ORDENAMIENTO DE CONTROL Y FISCALIZACI

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Caja Costarricense de Seguro Social
Normas Generales Relativas a las Actividades
de Control
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Actividades de Control Definición
Artículo 2 Ley General de Control Interno
Políticas y procedimientos que
permiten obtener la seguridad que se
llevan a cabo las disposiciones emitidas por la
Contraloría General de la República, por los
jerarcas y los titulares subordinados para
conseguir los objetivos del sistema de
control interno.
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Deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados
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1) Cumplimiento de los objetivos del
control interno 2) Prevención de
aspectos que puedan desviar el logro de
los objetivos

• Documentar
• Mantener actualizados y
• Divulgar internamente

• Políticas
• Normas
• Procedimientos de control

que garanticen
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Deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados
2
1) Jerarquía de autorizaciones y
aprobaciones. 2) Protección y conservación
de activos. 3) Diseño y uso de documentos,
registros (Sistemas contabilidad y
presupuesto. 4) Conciliaciones periódicas. 5)
Controles generales a sistemas
de información computarizados.

• Documentar
• Mantener actualizados y
• Divulgar internamente

• Políticas
• Procedimientos de control

que definan
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Prácticas y medidas de control
Para definir cuáles medidas de control son las
más apropiadas, se deben considerar los riesgos
identificados y evaluados para los
diferentes procesos y actividades.
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Prácticas y medidas de control
Análisis de Procesos y Actividades por Parte de
la Administración
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Control Integrado

• Procurar que las medidas de control se ejecuten
  en todas las etapas de los procesos
  desarrollados por la Institución, a saber,
  control previo, concomitante y posterior.

• Los procedimientos y medidas de control
  deben quedar establecidos en manuales de
  procedimientos y deben ser revisadas
  constantemente para introducir las mejoras que
  procedan.

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Análisis de Costo / Beneficio
La Medida de Control debe ser
Se debe disponer de los recursos, incluyendo
personal con capacidad para ejecutar los
procedimientos.
Viable
Beneficios esperados gt Recursos invertidos
Conveniente
Contribuir al Logro de los Objetivos
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Responsabilidad Delimitada
La responsabilidad de cada Proceso, Actividad,
Transacción
Definida Asignada Comunicada
Mediante
Manuales
Instrucciones Escritas
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Instrucciones por Escrito
Comprensibles y de fácil acceso
Ordenado y actualizado periódicamente
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Separación de Funciones Incompatibles
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Autorización y Aprobación de Transacciones y
Operaciones
Toda ejecución de procesos, actividades
y transacciones, deben contar con la
autorización previa de los funcionarios con
potestad para conderla.
Esos mismos funcionarios deben evaluar los
resultados del desempeño para conceder la
aprobación posterior, o proceder a corregir
cualquier cambio de rumbo de lo
originalmente planeado.
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Documentación de Procesos y Transacciones
Normativa Interna
Manuales de Puestos
Planes Estratégicos y Operativos
Manuales de Procedimientos
Circulares
Los Controles vigentes para los diferentes
Procesos y Actividades de la Institución, así
como todas las Transacciones que se produzcan,
deben documentarse y estar disponibles para su
verificación
Acuerdos en Actas
Disposiciones
Comprobantes de Transacciones y Operaciones
Documentos Fuente
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Supervisión Constante
La Dirección Superior y los funcionarios que
ocupan puestos de Jefatura deben
Supervisar constantemente los Procesos,
Actividades y Transacciones que realiza la
Institución, con el propósito de asegurarse que
las labores se llevan de acuerdo con la
normativa y las disposiciones internas y
externas vigentes.
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Registro Oportuno
Las transacciones realizadas por la
Institución deben clasificarse y
registrarse adecuada y oportunamente, con el
propósito de trasmitir a la Dirección
información fiable, útil y relevante para
el control de las operaciones y toma
de decisiones.
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Sistema Contable y Presupuestario
Se deben establecer de conformidad con las
disposiciones legales y técnicas

• Sistemas Contables
• Que consideren los Recursos Disponibles,
  Obligaciones adquiridas y los Resultados de
  gestión de la Institución.

• Sistemas Presupuestarios
• Que permita a la Institución conocer la
  disponibilidad de recursos para la ejecución de
  los planes.

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Acceso a Activos y Registros
Que no se cumpla
El acceso a los Activos y a los Registros
de la Institución, deben estar claramente
definido y delimitado, de tal forma que solo lo
obtengan los funcionarios autorizados por razón
de su cargo y de las labores que realiza.
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Revisiones de Control
Las transacciones de la Institución deben ser
sometidas a revisiones de control en puntos
específicos de su procesamiento

• Control Concomitante
• Una medida de control se aplica sobre la marcha
  de la transacción

• Control Concurrente
• Intervienen varios funcionarios en diferentes
  etapas de la transacción

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Conciliación Periódica de Registros
Deberán conciliarse periódicamente los Registros
de la Institución tanto interna como externamente

• Interna Registros de un departamento Vrs
  documentación fuente y registros de un
  departamento Vrs los generales de la institución.

• Externa Registros de la Institución Vrs otro
  ente económico.

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Inventarios Periódicos
Se debe verificar periódicamente las
cantidades físicas y las características de los
activos sujetos a recuento (mobiliario y equipo,
vehículos, terrenos, edificios, valores,
artículos, etc.)
Con el proposito de detectar eventuales
discrepancias entre los registros de la
Institución y los activos físicos, debido a la
sustracción indebida, la omisión o error de
registro, etc.
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Arqueos Independientes
Deberán efectuarse arqueos independientes y
sorpresivos de los fondos y otros activos de
la Institución periodicamente.
Por funcionarios diferentes de aquellos que los
custodian, administran, recaudan, contabilizan y
generan (separación de funciones incompatibles).
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Formularios Uniformes
Deberán implantarse formularios uniformes
para el procesamiento, traslado y registro
de todas las transacciones que se realicen
en la Institución, contarán con una
numeración preimpresa consecutiva que deberá
controlarse permanentemente.
Además, se establecerán los respectivos
controles para la emisión y custodia de tales
formularios.
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Rotación de Labores
Conviene rotar labores entre los funcionarios que
realizan tareas o funciones afines

• Para no concentrar permanente, el control de
  partes específicas de una transacción, y los
  recursos empleados en ellas.

• Suministra parámetros de eficiencia, al comparar
  el desempeño de distintos funcionarios en la
  misma actividad.

• Sirve como mecanismo de capacitación a
  dichos funcionarios, al estar en contacto con
  diversas etapas de los procesos o actividades
  Institucionales.

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Disfrute Oportuno de Vacaciones
Los funcionarios deben disfrutar oportunamente de
sus vacaciones

• Para beneficio de su salud física y mental.

• Facilita la rotación de funciones.

• Permite detectar omisiones o errores
  accidentales o voluntarios.

• Identifica modos más eficientes de hacer las
  cosas.

• Evita la creación de funcionarios indispensables.

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Garantías a Favor de la Institución
La Administración debe velar porque los
funcionarios encargados de recaudar, custodiar o
administrar fondos y valores propiedad de la
Caja, rindan de su peculio las garantías que
procedan, a favor de la Institución.
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Dispositivos de Control y Seguridad
Los equipos utilizados deben contar
con medidas de control pertinentes para
asegurar entre otras cosas que

• Solo sean accesados por personal previamente
  autorizado.

• Se instalen y almacenen en condiciones adecuadas
  de seguridad y preservación

• Se utilicen de manera apropiada y en labores
  atinentes a la gestión institucional.

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Caja Costarricense de Seguro Social
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