Title: Organisatieboek
1- Organisatieboek
- FOD Financiën
- Deel 1 Organisatiestructuur
2Inhoudstafel
- Inleiding
- Aanpak en werkwijze
- Overzicht van de organisatie
- Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot
de lijndiensten - Organisatieschema
- Toewijzing van processen en functies aan het
organisatieschema - Structurerende factoren
- Organisatieschema van de stafdiensten
- Belastingen en Invorderingen
- Methodologie
- Organisatieschema per organisatorische entiteit
- Organisatieschema
- Toewijzing van processen en functies aan het
organisatieschema - Structurerende factoren
- Patrimoniumdocumentatie
- Methodologie
- Organisatieschema per organisatorische entiteit
- Organisatieschema
- Toewijzing van processen en functies aan het
organisatieschema
3Inleiding
4Inleiding
Doelstelling en scope van het Organisatieboek
- Het organisatieboek presenteert een overzicht van
de To-Be organisatie van de FOD Financiën,
inclusief de benodigde personeelsinzet. Het
organisatieboek bestaat uit 2 delen. Deel 1,
Organisatiestructuur, presenteert de structuur
van de lijn- en stafdiensten van de FOD
Financiën, met inbegrip van de processen en
functies die in deze structuur voorkomen. Deel 2,
Personeelsinzet, presenteert voor de betrokken
lijn- en stafdiensten de personeelsinzet die
nodig is om de To-Be processen uit te voeren. - Het organisatieboek staat niet los van de overige
rapporten van het Coperfin BPR-project. Het dient
te worden gelezen samen met het procesboek en het
functieboek. Bij de bespreking van de individuele
organisatieschemas van de lijn- en stafdiensten
wordt trouwens telkens aangegeven welke processen
en welke functies in de betrokken
organisatorische entiteiten voorkomen. De nadere
beschrijving van deze processen en functies zijn
terug te vinden in het procesboek en het
functieboek, respectievelijk. - De scope van dit organisatieboek omvat de
organisatiestructuur en de personeelsinzet die
nodig zijn om de processen te voeren zoals deze
zijn geïdentificeerd en uitgetekend tijdens de
BPR Coperfin. Hiertoe behoren zowel de
functionele processen als de ondersteunende
processen, de sturende processen, de processen
voor specifieke verwerking en de processen inzake
reglementering en werkprocedures. Het betreft,
met andere woorden, zowel de lijndiensten als de
stafdiensten. - De organisatiestructuur van de horizontale
directies en hun afdelingen (PO, BB, ICT,
Secretariaat Logistiek) behoren niet tot de
scope van dit organisatieboek, aangezien zij geen
deel uitmaken van de huidige Coperfin BPR. - Aan noden van overleg en coördinatie tussen
entiteiten en pijlers zal tegemoet gekomen moeten
worden, in het bijzonder m.b.t. de
fraudebestrijding, en dit via ad hoc structuren
en mechanismen te bepalen door het management
N1/N2.
5Inleiding
Structuur van Deel 1 van het Organisatieboek
- Deel 1 van het Organisatieboek,
Organisatiestructuur, presenteert de structuur
van de lijn- en stafdiensten van de FOD
Financiën, met inbegrip van de processen en
functies die in deze structuur voorkomen. - Naast een overzicht van de gevolgde methodiek en
werkwijze en een overzicht van de
organisatiestructuur van de gehele FOD Financiën,
bestaat Deel 1 voornamelijk uit een bespreking
van het organisatieschema van de verschillende
lijn- en stafdiensten. - Deze bespreking van de organisatiestructuur is
telkens opgebouwd uit 3 onderdelen - OrganisatieschemaDit eerste onderdeel
presenteert de organisatiestructuur voor de
betrokken organisatorische entiteit. - Toewijzing van processen en functies aan het
organisatieschemaHet tweede onderdeel
presenteert een lijst van de processen en de
functies die in de betrokken organisatorische
entiteit voorkomen. - Structurerende factorenHet derde en laatste
onderdeel beschrijft de elementen die aan de
basis liggen van de structuur die aan de
betrokken organisatorische entiteit is gegeven.
6Aanpak en werkwijze
7Aanpak en werkwijze
Inleiding (1/2)
- De Coperfin werkgroepen hebben de
organisatieschemas van de diverse entiteiten
uitgetekend op basis van een aantal
structurerende factoren, d.i. elementen die een
belangrijke rol spelen bij het tekenen van een
structuur. Deze elementen bepalen, met andere
woorden, welke processen of delen van processen
en welke functies bij elkaar worden gebracht in
een organisatorische entiteit. Deze
structurerende factoren worden voor elke
organisatorische entiteit in dit Organisatieboek
besproken. - Teneinde de ontwikkeling van de
organisatieschemas coherent en consistent te
laten verlopen, werden op voorhand een aantal
algemene richtlijnen en een basistekening
uitgewerkt, waarop de werkgroepen konden steunen
bij de aanvang van de ontwikkeling van de
organisatieschemas. - De algemene richtlijnen vinden hun oorsprong
voornamelijk in - De Copernicus principes, zoals beschreven in de
nota aan de regering Fundamenten voor de
modernisering van de federale administratie - Het goedgekeurd eindrapport Conceptuele
uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
Financiën (december 2000) - Het goedgekeurd eindrapport Bepaling van het
aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties
van N-3 niveau voor de FOD Financiën (augustus
2001) - De strategische principes en het procesboek
ontwikkeld binnen het kader van Coperfin - Deze algemene richtlijnen worden verder in dit
hoofdstuk bondig toegelicht. - De basistekening vindt u in dit document na de
bespreking van de algemene richtlijnen. Het doel
van de basistekening was in de eerste plaats
bedoeld om de discussies in de verschillende
werkgroepen met een concreet basisschema te
kunnen starten. Deze basistekening werd door de
werkgroepen vervolgens ingevuld naar de
specifieke context van de betrokken
organisatorische entiteiten. Het resultaat zijn
de organisatie-schemas en hun verantwoording in
dit Organisatieboek.
8Aanpak en werkwijze
Inleiding (2/2)
- Voor wat de stafdiensten betreft, hebben de
werkgroepen, naast de inachtname van de algemene
richtlijnen en de basistekening voor de
lijndiensten, voor het toewijzen van de functies
aan een organisatieschema, volgende methodiek in
4 stappen gevolgd - Stap 1 Voor elke functie volgend uit de
generieke processen werden scores gegeven aan
verschillende criteria die betrekking hebben op
de verschillende blauwdrukelementen, zoals
competenties, strategie, organisatie en cultuur. - Stap 2 Op basis van hun drie belangrijkste
criteria werden functies gegroepeerd. - Stap 3 Op basis van deze groepering van functies
werden organisatorische entiteiten gedefinieerd. - Stap 4 Aan de hand van groepering en aan de hand
van de algemene richtlijnen werd een finaal
organisatieschema uitgetekend. - Deze methodiek wordt uitgelegd en geïllustreerd
aan de hand van voorbeelden in het hoofdstuk
Organisatieschema van de stafdiensten.
9Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen
- In de Fundamenten voor de modernisering van de
federale administratie wordt er vooral verwezen
naar de elementen rond afplatting van de
managementstructuur en de herdefinitie van
groepen van ambtenaren - Een sterk gelaagde hiërarchische organisatie
werkt remmend op de snelheid en doelmatigheid van
een organisatie. - Waar mogelijk moeten mechanismen zoals
multidisciplinaire projectwerking,
taakverruiming, teamwerking en netwerking over de
grenzen van organisatorische entiteiten in de
plaats komen van de bestaande verticale werking. - Het aantal lagen en de grootte van de individuele
organisatorische eenheden binnen de verschillende
lagen moeten geval per geval door de
verantwoordelijke van de organisatorische
entiteit bepaald worden en moeten permanent
kunnen evolueren in functie van - Maatschappelijke en strategische meerwaarde van
de entiteiten - De inhoud, omvang en complexiteit van de
behandelde materie - Beheerde budget
- De strategie van de organisatie en het daarmee
gepaard gaande organisatiemodel (bv. Scheiding
tussen strategische en operationele
departementen, centraal vs. Decentraal, interne
controlesysteem, communicatielijnen,) - Gewenste schaal van organisatorische entiteiten
(te bepalen op basis van kritische massa van
organisatie-entiteiten, homogeniteit van
dienstverleningspakketten, nagestreefde span of
control,). - Het streefdoel moet zijn om het aantal
hiërarchische/leidinggevende lagen tot een
minimum te beperken, zonder dat de zaak
onbeheersbaar wordt voor de verantwoordelijke
(i.e. geen te grote span of control). - Tevens wordt de responsabilisering benadrukt
- Aan de leiding van de organisatie wordt
beheersautonomie gegeven. Dit wil zeggen dat de
leidinggevende ambtenaar een grote mate van
autonomie heeft op het vlak van de organisatie
van de entiteit waarvoor hij verantwoordelijk is
en de manier waarop hij middelen inzet om de
opdracht te vervullen.
10Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen
- In de Conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën wordt er
verwezen naar de volgende algemene richtlijnen - De vereiste interactie van de belastingplichtige
met de overheidsdienst moet zo gemakkelijk en
beperkt mogelijk zijn (op het vlak van de
inspanningen die hij moet leveren en het aantal
interacties) en moet maximaal worden aangepast
aan de wensen van de belastingplichtige, steeds
rekening houdend met de bedrijfsvoeringkosten en
binnen het wettelijk kader. - De fiscale afhandeling moet een maximaal
geïntegreerd proces zijn. Dit betekent dat de
pro-actieve dienstverlening, de verwerking van de
aangiftes, de beheerscontroles, de opvolging van
de invorderingsmogelijkheden, de inning, de
invordering en behandeling van de geschillen die
daarop betrekking hebben, maximaal geïntegreerd
moeten worden. Dit gebeurt idealiter in
werkstations waarbinnen de hele afhandeling
gebeurt, anders moet men zorgen voor een optimale
informatie uitwisseling. - De entiteit die zich bezighoudt met grondige
controles dient deze controles uit te voeren voor
alle soorten belastingen waaraan de
belastingplichtige onderworpen is.
11Aanpak en werkwijze
Basistekening (1/3)
- Afdeling Dienstverlening aan burgers
- Typisch functies die betrekking hebben op alle
soorten interacties met de belastingplichtige,
zowel algemeen als dossiergbonden - Deze afdelingen worden de afdelingen waartoe de
belastingplichtige zich automatisch zal richten
bij vragen. - Afdeling Gestandaardiseerde verwerking
- Typisch functies die gestandaardiseerde taken
vervullen typisch in grote volumes, sterk te
automatiseren en zonder vereiste van interactie
met de belastingplichtige verder dan
basiscontact - Deze afdelingen worden typisch de afdelingen in
back office, waarmee de balstingplichtige niet
bewust mee in contact treedt. - Afdeling Specifieke behandeling
- Typisch functies die betrekking hebben op acties
door de administratie, op basis van verwerkte en
geïnterpreteerde gegevens (op basis van
Risicobeheer als typevoorbeeld) - Deze afdelingen worden de afdelingen waar de
administratie zelf stappen onderneemt naar de
belastingsplichtige toe in functie van
opsporingen, controle, actieve bijstandsactie,
Directeur-Generaal bij Belastingen
Invorderingen Departementaal Administrateur bij
Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie
12Aanpak en werkwijze
Basistekening (2/3)
- Opmerkingen bij de basistekening
- Er kunnen meerdere afdelingen Dienstverlening
aan burgerszijn. - Er kunnen meerdere afdelingen Specifieke
behandeling zijn. - Gestandaardiseerde verwerking wordt een
organisatorische entiteit waar nodig. - Dienstverlening aan burgers en Specifieke
Behandeling zijn evenwaardige organisatorische
entiteiten. - Er is in principe één gecentraliseerde afdeling
Gestandaardiseerde verwerking. Waar relevant
moet gekeken worden of deze centralisatie niet op
een nog hoger niveau dan N3 moet gebeuren. - Er wordt gewerkt tot op het niveau
Afdelingshoofd / Teamchef - Organisatie onder dit niveau kan men in feite
werkafspraken noemen, die moeten worden
overgelaten aan de discretie van de
leidinggevenden, eventueel bijgestaan door
Managemenondersteuning. - Het is niet ondenkbaar dat een het niveau
teamchef voorkomt zonder een niveau
afdelingshoofd erboven. - Uitgangspunt bij de voorgestelde organogrammen is
dat vertrokken wordt van het niveau TEAM en
enkel een niveau afdelingshoofd wordt toegevoegd
indien vereist omwille van span of control.
13Aanpak en werkwijze
Basistekening (3/3)
De werkgroepen hebben, vertrekkende van de
basistekening, de volgende stappen doorlopen
- Aan de hand van relevante criteria worden
functies samengevoegd in logische entiteiten
vanaf niveau N-3 - Deze criteria kunnen betrekking hebben op één of
meerdere dimensies van het Blauwdrukmodel
specifieke competenties, procesmatige redenen,
specifieke ICT-aspecten, beleidscyclus
(beleidstaken vs. uitvoerende taken), enz. - De entiteiten worden een eerste maal ten opzichte
van elkaar gepositioneerd onder de N-3. - Aan de hand van (gewogen) werklast en betrokken
aantal en type ambtenaren kunnen vervolgens - Meerdere gelijke entiteiten worden bijgevoegd
horizontale spreiding - Onder de entiteit een nieuw niveau worden
toegevoegd verticale spreiding - Discussie heeft uitgemaakt wat beste optie is.
Afplatting van het organogram is steeds een
leidend principe geweest. -
- Eens de consolidatie inzake Infrastructuur
beëindigd kan er nog een impact van de lokaties
van de kantoren op het organogram zijn. Echter - Het principe moet zijn dat het aantal kantoren
geen impact heeft op het aantal teamchefs. - De kantoren worden in deze fase van Coperfin nog
niet verdeeld over de teamchefs.
N-3
N-3
Afdelingen
Afdeling
Teams
Refereert naar de Business Integration
Blueprint, Accenture 2001
14Overzicht van de organisatie
15Legende bij de organisatieschemas
Een organisatorische eenheid met een kader in
volle lijn betekent dat deze eenheid geleid wordt
door een functie met een formeel
niveau. Een organisatorische eenheid met
een meervuldige kader betekent dat deze entiteit
meerdere malen voorkomt, afhankelijk van het
aantal VTEs. Een organisatorisch
eenheid zonder kader groepeert functies die niet
worden geleid door een functie met een formeel
niveau
Kader in volle lijn
Meervuldige kader
Entiteit zonder lijn
16FOD Financiën
Beleidsraad
Auditcomité
Voorzitter Directie comité
Interne audit
Cel Beleids-voorbereiding
Budget Beheerscontrole
Studie en onderzoek
Personeel Organisatie
ICT
PMO
Secretariaat en Logistieke Diensten
Belastingen en invorderingen
Thesaurie
Patrimonium documentatie
17Belastingen InvorderingenAdministrateur-Generaa
l en Stafdiensten onder N1
Administrateur-Generaal Belastingen en
Invorderingen
Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning
Directeur Dienstverlening coördinatie en
uitvoering
Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging
Afdelingshoofd Informatie en Impulsbeheer
Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen,
Controle Invordering
Afdelingshoofd Communicatie
Afdelingshoofd Contact Center
Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken
Afdelingshoofd Reglementering
Afdelingshoofd Commentaar
Algemene Reglementering
Algemene Commentaar
Algemene Werkmethodes
Interne Informatie
Externe Informatie
Reglementering Inkomstenbelastingen
Commentaar Inkomstenbelastingen
Werkmethodes P-KMO-GO
Impulsbeheer
Werkmethodes DA
Reglementering Verbruiksbelastingen
Commentaar Verbruiksbelastingen
Opvolging
Reglementering Douane
Commentaar Douane
Internationale Fiscale Zaken
PMO
18Belastingen InvorderingenDouane Accijnzen
Directeur-Generaal Douane Accijnzen 5
Directeur Doelgroepen strategie
Directeur Management ondersteuning
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
Afdelingshoofd Labo
Directeur EOGFL
Federaal Administrateur Onderzoek Opsporing
1 nationaal centrum
Doelgroepen strategie
- Specialist (jurist)
- Extern Correspondent (externe instanties)
- Toezichtambtenaar
- Reglementair bemiddelaar
Doelgroepen-beheer
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Intelligence 1
Afdelingshoofd Mobiel Toezicht
Afdelingshoofd Klantbehandeling
Afdelingshoofd Aangifte-behandeling
TeamchefTechnische Ondersteuning
TeamchefRapporteren Analyse
Permanentie
Teamchef Informatie- opzoeking
Signaal-oriëntatie
TeamchefAangifte-verwerking
Teamchef Vergunningen
Teamchef Geschillen Invorderingen
Teamchef Verbintenissen/ Aanzuivering/
Rectificatie
Afsluiting
Teamchef Regiekamer
19Belastingen InvorderingenParticulieren
Directeur-Generaal Particulieren 5
Directeur Doelgroepen Strategie
Directeur Management ondersteuning
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Opsporingen
Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking
Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking
20Belastingen InvorderingenKMO
Directeur-Generaal KMO 5
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers
Teamchef Dienstverlening
21Belastingen InvorderingenGrote Ondernemingen
Directeur-Generaal GO 5
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
Afdelingshoofd Sector X 10
Afdelingshoofd Gestandaardi-seerde verwerking
Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.8)
Sector X
22Belastingen InvorderingenInvordering
Directeur-Generaal Invordering
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
- Extern Correspondents (Rekenhof, Andere
Overheden, Thesaurie)
Toezicht- ambtenaren
Toezicht-ambtenaren
Toezicht- ambtenaren
Afdelingshoofd Invordering Fraudebestrijding, GO
Buitenland
Teamchef Dienstverlening aan de burger
Teamchef Juridische Zaken Administratieve
Geschillen
Teamchef Vervaldag- beheer Ontvangsten Uitgaven
Teamchef Dienstverlening aan de burger
Teamchef Inputbeheer Invordering
Teamchef Invordering Fraude-bestrijding
Teamchef Invordering GO
Teamchef Inputbeheer Invordering
Teamchef Juridische Zaken Administratieve
geschillen
Teamchef Invordering Buitenland
23Belastingen InvorderingenFraudebestrijding
Directeur-Generaal Fraudebestrijding
Directeur Management ondersteuning
4 centra
Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding
Afdelingshoofd Juridische zaken
Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding
Afdelingshoofd Juridische zaken
Teamchef Inputbeheer
Teamchef Inputbeheer
24Patrimonium documentatieAdministrateur-Generaal
en Stafdiensten onder N-1
Adminstrateur-Generaal Patrimonium documentatie
Directeur Dienstverlening, strategie en uitvoering
Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning
Afdelingshoofd Reglementering, Informatie en
Impulsbeheer
Afdelingshoofd Contact Center
Afdelingshoofd Commentaar en Helpdesk
Afdelingshoofd Marketing
Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging
Commentaar Patrimonium Diensten Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering Patrimonium Diensten
Werkmethodes Patrimonium Diensten Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering Opmetingen en Waarderingen
Commentaar Rechtszekerheid
Reglementering Rechtszekerheid
Werkmethodes Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en Impulsbeheer
PMO
25Patrimonium documentatie
Departementale Administrateur Rechtszekerheid
Departementale Administrateur Opmetingen en
waarderingen
Departementale Administrateur Patrimoniumdiensten
Departementale AdministrateurNiet-fiscale
Invordering 7
Departementale Administrateur Informatie
verzameling en uitwisseling
Beursgenoteerde aandelen
Toezichtambtenaar
Toezichtambtenaar
0 centra
Fotogrammetrie
Teamchef Griffierechten (BO)
Bijzondere Authentieke Akten
Project Management Grote Projecten
TeamchefNiet-Fiscale Invordering Erfloze
Nalatenschappen
26Opmerkingen
- (1) Coördinator (kenniscoördinator) kan een rol
van het Afdelingshoofd Intelligence zijn. - (2) Per regio is het aantal teams bepaald in
functie van de werklast en is ieder team intern
samengesteld in functie van het lokale belang van
de verschillende inhoudelijke materies, waarvoor
OO bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies die
worden onderscheiden zijn - - Materie 1 Douanecriminaliteit -
Materie 2 Accijnzencriminaliteit- Materie 3
Commerciële fraude - Materie 4 Gemeenrecht - (3) De 4 coördinatoren (zaakcoördinatoren)
hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie
, met name - - Coördinator 1 Douanecriminaliteit -
Coördinator 2 Accijnzencriminaliteit-
Coördinator 3 Commerciële fraude -
Coördinator 4 Gemeenrecht - Hiërarchisch afhankelijk van Federaal
Administrateur Opsporingen, gelokaliseerd in
centrum P-KMO-GO - Bij DA, P, KMO en GO wordt het totaal aantal N-3
centra vanuit de studie gerespecteerd maar de
invulling wijzigt - Respectievelijke bedrijfssectoren worden verdeeld
over de 6 centra Grote Ondernemingen - Moet nog door de Ministerraad worden goedgekeurd
- Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers
naargelang de karakteristieken van de
zaken/dossiers - Kan eventueel voor meerdere centra samen
georganiseerd worden. De scanningoperaties kunnen
hier eventueel aan toegevoegd worden. - Gewestelijk Administrateur GO Gestandaardiseerde
verwerking, Gewestelijke Administrateur Sector X
en Afdelingshoofd Sector X zitten nationaal -
27Wijzigingen t.o.v. Conceptuele uitwerking van
een nieuw organogram voor de FOD Financiën
- De volgende zaken zijn wijzigingen ten opzichte
van het goedgekeurd eindrapport Conceptuele
uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
Financiën (december 2000) en het goedgekeurd
eindrapport Bepaling van het aantal en de
ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau
voor de FOD Financiën (augustus 2001) - Bij Douane Accijnzen, Particulieren, KMO, en
Grote Ondernemingen wordt het totale aantal N3
centra zoals bepaald in het goedgekeurd
eindrapport Bepaling van het aantal en de
ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau
voor de FOD Financiën (augustus 2001)
gerespecteerd. De invulling van deze centra is
echter gewijzigd ten opzichte van voormeld
rapport. - Niet-fiscale Invordering (N2) is ondergebracht
bij Patrimonium documentatie. - Op het niveau van de Voorzitter van het
Directiecomité wordt een stafdienst PMO (Program
Management Office) voorzien.
28Sturingsorganen
- Tijdens de besprekingen omtrent de ontwikkeling
van de organisatiestructuur van de FOD Financiën
is tevens een voorstel uitgewerkt voor de
sturingsorganen van de FOD. Deze sturingsorganen
vormen de kern van het management van de FOD
Financiën. - Dit voorstel wordt schematisch weergegeven op de
volgende pagina.
29Sturingsorganen
- FOD Fïnanciën
- Voorzitter (N)
- Administrateur-Generaal Belastingen en
Invorderingen - Administrateur-Generaal Patrimoniumdocumentatie
- Administrateur Generaal Thesaurie
- Hoofden van de stafdiensten(BB, PO, ICT,
Secretariaat en Logistieke Diensten, Studie
Onderzoek, Cel Beleidsvoorbereiding, Strategische
PMO) - N-2 bij uitnodiging
Sturingsorgaan niveau FOD (N) ltDirectiecomité
FOD Financiëngt
- Belastingen Invorderingen
- Administrateur-Generaal (N-1)
- Directeurs-Generaal (N-2)
- Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening
coördinatie uitvoering, PMO)
- Patrimonium documentatie
- Administrateur-Generaal (N-1)
- Departementale Administrateurs (N-2)
- Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening
strategie uitvoering, PMO)
- Thesaurie
- Administrateur-Generaal (N-1)
- Departementale Administrateurs (N-2)
Sturingsorgaan niveau Administrateur-generaal
(N-1) ltCollege Belastingen en Invorderingengt ltCol
lege Patrimonium documentatiegt ltCollege
Thesauriegt
- Belastingen Invorderingen
- Directeur-Generaal (N-2)
- Gewestelijke en/of Federale Administrateurs (N-3)
- Hoofden van de stafdiensten (Managementondersteuni
ng en Doelgroepenstrategie) - Niet bij Fraude
- Patrimoniumdocumentatie
- Departementale Administrateur (N-2)
- Gewestelijke Administrateurs (N-3)
- Sturingsorgaan niveau
- Directeur-Generaal (N-2 binnen BI)
- Departementale Administrateur (N-2 bij Pat.Doc
en Thesaurie) - ltGewestelijk comitégt
30Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot
de lijndiensten
31- Organisatieschema
- Belastingen Invorderingen
- Douane Accijnzen
32Organisatieschema N-2Douane Accijnzen
Douane Accijzen
N-2
Management ondersteuning
Doelgroepen strategie
Doelgroepen strategie
Doelgroepen beheer
Operationele expertise
Gegevensbeheer
Financiële expertise
EOGFL
Labo
N-3
Enig kantoor
Onderzoek Opsporing
N-3
N-3
Gewestelijke Centra
1 centrum
1 centrum
7 centra
33Organisatieschema N-2 Douane Accijnzen
- De entiteit DA bevat volgende centra
- De entiteit Onderzoek Opsporing is de centrale
entiteit waar onderzoek gevoerd wordt naar
mogelijke belangrijke fraudezaken of fraude
mechanismen. De aanleiding is niet direct een
resultaat van de verwerking van de aangifte. (zie
organisatieschema OO) - DA ziet af van het behoud van een centraal
centrum voor complexe controles. (cfr eindrapport
lijnfuncties N-3 juni 2001) - Het is de bedoeling om de N-3 ten volle te
responsabiliseren door ze alle type controles te
laten uitvoeren. De invoering van een performant
risicobeheer en de opvoering van de competenties
in de gewestelijke N-3 centra maakt dit centrale
centrum overbodig. - De gewestelijke administraties krijgen een
nationale en internationale bevoegdheid wanneer
zij met klanten handelen waarvan de activiteiten
zich nationaal of internationaal uitstrekken.
Nationale en internationale vergunningen zullen
afgeleverd worden op de punten waar de klanten
wensen, dit is in principe waar zij hun
hoofdactiviteiten uitoefenen. Indien vertalingen
nodig blijken dan zal een vertaaldienst hiermee
belast worden. - Het bepalen van de belastbare waarde van de
goederen zal plaatsvinden in de stafdienst
operationele expertise. - Omwille van de Europese vraag, blijft er wel een
centrale Controledienst EOGFL bestaan. Art. 11
van de VO 4045/89 legt aan de Lid-Staten de
verplichting op om te voorzien in controles
achteraf door een dienst die onafhankelijk is van
de diensten die de controles uitvoeren vóór de
betaling van de steun aan de landbouwers. Deze
entiteit is echter geen N-3 centrum, maar een
team dat rechtstreeks rapporteert aan de
Specifieke dienst EOGFL, die deel uitmaakt van
de stafdiensten van N-2. Deze specifieke dienst
rapporteert rechtstreeks aan de Commissie en
coördineert ook de controles van Economische
zaken.
34Organisatieschema N-2 Douane Accijnzen
- Het enig kantoor zal zich concentreren op de
centrale inning, de administratie van de
borgtochten en de ondersteuning van de
elektronische en internationale aangiftes. - In afwijking van de andere doelgroepentiteiten
werd beslist om de inning en invordering binnen
de centra DA op te nemen. (Uit eindrapport
lijnfuncties N-3 juni 2001) - De inning blijft sterk verbonden met het
aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen
vrijgegeven worden, zolang er niet werd
vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is.
De resultaten van het proces aangiftebehandeling
worden dus in belangrijke mate beïnvloed door de
processen inning en borgtochten, waardoor het
aangewezen is om beide processen onder de
bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te
plaatsen. - Anderzijds is een centralisatie van de
ontvangsten wenselijk. Het bijhouden van de
boekhouding wordt hierdoor efficiënter, het
contact met de financiële instellingen wordt
vereenvoudigd, en de verwerking van
gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd
worden. Door de centrale borgstelling worden de
formaliteiten van de borgstelling voor de klanten
vereenvoudigd en kunnen de borgtochten
doeltreffender worden aangewend. De invordering
blijft echter binnen de centra georganiseerd. - Het aangifteverkeer zal in de toekomst maximaal
elektronisch verlopen. Mochten zich hierbij
problemen voordoen dan kan contact opgenomen
worden met een nationaal centrum dat instaat voor
het opvolgen en oplossen van deze problemen. Dit
centrum zal ook het aanspreekpunt zijn voor
eventuele problemen met internationale aangiftes. - De entiteit DA beschikt over 7 gewestelijke
centra. - Douane Accijnzen voert overal in het land zijn
activiteiten uit op polyvalente wijze, waarbij
een lokale aanwezigheid noodzakelijk is. Ze
onderscheidt zich door haar specifieke opdracht
als beheerder van goederenstromen. Het geheel van
haar activiteiten is sterk in elkaar
verstrengeld. Een efficiënt beheer vereist een
integratie van de verschillende onderdelen van
het proces binnen het centrum en dus een
polyvalentie van het centrum. Op deze manier kan
binnen het centrum het gehele proces
geoptimaliseerd worden. Indien de diensten die de
beslissing nemen over welke acties dienen
uitgevoerd te worden voor een bepaalde
belastingplichtige, en de diensten die ze ook
effectief uitvoeren, zich in hetzelfde centrum
bevinden, dan kan de coördinatie tussen beide
vergemakkelijkt worden. De toewijzing van de
nodige middelen wordt ook verbeterd omdat de
manager van het centrum voor het eindresultaat
verantwoordelijk is en tegelijk de elementen kan
sturen die een invloed hebben op dit
eindresultaat. (Uit eindrapport
lijnfuncties N-3 juni 2001)
35Organisatieschema N-3 Enig Kantoor
Administrateur enig kantoor
N-3
- Specialist (jurist)
- Extern Correspondent (externe instanties)
- Toezichtambtenaar
Teamchefs Ontvangsten/Uitga-ven en
Borgtochten
Teamchef aangifteverwerking
Afsluiting
36Organisatieschema N-3 DA
- Het enig kantoor zal zich concentreren op de
centrale inning, de administratie van de
borgtochten en de ondersteuning van de
elektronische en internationale aangiftes. - In afwijking van de andere doelgroepentiteiten
werd beslist om de inning en invordering binnen
de centra DA op te nemen. (Uit
eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001) - De frequentie van het ontstaan van schulden per
aangifte bij DA is veel malen hoger dan bij de
andere fiscale entiteiten. Ook het opvolgen van
de korte vervaltermijnen en de aanzuivering van
aangegane verbintenissen is specifiek voor DA. - Typisch voor DA is ook dat de inning meestal
gekoppeld is aan een borgstelling. Deze
borgstelling die als objectief heeft het risico
te reduceren, onder meer indekking tegen niet
betaling, wordt overigens ook opgevolgd voor
transacties die niet tot inning leiden. - Aangezien schulden het gevolg kunnen zijn van
aangiften gedaan in andere lidstaten bestaan er
een aantal specifieke interacties met andere
douane administraties en de Europese Unie, onder
meer voor onderlinge afrekeningen. De boekhouding
van DA staat overigens onder toezicht van de
Europese Unie.
37Processen en functies binnen de entiteit
Aangifteverwerking
- Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en
aangiften - Algemene interactie specifieke interactie help
desk electronische aangifte - Dossierbeheerder
- Applicatie assistent
38Structurerende factoren voor de entiteit
Aangifteverwerking
- Het proces Verzamelen en beheren van pre-arrival
gegevens en aangiften richt zich op - Het proces Verzamelen en beheren van pre-arrival
gegevens en aangiften staat in voor het
verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de
informatie die vereist is voor het uitvoeren van
de kernfuncties voor Douane an Accijnzen het
stoppen van illegale goederen, onder het juiste
formaliteitenstelsel plaatsen van legale
goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en
deskundig innen van belastingen. - De specifieke interactie help desk electronische
aangifte richt zich op het bijstand verlenen van
klanten die moeilijkheden ondervinden bij het
doorsturen van hun electronische aangiften. Dit
kan zowel zijn wanneer de klant er om vraagt als
op initiatief van de administratie. (U
it het rapport Definitie van processen T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie In het betrokken proces worden de
gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de
kernfuncties van DA. Deze gegevens worden in de
betrokken activiteitenblok best éénduidig en
éénmalig gedefiniëerd. Met de eigenaar van de
gegevens zal overigens moeten overlegd worden
over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen
opgeleverd worden. In het proces worden ook de
regels toegepast zoals zij gedefiniëerd zijn in
de wettelijk formaliteiten stelsels. Ook hier is
een ééduidige interpretatie aangewezen. Indien er
zich bij deze electronische interactie technische
of functioneel inhoudelijke problemen voordoen
kan de klant deze help desk contacteren of zal de
help desk zelf de klant contacteren en de nodige
bijstand verlenen. Dit gecentraliseerd en enig
contactpunt speelt een gelijkaardige rol voor het
internationaal aangiftenverkeer. - Processen Betrokken functies worden hier
samengebracht om taken uit te voeren van een
gelijke aard. - Competenties Groepering van generieke en
technische competenties die verband houden met de
aangiftebehandeling. - Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting Groepering rond
specifieke applicaties. - Verhouding tussen front-office en back-office
- De betrokken functies zijn typische front office
functies. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid
is belangrijk voor een snelle oplossing van de
problemen. -
39Processen en functies binnen de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
- Ontvangsten
- Reglementair bemiddelaar
- Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
junior onderzoeker) - Junior dossierbeheerder
- Dossierbeheerder
- Junior gegevensbeheerder
- Uitgaven
- Dossierbeheerder
- Ontvanger
- Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
junior onderzoeker) - Reglementair bemiddelaar
- Borgtochten
- Senior dossierbeheerder
- Specialist (Jurist)
- Invordering
- Extern Correspondent externe instanties
- Toezichtambtenaar
- Reglementair bemiddelaar
40Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
- Het proces Ontvangsten richt zich op
- Het proces Ontvangsten behandelt de verwerking
van alle betalingen (de verschillende
belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen,
voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en
toebehoren, borgsommen, enz...) - (Uit het rapport Definitie van processen
T3) - gt Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen - De inning blijft sterk verbonden met het
aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen
vrijgegeven worden, zolang er niet werd
vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is.
De resultaten van het proces aangiftebehandeling
worden dus in belangrijke mate beïnvloed door het
functioneren van het proces inning en
borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide
processen onder de bevoegdheid van de manager
Douane en accijnzen te plaatsen. - Een centralisatie van de ontvangsten is wenselijk
omdat het bijhouden van de boekhouding hierdoor
efficiënter wordt , het contact met de financiële
instellingen wordt vereenvoudigd, en de
verwerking van gestructureerde betalingen kan
geoptimaliseerd worden. Door de centrale
borgstelling worden de formaliteiten van de
borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en
kunnen de borgtochten doeltreffender worden
aangewend. De invordering blijft echter binnen de
centra georganiseerd. - Dit gaat samen met gecentraliseerd beheer van de
borgstellingen en de uitgaven. - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie gecentraliseerde organisatie per
accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het
benadrukken van elektronisch aangifte en
betalingsverkeer. - Processen functioneel samenbrengen van taken van
gelijke aard, massale verwerking. - Competenties groepering van gelijklopende
generieke en technische competenties die
betrekking hebben op de processen ontvangsten,
uitgaven, afsluiting en verificatie en
borgtochten. - Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting groepering rond
specifieke applicaties. - Verhouding tussen front-office en back-office
- De betrokken functies zijn typische back office
functies.
41Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
- Het proces Uitgaven richt zich op
- Het proces Uitgaven verzekert de correcte
afhandeling van alle bedragen die de federale
overheid verschuldigd is betreffende belastingen,
voorafbetalingen, taksen, douaneschulden,
accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen,
boetes en toebehoren, enz ... en de vergoedingen
voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten,
vergoedingen voor de bewaring van in beslag
genomen goederen, enz... - (Uit het rapport Definitie van processen
T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie gecentraliseerde organisatie per
accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het
benadrukken van electronisch aangifte en
betalingsverkeer. - Processen functioneel samenbrengen van taken van
gelijke aard, massale verwerking. - Competenties groepering van gelijklopende
generieke en technische competenties die
betrekking hebben op de processen ontvangsten,
uitgaven, afsluiting en verificatie en
borgtochten. - Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting groepering rond
specifieke applicaties. - Verhouding tussen front-office en back-office
- De betrokken functies zijn typische back office
functies. -
42Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
- Het proces Borgtochten richt zich op
- Het proces Borgtochten dient om met instemming
van de belastingsplichtige de nodige waarborgen
in de vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun
financiële verplichtingen zouden nakomen ten
aanzien van Douane Accijnzen. Het bewarend
beslag valt niet onder dit proces. - De activiteitenblok aanvaarden van de borgtocht
dient om te controleren of aan alle vormvereisten
en voorwaarden voldaan is om de borgtocht goed te
keuren. De borgtocht wordt in deze
activiteitenblok ook formeel aanvaard of
afgewezen. - De activiteitenblok opzegging van de borgtocht
dient aan een borgtocht een einde te stellen
indien de borg in gebreke blijft (initiatief van
DA) of om te controleren of aan alle
vormvereisten en voorwaarden voldaan is om aan de
borgtocht een einde te stellen indien de
belastingplichtige of de borg hierom vraagt. De
beeindiging van de borgtocht wordt in deze
activiteitenblok ook formeel aanvaard of
afgewezen. (Uit het rapport Definitie van
processen T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie Het gaat in deze activiteitenblokken
om de formele aanvaarding en opzegging van de
borgtochten. De eenvormigheid in de aanpak is
hiervoor belangrijk en het is dan ook geraadzaam
deze activiteiten te concentreren. Het gaat hier
overigens om een centrale ondersteuning van de
lokale activiteiten die zich hierdoor op het
inhoudelijke kunnen concentreren. Daar de
borgtochten genomen worden als waarborg voor het
nakomen van de financiële verplichtingen is de
link met het proces ontvangsten vanzelfsprekend. - Processen De taken binnen deze activiteitenblok
worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar
zich taken van gelijke aard bevinden. - Competenties Groepering van generieke en
technische competenties die verband houden met
kennis van vormvereisten en voorwaarden voor
borgtochten - Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting /
- Verhouding tussen front-office en back-office
- De functies dossierbeheerder borgtochten en
specialist (jurist) bevinden zich in de back
office. Er kan eventueel overwogen worden om de
specialist (jurist) in staf op te nemen.
43Processen en functies binnen de entiteit
Afsluiting
- Afsluiten
- Dossierbeheerder
- Junior gegevensbeheerder
-
44Structurerende factoren voor de entiteit
Afsluiting
- Het proces Afsluiting en verificatie richt zich
op - Het proces Afsluiting en verificatie verzekert
een controle op de coherentie, de juistheid en de
rechtmatigheid van de boeking van de financiële
verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen
voor een relevante, tijdige en juiste
rapportering over deze verrichtingen aan het
management en de controlerende overheden. (Uit
het rapport Definitie van processen T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie het bezorgen aan de belastingplichtige
van een overzicht van hun financiële
verplichtingen en rechten. - Processen functioneel samenbrengen van taken van
gelijke aard, massale verwerking. - Competenties groepering van gelijklopende
generieke en technische competenties die
betrekking hebben op de processen ontvangsten,
uitgaven, afsluiting en verificatie en
borgtochten. - Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting Groepering rond
specifieke applicaties. - Verhouding tussen front-office en back-office
- De betrokken functies zijn typische back office
functies. Door hun beperkte aantal en de
specificiteit van hun controlefunctie worden zij
als staffunctie voorzien.
45Organisatieschema N-3 centra Douane Accijnzen
Gewestelijk AdministrateurDA
N-3
Doelgroepen strategie
Doelgroepen- beheer
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Klantbehandeling
Afdelingshoofd Mobiel Toezicht
Afdelingshoofd Aangiftebehandeling
N-3
N-3
Teamchefs Aangiftebehandeling
Teamchef Verbintenissen/aanz-uivering/rectificatie
N-3
N-3
Teamchef Regiekamer
Teamchefs Mobiel Toezicht
Teamchef Geschillen invorderingen
Teamchef Vergunningen en audit
Teamchefs Klantencoordinatie Admin. en
Boekh. Controle
46Processen en functies binnen de entiteit
Vergunningen
- Vergunningen
- Starterscoördinator
- Dossierbeheerder
- Uitwerken dienstverleningsmodellen
- Analist
- Administratieve en Boekhoudkundige Controle
- Senior beheerder planning
- Senior analist ICT doorlichting
- Senior analist doorlichting
- Senior gegevensbeheerder
- Algemene interactie
- Informatie-ambtenaar
47Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
- Het proces Vergunningen richt zich op
- Het proces vergunningen dient om de legale
handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan
de waarborg van de naleving van de wetgeving. - (Uit het rapport Definitie van processen
T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen - Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing
van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de
transacties van de klanten met de DA
administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de
bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te
maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de
naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact
met de klant noodzakelijk om hem beter te leren
kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom
behoort deze entiteit tot de afdeling
klantbehandeling. - Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er
voorafgaande contacten met de klanten gelegd
worden om om ze de verschillende mogelijkheden
van de vergunningstelsels te leren kennen. Deze
contacten maken het ook mogelijk om deze
eventuele starters beter te leren kennen. - Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een
vergunning voor de klant interessant wordt de
nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit
klantencoördinatie en administratieve en
boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is
namelijk de belangrijkste hefboom van het
vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een
audit (proces administratieve en boekhoudkundige
controle) van de systemen laten een nog betere
kennis van de klant toe. Het daaropvolgend
ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen
van een borgtocht zorgen voor het afdekken van
het risico. Door de frekwente contacten met de
klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd.
- Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat
er innovatieprojecten uit voortvloeien. Tijdens
de loopduur van het project is de samenwerking
met de klant intens.
48Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
- Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie In het betrokken proces staat het
maken van afspraken, geconcretiseerd in
vergunningen, met de klanten centraal. De kennis
van de klant, de risicos van zijn activiteiten
voor DA en de negociatie ten voordele van
risicoreductie staan hierbij centraal. - Processen De taken binnen dit proces worden best
uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook
taken bevinden die leiden tot hetzelfde
objectief, namelijk het toekennen van een
vergunning. - Competenties Groepering van generieke en
technische competenties die verband houden met
regelmatige klantencontacten, risicobeheer en
kennis van formaliteitenstelsels. - Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting Groepering rond
specifieke applicaties. - Verhouding tussen front-office en back-office
- Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een
nauwe samenwerking tussen front office en back
office profielen. - De starterscoordinator heeft een duidelijk
dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de
vergunningen verkopen en initiële onderzoeken
doen om te zien wat soort van vergunningen gepast
zijn. - De dossierbeheerder vergunningen ziet er op toe
dat aan alle inhoudelijke en vormvereisten van de
vergunningen voldaan is.
49Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
- Het proces uitwerken dienstverleningsmodelllen
richt zich op - Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen
heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance
te verhogen door middel van de creatie van
dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden
en de situatie van en georganiseerd rond de
intenties (Uit het rapport Definitie van
de processen T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen - Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen
wordt gerealiseerd door de entiteit
doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter
een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd
kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis
van personen uit de lijn.
50Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
- Het proces Administratieve en Boekhoudkundige
Controle richt zich op - Het proces Administratieve en Boekhoudkundige
Controle dient om het compliance gedrag te
bevorderen aan de hand van controles van de
bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori.
(Uit het rapport Definitie van processen
T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen - Hoofdobjectief van dit proces in het kader van
vergunningen is het uitvoeren van een
voorafgaande audit op de systemen van de klant
nadat een goed inzicht bestaat van in de
bestaande risicos. Het auditrapport dat er uit
voortvloeit zal aanbevelingen doen voor
aanpassingen ten einde de risicos te reduceren.
Aangezien het hier gaat om activiteiten om die
het afsluiten van vergunningen ondersteunen en er
integrerend deel van uitmaken worden zij in deze
entiteit ondergebracht. - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen (per dimensie van de blauwdruk) - Strategie Het proces ondersteunt de afsluiting
van vergunningen en haar activiteiten maken er
integrerend deel van uit. - Processen De taken binnen dit proces worden best
uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook
taken bevinden die leiden tot hetzelfde
objectief, namelijk het toekennen van een
vergunning. - Competenties Groepering van generieke en
technische competenties die verband houden met
risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
- Faciliteiten en infrastructuur /
- Applicaties en uitrusting Groepering rond
specifieke applicaties. - Verhouding tussen front-office en back-office
- Alhoewel deze functies zich regelmatig bij de
klanten bevinden hebben zij eerder een back
office profiel.
51Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
- Het proces Algemene interactie richt zich op
- Het proces algemene interactie heeft tot doel
om op een klantvriendelijke en professionele
wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant
te interageren. - (Uit het rapport Definitie van processen
T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen - De functie informatie-ambtenaar is operationeel,
overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij
kan dus idealiter in de centra uitgevoerd worden.
- Klanteninteracties geschieden principieel via de
front office, die de link met de back office
realiseert. - Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan
één loket voor meerdere diensten (uniek loket). - Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst
bij de klant staat en de gewestelijke centra over
een praktisch volledige back office beschikken
wordt deze functie hierin ondergebracht. - Verhouding tussen front-office en back-office
- De informatie-ambtenaar is een front-office
functie.
52Processen en functies binnen de
entiteitKlantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
- Vergunningen
- Senior coördinator bedrijfsrisicos
- Coördinator bedrijfsrisicos
- Administratieve en Boekhoudkundige Controle
- Senior beheerder planning
- Senior Inspecteur (expert boekhouder)
- Inspecteur (boekhouder)
- Senior analist ICT doorlichting
- Senior gegevensbeheerder
- Borgtochten
- Coördinator bedrijfsrisicos
- Dossierbeheerder
53Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
- Het proces Vergunningen richt zich op
- Het proces vergunningen dient om de legale
handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan
de waarborg van de naleving van de wetgeving. - (Uit het rapport Definitie van processen
T3) - Criteria om proces aan deze entiteit toe te
wijzen - Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing
van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de
transacties van de klanten met de DA
administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de
bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te
maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de
nalevin