Organisatieboek - PowerPoint PPT Presentation

1 / 431
About This Presentation
Title:

Organisatieboek

Description:

Organisatieboek FOD Financi n Deel 1: Organisatiestructuur – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:71
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 432
Provided by: KPMG6
Category:

less

Transcript and Presenter's Notes

Title: Organisatieboek


1
  • Organisatieboek
  • FOD Financiën
  • Deel 1 Organisatiestructuur

2
Inhoudstafel
  • Inleiding
  • Aanpak en werkwijze
  • Overzicht van de organisatie
  • Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot
    de lijndiensten
  • Organisatieschema
  • Toewijzing van processen en functies aan het
    organisatieschema
  • Structurerende factoren
  • Organisatieschema van de stafdiensten
  • Belastingen en Invorderingen
  • Methodologie
  • Organisatieschema per organisatorische entiteit
  • Organisatieschema
  • Toewijzing van processen en functies aan het
    organisatieschema
  • Structurerende factoren
  • Patrimoniumdocumentatie
  • Methodologie
  • Organisatieschema per organisatorische entiteit
  • Organisatieschema
  • Toewijzing van processen en functies aan het
    organisatieschema

3
Inleiding
4
Inleiding
Doelstelling en scope van het Organisatieboek
  • Het organisatieboek presenteert een overzicht van
    de To-Be organisatie van de FOD Financiën,
    inclusief de benodigde personeelsinzet. Het
    organisatieboek bestaat uit 2 delen. Deel 1,
    Organisatiestructuur, presenteert de structuur
    van de lijn- en stafdiensten van de FOD
    Financiën, met inbegrip van de processen en
    functies die in deze structuur voorkomen. Deel 2,
    Personeelsinzet, presenteert voor de betrokken
    lijn- en stafdiensten de personeelsinzet die
    nodig is om de To-Be processen uit te voeren.
  • Het organisatieboek staat niet los van de overige
    rapporten van het Coperfin BPR-project. Het dient
    te worden gelezen samen met het procesboek en het
    functieboek. Bij de bespreking van de individuele
    organisatieschemas van de lijn- en stafdiensten
    wordt trouwens telkens aangegeven welke processen
    en welke functies in de betrokken
    organisatorische entiteiten voorkomen. De nadere
    beschrijving van deze processen en functies zijn
    terug te vinden in het procesboek en het
    functieboek, respectievelijk.
  • De scope van dit organisatieboek omvat de
    organisatiestructuur en de personeelsinzet die
    nodig zijn om de processen te voeren zoals deze
    zijn geïdentificeerd en uitgetekend tijdens de
    BPR Coperfin. Hiertoe behoren zowel de
    functionele processen als de ondersteunende
    processen, de sturende processen, de processen
    voor specifieke verwerking en de processen inzake
    reglementering en werkprocedures. Het betreft,
    met andere woorden, zowel de lijndiensten als de
    stafdiensten.
  • De organisatiestructuur van de horizontale
    directies en hun afdelingen (PO, BB, ICT,
    Secretariaat Logistiek) behoren niet tot de
    scope van dit organisatieboek, aangezien zij geen
    deel uitmaken van de huidige Coperfin BPR.
  • Aan noden van overleg en coördinatie tussen
    entiteiten en pijlers zal tegemoet gekomen moeten
    worden, in het bijzonder m.b.t. de
    fraudebestrijding, en dit via ad hoc structuren
    en mechanismen te bepalen door het management
    N1/N2.

5
Inleiding
Structuur van Deel 1 van het Organisatieboek
  • Deel 1 van het Organisatieboek,
    Organisatiestructuur, presenteert de structuur
    van de lijn- en stafdiensten van de FOD
    Financiën, met inbegrip van de processen en
    functies die in deze structuur voorkomen.
  • Naast een overzicht van de gevolgde methodiek en
    werkwijze en een overzicht van de
    organisatiestructuur van de gehele FOD Financiën,
    bestaat Deel 1 voornamelijk uit een bespreking
    van het organisatieschema van de verschillende
    lijn- en stafdiensten.
  • Deze bespreking van de organisatiestructuur is
    telkens opgebouwd uit 3 onderdelen
  • OrganisatieschemaDit eerste onderdeel
    presenteert de organisatiestructuur voor de
    betrokken organisatorische entiteit.
  • Toewijzing van processen en functies aan het
    organisatieschemaHet tweede onderdeel
    presenteert een lijst van de processen en de
    functies die in de betrokken organisatorische
    entiteit voorkomen.
  • Structurerende factorenHet derde en laatste
    onderdeel beschrijft de elementen die aan de
    basis liggen van de structuur die aan de
    betrokken organisatorische entiteit is gegeven.

6
Aanpak en werkwijze
7
Aanpak en werkwijze
Inleiding (1/2)
  • De Coperfin werkgroepen hebben de
    organisatieschemas van de diverse entiteiten
    uitgetekend op basis van een aantal
    structurerende factoren, d.i. elementen die een
    belangrijke rol spelen bij het tekenen van een
    structuur. Deze elementen bepalen, met andere
    woorden, welke processen of delen van processen
    en welke functies bij elkaar worden gebracht in
    een organisatorische entiteit. Deze
    structurerende factoren worden voor elke
    organisatorische entiteit in dit Organisatieboek
    besproken.
  • Teneinde de ontwikkeling van de
    organisatieschemas coherent en consistent te
    laten verlopen, werden op voorhand een aantal
    algemene richtlijnen en een basistekening
    uitgewerkt, waarop de werkgroepen konden steunen
    bij de aanvang van de ontwikkeling van de
    organisatieschemas.
  • De algemene richtlijnen vinden hun oorsprong
    voornamelijk in
  • De Copernicus principes, zoals beschreven in de
    nota aan de regering Fundamenten voor de
    modernisering van de federale administratie
  • Het goedgekeurd eindrapport Conceptuele
    uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
    Financiën (december 2000)
  • Het goedgekeurd eindrapport Bepaling van het
    aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties
    van N-3 niveau voor de FOD Financiën (augustus
    2001)
  • De strategische principes en het procesboek
    ontwikkeld binnen het kader van Coperfin
  • Deze algemene richtlijnen worden verder in dit
    hoofdstuk bondig toegelicht.
  • De basistekening vindt u in dit document na de
    bespreking van de algemene richtlijnen. Het doel
    van de basistekening was in de eerste plaats
    bedoeld om de discussies in de verschillende
    werkgroepen met een concreet basisschema te
    kunnen starten. Deze basistekening werd door de
    werkgroepen vervolgens ingevuld naar de
    specifieke context van de betrokken
    organisatorische entiteiten. Het resultaat zijn
    de organisatie-schemas en hun verantwoording in
    dit Organisatieboek.

8
Aanpak en werkwijze
Inleiding (2/2)
  • Voor wat de stafdiensten betreft, hebben de
    werkgroepen, naast de inachtname van de algemene
    richtlijnen en de basistekening voor de
    lijndiensten, voor het toewijzen van de functies
    aan een organisatieschema, volgende methodiek in
    4 stappen gevolgd
  • Stap 1 Voor elke functie volgend uit de
    generieke processen werden scores gegeven aan
    verschillende criteria die betrekking hebben op
    de verschillende blauwdrukelementen, zoals
    competenties, strategie, organisatie en cultuur.
  • Stap 2 Op basis van hun drie belangrijkste
    criteria werden functies gegroepeerd.
  • Stap 3 Op basis van deze groepering van functies
    werden organisatorische entiteiten gedefinieerd.
  • Stap 4 Aan de hand van groepering en aan de hand
    van de algemene richtlijnen werd een finaal
    organisatieschema uitgetekend.
  • Deze methodiek wordt uitgelegd en geïllustreerd
    aan de hand van voorbeelden in het hoofdstuk
    Organisatieschema van de stafdiensten.

9
Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen
  • In de Fundamenten voor de modernisering van de
    federale administratie wordt er vooral verwezen
    naar de elementen rond afplatting van de
    managementstructuur en de herdefinitie van
    groepen van ambtenaren
  • Een sterk gelaagde hiërarchische organisatie
    werkt remmend op de snelheid en doelmatigheid van
    een organisatie.
  • Waar mogelijk moeten mechanismen zoals
    multidisciplinaire projectwerking,
    taakverruiming, teamwerking en netwerking over de
    grenzen van organisatorische entiteiten in de
    plaats komen van de bestaande verticale werking.
  • Het aantal lagen en de grootte van de individuele
    organisatorische eenheden binnen de verschillende
    lagen moeten geval per geval door de
    verantwoordelijke van de organisatorische
    entiteit bepaald worden en moeten permanent
    kunnen evolueren in functie van
  • Maatschappelijke en strategische meerwaarde van
    de entiteiten
  • De inhoud, omvang en complexiteit van de
    behandelde materie
  • Beheerde budget
  • De strategie van de organisatie en het daarmee
    gepaard gaande organisatiemodel (bv. Scheiding
    tussen strategische en operationele
    departementen, centraal vs. Decentraal, interne
    controlesysteem, communicatielijnen,)
  • Gewenste schaal van organisatorische entiteiten
    (te bepalen op basis van kritische massa van
    organisatie-entiteiten, homogeniteit van
    dienstverleningspakketten, nagestreefde span of
    control,).
  • Het streefdoel moet zijn om het aantal
    hiërarchische/leidinggevende lagen tot een
    minimum te beperken, zonder dat de zaak
    onbeheersbaar wordt voor de verantwoordelijke
    (i.e. geen te grote span of control).
  • Tevens wordt de responsabilisering benadrukt
  • Aan de leiding van de organisatie wordt
    beheersautonomie gegeven. Dit wil zeggen dat de
    leidinggevende ambtenaar een grote mate van
    autonomie heeft op het vlak van de organisatie
    van de entiteit waarvoor hij verantwoordelijk is
    en de manier waarop hij middelen inzet om de
    opdracht te vervullen.

10
Aanpak en werkwijze
Algemene richtlijnen
  • In de Conceptuele uitwerking van een nieuw
    organogram voor de FOD Financiën wordt er
    verwezen naar de volgende algemene richtlijnen
  • De vereiste interactie van de belastingplichtige
    met de overheidsdienst moet zo gemakkelijk en
    beperkt mogelijk zijn (op het vlak van de
    inspanningen die hij moet leveren en het aantal
    interacties) en moet maximaal worden aangepast
    aan de wensen van de belastingplichtige, steeds
    rekening houdend met de bedrijfsvoeringkosten en
    binnen het wettelijk kader.
  • De fiscale afhandeling moet een maximaal
    geïntegreerd proces zijn. Dit betekent dat de
    pro-actieve dienstverlening, de verwerking van de
    aangiftes, de beheerscontroles, de opvolging van
    de invorderingsmogelijkheden, de inning, de
    invordering en behandeling van de geschillen die
    daarop betrekking hebben, maximaal geïntegreerd
    moeten worden. Dit gebeurt idealiter in
    werkstations waarbinnen de hele afhandeling
    gebeurt, anders moet men zorgen voor een optimale
    informatie uitwisseling.
  • De entiteit die zich bezighoudt met grondige
    controles dient deze controles uit te voeren voor
    alle soorten belastingen waaraan de
    belastingplichtige onderworpen is.

11
Aanpak en werkwijze
Basistekening (1/3)
  • Afdeling Dienstverlening aan burgers
  • Typisch functies die betrekking hebben op alle
    soorten interacties met de belastingplichtige,
    zowel algemeen als dossiergbonden
  • Deze afdelingen worden de afdelingen waartoe de
    belastingplichtige zich automatisch zal richten
    bij vragen.
  • Afdeling Gestandaardiseerde verwerking
  • Typisch functies die gestandaardiseerde taken
    vervullen typisch in grote volumes, sterk te
    automatiseren en zonder vereiste van interactie
    met de belastingplichtige verder dan
    basiscontact
  • Deze afdelingen worden typisch de afdelingen in
    back office, waarmee de balstingplichtige niet
    bewust mee in contact treedt.
  • Afdeling Specifieke behandeling
  • Typisch functies die betrekking hebben op acties
    door de administratie, op basis van verwerkte en
    geïnterpreteerde gegevens (op basis van
    Risicobeheer als typevoorbeeld)
  • Deze afdelingen worden de afdelingen waar de
    administratie zelf stappen onderneemt naar de
    belastingsplichtige toe in functie van
    opsporingen, controle, actieve bijstandsactie,

Directeur-Generaal bij Belastingen
Invorderingen Departementaal Administrateur bij
Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie
12
Aanpak en werkwijze
Basistekening (2/3)
  • Opmerkingen bij de basistekening
  • Er kunnen meerdere afdelingen Dienstverlening
    aan burgerszijn.
  • Er kunnen meerdere afdelingen Specifieke
    behandeling zijn.
  • Gestandaardiseerde verwerking wordt een
    organisatorische entiteit waar nodig.
  • Dienstverlening aan burgers en Specifieke
    Behandeling zijn evenwaardige organisatorische
    entiteiten.
  • Er is in principe één gecentraliseerde afdeling
    Gestandaardiseerde verwerking. Waar relevant
    moet gekeken worden of deze centralisatie niet op
    een nog hoger niveau dan N3 moet gebeuren.
  • Er wordt gewerkt tot op het niveau
    Afdelingshoofd / Teamchef
  • Organisatie onder dit niveau kan men in feite
    werkafspraken noemen, die moeten worden
    overgelaten aan de discretie van de
    leidinggevenden, eventueel bijgestaan door
    Managemenondersteuning.
  • Het is niet ondenkbaar dat een het niveau
    teamchef voorkomt zonder een niveau
    afdelingshoofd erboven.
  • Uitgangspunt bij de voorgestelde organogrammen is
    dat vertrokken wordt van het niveau TEAM en
    enkel een niveau afdelingshoofd wordt toegevoegd
    indien vereist omwille van span of control.

13
Aanpak en werkwijze
Basistekening (3/3)
De werkgroepen hebben, vertrekkende van de
basistekening, de volgende stappen doorlopen
  • Aan de hand van relevante criteria worden
    functies samengevoegd in logische entiteiten
    vanaf niveau N-3
  • Deze criteria kunnen betrekking hebben op één of
    meerdere dimensies van het Blauwdrukmodel
    specifieke competenties, procesmatige redenen,
    specifieke ICT-aspecten, beleidscyclus
    (beleidstaken vs. uitvoerende taken), enz.
  • De entiteiten worden een eerste maal ten opzichte
    van elkaar gepositioneerd onder de N-3.
  • Aan de hand van (gewogen) werklast en betrokken
    aantal en type ambtenaren kunnen vervolgens
  • Meerdere gelijke entiteiten worden bijgevoegd
    horizontale spreiding
  • Onder de entiteit een nieuw niveau worden
    toegevoegd verticale spreiding
  • Discussie heeft uitgemaakt wat beste optie is.
    Afplatting van het organogram is steeds een
    leidend principe geweest.
  • Eens de consolidatie inzake Infrastructuur
    beëindigd kan er nog een impact van de lokaties
    van de kantoren op het organogram zijn. Echter
  • Het principe moet zijn dat het aantal kantoren
    geen impact heeft op het aantal teamchefs.
  • De kantoren worden in deze fase van Coperfin nog
    niet verdeeld over de teamchefs.

N-3
N-3
Afdelingen
Afdeling
Teams
Refereert naar de Business Integration
Blueprint, Accenture 2001
14
Overzicht van de organisatie
15
Legende bij de organisatieschemas
Een organisatorische eenheid met een kader in
volle lijn betekent dat deze eenheid geleid wordt
door een functie met een formeel
niveau. Een organisatorische eenheid met
een meervuldige kader betekent dat deze entiteit
meerdere malen voorkomt, afhankelijk van het
aantal VTEs. Een organisatorisch
eenheid zonder kader groepeert functies die niet
worden geleid door een functie met een formeel
niveau
Kader in volle lijn

Meervuldige kader
Entiteit zonder lijn
16
FOD Financiën
Beleidsraad
Auditcomité
Voorzitter Directie comité
Interne audit
Cel Beleids-voorbereiding
Budget Beheerscontrole
Studie en onderzoek
Personeel Organisatie
ICT
PMO
Secretariaat en Logistieke Diensten
Belastingen en invorderingen
Thesaurie
Patrimonium documentatie
17
Belastingen InvorderingenAdministrateur-Generaa
l en Stafdiensten onder N1
Administrateur-Generaal Belastingen en
Invorderingen
Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning
Directeur Dienstverlening coördinatie en
uitvoering


Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging
Afdelingshoofd Informatie en Impulsbeheer
Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen,
Controle Invordering
Afdelingshoofd Communicatie
Afdelingshoofd Contact Center
Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken
Afdelingshoofd Reglementering
Afdelingshoofd Commentaar
Algemene Reglementering
Algemene Commentaar
Algemene Werkmethodes
Interne Informatie



Externe Informatie
Reglementering Inkomstenbelastingen
Commentaar Inkomstenbelastingen
Werkmethodes P-KMO-GO

Impulsbeheer

Werkmethodes DA
Reglementering Verbruiksbelastingen
Commentaar Verbruiksbelastingen

Opvolging
Reglementering Douane
Commentaar Douane
Internationale Fiscale Zaken
PMO
18
Belastingen InvorderingenDouane Accijnzen
Directeur-Generaal Douane Accijnzen 5
Directeur Doelgroepen strategie
Directeur Management ondersteuning
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
Afdelingshoofd Labo
Directeur EOGFL
Federaal Administrateur Onderzoek Opsporing
1 nationaal centrum
Doelgroepen strategie
  • Specialist (jurist)
  • Extern Correspondent (externe instanties)
  • Toezichtambtenaar
  • Reglementair bemiddelaar
  • Coördinatoren3

Doelgroepen-beheer
Gegevensbeheer

Afdelingshoofd Intelligence 1
Afdelingshoofd Mobiel Toezicht
Afdelingshoofd Klantbehandeling
Afdelingshoofd Aangifte-behandeling

TeamchefTechnische Ondersteuning
TeamchefRapporteren Analyse
Permanentie
Teamchef Informatie- opzoeking
Signaal-oriëntatie
TeamchefAangifte-verwerking
Teamchef Vergunningen
Teamchef Geschillen Invorderingen
Teamchef Verbintenissen/ Aanzuivering/
Rectificatie
Afsluiting
Teamchef Regiekamer
19
Belastingen InvorderingenParticulieren
Directeur-Generaal Particulieren 5
Directeur Doelgroepen Strategie
Directeur Management ondersteuning
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise

Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Opsporingen

Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking
Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking
20
Belastingen InvorderingenKMO
Directeur-Generaal KMO 5
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise


Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9
Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking9
Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers

Teamchef Dienstverlening
21
Belastingen InvorderingenGrote Ondernemingen
Directeur-Generaal GO 5
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise


Afdelingshoofd Sector X 10
Afdelingshoofd Gestandaardi-seerde verwerking

Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.8)
Sector X
22
Belastingen InvorderingenInvordering
Directeur-Generaal Invordering
Directeur Management ondersteuning
Directeur Doelgroepen Strategie
Afdelingshoofd Doelgroepen-beheer
Afdelingshoofd Operationele expertise
Afdelingshoofd Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Financiële expertise
  • Extern Correspondents (Rekenhof, Andere
    Overheden, Thesaurie)

Toezicht- ambtenaren
Toezicht-ambtenaren
Toezicht- ambtenaren
Afdelingshoofd Invordering Fraudebestrijding, GO
Buitenland
Teamchef Dienstverlening aan de burger
Teamchef Juridische Zaken Administratieve
Geschillen
Teamchef Vervaldag- beheer Ontvangsten Uitgaven
Teamchef Dienstverlening aan de burger
Teamchef Inputbeheer Invordering
Teamchef Invordering Fraude-bestrijding
Teamchef Invordering GO
Teamchef Inputbeheer Invordering
Teamchef Juridische Zaken Administratieve
geschillen
Teamchef Invordering Buitenland
23
Belastingen InvorderingenFraudebestrijding
Directeur-Generaal Fraudebestrijding
Directeur Management ondersteuning
4 centra
Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding
Afdelingshoofd Juridische zaken
Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding
Afdelingshoofd Juridische zaken
Teamchef Inputbeheer
Teamchef Inputbeheer
24
Patrimonium documentatieAdministrateur-Generaal
en Stafdiensten onder N-1
Adminstrateur-Generaal Patrimonium documentatie
Directeur Dienstverlening, strategie en uitvoering
Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning
Afdelingshoofd Reglementering, Informatie en
Impulsbeheer
Afdelingshoofd Contact Center
Afdelingshoofd Commentaar en Helpdesk
Afdelingshoofd Marketing
Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging
Commentaar Patrimonium Diensten Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering Patrimonium Diensten
Werkmethodes Patrimonium Diensten Opmetingen en
Waarderingen
Reglementering Opmetingen en Waarderingen
Commentaar Rechtszekerheid
Reglementering Rechtszekerheid
Werkmethodes Rechtszekerheid
Helpdesk
Informatie en Impulsbeheer
PMO
25
Patrimonium documentatie
Departementale Administrateur Rechtszekerheid
Departementale Administrateur Opmetingen en
waarderingen
Departementale Administrateur Patrimoniumdiensten
Departementale AdministrateurNiet-fiscale
Invordering 7
Departementale Administrateur Informatie
verzameling en uitwisseling
Beursgenoteerde aandelen
Toezichtambtenaar
Toezichtambtenaar
0 centra
Fotogrammetrie






Teamchef Griffierechten (BO)
Bijzondere Authentieke Akten
Project Management Grote Projecten
TeamchefNiet-Fiscale Invordering Erfloze
Nalatenschappen
26
Opmerkingen
  • (1) Coördinator (kenniscoördinator) kan een rol
    van het Afdelingshoofd Intelligence zijn.
  • (2) Per regio is het aantal teams bepaald in
    functie van de werklast en is ieder team intern
    samengesteld in functie van het lokale belang van
    de verschillende inhoudelijke materies, waarvoor
    OO bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies die
    worden onderscheiden zijn
  • - Materie 1 Douanecriminaliteit -
    Materie 2 Accijnzencriminaliteit- Materie 3
    Commerciële fraude - Materie 4 Gemeenrecht
  • (3) De 4 coördinatoren (zaakcoördinatoren)
    hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie
    , met name
  • - Coördinator 1 Douanecriminaliteit -
    Coördinator 2 Accijnzencriminaliteit-
    Coördinator 3 Commerciële fraude -
    Coördinator 4 Gemeenrecht
  • Hiërarchisch afhankelijk van Federaal
    Administrateur Opsporingen, gelokaliseerd in
    centrum P-KMO-GO
  • Bij DA, P, KMO en GO wordt het totaal aantal N-3
    centra vanuit de studie gerespecteerd maar de
    invulling wijzigt
  • Respectievelijke bedrijfssectoren worden verdeeld
    over de 6 centra Grote Ondernemingen
  • Moet nog door de Ministerraad worden goedgekeurd
  • Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers
    naargelang de karakteristieken van de
    zaken/dossiers
  • Kan eventueel voor meerdere centra samen
    georganiseerd worden. De scanningoperaties kunnen
    hier eventueel aan toegevoegd worden.
  • Gewestelijk Administrateur GO Gestandaardiseerde
    verwerking, Gewestelijke Administrateur Sector X
    en Afdelingshoofd Sector X zitten nationaal

27
Wijzigingen t.o.v. Conceptuele uitwerking van
een nieuw organogram voor de FOD Financiën
  • De volgende zaken zijn wijzigingen ten opzichte
    van het goedgekeurd eindrapport Conceptuele
    uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD
    Financiën (december 2000) en het goedgekeurd
    eindrapport Bepaling van het aantal en de
    ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau
    voor de FOD Financiën (augustus 2001)
  • Bij Douane Accijnzen, Particulieren, KMO, en
    Grote Ondernemingen wordt het totale aantal N3
    centra zoals bepaald in het goedgekeurd
    eindrapport Bepaling van het aantal en de
    ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau
    voor de FOD Financiën (augustus 2001)
    gerespecteerd. De invulling van deze centra is
    echter gewijzigd ten opzichte van voormeld
    rapport.
  • Niet-fiscale Invordering (N2) is ondergebracht
    bij Patrimonium documentatie.
  • Op het niveau van de Voorzitter van het
    Directiecomité wordt een stafdienst PMO (Program
    Management Office) voorzien.

28
Sturingsorganen
  • Tijdens de besprekingen omtrent de ontwikkeling
    van de organisatiestructuur van de FOD Financiën
    is tevens een voorstel uitgewerkt voor de
    sturingsorganen van de FOD. Deze sturingsorganen
    vormen de kern van het management van de FOD
    Financiën.
  • Dit voorstel wordt schematisch weergegeven op de
    volgende pagina.

29
Sturingsorganen
  • FOD Fïnanciën
  • Voorzitter (N)
  • Administrateur-Generaal Belastingen en
    Invorderingen
  • Administrateur-Generaal Patrimoniumdocumentatie
  • Administrateur Generaal Thesaurie
  • Hoofden van de stafdiensten(BB, PO, ICT,
    Secretariaat en Logistieke Diensten, Studie
    Onderzoek, Cel Beleidsvoorbereiding, Strategische
    PMO)
  • N-2 bij uitnodiging

Sturingsorgaan niveau FOD (N) ltDirectiecomité
FOD Financiëngt
  • Belastingen Invorderingen
  • Administrateur-Generaal (N-1)
  • Directeurs-Generaal (N-2)
  • Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening
    coördinatie uitvoering, PMO)
  • Patrimonium documentatie
  • Administrateur-Generaal (N-1)
  • Departementale Administrateurs (N-2)
  • Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening
    strategie uitvoering, PMO)
  • Thesaurie
  • Administrateur-Generaal (N-1)
  • Departementale Administrateurs (N-2)

Sturingsorgaan niveau Administrateur-generaal
(N-1) ltCollege Belastingen en Invorderingengt ltCol
lege Patrimonium documentatiegt ltCollege
Thesauriegt
  • Belastingen Invorderingen
  • Directeur-Generaal (N-2)
  • Gewestelijke en/of Federale Administrateurs (N-3)
  • Hoofden van de stafdiensten (Managementondersteuni
    ng en Doelgroepenstrategie)
  • Niet bij Fraude
  • Patrimoniumdocumentatie
  • Departementale Administrateur (N-2)
  • Gewestelijke Administrateurs (N-3)
  • Sturingsorgaan niveau
  • Directeur-Generaal (N-2 binnen BI)
  • Departementale Administrateur (N-2 bij Pat.Doc
    en Thesaurie)
  • ltGewestelijk comitégt

30
Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot
de lijndiensten
31
  • Organisatieschema
  • Belastingen Invorderingen
  • Douane Accijnzen

32
Organisatieschema N-2Douane Accijnzen
Douane Accijzen
N-2
Management ondersteuning
Doelgroepen strategie
Doelgroepen strategie
Doelgroepen beheer
Operationele expertise
Gegevensbeheer
Financiële expertise
EOGFL
Labo

N-3
Enig kantoor
Onderzoek Opsporing
N-3
N-3
Gewestelijke Centra
1 centrum
1 centrum
7 centra
33
Organisatieschema N-2 Douane Accijnzen
  • De entiteit DA bevat volgende centra
  • De entiteit Onderzoek Opsporing is de centrale
    entiteit waar onderzoek gevoerd wordt naar
    mogelijke belangrijke fraudezaken of fraude
    mechanismen. De aanleiding is niet direct een
    resultaat van de verwerking van de aangifte. (zie
    organisatieschema OO)
  • DA ziet af van het behoud van een centraal
    centrum voor complexe controles. (cfr eindrapport
    lijnfuncties N-3 juni 2001)
  • Het is de bedoeling om de N-3 ten volle te
    responsabiliseren door ze alle type controles te
    laten uitvoeren. De invoering van een performant
    risicobeheer en de opvoering van de competenties
    in de gewestelijke N-3 centra maakt dit centrale
    centrum overbodig.
  • De gewestelijke administraties krijgen een
    nationale en internationale bevoegdheid wanneer
    zij met klanten handelen waarvan de activiteiten
    zich nationaal of internationaal uitstrekken.
    Nationale en internationale vergunningen zullen
    afgeleverd worden op de punten waar de klanten
    wensen, dit is in principe waar zij hun
    hoofdactiviteiten uitoefenen. Indien vertalingen
    nodig blijken dan zal een vertaaldienst hiermee
    belast worden.
  • Het bepalen van de belastbare waarde van de
    goederen zal plaatsvinden in de stafdienst
    operationele expertise.
  • Omwille van de Europese vraag, blijft er wel een
    centrale Controledienst EOGFL bestaan. Art. 11
    van de VO 4045/89 legt aan de Lid-Staten de
    verplichting op om te voorzien in controles
    achteraf door een dienst die onafhankelijk is van
    de diensten die de controles uitvoeren vóór de
    betaling van de steun aan de landbouwers. Deze
    entiteit is echter geen N-3 centrum, maar een
    team dat rechtstreeks rapporteert aan de
    Specifieke dienst EOGFL, die deel uitmaakt van
    de stafdiensten van N-2. Deze specifieke dienst
    rapporteert rechtstreeks aan de Commissie en
    coördineert ook de controles van Economische
    zaken.

34
Organisatieschema N-2 Douane Accijnzen
  • Het enig kantoor zal zich concentreren op de
    centrale inning, de administratie van de
    borgtochten en de ondersteuning van de
    elektronische en internationale aangiftes.
  • In afwijking van de andere doelgroepentiteiten
    werd beslist om de inning en invordering binnen
    de centra DA op te nemen. (Uit eindrapport
    lijnfuncties N-3 juni 2001)
  • De inning blijft sterk verbonden met het
    aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen
    vrijgegeven worden, zolang er niet werd
    vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is.
    De resultaten van het proces aangiftebehandeling
    worden dus in belangrijke mate beïnvloed door de
    processen inning en borgtochten, waardoor het
    aangewezen is om beide processen onder de
    bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te
    plaatsen.
  • Anderzijds is een centralisatie van de
    ontvangsten wenselijk. Het bijhouden van de
    boekhouding wordt hierdoor efficiënter, het
    contact met de financiële instellingen wordt
    vereenvoudigd, en de verwerking van
    gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd
    worden. Door de centrale borgstelling worden de
    formaliteiten van de borgstelling voor de klanten
    vereenvoudigd en kunnen de borgtochten
    doeltreffender worden aangewend. De invordering
    blijft echter binnen de centra georganiseerd.
  • Het aangifteverkeer zal in de toekomst maximaal
    elektronisch verlopen. Mochten zich hierbij
    problemen voordoen dan kan contact opgenomen
    worden met een nationaal centrum dat instaat voor
    het opvolgen en oplossen van deze problemen. Dit
    centrum zal ook het aanspreekpunt zijn voor
    eventuele problemen met internationale aangiftes.
  • De entiteit DA beschikt over 7 gewestelijke
    centra.
  • Douane Accijnzen voert overal in het land zijn
    activiteiten uit op polyvalente wijze, waarbij
    een lokale aanwezigheid noodzakelijk is. Ze
    onderscheidt zich door haar specifieke opdracht
    als beheerder van goederenstromen. Het geheel van
    haar activiteiten is sterk in elkaar
    verstrengeld. Een efficiënt beheer vereist een
    integratie van de verschillende onderdelen van
    het proces binnen het centrum en dus een
    polyvalentie van het centrum. Op deze manier kan
    binnen het centrum het gehele proces
    geoptimaliseerd worden. Indien de diensten die de
    beslissing nemen over welke acties dienen
    uitgevoerd te worden voor een bepaalde
    belastingplichtige, en de diensten die ze ook
    effectief uitvoeren, zich in hetzelfde centrum
    bevinden, dan kan de coördinatie tussen beide
    vergemakkelijkt worden. De toewijzing van de
    nodige middelen wordt ook verbeterd omdat de
    manager van het centrum voor het eindresultaat
    verantwoordelijk is en tegelijk de elementen kan
    sturen die een invloed hebben op dit
    eindresultaat. (Uit eindrapport
    lijnfuncties N-3 juni 2001)

35
Organisatieschema N-3 Enig Kantoor
Administrateur enig kantoor
N-3
  • Specialist (jurist)
  • Extern Correspondent (externe instanties)
  • Toezichtambtenaar

  • Reglementair bemiddelaar

Teamchefs Ontvangsten/Uitga-ven en
Borgtochten
Teamchef aangifteverwerking
Afsluiting
36
Organisatieschema N-3 DA
  • Het enig kantoor zal zich concentreren op de
    centrale inning, de administratie van de
    borgtochten en de ondersteuning van de
    elektronische en internationale aangiftes.
  • In afwijking van de andere doelgroepentiteiten
    werd beslist om de inning en invordering binnen
    de centra DA op te nemen. (Uit
    eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)
  • De frequentie van het ontstaan van schulden per
    aangifte bij DA is veel malen hoger dan bij de
    andere fiscale entiteiten. Ook het opvolgen van
    de korte vervaltermijnen en de aanzuivering van
    aangegane verbintenissen is specifiek voor DA.
  • Typisch voor DA is ook dat de inning meestal
    gekoppeld is aan een borgstelling. Deze
    borgstelling die als objectief heeft het risico
    te reduceren, onder meer indekking tegen niet
    betaling, wordt overigens ook opgevolgd voor
    transacties die niet tot inning leiden.
  • Aangezien schulden het gevolg kunnen zijn van
    aangiften gedaan in andere lidstaten bestaan er
    een aantal specifieke interacties met andere
    douane administraties en de Europese Unie, onder
    meer voor onderlinge afrekeningen. De boekhouding
    van DA staat overigens onder toezicht van de
    Europese Unie.

37
Processen en functies binnen de entiteit
Aangifteverwerking
  • Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en
    aangiften
  • Algemene interactie specifieke interactie help
    desk electronische aangifte
  • Dossierbeheerder
  • Applicatie assistent

38
Structurerende factoren voor de entiteit
Aangifteverwerking
  • Het proces Verzamelen en beheren van pre-arrival
    gegevens en aangiften richt zich op
  • Het proces Verzamelen en beheren van pre-arrival
    gegevens en aangiften staat in voor het
    verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de
    informatie die vereist is voor het uitvoeren van
    de kernfuncties voor Douane an Accijnzen het
    stoppen van illegale goederen, onder het juiste
    formaliteitenstelsel plaatsen van legale
    goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en
    deskundig innen van belastingen.
  • De specifieke interactie help desk electronische
    aangifte richt zich op het bijstand verlenen van
    klanten die moeilijkheden ondervinden bij het
    doorsturen van hun electronische aangiften. Dit
    kan zowel zijn wanneer de klant er om vraagt als
    op initiatief van de administratie. (U
    it het rapport Definitie van processen T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie In het betrokken proces worden de
    gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de
    kernfuncties van DA. Deze gegevens worden in de
    betrokken activiteitenblok best éénduidig en
    éénmalig gedefiniëerd. Met de eigenaar van de
    gegevens zal overigens moeten overlegd worden
    over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen
    opgeleverd worden. In het proces worden ook de
    regels toegepast zoals zij gedefiniëerd zijn in
    de wettelijk formaliteiten stelsels. Ook hier is
    een ééduidige interpretatie aangewezen. Indien er
    zich bij deze electronische interactie technische
    of functioneel inhoudelijke problemen voordoen
    kan de klant deze help desk contacteren of zal de
    help desk zelf de klant contacteren en de nodige
    bijstand verlenen. Dit gecentraliseerd en enig
    contactpunt speelt een gelijkaardige rol voor het
    internationaal aangiftenverkeer.
  • Processen Betrokken functies worden hier
    samengebracht om taken uit te voeren van een
    gelijke aard.
  • Competenties Groepering van generieke en
    technische competenties die verband houden met de
    aangiftebehandeling.
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting Groepering rond
    specifieke applicaties.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • De betrokken functies zijn typische front office
    functies. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid
    is belangrijk voor een snelle oplossing van de
    problemen.

39
Processen en functies binnen de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
  • Ontvangsten
  • Reglementair bemiddelaar
  • Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
    junior onderzoeker)
  • Junior dossierbeheerder
  • Dossierbeheerder
  • Junior gegevensbeheerder
  • Uitgaven
  • Dossierbeheerder
  • Ontvanger
  • Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en
    junior onderzoeker)
  • Reglementair bemiddelaar
  • Borgtochten
  • Senior dossierbeheerder
  • Specialist (Jurist)
  • Invordering
  • Extern Correspondent externe instanties
  • Toezichtambtenaar
  • Reglementair bemiddelaar

40
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
  • Het proces Ontvangsten richt zich op
  • Het proces Ontvangsten behandelt de verwerking
    van alle betalingen (de verschillende
    belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen,
    voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en
    toebehoren, borgsommen, enz...)
  • (Uit het rapport Definitie van processen
    T3)
  • gt Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen
  • De inning blijft sterk verbonden met het
    aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen
    vrijgegeven worden, zolang er niet werd
    vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is.
    De resultaten van het proces aangiftebehandeling
    worden dus in belangrijke mate beïnvloed door het
    functioneren van het proces inning en
    borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide
    processen onder de bevoegdheid van de manager
    Douane en accijnzen te plaatsen.
  • Een centralisatie van de ontvangsten is wenselijk
    omdat het bijhouden van de boekhouding hierdoor
    efficiënter wordt , het contact met de financiële
    instellingen wordt vereenvoudigd, en de
    verwerking van gestructureerde betalingen kan
    geoptimaliseerd worden. Door de centrale
    borgstelling worden de formaliteiten van de
    borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en
    kunnen de borgtochten doeltreffender worden
    aangewend. De invordering blijft echter binnen de
    centra georganiseerd.
  • Dit gaat samen met gecentraliseerd beheer van de
    borgstellingen en de uitgaven.
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie gecentraliseerde organisatie per
    accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het
    benadrukken van elektronisch aangifte en
    betalingsverkeer.
  • Processen functioneel samenbrengen van taken van
    gelijke aard, massale verwerking.
  • Competenties groepering van gelijklopende
    generieke en technische competenties die
    betrekking hebben op de processen ontvangsten,
    uitgaven, afsluiting en verificatie en
    borgtochten.
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting groepering rond
    specifieke applicaties.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • De betrokken functies zijn typische back office
    functies.

41
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
  • Het proces Uitgaven richt zich op
  • Het proces Uitgaven verzekert de correcte
    afhandeling van alle bedragen die de federale
    overheid verschuldigd is betreffende belastingen,
    voorafbetalingen, taksen, douaneschulden,
    accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen,
    boetes en toebehoren, enz ... en de vergoedingen
    voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten,
    vergoedingen voor de bewaring van in beslag
    genomen goederen, enz...
  • (Uit het rapport Definitie van processen
    T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie gecentraliseerde organisatie per
    accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het
    benadrukken van electronisch aangifte en
    betalingsverkeer.
  • Processen functioneel samenbrengen van taken van
    gelijke aard, massale verwerking.
  • Competenties groepering van gelijklopende
    generieke en technische competenties die
    betrekking hebben op de processen ontvangsten,
    uitgaven, afsluiting en verificatie en
    borgtochten.
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting groepering rond
    specifieke applicaties.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • De betrokken functies zijn typische back office
    functies.

42
Structurerende factoren voor de entiteit
Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten
  • Het proces Borgtochten richt zich op
  • Het proces Borgtochten dient om met instemming
    van de belastingsplichtige de nodige waarborgen
    in de vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun
    financiële verplichtingen zouden nakomen ten
    aanzien van Douane Accijnzen. Het bewarend
    beslag valt niet onder dit proces.
  • De activiteitenblok aanvaarden van de borgtocht
    dient om te controleren of aan alle vormvereisten
    en voorwaarden voldaan is om de borgtocht goed te
    keuren. De borgtocht wordt in deze
    activiteitenblok ook formeel aanvaard of
    afgewezen.
  • De activiteitenblok opzegging van de borgtocht
    dient aan een borgtocht een einde te stellen
    indien de borg in gebreke blijft (initiatief van
    DA) of om te controleren of aan alle
    vormvereisten en voorwaarden voldaan is om aan de
    borgtocht een einde te stellen indien de
    belastingplichtige of de borg hierom vraagt. De
    beeindiging van de borgtocht wordt in deze
    activiteitenblok ook formeel aanvaard of
    afgewezen. (Uit het rapport Definitie van
    processen T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie Het gaat in deze activiteitenblokken
    om de formele aanvaarding en opzegging van de
    borgtochten. De eenvormigheid in de aanpak is
    hiervoor belangrijk en het is dan ook geraadzaam
    deze activiteiten te concentreren. Het gaat hier
    overigens om een centrale ondersteuning van de
    lokale activiteiten die zich hierdoor op het
    inhoudelijke kunnen concentreren. Daar de
    borgtochten genomen worden als waarborg voor het
    nakomen van de financiële verplichtingen is de
    link met het proces ontvangsten vanzelfsprekend.
  • Processen De taken binnen deze activiteitenblok
    worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar
    zich taken van gelijke aard bevinden.
  • Competenties Groepering van generieke en
    technische competenties die verband houden met
    kennis van vormvereisten en voorwaarden voor
    borgtochten
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting /
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • De functies dossierbeheerder borgtochten en
    specialist (jurist) bevinden zich in de back
    office. Er kan eventueel overwogen worden om de
    specialist (jurist) in staf op te nemen.

43
Processen en functies binnen de entiteit
Afsluiting
  • Afsluiten
  • Dossierbeheerder
  • Junior gegevensbeheerder

44
Structurerende factoren voor de entiteit
Afsluiting
  • Het proces Afsluiting en verificatie richt zich
    op
  • Het proces Afsluiting en verificatie verzekert
    een controle op de coherentie, de juistheid en de
    rechtmatigheid van de boeking van de financiële
    verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen
    voor een relevante, tijdige en juiste
    rapportering over deze verrichtingen aan het
    management en de controlerende overheden. (Uit
    het rapport Definitie van processen T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie het bezorgen aan de belastingplichtige
    van een overzicht van hun financiële
    verplichtingen en rechten.
  • Processen functioneel samenbrengen van taken van
    gelijke aard, massale verwerking.
  • Competenties groepering van gelijklopende
    generieke en technische competenties die
    betrekking hebben op de processen ontvangsten,
    uitgaven, afsluiting en verificatie en
    borgtochten.
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting Groepering rond
    specifieke applicaties.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • De betrokken functies zijn typische back office
    functies. Door hun beperkte aantal en de
    specificiteit van hun controlefunctie worden zij
    als staffunctie voorzien.

45
Organisatieschema N-3 centra Douane Accijnzen
Gewestelijk AdministrateurDA
N-3
Doelgroepen strategie
Doelgroepen- beheer
Gegevensbeheer
Afdelingshoofd Klantbehandeling
Afdelingshoofd Mobiel Toezicht
Afdelingshoofd Aangiftebehandeling

N-3
N-3
Teamchefs Aangiftebehandeling
Teamchef Verbintenissen/aanz-uivering/rectificatie


N-3
N-3
Teamchef Regiekamer
Teamchefs Mobiel Toezicht
Teamchef Geschillen invorderingen
Teamchef Vergunningen en audit
Teamchefs Klantencoordinatie Admin. en
Boekh. Controle
46
Processen en functies binnen de entiteit
Vergunningen
  • Vergunningen
  • Starterscoördinator
  • Dossierbeheerder
  • Uitwerken dienstverleningsmodellen
  • Analist
  • Administratieve en Boekhoudkundige Controle
  • Senior beheerder planning
  • Senior analist ICT doorlichting
  • Senior analist doorlichting
  • Senior gegevensbeheerder
  • Algemene interactie
  • Informatie-ambtenaar

47
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
  • Het proces Vergunningen richt zich op
  • Het proces vergunningen dient om de legale
    handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan
    de waarborg van de naleving van de wetgeving.
  • (Uit het rapport Definitie van processen
    T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen
  • Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing
    van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de
    transacties van de klanten met de DA
    administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de
    bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te
    maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de
    naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact
    met de klant noodzakelijk om hem beter te leren
    kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom
    behoort deze entiteit tot de afdeling
    klantbehandeling.
  • Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er
    voorafgaande contacten met de klanten gelegd
    worden om om ze de verschillende mogelijkheden
    van de vergunningstelsels te leren kennen. Deze
    contacten maken het ook mogelijk om deze
    eventuele starters beter te leren kennen.
  • Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een
    vergunning voor de klant interessant wordt de
    nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit
    klantencoördinatie en administratieve en
    boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is
    namelijk de belangrijkste hefboom van het
    vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een
    audit (proces administratieve en boekhoudkundige
    controle) van de systemen laten een nog betere
    kennis van de klant toe. Het daaropvolgend
    ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen
    van een borgtocht zorgen voor het afdekken van
    het risico. Door de frekwente contacten met de
    klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd.
  • Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat
    er innovatieprojecten uit voortvloeien. Tijdens
    de loopduur van het project is de samenwerking
    met de klant intens.

48
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie In het betrokken proces staat het
    maken van afspraken, geconcretiseerd in
    vergunningen, met de klanten centraal. De kennis
    van de klant, de risicos van zijn activiteiten
    voor DA en de negociatie ten voordele van
    risicoreductie staan hierbij centraal.
  • Processen De taken binnen dit proces worden best
    uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook
    taken bevinden die leiden tot hetzelfde
    objectief, namelijk het toekennen van een
    vergunning.
  • Competenties Groepering van generieke en
    technische competenties die verband houden met
    regelmatige klantencontacten, risicobeheer en
    kennis van formaliteitenstelsels.
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting Groepering rond
    specifieke applicaties.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een
    nauwe samenwerking tussen front office en back
    office profielen.
  • De starterscoordinator heeft een duidelijk
    dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de
    vergunningen verkopen en initiële onderzoeken
    doen om te zien wat soort van vergunningen gepast
    zijn.
  • De dossierbeheerder vergunningen ziet er op toe
    dat aan alle inhoudelijke en vormvereisten van de
    vergunningen voldaan is.

49
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
  • Het proces uitwerken dienstverleningsmodelllen
    richt zich op
  • Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen
    heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance
    te verhogen door middel van de creatie van
    dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden
    en de situatie van en georganiseerd rond de
    intenties  (Uit het rapport Definitie van
    de processen T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen
  • Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen
    wordt gerealiseerd door de entiteit
    doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter
    een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd
    kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis
    van personen uit de lijn.

50
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
  • Het proces Administratieve en Boekhoudkundige
    Controle richt zich op
  • Het proces Administratieve en Boekhoudkundige
    Controle dient om het compliance gedrag te
    bevorderen aan de hand van controles van de
    bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori.
    (Uit het rapport Definitie van processen
    T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen
  • Hoofdobjectief van dit proces in het kader van
    vergunningen is het uitvoeren van een
    voorafgaande audit op de systemen van de klant
    nadat een goed inzicht bestaat van in de
    bestaande risicos. Het auditrapport dat er uit
    voortvloeit zal aanbevelingen doen voor
    aanpassingen ten einde de risicos te reduceren.
    Aangezien het hier gaat om activiteiten om die
    het afsluiten van vergunningen ondersteunen en er
    integrerend deel van uitmaken worden zij in deze
    entiteit ondergebracht.
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen (per dimensie van de blauwdruk)
  • Strategie Het proces ondersteunt de afsluiting
    van vergunningen en haar activiteiten maken er
    integrerend deel van uit.
  • Processen De taken binnen dit proces worden best
    uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook
    taken bevinden die leiden tot hetzelfde
    objectief, namelijk het toekennen van een
    vergunning.
  • Competenties Groepering van generieke en
    technische competenties die verband houden met
    risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.
  • Faciliteiten en infrastructuur /
  • Applicaties en uitrusting Groepering rond
    specifieke applicaties.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • Alhoewel deze functies zich regelmatig bij de
    klanten bevinden hebben zij eerder een back
    office profiel.

51
Structurerende factoren voor de entiteit
Vergunningen
  • Het proces Algemene interactie richt zich op
  • Het proces algemene interactie heeft tot doel
    om op een klantvriendelijke en professionele
    wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant
    te interageren.
  • (Uit het rapport Definitie van processen
    T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen
  • De functie informatie-ambtenaar is operationeel,
    overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij
    kan dus idealiter in de centra uitgevoerd worden.
  • Klanteninteracties geschieden principieel via de
    front office, die de link met de back office
    realiseert.
  • Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan
    één loket voor meerdere diensten (uniek loket).
  • Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst
    bij de klant staat en de gewestelijke centra over
    een praktisch volledige back office beschikken
    wordt deze functie hierin ondergebracht.
  • Verhouding tussen front-office en back-office
  • De informatie-ambtenaar is een front-office
    functie.

52
Processen en functies binnen de
entiteitKlantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
  • Vergunningen
  • Senior coördinator bedrijfsrisicos
  • Coördinator bedrijfsrisicos
  • Administratieve en Boekhoudkundige Controle
  • Senior beheerder planning
  • Senior Inspecteur (expert boekhouder)
  • Inspecteur (boekhouder)
  • Senior analist ICT doorlichting
  • Senior gegevensbeheerder
  • Borgtochten
  • Coördinator bedrijfsrisicos
  • Dossierbeheerder

53
Structurerende factoren voor de entiteit
Klantencoördinatie en Administratieve en
boekhoudkundige controle
  • Het proces Vergunningen richt zich op
  • Het proces vergunningen dient om de legale
    handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan
    de waarborg van de naleving van de wetgeving.
  • (Uit het rapport Definitie van processen
    T3)
  • Criteria om proces aan deze entiteit toe te
    wijzen
  • Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing
    van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de
    transacties van de klanten met de DA
    administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de
    bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te
    maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de
    nalevin
Write a Comment
User Comments (0)
About PowerShow.com