Onthaal van nieuwe medewerkers bij lokale besturen

1
Onthaal van nieuwe medewerkers bij lokale besturen

• Goed begonnen is half gewonnen
• Streekplatform Meetjesland - 27 april 2006

2
Situering en inhoud

• Sectorconvenant lokale besturen
• Clusterplan diversiteit
• Inhoud van deze sessie
• waarom onthaalbeleid?
• typologie en mythes rond onthaalbeleid
• het onthaaltraject onthaalbrochure,
  onthaaldag(en), peter- en meterprojecten
• uitwisseling tussen besturen Meetjesland

3
Bronmateriaal

• Welkom! Het onthaal van nieuwe medewerkers - A.
  Moreels, Kluwer, 2005
• www.kluwer.be (typ onthaal in zoekmachine)
• Joost Ardts, Introductiebeleid, vorm geven aan de
  ontdekkingsreis van nieuwe medewerkers, Van
  Gorcum, 2003
• Documenten besturen, praktijkvoorbeelden op
  www.vvsg.be
• PO in lokale besturen, hfd. 13 onthaal

4
Waarom onthaalbeleid ?

• Goed en samenhangend personeelsbeleid
• Medewerkers worden sneller productief
• Nieuwe medewerkers brengen nieuwe inzichten
• Hogere motivatie en minder verzuim
• Goed onthaalbeleid retentiebeleid (vroegtijdig
  verloop minimaliseren)
• Troeven lokale bestuur in de kijker zetten

5
Kosten baten analyse (J. Ardts)
6
Onthaal

• Alle activiteiten die door een organisatie
  worden ondernomen om de wederzijdse aanpassing
  van de nieuweling en de organisatie te
  bevorderen
• Informatieverschaffing
• Netwerkuitbouw
• VTO
• Geen wondermiddel andere factoren zijn minstens
  zo bepalend - werkorganisatie, stijl
  leidinggeven, houding nieuwe medewerker,

7
Vijf mythes rond onthaalbeleid

8
Mythe 1 zelfredzaamheid

• Nieuwkomers kunnen wel voor zichzelf zorgen
• goede selectie weinig nood aan onthaal
• informatie is vaak aanwezig binnen het bestuur
• domme vragen bestaan niet

9
Mythe 2 de informatielawine

• Geef massas informatie. Daarin vinden ze alles
  wat ze nodig hebben
• want het leven is meer dan lezen alleen
• evenwicht tussen informatie en netwerking

10
Mythe 3 oppervlakkigheid

• Een oppervlakkige introductie volstaat
• overdosis gezichten
• mensen maken op eigen initiatief kennis

11
Mythe 4 begin gemakkelijk

• De eerste opdrachten moeten beperkt en
  gemakkelijk zijn
• gemakkelijke opdrachten leiden tot isolement
• brede projectteams

12
Mythe 5 de mentor-tovenaar

• Het inschakelen van uitsluitend een mentor is de
  beste manier om nieuwkomers te integreren
• peter/meter versus een mentor
• directe collega?

13
Besluit onthaal is IN!

• Onthaal is informatie (I)
• onthaalbrochure, reglementen, omzendbrieven,
  notas (informatieve benadering)
• Onthaal is netwerking (N)
• Welke collegas, medewerkers, sleutelfiguren,
  leidinggevenden moet mijn nieuwe medewerker zeker
  kennen? (relationele benadering)

14
Het onthaaltraject

• psychologisch contract Luc Sels KUL
• Je scoort door dingen correct te doen
• exitgesprekken

15
Typologie van onthaal

• Gedeelde verantwoordelijkheid
• Goed werkgeverschap versus beperkte capaciteit
  personeelsdienst, andere prioriteiten,

16
3 types 3 niveaus

• Type 1 sink-or-swim beleid
• Type 2 hoe kan ik faciliteren/sturen?
• Type 3 zo doen wij het hier
• Onthaal op 3 niveaus organisatie dienst -
  functie

17
Onthaal op drie niveaus

• Niveau 1 kennismaking met de organisatie
• Historiek, missie/visie, doelstellingen,
  competenties
• Organogram, organisatiecultuur,de omgeving
  waarbinnen de organisatie werkt, sociale
  partners, maatschappelijk verantwoord ondernemen
• Praktische zaken, procedures

18
Onthaal op drie niveaus

• Tips
• Uiteenzetting door secretaris zelf
• Onthaalmail naar elke nieuwkomer
• Visueel maken fotos
• Op maat gemaakte telefoonlijst

19
Onthaal op drie niveaus

• Niveau 2 kennismaking met de dienst
• Leidinggevende, collegas, (eventuele)
  ondergeschikten
• Hypothekeer de start niet!

20
Onthaal op drie niveaus

• Tips
• Zorg dat onthaal op niveau 1en 2 mooi aansluiten
  op elkaar
• Er bestaan geen domme vragen
• Collegas moeten betrokken zijn
• Een nieuwe baas is altijd iets speciaal

21
Onthaal op drie niveaus

• Niveau 3 kennismaking met de eigen job
• Wegwijs in een berg informatie
• Meestal van eenvoudige naar complexere opdrachten

22
Onthaal op drie niveaus

• Tips
• Geef taken die een uitzoekhouding vereisen
• Geef enkel informatie die direct bruikbaar is in
  het werk
• Herhaal

23
Onthaal ook voor ?

• Contractanten van bepaalde, korte duur
• Projecten, art. 607, jobstudenten,
• Personeelsleden die wijzigen van functie of van
  dienst, langdurig zieken

24
Het onthaaltraject

• Selectie
• Onthaaldag(en)
• Onthaalbrochure
• Peter/Meter of mentor

25
Selectie

• Onthaal vanaf het eerste contact tot het einde
  van de proefperiode
• Realisme maak geen beloftes die je niet kan
  waarmaken
• Missie en waarden moeten blijken uit het handelen
• Passend rekruterings- en selectietraject

26
Selectie

• Tips
• Één persoon verzorgt het ganse traject
• Werk met een directe persoonlijk gerichte brief

27
Onthaaldag(en)

• Individueel of collectief?
• Beter spreiding over halve dagen
• Ruimte voor informele ontmoeting
• Ruimte voor vraagstelling

28
Scenario onthaaldag

• Voormiddag
• voorstelling deelnemers (9u-9u15)
• werking van de stad (9u15 tot 10uur)
• veiligheid (10.15-11u)
• diversiteit (11u-12u)
• Namiddag
• voorstelling diensten ( 13u-14.00)
• statuut, functionele loopbaan, vorming (14u00
  15.30)
• voorstelling vakbonden (15u45 16u00)
• duurzaamheid (16u00-16u15)
• onthaalbrochure intranet (16u15-16u30)
• vragenronde (16u30-17u00)

29
Onthaalbrochure algemeen

• Voor wie?
• Eén algemene brochure of doelgroepen (vb.
  stagiairs)
• Gepersonaliseerde brochure?
• Lancering voor alle personeel of enkel voor
  nieuw personeel
• Langdurig afwezig personeel

30
Onthaalbrochure inhoud

• Inhoud algemeen
• Welkomstwoord
• Historiek en huidige situatie (aantal werknemers)
• Missie, visie en strategie
• Organisatiecultuur
• Structuur, organogram, wie is wie
• Waar gelegen, bereikbaarheid
• Informatie over 1e werkdag
• Informatie over intranet, opleiding en training
• Jaarlijkse events
• Praktische zaken/wetenswaardigheden

31
Onthaalbrochure inhoud

• Inhoud algemeen
• Specifieke woordjes/taal in de organisatie
• Informatie over loon en fiscaliteit
• Informatie over loopbaan- en ontwikkelingsvoorwaar
  den
• Verwijzing naar personeelsblad
• Veiligheid, gezondheid en preventie
• Informatie van de sociale partners
• Vraag naar feedback onthaal
• Personeels-documenten

32
Onthaalbrochure inhoud

• Hoofdstuk I Bestuur en structuur (missie,
  structuur en begrippen, organogrammen, locaties
  stadsdiensten)
• Hoofdstuk II Dienstgericht onthaal (decentraal)
  (werken op . dienst, voorstelling structuur van
  de dienst en uit te voeren taken,
  peter/meterschap
• Hoofdstuk III Services voor het personeel
  (personeelsdienst, sociale dienst stadspersoneel,
  vertrouwensperso(o)nen,verzekeringen,veiligheid
  en welzijn op het werk
• Hoofdstuk IV Reglementen (arbeidsreglement,
  vormingsreglement, evaluatiereglement,
  ICT-reglement, huisstijl, huishoudelijk
  reglement)

33
Onthaalbrochure inhoud

• Collectieve hospitalisatieverzekering
• Maaltijdcheques
• Woon-werkverkeer
• GSD
• Vakantie
• Personeelskring
• DATS-tankkaart
• Nuttige infobronnen
• Nuttige publicaties
• Tijdregistratie en glijdende uurregeling
• BIJLAGEN
• -formulieren fietspremie
• -aanvraag lidkaart personeelskring

34
Onthaalbrochure inhoud

• Tips inhoudelijk
• Kijk eens over de muur (Gemeente/OCMW)
• Maak een evaluatie van je huidig onthaalbeleid
• Schrijf de onthaalbrochure vanuit het oogpunt van
  de nieuweling. Wat is relevant?
• Stuur voortdurend bij vanuit navraag bij de
  nieuwkomer welke onderdelen van onthaalbrochure
  hebben ze (niet) gelezen? Welke informatie misten
  ze? Of was overbodig? Wat kan in de toekomst
  anders aangepakt worden
• Let op met informatie die regelmatig upgedate
  moet worden
• Reglementen opnemen in de onthaalbrochure?

35
Onthaalbrochure vorm

• Onthaalbrochure als visitekaartje
• Een samenraapsel of duidelijke structuur?
• Huisstijl
• Sober of flashy?
• Werk met eenvoudige taal
• Papier of electronisch?

36
Onthaalbrochure vorm

• Tips vorm
• Werk met fotomateriaal
• Werk met symbolen
• Werk met vraag en antwoordlijsten
• Katernen versus vaste brochure
• Nuttig voor u versus extra voor u

37
Sober of flashy?
38
Symbolen VA
39
Onthaalbrochure voorbeelden

• computers
• Het geïnstalleerde computernetwerk is enkel
  bestemd voor verrichtingen in verband met de u
  opgelegde taken. Indien wordt vastgesteld dat het
  wordt gebruikt voor andere doeleinden
• (vb. computerspelletjes, email,) zullen
  onmiddellijk de nodige sancties getroffen worden.
  
• contact met het publiek
• Wij vragen u om in het contact met de bevolking
  steeds hoffelijk en correct te blijven.Bovendien
  verwachten wij van u dat
• de aanvragen om inlichtingen of documenten vlot
  en volledig behandeld worden.
• de wetgeving over het taalgebruik in de Vlaamse
  gemeenten correct wordt toegepast.
• databank verenigingen
• De cultuurdienst zorgt voor de updating en
  beheer. De andere diensten krijgen de lijst ter
  info bij wijzigingen.
• diensthoofdenvergadering
• 1 x per maand, op de laatste maandag van de maand
  om 14.00 uur, voorgezeten door de secretaris.
  Aanwezigheid op de vergadering is gewenst en
  vereist om de interne werking te bestendigen en
  een continuïteit van informatie aan
  personeelsleden toe te verzekeren.
• Gelieve uw punten voor de dagorde door te mailen
  aan de informatiedienst. De 3de week van de maand
  ontvangen de diensthoofden een mail met de vraag
  of er nog agendapunten zijn voor de diensthoofden
  en/ of de gemeenteraad

40
Onthaalbrochure tips

• Vermijd het overdonderen met informatie!
• Maak iemand centraal verantwoordelijk voor het
  onthaal en werk een draaiboek en checklists
  uit.
• Zorg voor een centraal aanspreekpunt het is op
  dit moment belangrijker dat medewerkers weten bij
  wie ze met vragen terecht kunnen, dan alle vragen
  op te lossen voor ze gesteld zijn!
• Bezorg de onthaalbrochure voor de eerste werkdag

41
Peter/meter of mentor?

• Peter/Meter
• Evidente vragen
• Gevoelige vragen
• Mensgerichte ondersteuning
• Geen element van evaluatie

42
Peter/meter of mentor?

• Mentor
• Technische ondersteuning
• Begeleiding loopbaanontwikkeling
• Verschil?
• Het onderscheid tussen p/m en mentor is eerder
  theoretisch

43
Peter/meter of mentor?

• Voordelen voor de nieuwe medewerker
• Voordelen voor de peter/meter!
• Voordelen voor het bestuur
• Valkuilen bij het peter/meterschap
• Vermijd vermenging van begeleiding en beoordeling!

44
Checklist peter/meter voorbeeld
45
Checklist peter/meter voorbeeld
46
Besluit en tips

• Ondersteun je nieuwe medewerker bij het uitbouwen
  van een netwerk
• Spreid de informatie in de tijd
• Zorg voor een mix van informatie, introductie,
  opleiding
• Onthaal vraagt emotionele intelligentie

47
Besluit en tips

• Zorg voor formele en informele momenten
• Geef duidelijke en objectieve feedback
• Hou het simpel!

48
Contact Sectorconsulenten

• Meer info?
• Kris Dehamers kris.dehamers_at_vvsg.be 02/211.55.33
• of via sectorconsulenten_at_vvsg.be