Il ciclo acquisti

1
Docente Prof.ssa Silvia Fossati
Lucidi a cura di Silvia Fossati
2
Ciclo acquisti e debiti Principali obiettivi di
revisione

• Completa esposizione in bilancio
• Competenza delle operazioni che hanno generato i
  debiti
• Corretta esposizione in bilancio
• Uniformità dei P.C. rispetto allesercizio
  precedente

Link 9cliente 1 lead fornitori link 9 cliente 2
footing partitario
3
Le principali procedure di revisione

• Lanalisi del sistema di controllo interno ciclo
  acquisti
• Lanalytical review
• La circolarizzazione dei fornitori
• La verifica della documentazione di supporto dei
  debiti
• La verifica delle operazioni successive alla data
  di bilancio (search)
• I test di cut-off
• Analisi libri sociali e dei contratti
  significativi
• La circolarizzazione dei legali

4
Richiesta d'acquisto

• Lanalisi del sistema di controllo interno

Dai reparti viene emessa la Richiesta dAcquisto
(RdA) con firma di autorizzazione del
responsabile di reparto/dipartimento.
Emissione Richiesta dAcquisto
Viene individuato il fornitore e definite le
condizioni di acquisto viene emesso l'ordine
(OdA) in tre copie una viene archiviata, una
inviata al magazzino (se acquisto relativo a
merce) e una conservata per il match DDT-
ordine viene verificato che la richiesta di
acquisto sia firmata per autorizzazione viene
verificata la disponibilità della merce a
magazzino.
Emissione dellordine
Emissione dellOrdine dAcquisto
5
Lanalisi del sistema di controllo interno
Vengono verificate le quantità e la qualità del
fisico con il DDT e l'ordine viene siglata la
DDT per garantire il controllo effettuato viene
effettuato periodicamente l'inventario fisico
delle scorte.
Ricezione della merce
Arrivo della merce a magazzino
Registrazione del carico a magazzino
Viene caricata la merce a magazzino sulla base
del prezzo dell'ordine a fine periodo viene
effettua la quadratura tra costo di acquisto di
CO.GE. e carichi di magazzino valorizzati.
6
Lanalisi del sistema di controllo interno
Registrazione della fattura
Ricevimento della fattura dal fornitore
Viene protocollata e registrata la fattura ai
fini IVA.
Viene registrata la fattura in CO.GE. e
attribuita la competenza sulla base della data di
ingresso della merce a magazzino.
Registrazione in CO.GE.
Viene richiamato a video l'ordine e verificata la
corrispondenza del prezzo ordine/fattura e le
condizioni di pagamento viene verificata la
corrispondenza delle quantità con l'ordine, la
DDT e la fattura viene autorizzata la fattura
per il pagamento vengono effettuate analisi per
eccezioni a fine anno viene determinato lo
stanziamento per fatture da ricevere (DDT in
attesa di fattura)
Preliquidazione della fattura
7
Lanalisi del sistema di controllo interno
Emissione del mandato di pagamento
Vengono richiamate a video le fatture
liquidate viene emesso il mandato di
pagamento vengono verificati i saldi anomali del
partitario fornitore viene registrato in CO.GE.
il pagamento del debito con addebito sul conto
del Tesoriere mensilmente viene effettuata la
riconciliazione del conto banca di CO.GE. con il
suo estratto conto.
Pagamento fattura
8

• Punti di controllo - Autorizzazioni

• Gli ordini di acquisto devono essere
  appropriatamente autorizzati (C, E, A)
• Tutti i documenti (carico merce, DDT, resi,
  consuntivazione servizi, fatture di acquisto,
  pagamenti) devono essere processati da individui
  autorizzati (C, E, A).
• I cambiamenti effettuati ai dati (informazioni)
  contenuti nei documenti di acquisto devono essere
  autorizzati ed approvati da figure adeguate (C,
  E, A).
• Deve essere prevista (ed autorizzata) una
  definizione dei limiti di acquisto (C, E).
• Il pagamento dei debiti verso fornitori deve
  essere adeguatamente autorizzato (C, E, A).

9
Punti di controllo Separazione di funzioni

• Le fatture devono essere approvate da personale
  diverso dai buyers (C, E).
• I pagamenti devono essere effettuati da personale
  diverso da quello che acquista e da quello che
  riceve l'eventuale merce (C, E, A).
• Il personale che riceve i beni ed usufruisce dei
  servizi non dovrebbe gestire le fatture (C, E,
  A).
• Le riconciliazioni non dovrebbero essere
  effettuate dal personale che gestisce la
  transazione principale (C, E, A).
• La responsabilità della supervisione degli
  inventari fisici dovrebbe essere separata dalla
  funzione di gestione degli inventari (C, E, A).

10

Punti di controllo - Reportistica

• Devono essere prodotti rapporti di eccezione
  sulla base del controllo delle autorizzazioni le
  eccezioni sono analizzate ed aggiornate
  tempestivamente (A).
• Deve essere previsto un test di competenza
  temporale (bolla di consegna, registrazione costo
  e fattura), e le eccezioni (casi non chiari)
  dovrebbero essere riviste ed aggiornate
  regolarmente (C, E, A).
• Devono essere generati regolarmente rapporti
  delle modifiche effettuate a documenti di
  acquisto, che vengano analizzati ed aggiornati
  tempestivamente (C, E, A).
• Il sistema deve generare un report che evidenzi
  gli atti del fornitore che non sono in accordo
  con l'ordine d'acquisto (prezzo, quantità,
  servizio e data di consegna) e che possono avere
  un impatto sul processo di controllo delle
  autorizzazioni. Il report dovrebbe essere
  analizzato ed aggiornato tempestivamente (C, E,
  A).

11

• Punti di controllo - Indicatori di performance

• Il management deve analizzare l'indicatore di
  giacenza del magazzino, confrontandolo con il
  budget e il benchmark del settore (C, E, A).
• I costi e le spese effettive devono essere
  confrontati con accurati budget e le differenze
  dovrebbero venire riviste da un adeguato livello
  dirigenziale (C, E, A).

12

Punti di controllo - Riconciliazioni

• Gli estratti conto delle banche dovrebbero essere
  riconciliati mensilmente con la contabilità
  generale (C, E, A).
• Gli estratti conto dei fornitori dovrebbero
  essere riconciliati mensilmente con la
  contabilità generale (C, E, A).
• I partitari fornitori devono essere in accordo
  con la contabilità generale (C, E, A).
• La contabilità di magazzino deve essere in
  accordo con la contabilità generale (C, E).
• Devono essere effettuati inventari fisici delle
  scorte le differenze con la contabilità generale
  devono venire riconciliate regolarmente (C, A).

Link 9cliente 3 PR M debiti vs fornitori
13
La circolarizzazione dei fornitori

• E una richiesta fatta dalla società ad un
  campione di propri creditori di inviare
  lestratto conto ad una determinata data
• Determinazione del campione e scelta dei
  creditori normalmente vengono scelti
• - fornitori con rilevante volume di acquisti
• - fornitori non usuali
• - fornitori con saldo zero

14
La circolarizzazione dei fornitori

• Riepilogo e valutazione dei risultati ottenuti
• quantificazione percentuale delle risposte
  ricevute e allinterno di queste di
• risposte concordanti
• risposte discordanti e riconciliate
• risposte non pervenute
• quantificazione eventuali eccezioni

Link 9cliente 4 lead circolarizzazione
15
La circolarizzazione dei fornitori

• E una procedura di revisione (obbligatoria)
• E una procedura di revisione che dà forti
  evidenze della completezza ed accuratezza dei
  debiti (ovvero degli acquisti e dei pagamenti)

16
La search

• Identificazione ed analisi delle fatture e delle
  note di debito pervenute successivamente alla
  data di bilancio
• procedura che dà forti evidenze sulla
  completezza ed accuratezza dei debiti
• Identificazione ed analisi dei pagamenti
  successivi
• procedura che dà buone evidenze dellesistenza
  dei debiti

17

• Consiste nel verificare che la registrazione
  delle transazioni rispetti il principio di
  competenza economica.
• Si realizza attraverso labbinamento
• dei documenti in entrata e in uscita
• delle relative fatture
• delle relative registrazioni contabili, che
  devono rispettare il principio della competenza.

Link 9cliente 5 memo CUT-OFF link 9 cliente 6
cut -off acquisti 99 link 9 cliente 7 cut -off
acquisti 00
Lucidi a cura di Silvia Fossati