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Tema 5.Gestión de procesos
5.1. Proceso concepto. 5.2. Gestión y
descripción de procesos. 5.3. Elementos básicos
de un proceso. 5.4. Ciclo PDCA o de mejora
continua.
Bibliografía Cédric Berger y Serge Guillard
(2001) Descripción gráfica de los procesos. Ed
AENOR, Madrid.
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Concepto y definición de PROCESO
Llamamos proceso a cualquier secuencia lógica de
actividades diseñada para generar un output
preestablecido para unos usuarios identificados a
partir de un conjunto de inputs necesarios
(ejemplos proceso de desarrollo de producto
proceso de producción proceso de distribución
proceso de venta proceso de facturación etc.)
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La gestión por procesos.

• Mejora capacidad para comprender actividades e
  interdependencias
• Posibilita que la organización defina y controle
  sus actividades
• .- Concatenación de procesos da lugar a la
  cadena de suministro

• RED DE PROCESOS
• Aclarar interdependencias
• Cómo afecta cada fase del proceso al resto de
  ellos y a los objetivos de la empresa
• Simplificar los procesos quitar todo lo que no
  añade valor

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La gestión por procesos.
Actividades básicas que integran la gestión por
procesos.
I.- Análisis y comprensión de los procesos. II.-
Racionalización de los procesos. III.- Medición y
control. IV.- Mejora continua de procesos.
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Descripción de procesos.

• Permiten definir cuáles son los grandes objetivos
  que la empresa debe cumplir.
• Por qué? Hacia qué?
• Misiones a alcanzar política a implementar
  Objetivos a lograr Interrelaciones entre los
  objetivos identificados
• Tres tipos de proceso
• De dirección.- Permiten determinar los objetivos
  y la política
• De realización.- Intervienen directamente en
  realización de producto
• De soporte.- Proporcionan los medios necesarios
  para el correcto desarrollo de los procesos de
  realización
• Tres formas de representación
• Cartografía Macroscópica.- Conjunto de procesos
  de la empresa
• Cartografía Relacional.- Identifica relaciones
  entre procesos
• Cartografía Detallada.- Muestra los subprocesos y
  procedimientos que integran un proceso, así
  como sus relaciones.

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Vocabulario para la Descripción de procesos.
Entidad
Unidad, servicio u organismo externo.
Proceso
Se expresa en forma de objetivos.
Subproceso
Indica en detalle los objetivos de un proceso.
Procedimiento
Actividad necesaria para realizar un proceso.
Indica el intercambio de información entre
agentes y actividades.
Indicador de resultado.
Indicador de interfaz.
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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Descripción de procedimientos.

• Permite saber Quién hace qué? y Qué se
  hace? con respecto a un objetivo preciso.
• Integra varios roles (o funciones), las
  instrucciones que realizan, los medios
  principales que requieren para ello
  (herramientas, materiales y documentos) y una
  cronología de desempeño de las instrucciones.
• Cómo redactarlo?
• Determinar los papeles rol externo roles
  internos unidades.
• Identificación del elemento desencadenante
  información procedente de un rol externo o de una
  actividad anterior.
• Identificar todas las instrucciones que integran
  el procedimiento (frases usando verbos en
  tercera persona)
• Para cada instrucción implementar cuestionario.

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Cuestionario para elaborar un procedimiento

1. Quién? (Permite colocar la instrucción en
   columna correcta)
2. Qué? (Descripción de la instrucción)
3. Qué información? (Información que lanzan las
   instrucciones)
4. De qué? De dónde? (Origen de la información)
5. De quién? (Rol que proporciona la información)
6. Cómo? (Forma de realizar la instrucción)
7. Con qué? (Medios necesarios)
8. Qué información? (produce la instrucción)
9. Hacia qué? Hacia dónde?
10. Hacia quién?
11. Qué obligación? (especificaciones tiempo,
    coste, control, técnicas...)

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Descripción de procedimientos. (bis)

• Cómo redactarlo? (bis)
• Asignación de los medios (materiales y
  documentos)
• Comentario de las formas (breve para aclarar a
  qué se refiere la forma)
• Definición de las instrucciones
• El comentario
• Zoom hacia una instrucción de trabajo
• Documento de soporte
• Macro-instrucción Consiste en detallar las tres
  o cuatro grandes operaciones que permiten
  realizar y controlar la instrucción
• Responsabilidades señalar el rol responsable del
  procedimiento, así como el responsable y los
  participantes de las actividades compartidas.

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Descripción de procedimientos. (bis)

• Reglas de redacción
• No superar el tamaño A4
• Seis roles como máximo
• No menos de 5 y no más de 10 instrucciones
• La descripción de una instrucción siempre lleva
  un infinitivo y nunca una y
• En cada instrucción tiene al menos una flecha de
  información de entrada y otra de salida
• Un medio (material, herramienta o documento)
  siempre va unido a una instrucción
• Siempre debe identificarse un rol responsable

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Elementos básicos de un procedimiento
Entidad
Acción
Información
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(No Transcript)
15
La gestión por procesos.
Actividades básicas que integran la gestión por
procesos.
I.- Análisis y comprensión de los procesos. II.-
Racionalización de los procesos. III.- Medición y
control. IV.- Mejora continua de procesos.
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Kaizen la mejora continua y el ciclo PDCA
Kaizen es un concepto japonés que significa
mejora continua a través de la modificación
incremental de un conjunto de procesos
establecidos. El seguimiento de dicha filosofía
permite la mejora de Productividad Calidad Cos
tes Entregas Seguridad Motivación La dinámica
de mejora continua se desarrolla siguiendo de
forma cíclica un proceso de cuatro fases El
ciclo PDCA o Rueda de Deming
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El modelo de procesos I
EMPRESA conjunto de procesos interrelacionados
Factores Clave de Éxito Identificación Ges
tión
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El modelo de procesos II

• Mejora capacidad para comprender actividades e
  interdependencias
• Posibilita que la organización defina y controle
  sus actividades
• .- Concatenación de procesos da lugar a la
  cadena de suministro

• RED DE PROCESOS
• Aclarar interdependencias
• Cómo afecta cada fase del proceso al resto de
  ellos y a los objetivos de la empresa
• Simplificar los procesos quitar todo lo que no
  añade valor

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El modelo de procesos III
MI Asignar responsabilidades para la gestión de
cada proceso Clarificar interfaces Responsabilid
ades Mejora continua Autoridad
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El ciclo PDCA
Planear Deben adoptarse metas, métodos,
responsabilidades, sistemas de medida y
calendarios detallados. Hacer Debe efectuarse
una aplicación efectiva. La formación y la
capacitación son importantes, pero no pueden
considerarse como aplicación completa. Comprobar
Los resultados deben ser evaluados con el fin de
promover nuevas mejoras. El desempeño efectivo
debe medirse frente a las metas
establecidas. Actuar Debe hacerse en función de
la evaluación de los resultados y repetir el
ciclo PDCA
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Objetivos del PDCA

• Identificar los problemas
• Señalar los más importantes
• Probar distintas soluciones
• Estandarizar la mejor solución

Los pasos fundamentales de Kaizen

1. Analizar la situación actual
2. Ubicar los problemas
3. Identificar los actores que crean problemas
4. Producir ideas para mejorar
5. Aplicar las mejoras
6. Comprobar los resultados y repetir el proceso una
   vez que se hayan estudiado

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El PDCA y la mejora continua.
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El PDCA y las 7 herramientas clásicas de la
calidad