Processus achat version compl

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(No Transcript)
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Les enjeux
Principalement du délai d appro
Gains sur achats
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Enjeux
Montant d achat
50
A
Classe
10
B
100
40
10
C
1 000
temps passé
Nbre de lignes de commandes
4
Acheter moins d'épicerie mais plus de fonctions
globales
5
Processus achat version complète
Audit fournisseur
Définition du besoin
Fournisseurs potentiels
DA
Appel doffres
Comparaison
Négociation
Choix du fournisseur
Rédaction de la commande
Suivi des AR
Réception marchandise
Enregistrement facture
Validation de la facture et paiement
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Processus achat version complète
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
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Processus achat version complète
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)
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Processus achat version complète
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)
3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs
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Processus achat version complète
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel
2 Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)
3 Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter Achats Annuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs
4 Visite fournisseur Achats/BE/Qualité Audit
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
5 Appel doffres Achats Appel doffres CDC fonctionnel Conditions générales dachats
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
5 Appel doffres Achats Appel doffres CDC fonctionnel Conditions générales dachats
6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères coûts, qualité, délai, services
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
5 Appel doffres Achats Appel doffres CDC fonctionnel Conditions générales dachats
6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères coûts, qualité, délai, services
7 Négociation Achats ( autre service dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
5 Appel doffres Achats Appel doffres CDC fonctionnel Conditions générales dachats
6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères coûts, qualité, délai, services
7 Négociation Achats ( autre service dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux
8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
5 Appel doffres Achats Appel doffres CDC fonctionnel Conditions générales dachats
6 Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/Qualité Tableau avec critères coûts, qualité, délai, services
7 Négociation Achats ( autre service dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux
8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur
9 Rédaction de la commande Achats et/ou Approvisionnement Commande
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement
11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement
11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception
12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur Facture
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N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
10 Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement
11 Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception
12 Enregistrement facture Comptabilité fournisseur Facture
13 Validation de la facture et paiement Comptabilité fournisseur Achats si différence de montants Virement bancaire
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• Ce processus est-il applicable à tous les
  produits ?
• Quels sont les avantages et inconvénients dun
  tel processus ?

20

• RAPPEL Loi de Pareto environ 20 des articles
  représentent 80 du volume dachats

21

• RAPPEL Loi de Pareto environ 20 des articles
  représentent 80 du volume dachats

• OBJECTIF Passer davantage de temps sur les
  articles représentant le plus fort volume
  dachats (produits A) en intervenant en amont
  dans le processus (dès la phase de rédaction du
  cahier des charges fonctionnel)

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• RAPPEL Loi de Pareto environ 20 des articles
  représentent 80 du volume dachats

• OBJECTIF Passer davantage de temps sur les
  articles représentant le plus fort volume
  dachats (produits A) en intervenant en amont
  dans le processus (dès la phase de rédaction du
  cahier des charges fonctionnel)

PRODUITS C 40 à 45 du nombre de
fournisseurs 25 à 30 du temps dun acheteur 30
à 35 du nombre de lignes de commande 35 à 40
du nombre de factures
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Au regard de ces chiffres comment peut-on
simplifier le processus ?
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Au regard de ces chiffres comment peut-on
simplifier le processus ?

• En éliminant des opérations du processus
  classique (exemple, suivi des AR de commande
  calculer le coût du suivi dun AR par rapport au
  montant de la commande)

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Au regard de ces chiffres comment peut-on
simplifier le processus ?

• En éliminant des opérations du processus
  classique (exemple, suivi des AR de commande
  calculer le coût du suivi dun AR par rapport au
  montant de la commande)

• En associant des opérations (offre jointe à la
  Demande dAchat)

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SIMPLIFICATION DU PROCESSUS
gt En utilisant lE-Procurement mettre à
disposition des demandeurs des catalogues en
ligne dont les produits ont été préalablement
sélectionnés et négociés le demandeur choisit
ses produits, la commande électronique est
soumise par signature électronique au chef de
service pour validation, la commande est envoyées
par Email, AR par Email, possibilité de mise en
place des réceptions automatiques, facturation
mensuelle.
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SIMPLIFICATION DU PROCESSUS
gt En utilisant lE-Procurement mettre à
disposition des demandeurs des catalogues en
ligne dont les produits ont été préalablement
sélectionnés et négociés le demandeur choisit
ses produits, la commande électronique est
soumise par signature électronique au chef de
service pour validation, la commande est envoyées
par Email, AR par Email, possibilité de mise en
place des réceptions automatiques, facturation
mensuelle.
gt En déléguant lacte dachat auprès du
demandeur après mise et en place de contrats
annuels par les acheteurs lacheteur nexerce
ensuite quun rôle de suivi des dépenses
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Processus achat version simplifiée
Définition du besoin
Négociation globale, contrat et commande annuelle
Appel de livraison
Validation et paiement dune facture mensuelle
Réception marchandise
Enregistrement facture
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Exemple de Processus achat simplifié
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats
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Exemple de Processus achat simplifié
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats
2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne
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Exemple de Processus achat simplifié
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats
2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
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Exemple de Processus achat simplifié
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats
2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur Fournisseur
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Exemple de Processus achat simplifié
N ETAPE SERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION
1 Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats
2 Expression du besoin et choix du produit Demandeur Catalogue en ligne
3 Appel de livraison Via Internet ou Fax
4 Réception marchandise directe dans le service du demandeur Fournisseur
5 Enregistrement facture mensuelle Comptabilité fournisseur