
8Komunikacijski kanali
1. S obzirom na senzore primanja
Auditivni
Vizualni
Taktilni itd.
lingvisticka/ verbalna (izgovorena ili napisana
rijec)
neverbalna komunikacija (boja glasa, stav,
pogled, kretnje)
2. S obzirom na vrste poruka
3. S obzirom na karakter medija
prirodni (npr. glas, izrazi lica itd.)
tehnicki (npr. tiskani, elektronicki, racunalni).
9Prepreke (šumovi) u razumijevanju poruke
Vanjski cimbenik
Buka
Buka
Sadržaj
Kanal poruke
Kodiranje
Dekodiranje
Dekodiranje
Kodiranje
Sadržaj
Primatelj
Izvor/ pošiljatelj
Osobni cimbenik
10Poslovna komunikacija
11komunikacija koja se koristi za promicanje
proizvoda, usluga ili organizacija prijenos
informacija unutar poslovnog svijeta korištenje
u pravne i slicne svrhe.
Pisana (neverbalna) (70 )
Nepisana (verbalna, govorna) izgovorena rijec,
govor tijela (30 )
12PISANO POSLOVNO
KOMUNICIRANJE
Komuniciranje u kojima su sredstvo prenošenja
poruke napisane rijeci.
13(No Transcript)
14Pisano poslovno komuniciranje osnovna pravila 1.
- ekspeditivnost - svaki se poslovni iskaz vrlo
brzo može proslijediti, odnosno na njega
odgovoriti. - cuvanje poslovne i službene tajne. Službena tajna
propisana je zakonom, a u okviru tvrtke
regulirana je internim aktima tvrtke (naznaka
povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i
dr.).
15Pisano poslovno komuniciranje osnovna pravila 2.
- tocnost i preciznost izražavanja - poštovanje
jezicnih i komunikacijskih pravila. Jezik i stil
treba uciniti sadržaj poruke preciznim, jasnim i
strucnim. - administrativno - tehnicka obrada - priprema,
ekspedicija, cuvanje i odlaganje (arhiviranje)
dokumenata. - urednost i estetski izgled - poslovno pismo je
ogledalo onoga tko ga šalje.
16Pisano poslovno komuniciranje osnovna pravila 3.
- efikasno i jeftino - komunikacija na veliku
daljinu uz male financijske izdatke - povoljnost za pošiljatelja poruke - dovoljno
vremena da se dobro osmisli poruka - pogodnost za primatelja poruke - mogucnost
cuvanja i pozivanja na pisani dokaz i slicno.
17Nedostatci pisane poslovne komunikacije
- sporost razmjene informacija
- izostanak efekata neverbalne komunikacije i
opasnost od nesporazuma
18(No Transcript)
191. Poslovno pismo
- Najcešci je oblik poslovnog komuniciranja.
- Poslovno pismo je dokument o odredenom poslu.
- Njegova osnovna karakteristika je da ono
pretpostavlja odgovor. - Sadržaj poslovnog pisma je raznovrstan i on ovisi
o vrsti poslovnog odnosa
20Poslovno pismo vrste
- poslovni pozivi (eng. apointments),
- rutinski zahtjevi, upiti i narudžbe,
- rutinski odgovori,
- potvrde,
- prateci dopisi (eng. cover letters),
- naknadni dopisi (eng. follow-up letters),
- Informativna pisma,
- izvješca,
- zahvale
21Poslovno pismo dijelovi 1.
- Zaglavlje podaci o pošiljatelju naziv tvrtke,
djelatnost, ulica, broj, mjesto, broj telefona i
telefaksa, broj žiro-racuna, zaštitni znak.
Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na
sredini najcešce, tako da je upadljivo. - Mjesto i datum - pišu se iza zaglavlja. Datum je
važan jer se od tog datuma utvrduju nastale
poslovne obaveze. - Adresa primatelja - naziv tvrtke, djelatnosti,
odredište, ulica, broj, poštanski broj. - Pozivni znakovi - (oznake) su u funkciji lakšeg
razvrstavanja pošte. To mogu biti inicijali osobe
ili odjeljenja tvrtke u kojoj je pismo napisano.
22Poslovno pismo dijelovi 2.
- Predmet ili sažetak - predstavlja kratak sadržaj
poslovnog pisma. - Sadržaj pisma - glavni dio pisma kojim se daje
poslovna informacija. On takoder ima uobicajenu
formu - Pocetak ili otvaranje pisma
- Uvodenje u poruku (kratko i racionalno),
pozivanje na ranije dopisivanje, poslovnu vezu,
telefonski razgovor, oglas i sl. - Poruka bit , srž pisma u kojem se obrazlaže
razlog obracanja. - Završni dio - zaokruživanje poruke, s naglašenim
optimizmom i željom za daljnjom suradnjom
23Poslovno pismo dijelovi 3.
- Pozdrav - Uljudni oproštaj s poslovnim partnerom
Pozdravljam Vas Primite naše pozdrave S
poštovanjem S osobitim poštovanjem i sl. - Potpis - sastavni dio pisma koji pismu daje
znacenje službenog dokumenta. Poslovno pismo
potpisuje ovlašteno lice koje zastupa tvrtku
(direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od
naziva tvrtke, vlastorucnog potpisa i otkucanog
imena i prezimena ovlaštenog lica s titulom. Ako
poslovno pismo potpisuju dvije osobe, onda osoba
višeg ranga potpisuje sa desne strane, a osoba
nižeg ranga sa lijeve strane.
24Poslovno pismo sporedni dijelovi
- Prilozi - dokumenti koji se prilažu uz pismo,
navode se ispod sadržaja pisma s lijeve strane
prilog br. 1, prilog br. 2 itd. - Raspored kopija - original se šalje poslovnom
partneru, a kopije se rasporeduju prema potrebi.
U rasporedu kopija navodi se u koliko je
primjeraka poslovno pismo umnoženo i kome su
kopije dostavljene. Kao - Dostavljeno
- Imenovanom
- Racunovodstvu
- Arhivi.
- Dodatak ili postskriptum - sporedni dio pisma
koji se piše ako je ispušteno nešto u sadržaju.
Dodatak se piše tako što se s lijeve strane nakon
10. slovnog mjesta stavi P.S. (post scriptum). - Dodatak se uvijek parafira jer se stavlja
ispod potpisa i pecata.
25Poslovno pismo kako treba pisati (preporuke i
savjeti)
- Uvod pozitivan ili neutralan!
- Završetak pisma pozitivan!
- Uljudnost molim i hvala!
- Izražavati se jasno, objašnjenja neka budu
konkretna i argumentirana - Pismo neka bude kratko (jedna stranica) kratke
recenice (recenice više od 25 rijeci teško su
razumljive)! - Pisati raznoliko primjenjivati dvotocke, crtice,
usklicnike i upitnike! - Izbjegavati kratice, objasniti teške i nepoznate
pojmove! - Procitati svoj dopis više puta prije slanja
(ispraviti, pogreške u pisanju, sadržaju,
pravopisu i gramatici)!
262. Memorandum
- kratka interna poruka.
- neformalnog je karaktera i kraci od jedne
stranice. - sadrži prostor za unos datuma, imena primatelja
(za ili eng. to) i pošiljatelja (od ili eng.
from), predmet poruke (eng. Re ili subjekt) te
prostor za pisanje poruke. - ne potpisuje se jer je ime pošiljatelja istaknuto
na pocetku, no trebaju biti pisani pozitivnim
tonom, jasnim jezikom, sažeti, suvisli i
zanimljivi.
273. Telefaks
- eksterna poslovna komunikacija u kojoj se
kombiniraju prednosti papirnate i elektronicke
komunikacije. - u poslovnim procesima najcešce rabi u poslovanju
sa stalnim poslovnim partnerima i to u fazi
operativnog poslovanja. - sastoji se od imena, adrese, broj tel./faksa ili
e-maila pošiljatelja i primatelja, ime kontakt
osobe, datuma, sadržaja poruke i potpisa.
28Telefaks komunikacija preporuke i savjeti
- faks koristiti kada poruka zahtijeva hitnost
- na faks porukama izbjegavajte tamne slike jer
povecavaju dužinu prijenosa - koristite jednostavan tip slova (font Times New
Romans),velicina 12 tocaka - izbjegavajte rucno pisane bilješke jer se dobro
ne vide kod prijenosa - kako bi provjerili kvalitetu ispisa, kopirajte
dokument koristeci faks uredaj
29(No Transcript)
301. Poslovni e-mail
31- prilozi (eng. attachment)
e-mail adresa primatelja (eng. to)
- e-mail adresa pošiljatelja (eng. from)
- predmet poruke (eng. subjekt)
sadržaj datum i vrijeme prijenosa dodjeljuju se
automatski
32Poslovni e-mail preporuke i savjeti
- ogranicite se na jednu temu i pišite kratko, a
duga objašnjenja i dokumente pošaljite kao prilog
poruci, - koristite se jednostavnim, manje formalnim
jezikom nego za pisma, - izbjegavajte uporabu velikih slova jer ona u
virtualnom svijetu oznacavaju vikanje, - e-mail poruke citajte redovito i odgovarajte
brzo, - procitajte i popravite e-mail poruku prije nego
što ju pošaljete, - ne šaljite e-mail koji ste sastavili dok ste bili
ljuti jer e-mail se uvijek cini grubljim nego
što zapravo jest.
332. Poslovni web
- Prezentacijske WWW stranice - poduzece se na
njima predstavlja javnosti (podaci o tvrtci,
djelatnost tvrtke, glavni proizvodi, slike
tvrtke, slike managera i sl. Preporuka je da se
stranice izrade barem na dva jezika. - Komercijalne WWW - na njima trgovacko društvo
nudi odredenu robu te putem Interneta prikuplja
narudžbe i vrši isporuke. Ovakve stranice
predstavalju katalog proizvoda, ponudu i poziv
na kupnju, te nude obrazac za narudžbu proizvoda.
343. Chat
- izravna pisana poslovna komunikacija koja
poslovnu primjenu nalazi u održavanju sastanaka
izmedu dislociranih sudionika - chat je razgovor izmedu sudionika mrežnog
sastanka odvija se u pisanom obliku u realnom
vremenu (on line komunikacija). - ova vrsta pisanih komunikacija dobit ce na
znacenju kad se poveca informaticka pismenosti u
tvrtkama, te kada brzine prijenosa u medunarodnom
prometu budu povecane.
354. Forum
- internet aplikacija koja omogucava korisnicima da
sudjeluju u diskusijama vezanima uz odredenu temu
neovisno o tome gdje se nalazili. Na Forumu
možete saznati mnoge korisne informacije citajuci
postojece poruke, ili poslati svoju poruku i
zapoceti diskusiju o temi koja vas zanima. Kako
bi slali poruke na Forum, morate se registrirati.
- Internet Forum nije samo mjesto suhoparne
razmjene podataka, vec se oko njega stvara
virtualna zajednica korisnika sa slicnim
interesima. Sudjelovanje na Forumu podrazumijeva
i odreden nacin lijepog ponašanja, koji ulazi u
online bonton.
36Forum /chat pravila ponašanja
- Poruke jasne, sažete, precizne i pristojne.
- Prije postavljanja pitanja pretražite ga na
forumu - možda je netko vec odgovorio na slicno
ili isto pitanje. - Zahvalite osobi koja vam je pomogla - na forumu
vrijede ista pravila bontona kao i u stvarnom
životu. - Ne stavljajte reklame i promocije na forum.
- Kod slanja poruka koristite standardne velicine
fontova i mala slova. Tekst napisan VELIKIM
SLOVIMA shvaca se kao VIKANJE. - Ako je netko na forumu nepristojan, ne
odgovarajte mu vrijedanjem Ako njegovo ponašanje
i dalje bude neprihvatljivo, forum ima svoje
administratore koji su zaduženi za rješavanje
problema - I na kraju - ponašajte se prema drugima onako
kako želite da se oni ponašaju prema vama
(zlatno pravilo, eticko pravilo reciprociteta).
37GOVORNA (VERBALNA, NEPISANA) POSLOVNA
KOMUNIKACIJA
Poslovno komuniciranje u kojem su sredstvo
prenošenja poruke izgovorene rijeci (neverbalni
govor).
38(No Transcript)
391. Komunikacija licem u lice poslovni sastanak
- imati cvrsto utvrden dnevni red, odrediti
trajanje sastanka i strogo se pridržavati
vremenskih okvira izbjegavati besmislene
rasprave. - prije sastanka sudionici moraju dobiti kopiju
dnevnog reda. - ako na poslovnom sastanku treba donijeti neku
odluku za koju je, primjerice, potrebna vecina,
treba detaljno procitati pravilnik kako bi odluka
bila ispravno donijeta.
40Poslovni sastanak - priprema
Tehnicka priprema vrijeme, mjesto, prostorija,
sjedala, tehnicka pomagala, osvježenje,
poziv, kopije materijala, zapisnik
Sadržajna priprema cilj sastanka, problem, nacin
rada, moguca rješenja, strucne osobe, izvršitelji
i rokovi
41Poslovni sastanak tijek sastanka
- otvaranje sastanka (otvaranje, utvrdivanje
kvoruma, dnevni red, verifikacija zakljucaka i
odluka s prethodnog sastanka, kontrola izvršenja
zakljucaka i odluka s prethodnog sastanka) - uvodna rijec (kratka, jasna, zanimljiva)
- iznošenje podataka potrebnih za raspravu
- ponuda ideja i prijedloga
- rasprava argumentacija
- sintetiziranje prijedloga
- donošenje odluka
- imenovanje izvršitelja i odredivanje rokova
42Poslovni sastanak vrste vodenja sastanka
- Konfuzni stil dogada se u neplaniranim
sastancima. Svatko govori što hoce, najglasniji
imaju glavnu rijec, ostali se povlace, problemi
se ne rješavaju. - Demokratski stil - radni materijal se pravodobno
dostavlja, tema se na sastanku ukratko izloži,
svatko ima pravo reci svoje mišljenje, vlada
snaga argumenata, voditelj je prvi medu
jednakima, odluke su izraz volje vecine. - Diktatorski stil - voditelj se ne obazire na
sudionike, on je autoritarni autoritet, sudionici
se radije ne javljaju jer vjeruju da su rasprava
i zakljucak formalna stvar, unaprijed odredeni.
43- Iritantna ponašanja za vrijeme govorne
komunikacije - Upadanje u rijec
- Psovanje
- Mumljanje i tiho govorenje
- Monoton i dosadan glas
- Poštapalice (hm, ovoga, ovaj)
- Slaba gramatika ili krivi izgovor
- Piskutavi glasovi
- Strani naglasak ili dijalekt
istraživanja Gallupovog instituta
442. Izlaganje / prezentacije
- Pomocu power point prezentacije
- Pomocu postera / plakata / izložbe
45- Tijekom i nakon izlaganja
- Poštuj publiku i njeno vrijeme
- Pridi publici, pozdravi je i prošetaj medu njih
prije pocetka - Na kraju odvoji malo vremena za pitanja publike
- Uvaži i druge prezentere na skupu
- Prilagodi se publici, napravi pauze
- Ne zanemari svoj i tudi govor tijela
- - Ne zadržavaj slajd dulje od 3 minute
- - Ponudi zanimljive materijale i korisne
informacije (podijeli tiskani materijal)
463. Komunikacija putem telefona
- UVIJEK
- Ponašajte se prirodno. Raspoloženje se odražava u
glasu. - Smiješite se. Zvucat cete ugodno i uslužno.
- Budite iskreni. Loš glas se cuje mnogo dalje od
dobrog. - Držite informacije uvijek pripremljene na vašem
stolu. - Osobnost pridonosi snazi kontakta. Sugovornik ce
se osjecati važnim, što naravno i jest. - NIKADA
- Ne ostavljajte sugovornika da vas ceka "na
slušalici". - Ne razvlacite razgovore nepotrebnim
objašnjenjima, vrijeme je novac. - Držite slušalicu nekoliko centimetara od usta da
biste izbjegli eho. Ne jedite i ne pijte dok
razgovarate telefonom. - Ne razgovarajte s drugima istovremeno.
- Ne podcjenjujte slušatelja. Ne obecavajte ništa
što ne - možete ispuniti.
474. Video konferencija
- Video konferencija je komunikacija putem koje se
zvuk i slika u pokretu (video slika) izmjenjuju
izmedu dvije ili više lokacija. Najcešce se
upotrebljava u poslovne svrhe i prilikom ucenja
na daljinu. -
48Neverbalna komunikacija
Nacin kojim ljudi komuniciraju bez rijeci, bilo
namjerno, bilo nenamjerno. Neverbalni znakovi
ukljucuju izraze lica, ton glasa, geste, položaj
tijela ili pokret, dodir i pogled.
49VERBALNA (GOVOR TIJELA) KOMUNIKACIJA VERBALNA (GOVOR TIJELA) KOMUNIKACIJA
Profesionalna Neprofesionalna
Govor tijela držanje, pokreti, sjedenje, stajanje, hodanje Govor tijela držanje, pokreti, sjedenje, stajanje, hodanje
Opušteno, mirno, otvoreno Ukocen, hladan, nepristupacan, napet
Mimika celo, oci, obrve, usta Mimika celo, oci, obrve, usta
Otvorene, vedre, obrve mirne, usta s laganim osmijehom Namršteno celo, namrgodeno lice, stisnute obrve, tvrda usta
Kontakt ocima gledanje u oci sugovorniku Kontakt ocima gledanje u oci sugovorniku
Gleda sugovornika u oci dok s njim razgovara, prati pogledom njegove pokrete, ne žmirka, ne trepce Ne gleda sugovornika u oci, izbjegava pogled, lista svoje papire i ne podiže glavu
Govorno ponašanje brzina, ritam, dubina, boja glasa, melodija, smijanje Govorno ponašanje brzina, ritam, dubina, boja glasa, melodija, smijanje
Govori polako i ragovjetno, pravi pauze, ne opterecuje dodatnim stvarima i disgresijama Govori hladno i brzo, nema pauze, ne potkrijepljuje razgovor smješkom
Gestikulacija govor ruku (tapšanje, blago dodirivanje ramena) i nogu itd. Gestikulacija govor ruku (tapšanje, blago dodirivanje ramena) i nogu itd.
Ruke lagano spuštene, mirne. Kod razgovora se pazi da sugovornik bude u ravnopravnoj ravnini Maše rukama ili ih drži prekrižene na prsima. Sjedi prekriženih nogu (skakutanje, tapkanje)
50Komunikacijski prostor (uz sitne razlike medu
kulturama)
Adapted from Figure 73 Personal Space
Categories for Those in the United States
51Efikasno slušanje
Efikasno govorenje
JOŠ NEKOLIKO SAVJETA
NE! forsiraj previše! interpretiraj pogrešnim
rijecima! sudi i ne okrivljuj! pokazuj gnjev!
NE! prekidaj precesto! budi nestrpljiv!
pokazuj nezainteresiranost i dosadu!
"Priroda nam je dala jedan jezik i dva uha tako
da bi mogli slušati dvostruko više nego pricati."
(Epiktet, filozof)
52ZAKLJUCAK Kultura poslovnog komuniciranja dio
je odgoja i kulture svake osobe
- Parafrazirati kako bi sugovornik znao da ga
slušaš - Nauciti govoriti malo, a slušati puno
- Izražavati se jednostavnim terminima
- Poštovati svoje i tude vrijeme, praviti stanke
- Ne zaboraviti zlatne rijeci Dopustite da vam
pomognem, Molim., Izvolite., Oprostite. - Docekati i isprati sugovornike s osmijehom
- Koncentrirati se na sugovornika
- Gledati ga u oci dok s njim pricate
- Sjediti tako da ga možete vidjeti i cuti
(izbjegavaj ex chatedra) - Oslovljavati po prezimenu i Gospodine Maticu
ili titulom Profesore, Maticu . - Zamoliti za objašnjenja / pojašnjenjaako nam
nije jasno
53 da nam se ne dogodi ovo.
54Vježba
- Napišite e-mail šefu velikog lanca restorana kako
biste se požalili na lošu uslugu u vašoj lokalnoj
podružnici - Napišite kandidatu pismo da nije dobio posao
- Napišite pismo kojim odobravate molbu za zajam za
automobil
55Uz ovo predavanja mogu ponuditi povezane teme
- Kako izraditi i prezentirati temu pomocu Power
Point Prezentacije (prezentacija radionica) - Etika i bon ton komuniciranja na Internetu
- Kako izraditi i izlagati na posterima/plakatima
56Izvori
- C.L. Boveé, J.V.Thill, Business Communication
Today, Prentice Hall, New Jersey, 2000. - Daft, R.L., Lengel, R.H., Information Richness A
New Approach to Managerial Behavior and
Organization Design, Research in Organizational
Behavior, 1984. - Fox, R., Poslovna komunikacija, Hrvatska
sveucilišna naklada, Zagreb, 2001. - Kliment. A., Poslovne komunikacije, Školska
knjiga, Zagreb, 1993. - Varga. M., Informacijski sustav u poslovanju,
Ceric, V.,Varga, M. i Birolla, H. (ur.), Poslovno
racunarstvo, Znak, Zagreb, 1998. - B. Kneževic Elektronicko poslovanje i odvijanje
poslovnih procesa, magistarski rad, Zagreb 2002. - V. Srica, A. Kliment, B. Kneževic Uredsko
poslovanje, Zagreb, 2003. - http//www.buntperom.ba/dokumenti/administrativno
20komuniciranje.rtf , 28.12.2006. - www.veleuciliste.net/1godina/komuniciranje2.doc ,
28.12.2006. - http//hgk.biznet.hr/hgk/fileovi/3966.pdf ,
28.12.2006 - B. Kneževic Elektronicko poslovanje i odvijanje
poslovnih procesa, magistarski rad, Zagreb
2002. - V. Srica, A. Kliment, B. Kneževic Uredsko
poslovanje, Zagreb, 2003. - http//www.buntperom.ba/dokumenti/administrativno
20komuniciranje.rtf , 28.12.2006. - www.veleuciliste.net/1godina/komuniciranje2.doc ,
28.12.2006. - http//hgk.biznet.hr/hgk/fileovi/3966.pdf ,
22.12.2006.