Diapositiva 1

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SECRETARÍA DE SALUD Subdirección de
Correspondencia, Archivo y Oficina de Información
Pública
SECRETARÍA DE SALUD DEL D.F
CURSO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
2
OBJETIVOS GENERALES

• DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA
  LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL.
  (8/Octubre/2008, GODF)
• APLICAR EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• ESTABLECER UN ADECUADO CONTROL Y TRANSFERENCIA
  DEL EXPEDIENTE.
• ESTABLECER LAS FUNCIONES Y EL MANEJO DEL
  EXPEDIENTE.
•  
• EVITAR EL DETERIORO DEL EXPEDIENTE.
• CREAR UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA

4

•  

CIRCULAR UNO
7.5.5 Los documentos de archivo deben integrarse
y obrar en expedientes o unidades de
documentación simples o compuestas, constituidos
por uno o varios documentos de archivo, ordenados
lógica y cronológicamente y relacionados por un
mismo asunto, materia, actividad o trámite. Se
entiende como Documento de Archivo, el que
registra un acto Administrativo, Jurídico, Fiscal
ó Contable, creado, recibido, manejado y usado en
el ejercicio de sus funciones y actividades de
las Unidades Administrativas, de Apoyo Técnico
Operativo, independientemente del soporte en que
se encuentren. El Análisis del ciclo vital es
la denominación que se da a las distintas fases o
etapas por las que van pasando los documentos,
desde su creación, selección para su custodia
permanente o hasta su baja o depuración. La
Integración de expedientes deberá hacerse en
fólderes, carpetas o legajos plenamente
identificados, preferentemente con carátulas
estandarizadas en todas las Dependencias, Órganos
Desconcentrados y Entidades, con el objeto de
homologar su clasificación y descripción. Los
expedientes deberán foliarse para preservar la
integridad de la información que contienen y
también deberá evitarse incorporar a ellos,
elementos que dañen o lastimen a los documentos
que los constituyen, como clips o grapas.
5

•  

CIRCULAR UNO
7.5.6 Los expedientes que se relacionen con el
ejercicio de una función o atribución genérica,
formarán parte de una Serie Documental. La
Identificación de series y funciones constituye
un concepto central en la organización de
archivos, y se instituye como una categoría de
agrupamiento e integración superior de los
expedientes individuales. Los expedientes
deberán asociarse siempre a la serie documental o
función de la que derive su creación, y
organizarse de conformidad con el Sistema de
Clasificación que se establezca dentro de las
Dependencias, Órganos Desconcentrados y
Entidades. La Ordenación de expedientes y
series es el proceso mediante el cual se
organizan los documentos de acuerdo con el
sistema de archivos o conservados formando una
unidad como resultados de una misma acumulación,
del mismo proceso archivístico, o de la misma
actividad que tiene una forma particular o como
consecuencia de cualquier otra relación derivada
de sus producción, recepción o utilización
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• 7.7 DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA
• 7.7.1 Las unidades administrativas de las
  Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades
  generadoras de los documentos, como producto de
  una acción administrativa y con una función
  específica, deberán organizar sus Archivos de
  acuerdo a las Series Documentales registradas,
  que se encuentran dentro del Cuadro General de
  Clasificación Archivística. De la misma manera,
  deberán conservar los documentos originales como
  testimonios, prueba y continuidad de la gestión
  administrativa necesaria para una adecuada toma
  de decisiones.
• 7.7.2 Las áreas generadoras de las Dependencias,
  Órganos Desconcentrados y Entidades, sólo
  conservarán en sus Archivos los expedientes
  integrados por series documentales. Los
  expedientes se conforman con los documentos
  originales de entrada y el documento de salida
  (Acuses de Recibo).
• 7.7.3 Las notas y tarjetas informativas podrán
  darse de baja en la propia oficina en el momento
  en que pierdan su utilidad funcional
•  

7

• 7.7.4 Las fotocopias de documentos y los
  expedientes multiplicados para controles internos
  son instrumentos que facilitan la operación
  administrativa y no serán consideradas como
  materiales de archivo.
• 7.7.5 Las síntesis informativas, revistas,
  diarios y otros materiales documentales
  similares, no se considerarán como parte del
  archivo.
• Una vez concluida su vida útil, podrán
  canalizarse a bibliotecas o centros de
  documentación o, en su caso, podrán darse de baja
  para su reciclamiento.
• Documentos de fax o impresiones de correo
  electrónico sin valor legal, son instrumentos de
  comunicación empleados para optimizar tiempos y
  agilizar trámites que no excluyen el trámite de
  recepción o envío del documento original y sólo
  serán materia de archivo temporal hasta que se
  reciban los originales..
•  

CIRCULAR UNO
8
CLASIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
ADMINISTRATIVO
9
QUE TENGO QUE HACER PARA ENVIA MI DOCUMENTACIÓN
AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ?

1) SEPARAR LA DOCUMENTACIÓN POR AÑOS DEL MÁS
RECIENTE AL MÁS ANTIGUO 2) EXTRAER LA
DOCUMENTACIÓN DE BIBLIORATO Y SE PASARLA
A FOLDER 3) DEBERÁN IR EN BROCHES BACOS O
COSIDOS 4) EN ALGUNOS CASOS SE DEBERAN RETIRAR
GRAPAS Y CLIPS

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• LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DEBERÁN INTEGRARSE Y
  OBRAR EN EXPEDIENTES (CONSTITUIDOS POR UNO O
  VARIOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO).
•  
• LOS EXPEDIENTES SÉ AGRUPARÁN POR EL ASUNTO, TEMA
  Ó MATERIA DE QUE TRATAN.
•  
• LOS EXPEDIENTES DEBERÁN CONTENER UNA CARÁTULA
  DE IDENTIFICACIÓN .
•  
• LOS EXPEDIENTES PERSONALES Y EXPEDIENTES
  CLÍNICOS NO LLEVARAN CARÁTULA
• LOS EXPEDIENTES DEBERÁN FOLIARSE PARA PRESERVAR
  LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN.
• VAN FOLIADOS EN LA PARTE INFERIOR DERECHA
  (FOLIADOR, LAPIZ Ó PLUMA)

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•  
• SE REGISTRARÁ EXPEDIENTE POR EXPEDIENTE EN EL
  INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
•  
• DESPUÉS DE REALIZAR ESTOS PROCESOS EL ÁREA SE
  COMUNICARA A LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE PARA
  QUE SE LE INDIQUE EL DÍA Y LA HORA QUE HA DE IR
  UN ARCHIVONÓMO A LA REVISIÓN DE SU DOCUMENTACIÓN.

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INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

SE DEBERÁN CONSERVAR NO SE DEBE INTEGRAR
DOCUMENTOS ORIGINALES DOCUMENTOS DE ENTRADA ACUSES DE RECIBO NOTAS O TARJETAS INFORMATIVAS FOTOCOPIAS DE LOS DOCUMENTOS EXPEDIENTES MULTIPLICADOS PARA CONTROLES INTERNOS SINTESIS INFORMATIVAS (ENGARGOLADOS MANUALES) BIBLIORATOS, REVISTAS, LIBROS IMPRESIONES DE CORREO ELECTRÓNICO SIN VALOR LEGAL

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE TRÁMITE (OFICINA) 2 AÑOS
VALORACIÓN PRIMARIA
BAJA O CONSERVACIÓN
TRASNFERENCIA PRIMARIA
UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN EN TRAMITE
ARCHIVO HISTÓRICO PERMANENTE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 3 AÑOS
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
VALORACIÓN SECUNDARIA
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DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
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CARATULA DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
1.- Número de entrada Lo coloca el Área de
Archivo
2.- Número de caja 1 de 2
3.- Número de expediente 1
4.- Número de fojas 176
5.- Clave de Clasificación

• 6.- Fondo SECRETARÍA DE SALUD MXGDF09-SESA-08
• 7.- Sección o Area Generadora _ _ Subdirección
  de __
• 8.-Serie documental CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
• 9.-Nombre o Título del Expediente

10.- Fecha de apertura 01 / 01 / 2005
Día/Mes/Año
Fecha de cierre 11/ 05 / 2011
Día/Mes/Año
11.- Valor Documental Administrativo Legal Cont
able
12.-Vigencia Documental Archivo de Trámite
2 años Archivo de Concentración 3 años
13.- Contiene Datos Personales
SI NO
14.- Pertenece a un Sistema de Datos Personales
SI NO
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Secretaría de Salud del Gobierno del Distrito
Federal Subdirección de Correspondencia , Archivo
y Oficina de Información Pública
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Fondo Dirección de Área Area Generadora Serie
Documental Clave de Clasificación Responsable
del Archivo
Pagina___ de ___
Secretaría de Salud del D.F
2
3
( 8)Valor Administrativo ( X )
Contable ( )
Legal ( )
4
5
NO. Cons Caja Nombre o Titulo del Expediente No. de Fojas Año o Periodo Original(O) Copia (X) Contiene Datos Personales Si No Pertenece a un Sistema de Datos Personales Si No Observaciones
                 
9 10 11 12 13 14 15 16 17
                 
                 
                 
El presente inventario consta de ______(18)_____
fojas y ampara la cantidad de ___(19)____
expedientes en ___(20)____ cajas, con un peso
aproximado de ____(21)___
FORMULÓ 23
REVISÓ 24
VISTO BUENO 25
Fecha 22
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ROTULACIÓN DE CAJAS

• Identificación de la caja ( Se rotulará por
  ambos lados)

Caja 1 de 2
Organismo Secretaría de Salud (SESA)
H.G.VILLA
Unidad Administrativa H.G.VILLA
Contenido Relación Laboral
Área Generadora Recursos Humanos
Año o Periodo 2010
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EXPEDIENTE CLÍNICO
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CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE CLÍNICO

1) NO LLEVA CARÁTULA
2) NO VA FOLIADO
3) CONTAR EL TOTAL DE FOJAS DEL QUE CONSTA EL
EXPEDIENTE
4) INVENTARIAR UNO A UNO LOS EXPEDIENTES
5) LLEVA CARÁTULA POR CAJA
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De acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012 se
consideran expedientes clínicos
QUE TIPO DE DOCUMENTOS SON PARTE DE LA SERIE DE
EXPEDIENTES CLÍNICOS ?

• Expediente Clínico
• Expedientes Clínicos por Defunciones
• Nota inicial de Urgencias
• Expediente Médico Legal
• Hojas de referencia y contra referencia

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CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE CLÍNICO
22
CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE CLÍNICO
NOM-004
ARCHIVO CLÍNICO ACTIVO 2 AÑOS
VALORACIÓN PRIMARIA
BAJA O CONSERVACIÓN
TRASLADO PRIMARIO
CONTROL DE GESTIÓN
UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 5 AÑOS
ARCHIVO CLÍNICO PASIVO 3 AÑOS
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
VALORACIÓN SECUNDARIA
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LINEAMIENTOS DE TRANSFERENCIA
Los Expedientes Clínicos que cumplieron con su
tiempo de resguardo de acuerdo a la
NOM-004-SSA3-2012, que deberán ser transferidos a
la UAC son  
ÚLTIMA CONSULTA TERMINO DE RESGUARDO TRANSFERENCIA
2007 2012 2013
2006 2011 2012
2005 2010 2011
2004 2009 2010
2003 2008 2009
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Secretaría de Salud del Gobierno del Distrito
Federal Subdirección de Correspondencia , Archivo
y Oficina de Información Pública
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EXPEDIENTE
CLÍNICO
Pagina___ de ___
Fondo Dirección de Área J.S. Coyoacan Area
Generadora Archivo Clinico Serie Documental
Expediente Clínico Clave de Clasificación Responsa
ble del Archivo Adriana Martinez Jimenez
Secretaría de Salúd del D.F
( Valor Administrativo ( X )
Contable ( )
Legal ( X )
No. Cons No. de Caja No. de Expediente Nombre del Expediente No de Fojas Año o Período Original (O) Copia (X) Contiene Datos Personales Contiene Datos Personales Forma Parte de Un Sistema de Datos Personales Forma Parte de Un Sistema de Datos Personales Observaciones
No. Cons No. de Caja No. de Expediente Nombre del Expediente No de Fojas Año o Período Original (O) Copia (X) Si No Si No Observaciones
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
El presente inventario consta de ___________
fojas y ampara la cantidad de _______
expedientes en _______ cajas, con un peso
aproximado de _______
FORMULÓ 21
REVISÓ 22
VISTO BUENO 23
Fecha 24
25
RECETAS, HOJAS DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA

• Extraer de biblióratos
• Se forman paquetes
• Separar por semanas, meses o años
• Contar el total de fojas del que consta el
  expediente
• Inventariar uno a uno los expedientes
• Realizar carátula por caja

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RECETAS, HOJAS DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA

• Se relacionan en el Inventario de Transferencia
  Primaria, por paquete, ya sea por semana, mes o
  año de acuerdo al volumen que genere cada unidad,
  deberá relacionarse del primer folio al último
  folio de cada paquete. Cuantificara el número de
  fojas por paquete.

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FICHA CATALOGRAFICA

• 1.- Número de caja 1 de 2

2.- Número Total de Expedientes 155
4.- Número de fojas 3750

• 5.- Fondo SECRETARIA DE SALUD DEL D.F
  MXGDF09-SESA-08
• 6.- Area Generadora __________Archivo Clínico
  del C.S. NAYARITAS___________________
• 7.-Serie documental ____________________
  Expediente Clínico ___________
• 8.- Colocar el No del primero y el último
  Expediente dentro de la Caja ______224516
  -254616_

9.- Fecha de apertura 2002
Día/Mes/Año
Fecha de cierre 2007
Día/Mes/Año
10.- Valor Documental Administrativo Legal Cont
able
11.-Vigencia Documental Archivo de
Concentración 5 años
12- Pertenece a un Sistema de Datos Personales

SI NO
12- Contiene Datos Personales
SI NO
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ROTULACIÓN DE CAJAS

• Identificación de la caja ( Se rotulará por
  ambos lados)

1. Caja 1 de 2 (dependiendo del de cajas a
   enviar)
2. Organismo Servicios de Salud del Distrito
   Federal (SESP)
3. JURISDICCIÓN VILLA
4. Contenido Expediente Clínico 071362-100359
5. Área Generadora Archivo Clínico del C.S.
   Nayaritas
6. Año o Periodo 2002-2007

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DOCUMENTACION SINIESTRADA

• Es toda documentación que por algún factor,
  causas ajenas o imprevisibles, como accidentes y
  desastres naturales, sufrieron de perdida parcial
  o total de la información.

30
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA

• Para la documentación que ya cumplió con su
  vigencia, que por algún factor no ha sido
  transferida a la Unidad de Archivo de
  Concentración se deberá aplicar los siguientes
  lineamientos
• Solicitar a la Oficina de Información Pública la
  validación del estado en que se encuentra la
  documentación.
• Para la documentación administrativa el
  responsable del área de notificar sobre el
  siniestro es el Administrador de la Jurisdicción
  y/o el Administrador de cada uno de los Centros
  de Salud.
• Para la documentación Clínica ó Medica el
  responsable de la Subdirección Médica de la
  Unidad Hospitalaria y/o el Director del Hospital.
  

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA

• El área de Admisión y Archivo Clínico elabora
  Nota Informativa notificando a la Subdirección o
  JUD. Médica sobre el siniestro.
• En caso de que la documentación cumpla con su
  vigencia y por alguna circunstancia no se haya
  transferido se procederá a levantar Acta
  administrativa con las firmas de los funcionarios
  responsables de la documentación.

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA

• Para el siniestro de documentación que aún no
  cumple con su vigencia se procederá a
  levantamiento de un Acta Especial ante el
  Ministerio Público.
• Relacionar la documentación dependiendo del grado
  de deterioro por expediente, por folio o por el
  contenido de la caja en el Formato de Baja
  Documental. (Anexo1).
• Colocar la documentación siniestrada debidamente
  identificada en bolsas de plástico color negro y
  selladas con cinta canela.

33
(No Transcript)
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EJEMPLO DOCUMENTACIÓN SINIESTRADA

1. Numero de Bolsa

2. Dependencia
3. Unidad Hospitalaria
5. Área Generadora
4. Contenido
6. Año o Periodo
35
(No Transcript)
36
(No Transcript)
37
(No Transcript)
38
(No Transcript)
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CONSULTA

• LIC.ALEJANDRA ARACELI AGUIRRE SOSA
• Subdirectora de Correspondencia, Archivo y
  Oficina de Información Pública
• Virginia Herrera Flores
• Coordinadora de Archivos de los Servicios de
  Salud Pública
• Javier Carmona Quintero
• Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite ,
  Cursos, Capacitación y Revisiones.
• Adriana Martínez Jiménez
• Responsable de la Unidad de Archivo de
  Concentración y Revisiones.
• CORREO ELECTRONICO
• Dirección XOCONGO 225 Col. Tránsito, Teléfono
  5132-1200Ext.1675
• archivoconcentrasalud_at_yahoo.com.mx
• Dirección AV. Jardín No. 356 Col. Del Gas,
  Delegación. Azcapotzalco

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(No Transcript)