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LIQUIDACION PARCIAL CONTRATOS DE ENCARGO DE
GESTION 04 A DE 2004 - 14 DE 2006 - 11 DE
2007 557 DE 2008 Y 1541 DE 2009
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ORGANIZACION DE ARCHIVO

La organización documental del archivo se
establece en el ANEXO 25 del Reglamento Interno
del C.E.G. el cual se tipifica según el estado en
el cual se encuentre el S.F.V.
100 o 20 final contra escritura
Pagado y Legalizado
Ciclo del Subsidio Familiar de Vivienda (SFV)
Por renuncia del hogar o solicitud de revocatoria
del MVCT
Renunciado o restituido
Por vencimiento de vigencia
Vencido
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OBLIGACION CONTRATOS
Archivo de la Documentación Desde el principio
del proceso cada Caja de Compensación conservará
la documentación recibida. Con la periocidad que
convengan las partes y en todo caso dentro de los
seis (6) meses siguientes a la liquidación del
contrato, la totalidad del archivo será entregada
al FONDO, a quien haga sus veces o a quien la ley
determine, conforme al procedimiento que de común
acuerdo establezcan las partes en el acta de
liquidación del presente contrato.
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TIPOS DE ANEXO 25
Subsidios pagados 100 Contra Escritura ó 20
final Contra Escritura.
ANEXO 25 A
Subsidios pagados Anticipado 100 al Encargo
Fiduciario.
ANEXO 25 B
Subsidios renunciados por el hogar ó restituidos
por solicitud del Ministerio de Vivienda, Ciudad
y Territorio.
ANEXO 25 C
Subsidios Vencidos por perdida de vigencia.
ANEXO 25 D
Subsidios de Arrendamiento pagados 100.
ANEXO 25 E
Subsidios pagados parcialmente en arrendamiento.
ANEXO 25 F
Subsidios pagados en reparaciones locativas.
ANEXO 25 G
Subsidios Asignados Aplicados en Vivienda
Gratuita.
ANEXO 25 H
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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 A
SUBSIDIOS PAGADOS 100 CONTRA ESCRITURA Ó 20
FINAL CONTRA ESCRITURA.
Documentos que deben ser archivados

1. Formulario de postulación (sin anexos).
2. Certificado de Tradición y Libertad.
3. Acta de entrega de la vivienda.
4. Certificado de existencia.

Instructivo

1. Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada
   hogar beneficiario.
2. Relacionar y archivar las carpetas en orden
   alfabético por el apellido del jefe de hogar.
3. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 B
SUBSIDIOS SIN LEGALIZAR PAGADOS 100 AL ENCARGO
FIDUCIARIO.
Documentos que deben ser archivados

1. Formulario de postulación (sin anexos).
2. Contrato de Encargo Fiduciario.
3. Contrato de Interventoría.
4. Promesas de compraventa o contratos de
   construcción.
5. Autorización del beneficiario para pago al
   oferente.

Instructivo

1. Se debe archivar por proyecto.
2. Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada
   hogar beneficiario (formulario y promesa de
   compraventa o contrato de construcción).
3. Relacionar y archivar las carpetas en orden
   alfabético por el apellido del jefe de hogar.
4. Los contratos de Encargo Fiduciario e
   Interventoría del proyecto van en una carpeta
   diferente y se archiva a continuación de las
   carpetas de los beneficiarios.
5. Archivar máximo 200 folios por carpeta.
6. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 C
SUBSIDIOS RENUNCIADOS POR EL HOGAR Ó RESTITUIDOS
POR SOLICITUD DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD
Y TERRITORIO.
Documentos que deben ser archivados en Renuncias

1. Formulario de postulación (sin anexos).
2. Carta de renuncia de la familia debidamente
   firmada.

Documentos que deben ser archivados en
Restituciones

• Formulario de postulación (sin anexos).
• Carta de renuncia de la familia debidamente
  firmada.
• Anexo 24 del Reglamento Interno y sus anexos.

Instructivo

1. Se pueden archivar varios hogares en una carpeta
   conservando el orden alfabético y máximo 200
   folios por carpeta.
2. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 D
SUBSIDIOS VENCIDOS POR PERDIDA DE VIGENCIA.
Documentos que deben ser archivados

• Formulario de postulación (sin anexos).

Instructivo

1. Se pueden archivar varios hogares en una carpeta
   conservando el orden alfabético y máximo 200
   folios por carpeta.
2. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 E
SUBSIDIOS DE ARRENDAMIENTO PAGADOS 100.
Documentos que deben ser archivados

1. Formulario de postulación (sin anexos).
2. Contratos de Arrendamiento.
3. Autorizaciones de pago al arrendador firmadas por
   el beneficiario.

Instructivo

1. Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada
   hogar beneficiario.
2. Relacionar y archivar las carpetas en orden
   alfabético por el apellido del jefe de hogar.
3. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 G
SUBSIDIOS PAGADOS EN REPARACIONES LOCATIVAS.
Documentos que deben ser archivados

1. Formulario de postulación (sin anexos).
2. Contratos de Construcción firmado por las partes.
3. Autorización de pago firmada por el beneficiario.
4. Certificado de Existencia

Instructivo

1. Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada
   hogar beneficiario.
2. Relacionar y archivar las carpetas en orden
   alfabético por el apellido del jefe de hogar.
3. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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PARA LA LIQUIDACION PARCIAL
ANEXO 25 H
SUBSIDIOS ASIGNADOS APLICADOS EN VIVIENDA
GRATUITA.
Documentos que deben ser archivados

• Formulario de postulación de la primera
  postulación (año 2004 ó 2007,sin anexos).

Instructivo

1. Se pueden archivar varios hogares en una carpeta
   conservando el orden alfabético y máximo 200
   folios por carpeta.
2. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

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ESPECIFICACIONES CARPETAS Y CAJAS PARA EL
ARCHIVO DOCUMENTAL

• Carpetas de Archivo
• Carpeta de yute sencilla tamaño oficio con aleta
  vertical.
• Documentos legajados.
• Se archivan como máximo 200 folios por carpeta.
• Cajas de Archivo
• Caja de archivo inactivo X200 de tapa tipo
  nevera. Medidas aproximadas ancho 20 cm, alto 25
  cm, fondo 40 cm
• El número de carpetas por caja depende de la
  cantidad de folios que se archiven en cada
  carpeta. Se archivan como máximo 50 carpetas por
  caja.
• Rótulos Carpetas
• Medidas aproximadas 11 cm x 5 cm, los cuales
  deben colocarse en la parte inferior derecha de
  carpeta.
• El modelo de rótulo de la carpeta de archivo lo
  encuentran en el Anexo 26.
• Rótulos Cajas
• El modelo de rótulo de la caja de archivo lo
  encuentran en el Anexo 26.

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GRACIAS