Support de formation

1
CNRS Projet BFC Etablissement

• Support de formation
• Missions
• V1.3
• Date 27/09/2007

2
Introduction Programme du cours
1er jour et 2ème jour flux dépense
4 jours
3ème jour et 4ème jour flux mission

• Processus global mission, processus détaillé
• Présentation des agents et des missions dans BFC
  et suivi des flux dans BW
• Procédures à la liquidation
• Procédures particulières à la liquidation
• Un outil de gestion les états
• Les principaux cas derreur

3
Introduction Objectifs de cette formation
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de

• Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E
• Décrire les différentes actions de contrôle et de
  saisie à réaliser dans BFC-E
• Valider le flux mission de lengagement à la
  liquidation
• Analyser les principaux cas derreur

4
Introduction Programme du cours
1er jour

• Processus global mission, processus détaillé.
• Présentation des agents et suivi du flux dans BW
• Présentation des missions
• Procédures à la liquidation

2 jours
2ème jour

• Procédures particulières à la liquidation
• Un outil de gestion les états
• Suivi du flux mission dans BW
• Traitement des principaux cas derreur

5
Sommaire J1

• Concepts et processus du flux Mission
• Le référentiel Agent dans BFC
• Exercice
• Agents ajout des coordonnées bancaires
• Exercice
• Suivi du flux agent dans BW
• Les missions dans BFC
• La gestion des avances et des trop-perçus
• La procédure de liquidation des missions
• Exercices
• Le complément de liquidation
• Lannulation dune mission

6
Sommaire J2

• Liquidation le forfait global
• Exercice
• Liquidation rajout des repas supplémentaires
• Liquidation les OM permanents
• Exercice
• Liquidation les abattements
• La visualisation des pièces comptables
• Le paiement
• Les états mission
• Suivi du flux mission dans BW
• Le traitement des principaux cas derreur
• Les évolutions en cours
• Annexe corrections dexercices

7
Concepts et Processus du flux Mission
1
8
Description du processus Mission

• 1. Le processus mission, un processus Transverse
• 2. Détail du processus mission
• 3. Rappel des règles de gestion mission

9
Le processus mission, un processus Transverse
Agent payé par le CNRS
BFC
Agents Missionnaires
SIRHUS
Missions
Agents Fournisseurs
Agent non payé par le CNRS
XLAB
Comptabilité
Budget
Contrôle de Gestion
10
Le flux mission
11
Détail du processus mission (hors OM permanent)
Ordre de mission
Facture
Xlab
C M
S
Contrôle CMOD à posteriori
Comptabi-lisation
Règlement
BFCE
Consommation AE
D 47211x C 4xxx
C Création S Suppression M Modification R
Rejet
12
Détail du processus mission (OM permanent)
Ordre de mission permanent
Facture
Xlab
C M
Contrôle CMOD à posteriori
Création liquidation sur OMp
Comptabi-lisation
Règlement
BFCE
Consommation AE
Régularisation AE
C Création S Suppression M Modification R
Rejet
13
Flux Mission
BFCE
Agent
session
EAI
XLAB
Agent Xlab
Mission
Agent Xlab
session
Intégration Mission
BW
Mission Commande(s) associée(s)
Retour du matricule
session
Facture
Facture mission
Comptabilisation Mission
Facture avec date de règlement
Paiement Mission
14
Chronologie du flux mission
BFCE
Sens Xlab -gt BFC 2 / jour
À linitiative du labo
ECC
agent
Agent
XLAB
EAI
session
Mission intégrée
Mission
comptabilisation
Saisie frais rééls /liquidation
Règlement
Mission liquidée
23h30
12h
Mission réglée
Sens BFC -gt Xlab
session
BW
Missions Intégré En erreur Rejeté vers xlab
Agents Intégré En erreur
MAJ BW 2 / jour 01h et 13h
idocs
15
Règles de gestion Mission
1- Une mission est toujours liée à un
matricule 2- Un agent est toujours transformé en
fournisseur pour pouvoir être remboursé 3- Une
mission est (presque) toujours créée dans
XLAB. 4- Une mission ne peut pas être modifiée
dans XLAB elle doit être supprimée puis
recréée. 5- Les agents proviennent de SIRH ou
XLAB suivant quils soient rémunérés par le CNRS
ou pas. 6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont
remises à jour automatiquement 7- Les missions
sont liquidées dans BFC. 8- Les factures
missions sont créées par BFC et transmises à XLAB
(à la comptabilisation et au règlement de la
mission).
16
Concepts et processus du domaine
MissionMini-quizz !
oui
non

• Peut-on modifier une mission dans XLAB ?
• Peut-on modifier une mission dans BFC ?
• Les agents sont-il créés manuellement dans BFC ?
• Faut-il créer manuellement des factures mission
  dans BFC ?
• Une facture mission peut elle être modifiée ?

17
Concepts et processus du domaine Mission Je me
souviens !
oui
non

• Peut-on modifier une mission dans XLAB ?
• Il faut la supprimer et la recréer.
• Peut-on modifier une mission dans BFC ?
• A la liquidation seulement.
• Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ?
  
• Créés par interface.
• Faut-il créer des factures mission dans BFC ?
• Les pièces comptables sont créées automatiquement
• Une facture mission peut elle être modifiée ?
• Par interface seulement.

18
Le Référentiel Agent dans BFC
2
19
Un peu de vocabulaire

• 2 types dagents dans BFC
• Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS
  
• Les agents non payés par le CNRS, provenant de
  Xlab
• Mise à jour des données
• Agent CNRS SIRHUS ? BFC ? XLAB
• Ces agents sont transmis et intégrés dans
  BFC, après chaque création ou modification dans
  SIRHUS. Les agents affectés à une structure
  opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et
  intégrés automatiquement dans la base Xlab
  concernée.

20
Mise à jour des données agent SIRHUS
Sens SIRHUS -gt BFC 1 /jour 23h
Sens BFC -gt XLAB 1 / jour 2h15
21

• Agent non CNRS XLAB ? BFC ? XLAB
• La mise à jour du matricule de BFC dans
  Xlab est faite lors de lintégration de la 1ère
  mission sur cet agent dans Xlab
• La mise à jour dun agent de provenance
  Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à
  jour à destination dXlab. Le gestionnaire de la
  délégation doit informer le gestionnaire du
  laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite
  à une modification dun agent dans Xlab, lagent
  est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine
  mission. Lagent correspondant est alors mis à
  jour dans BFC.
• Un agent provenant dXlab de type
  Fonctionnaire CNRS ou Autre CNRS nécrase
  pas les données dans BFC, car cet agent a été
  créé à partir de SIRHUS.
• Exemple Cas dun agent affecté à la DR10 labo
  2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la
  DR14. Il faut le saisir dans Xlab.
• Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS
  en prenant garde à bien renseigner les données
  suivantes qui sont la base de la recherche
  croisée du matricule SIRH
• Si agent français NOM et INSEE
• Si agent étranger Nom, date de naissance et pays
  de ladresse principale
• Lidoc agent sera intégré mais il ne modifiera
  pas les données présentes dans BFC. La mission
  engagée par le labo 0116 sintègrera sur le
  matricule SIRHUS présent dans BFC.

22
Mise à jour des données agent Xlab
Sens XLAB -gt BFC Intégration dans BFC en même
temps que la mission
BFCE
Ctrl N matricule agent dans BFC
Trouvé
F15bis Personnel Xlab
Ctrl provenance agent
Non trouvé
XLAB
SIRH
Ctrl type missionnaire
XLAB
Agent typé CNRS
Ctrl type missionnaire
Agent typé non CNRS
Agent typé CNRS
Agent typé non CNRS
Sens BFC -gt XLAB N matricule repart après
intégration mission
Pas dintégration
Agents
Modification
Création
F74bis Référence personnel Xlab
23
Un peu de vocabulaire

• Les infotypes
• Dans BFC les informations dun agent sont
  définies par fiche, appelée infotype .
  Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles
  dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne
  sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC.
  Les infotypes comportent une ou plusieurs
  périodes ce qui permet de créer des historiques.
  Les données utilisées sont celles des infotypes
  en cours de validité.
• 000 Mesures
• 001 Affectation
• 017 Régime d'indemnisation frais dépl.
• 009 Coordonnées bancaires
• 002 Données individuelles
• 006 Adresses

24
Chemin
Référentiels gt Gestion des tiers gt Agents gt
Afficher données de base personnel
25
La transaction Agent (PRMS)
N de matricule Agent
Récapitulatif infos agent
Aides à la recherche sur les agents
Aides à la recherche sur les périodes
Liste des infotypes agent.
26
Laffectation Agent

• La provenance de lagent est définie à la fois
  par laffectation de lagent à un domaine du
  personnel, et au gestionnaire administratif.

27
Données individuelles / Adresses

• Des données individuelles de lagent

• Deux adresses pour chaque agent
• Une personnelle
• Une administrative

28
Les données Propres aux missions / paiement

• Le groupe de remboursement détermine le groupe de
  lagent pour les déplacements à létranger
  (onglet Régime d'indemnisation frais dépl.)

• Deux types de coordonnées bancaires sont
  également gérés
• Coordonnées bancaires principales
• Coordonnées bancaires pour les frais de
  déplacement

29
Exercice Visualisation dun agent
30
Visualisation dun agent

• 1/ Vous devez visualiser la fiche agent de
  lagent qui vous est affecté.
• 2/ Affichez
• - Son affectation,
• - Son régime dindemnisation
• - Ses coordonnées bancaires
• - Ses données individuelles
• - Son ou ses adresse(s).

31
Agents Ajout coordonnées bancaires
3
32
Règles des coordonnées bancaires

• Les coordonnées bancaires principales de lagent
  sont fournies par SIRHUS pour le virement du
  salaire des agents rémunérés par le CNRS.
• Les coordonnées bancaires Frais de déplacement
  sont utilisées pour le virement des frais de
  déplacement des agents non rémunérés par le CNRS
  et éventuellement pour les agents rémunérés par
  le CNRS.
• Les agents issus de SIRHUS comportent
  obligatoirement des coordonnées bancaires
  principales, à leur création dans BFC. Par
  défaut, les frais de déplacement seront réglés
  sur ce compte. Si lagent en fait la demande, il
  est tout à fait possible de lui rajouter des
  coordonnées bancaires Frais de déplacement .
• Aucune coordonnée bancaire ne vient dXLAB.
• Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour
  pouvoir transformer un agent en fournisseur
  (transformation automatique par batch passage
  2fois/j à 4h et 22h).
• Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires
  pour pouvoir payer un agent par virement.

33
Chemin
Référentiels gt Gestion des tiers gt Agents gt
Mesures administratives (Transaction PRMM)
34
Comment modifier les coordonnées bancaires ?
3
1
2
1. Choisissez le matricule sur lequel rajouter
les coordonnées bancaires. 2. Sélectionner la
mesure  Ajout Coordonnées bancaires . 3.
Exécuter la transaction.
35
Modifier la date de validité de linfotype.
Cliquez sur Sauvegarder afin daccéder à la
saisie des nouvelles coordonnées bancaires.
Si cest la première fois que vous ajoutez /
modifiez les coordonnées bancaires sur lagent,
il est nécessaire de modifier la date dentrée de
lagent (date entrée 1 jour). Sinon, la date
peut être maintenue.
36
Message derreur

• Si vous navez pas modifié la date (1ière fois)
• Si vous ne modifiez pas la date (autre fois)
• Dans ce cas validez simplement le message.

37
Autres messages avertissant

• Les messages suivants saffichent automatiquement
  mais sont sans incidence pour BFC
• Utilisé seulement pour la paie. Appuyez sur
  entrée.
• Rappel de la date de validité de linfotype.
  Appuyez sur entrée.
• A cette étape, on peut enregistrer.

38
Ajouter/Modifier les coordonnées bancaires
 frais de déplacement 

• Seules les données entourées peuvent/doivent être
  modifiées.
• Le CP et la ville.
• La banque et le compte bancaire.

39
Exercices Ajout coordonnées bancaires
40
Ajout de coordonnées bancaires

• 1. Vous devez créer les coordonnées bancaires
  frais de déplacement de lagent qui vous a été
  affecté.

Matricule Banque
Nde compte Clé RIB
Stagiaire 1 1 1020700018
04118142347
78 Stagiaire 2 2 3000200461
0000089927W
43 Stagiaire 3 3 3000303542
00050061878
23 Stagiaire 4 4 3006610676
00010002201
31 Stagiaire 5 5 3004100001
0726418R020
64 Stagiaire 6 6 1010700238
00221388755
84 Stagiaire 7 90023997 1020700089
04189002070
97 Stagiaire 8 90026514 3004100001
1713411J020
07 Stagiaire 9 90028490 3000401593
00001080169
90 Stagiaire 10 90028705 3000400988
00000339206
84 Stagiaire 11 90034532 2004101012
3306159S033
42 Stagiaire 12 90034533 1870700030
03019160609 87
41
Suivi du flux Agent dans BW
4
42
Alimentation BW rejeu des idocs
BFCE
À linitiative du labo
ECC
XLAB
EAI
session
BW
Agent Intégré
Agent En erreur
Le dimanche
Rejeu des Idocs (agent)
session
43
BW Suivi du Flux Agent

• Cet écran de consultation permet davoir une vue
  détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent
• On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut 
• Intégré
• En erreur

44
Chemin
BW Suivi des flux entrants gt Requêtes gt Suivi
flux Agent XLAB
1
2
45
BW Suivi du Flux Agent

• Dans lEcran de variables 
• Organisation dachats (DR) champ obligatoire
• Division
• Type de flux
• IDOC Créé le
• Message derreur Xlab
• Statut
• Statut IDOC

46
BW Suivi du Flux Agent
Supprimer zoom
Eclater dans les lignes
Sélectionner valeur filtre
Effacer une valeur filtre
Zone pratique à rajouter pour analyse
A rajouter pour vérifier le code pays ou la
nationalité
47
BW Suivi du Flux Agent

• La requête de base

• Avec les paramètres rajoutés

48
Les missions dans BFC
5
49
Plan de présentation des missions

• Un peu de vocabulaire
• Types de mission XLAB / schémas de déplacement
  BFC
• Les statuts de la mission et pictogrammes
  associées.
• De linterface XLAB à linterface BFC
• Présentation de la transaction mission dans BFC

50
Un peu de vocabulaire
Correspondances Un type de mission dans XLAB
est une catégorie interne dans BFC. Un objet de
mission dans XLAB est une catégorie dactivité
dans BFC. Un séjour dans XLAB est une
destination dans BFC. Une puissance fiscale dans
XLAB est une Classe de véhicule dans
BFC. Nouvelles notions Le schéma de
déplacement détermine les données affichées et le
cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM
etc.). La ventilation des coûts remplace
désormais la commande MI XLAB.
51
Types de missions XLAB / schémas de déplacement
BFC

• 2 Types de schémas de déplacement
• Les missions en provenance dXLAB
• Déplacement intérieur
• Déplacement à létranger
• Déplacement DOM-TOM
• OM permanent
• Stage
• Les missions créées dans SAP (pour régulariser
  lOrdre permanent)
• Liquidation sur OM permanent Intérieur
• Liquidation sur OM permanent étranger
• Liquidation sur OM permanent DOM-TOM

52
Types de missions XLAB / schémas de déplacement
BFC (1/2)
France avec frais France sans frais Concours Et
ranger à ladministration
Non

• Déplacement intérieur
• Déplacement à létranger
• Déplacement DOM-TOM
• OM permanent
• Stage

Non
Indicateur OM Permanent?
Indicateur de stage ?
Oui
Oui
53
Types de missions XLAB / schémas de déplacement
BFC (2/2)
Etranger avec frais Etranger sans frais
Non

• Déplacement intérieur
• Déplacement à létranger
• Déplacement DOM-TOM
• OM permanent
• Stage

Indicateur OM Permanent?
Pays DOM-TOM ?
Non
Oui
Oui
Convocation administrative
Non
Oui
Oui
Indicateur OM Permanent?
Pays France ?
Pays DOM-TOM ?
Oui
Non
Non
54
La gestion des statuts dans BFC
Manuel
Automatique
Dem. Acceptée Calculé 
Dem. Acceptée  A Décompter 
Intégration de lOM
XLAB
Batch 23H
Batch
Dépl. effectué  A Décompter 
Dem. Acceptée Transféré FI 
Manuel Modif. du Statut
Manuel Autorisation de La mission
Dépl. accepté  Calculé 
Dépl. accepté  A Décompter 
Batch
Batch 23H30
Dépl. accepté  Transféré FI 
55
Les pictogrammes et leur signification

• Ce pictogramme signifie que la mission est prête
  a être comptabilisée soit
• Partiellement statut demande acceptée,
  lavance de la mission est prête à
• être comptabilisée.
• Totalement Statut dépl. accepté, la mission
  est prête à être comptabilisée
• totalement (liquidation finale).
• Cas particulier Ce pictogramme peut aussi être
  affecté à une mission au statut
• dem. Acceptée transférée FI si et seulement
  si la mission na pas générée
• davance.

• Ce pictogramme signifie que la mission est en
  attente. Elle ne sera pas
• comptabilisée automatiquement à ce statut
• En attente dune action utilisateur statut
  dépl. effectué a calculer, cest le statut
  avant lautorisation de passage de la mission par
  le gestionnaire.
• A ne pas comptabiliser statut dem. saisie,
  cest le statut des OM permanents. Il ne doit pas
  être modifié puisque les OM permanents ne doivent
  jamais être comptabilisés.

56
Les pictogrammes et leur signification

• Ce pictogramme signifie que la mission a été
  comptabilisée et/ou que des pièces
• comptables ont été générées
• Partiellement statut demande acceptée
  transférée FI, si le transfert dans FI a
• créé une pièce comptable davance.
• Totalement statut dépl. accepté transféré
  FI, si le transfert vers FI a généré des
• pièces comptable, analytique et budgétaire. (si
  une mission sans frais est
• comptabilisée le pictogramme restera )
• Cas particulier Ce pictogramme peut aussi être
  affecté à une mission annulée
• En effet, des écritures comptables et leur
  contre-passation ont été créées.
• En résumé ce pictogramme nest utilisé que si la
  mission possède un
• historique de paiement.

Ce pictogramme est peu utilisé et ne peut
provenir que dune action utilisateur, il sagit
de mettre la mission au statut ouvert. A ce
statut la mission est en attente comme pour
. Ce statut permet simplement à lutilisateur
de marquer certaines missions et ainsi de
différencier par exemple les mission non encore
traitées des missions déjà traitées à la
liquidation manuelle mais nécessitant plus
dinformations pour pouvoir être autorisées à la
comptabilisation.
57
De linterface XLAB à linterface BFC
Une mission est composée donglets et de boutons
XLAB
BFC
Données générales
Onglet Forfait
Onglet remarques
Financement mission
Onglet avances
Autres frais
Onglet justificatifs
Onglet Trajets
Transport de la mission
Commande de mission
Bouton Ventilation
Onglet Destinations
Séjours de la mission
Onglet Retenues
Données supplémentaires
58
Chemin
Dépenses gt Gestion des déplacements gt
Gestionnaire des dépl. Profession (Transaction
PR05).
2
1
3
59
Présentation de la transaction mission dans BFC
60
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet Forfait  alimenté via Xlab Données
générales du déplacement, Indemnités
forfaitaires, Organismes financeurs de la mission
Onglet Justificatifs  alimenté par
Xlab Catégories de frais type de transport autres
frais (matériel, inscription, ).
61
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet Destination alimenté par Xlab Séjours.
Remarque Une mission peut se subdiviser en
plusieurs séjours.
Onglet Trajet  Informations relatives au véhicule
personnel du salarié.
62
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet Retenues  Retenues pour convenance
personnelles à lintégration de la mission. Les
retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits
ou repas administratifs .
Onglet avance  alimenté par Xlab Avance des
frais à verser à lagent avant son départ en
mission.
Ne jamais modifier cet onglet
63
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet remarques  alimenté par Xlab Personnes à
contacter et motifs de la mission.
Ne pas modifier les données transmises dXlab.
Mais possibilité de rajouter des commentaires en
fin.
Onglet Données supplémentaires  alimenté par
Xlab Numéro de la mission XLAB, Ville de
départ,Division XLAB, Organisation dachat XLAB,
Instance du comité national.
Ne jamais modifier cet onglet
64
Présentation de la transaction mission dans BFC
Le bouton ventilation des coûts La commande XLAB
Ventilation analytique
Ventilation budgétaire
65
Gestion des avances et trop perçus
6
66
Gestion des avances

• Lagent peut bénéficié dune avance. Celle-ci est
  saisie dans Xlab.
• Le montant de lavance calculé par Xlab nest pas
  transmis à BFC  cest seulement linformation
  dune demande davance qui est transmise (coche
  avance dans Xlab).
• Lors de lintégration de la mission dans BFC, le
  montant de lavance est calculé sur la base de 
• 75 des indemnités de repas et de nuitées pour
  les missions en France minorées des retenues XLAB
  et majorées des catégories de frais majorations
  (anciennement majoration 5/3)
• 75 des indemnités journalières pour les missions
  à létranger ou loutre-mer minorées des retenues
  XLAB et majorées des catégories de frais
  majorations (anciennement majoration 5/3)
• 75 du montant du forfait pour les missions
  forfaitaires
• Le résultat de ce calcul est visible dans
  longlet avance.
• Le contenu de cet onglet ne doit jamais
  être modifié.

!
67
Gestion des avances (suite)

• Le batch de nuit de pré-comptabilisation génère
  lécriture comptable liée à lavance pour les
  missions dont la date de début est dans moins
  dun mois.
• Les avances sont payés à lagent au plus tôt un
  mois avant le départ en mission. Par conséquent,
  la mission ne sera pré-comptabilisée quun mois
  avant la date de début de mission.
• Toutes les avances dans BFC sont bloquées au
  paiement. Il faut donc les débloquer (en
  modification sur la pièce comptable, enlever le
  code blocage paiement B).

68
Gestion des trop perçus

• Il peut arriver, suite à une annulation de
  mission (cf infra) ou un complément de
  liquidation (cf infra) à la baisse, quun agent
  ait un trop perçu. Dans ce cas il est nécessaire
  de le régulariser
• Soit sur une mission suivante via blocage de la
  nouvelle mission au paiement et paiement du reste
  à lagent.
• Soit demande de paiement via réception de chèque.
• Dans ce cas, il faut rédiger un courrier à
  lagent pour lui demander de rembourser ce trop
  perçu.

69
La procédure de liquidation des Missions
7
70
Règles générales à la liquidation

• La liquidation consiste à comparer les frais
  prévus et engagés par le labo aux frais réels
  consommés par le missionnaire.
• Ne liquider que des missions dont lagent est
  rentré de mission (cest-à-dire dont la date de
  fin de la mission est inférieure à la date du
  jour).
• Les missions concernées par cette section sont
  les missions dont le schéma est  déplacement
  int. ,  déplacement à létranger ,  Stage ,
   Déplacement DOM-TOM 
• Toujours vérifier les frais saisis grâce à la
  simulation de la liquidation.
• Dans cette section, ne pas modifier longlet
   Forfait ,  Avances ,  Données
  supplémentaires .

71
Liquider une mission Dépenses gt Gestion des
déplacements gt Gestionnaire des dépl. Profession.
72
Modification du statut
73
Modification du statut

• Modifier le statut de  dem. acceptée  à
  Dépl. Effectué / rapport saisi , une fois que
  lagent est revenu de mission.

74
Saisie des frais réels Onglet Destination
75
Saisie des frais réels Onglet Destination en
France et Stage
1
2
76
Saisie des frais réels Onglet Destination à
létranger et DOM-TOM
77
Saisie des frais réels Onglet Justificatif
2
1
3
78
Saisie des frais réels Onglet Justificatif
79
Saisie des frais réels Onglet Justificatif
Rentrer le montant et valider en appuyant sur le
touche entrée
80
Onglet Justificatif ajout ou modification
informations
1
3
2
81
Les catégories de frais BFC et XLAB

• Dans BFC, les différents frais relatifs à une
  mission à lexception des indemnités journalières
  sont identifiés au travers de catégorie de frais.
• On distingue deux grands types de catégorie de
  frais
• Celles créées lors de lintégration de la
  mission dans BFC (donc saisies dans Xlab)
• Celles que lon peut rajouter lors de la
  liquidation de la mission (donc saisies dans BFC)
• Les catégories de frais créées lors de
  lintégration de la mission dans BFC ne doivent
  être modifiées que si elles ne correspondent pas
  à ce qui est spécifié sur létat de frais remis
  par le missionnaire.

82
Quelques catégories de frais à lintégration
(XLAB)
Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais
BUS Bus
DIV Divers
FI Frais dinscription
METR Métro
RER RER
TAXI Taxi
TRN Train
VP Véhicule personnel
MAJ Majoration
FORF Forfait
IMFE Indemnité France à létranger
OMPE Engagement OM permanent
RETN Autres retenues
83
Quelques catégories de frais à la liquidation
(BFC)
Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais
ESS Carburant
HTL Hôtel
PARK Parking
PEAG Péage
TAXE Taxe daéroport
VISA Visa
OMPR Régul. Engagement OM Permanent
REPA Nombre de repas
INDA Indemnité suite à abattement
84
Onglet Trajet Modification des montants Total KM
85
Onglet Trajet Modification Cat. de véhicules et
Classes de véhicules
86
Les Catégories de véhicules valides
Catégorie de véhicule Classe de véhicule
Véhicule personnel 1 à 5 CV
Véhicule personnel 6 à 7 CV
Véhicule personnel 8 à 99 CV
Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 Cm3
Vélomoteur De 50 à 125 Cm3
Motocyclette Plus de 125 Cm3
87
Onglet Retenues Gestion des retenues
88
La gestion des retenues

• Il est parfois utile de rajouter des retenues sur
  un séjour ou une partie du séjour pour lequel
  lagent a bénéficié dhébergement gratuit, de
  repas gratuit ou pris un repas administratif.
• La gestion des retenues est semi automatique dans
  BFC et seffectue sous forme de pourcentage. Une
  retenue différente peut être définie pour chaque
  jour indépendamment du reste du séjour.
• La gestion des retenues est légèrement
  différente selon que lon liquide une mission en
  France ou à létranger / DOM-TOM.

89
La gestion des retenues Mission en France

• Les missions en France donnent droit à des
  remboursements de frais de repas et des
  remboursements de frais dhébergement. Pour les
  missions en France on distingue donc les retenues
  pour les frais de repas des retenues pour les
  frais dhébergement.
• Dans longlet  Retenues , les retenues repas
  sont saisies dans la colonne  retenue repas  et
  les retenues dhébergement dans la colonne
   Déduction nuitée .
• Retenue nuitée 
• lorsquun agent est hébergé gratuitement, on
  saisit une retenue à 100 dans la colonne
   Déduction nuitée  pour chaque jour avec
  hébergement gratuit.
• Retenue repas 
• La colonne  Retenue repas  concerne les 2 repas
  de la journée. Ce qui veut dire que le
  pourcentage de retenue est différent selon le
  nombre de repas de la journée remboursable à
  lagent.

90
La gestion des retenues Mission en France

• Exemple1
• pour une journée (de 9h à 16h) comportant 1 seul
  repas à rembourser à lagent 
• si 1 repas gratuit ? retenue à 100.
• si 1 repas administratif ? retenue à 50.
• Exemple2
• pour une journée (de 9h à 21h) comportant 2 repas
  à rembourser à lagent 
• si 2 repas gratuits ? retenue à 100
• si 1 repas gratuit ? retenue à 50
• si 2 repas administratifs ? retenue à 50
• si 1 repas administratif ? retenue à 25
• si 1 repas administratif 1 repas gratuit ?
  retenue à 75

91
La gestion des retenues Mission à létranger ou
loutre-mer 

• Les missions à létranger ou loutre-mer donnent
  droit à une indemnité journalière comprenant les
  frais de repas et les frais dhébergement. Par
  conséquent, seule la colonne  Retenue
  repas/héb  doit être renseignée.
• Le fonctionnement des retenues à létranger ou
  loutre-mer est un peu différent de celui de la
  France. On considère que la nuitée représente 65
  du montant de lindemnité journalière et un repas
  représente 17,5 du montant de lindemnité
  journalière.
• Si un agent est hébergé gratuitement, on
  affecte donc une retenue de 65.
• On affecte une retenue de 17,5 si lagent
  est nourri gratuitement pour un repas et 35 pour
  les 2 repas.

92
La gestion des retenues Mission à létranger ou
loutre-mer

• Les séjours pour convenance personnelle 
• Bien que les retenues soient saisies lors de la
  liquidation de la mission, une retenue peut être
  générée automatiquement lors de lintégration de
  la mission, il sagit de la retenue pour un
  séjour dit privé ou pour convenance personnelle.
• Pour ce type de séjour, lors de lintégration de
  la mission, un séjour est généré dans longlet
  destination. Pour annuler le calcul des
  indemnités journalières fait automatiquement par
  le système, une retenue à 100 est générée dans
  longlet retenues pour chaque journée du séjour
  privé. Cette retenue ne doit pas être supprimée
  manuellement lors de la liquidation.

93
Vérification des retenues saisies
94
Etat liquidatif points de vérification
Montants hébergement 0 à létranger jours
indemnités de nuitées en France
Montant IJ à létranger Montant repas en France
Indemnités kilométriques et dégressivité en
fonction de la mission et de celles déjà
liquidées.
Montants des justificatifs individuels.
Montant Total à rembourser à Lagent.
95
(No Transcript)
96
Lautorisation

• Lautorisation est la dernière étape de la
  liquidation de la mission
• Autoriser une mission consiste à autoriser son
  passage dans la comptabilité
• Autoriser une mission, cest autoriser le
  remboursement de lagent
• Autoriser une mission, cest accepter toutes les
  modifications que lon a effectuées sur la
  mission
• Ne pas autoriser une mission revient à la laisser
  en attente dinformations complémentaires
• Si des frais ont été oubliés, on peut autoriser
  plusieurs fois une mission tant que le batch de
  comptabilisation nest pas passé.

97
Lautorisation
3
2
1
98
Historique mission

• Visualisation historique

WF_EAI idoc en intégration EXPLOIT batch de
comptabilisation ou dédition de létat
liquidatif.
99
Les cycles mission

• Une fois la mission autorisée un cycle de
  comptabilisation mission est généré le soir même
• Ce cycle de comptabilisation va comptabiliser
  toutes les missions liquidées et autorisées ainsi
  que les missions Xlab avec avance intégrées
• Toutefois, il est souvent nécessaire à la DSI que
  nous  rejetions ce cycle . En effet des
  missions de 2006 sintègrent sans contrôle
  budgétaire. Le contrôle budgétaire se fait alors
  sur lexercice 2007 à la comptabilisation de la
  mission. Ainsi les missions au statut  dépl
  accepté   calculé  nont pu être comptabilisée
  à cause dun budget insuffisant ou dun élément
  dOTP non valide

100
Chronologie du traitement dune mission sans
avance ()
J
J1
JN
JN1
Nouvel agent ou modif. agent Sirhus
23h
BFCE
agent
22h30 et 4h25
fournisseur
Nouvel agent ou modif. agent Xlab
agent
Liquidation Et autorisation mission
Pré-comptabilisation
Mission Xlab
9h
12h
Comptabilisation globale mission
23h
Proposition paiement
Paiement
23h30
() Agent avec coordonnées bancaires
101
Chronologie du traitement dune mission avec
avance ()
J
J1
JN
JN1
Nouvel agent ou modif. agent Sirhus
23h
BFCE
agent
22h30 et 4h25
fournisseur
Nouvel agent ou modif. agent Xlab
agent
9h
Liquidation Et autorisation mission
Pré-comptabilisation
Avance dans prop. paiement
Mission Xlab
9h
12h
23h
Paiement de lavance
Comptabilisation globale mission
Proposition paiement
Paiement
12h
23h30
() Agent avec coordonnées bancaires
102
Pièces comptables FI

• Visualisation des pièces comptables 1/2

103
Pièces comptables FI

• Visualisation des pièces comptables 2/2

104
Liquidation des missionsMini-quizz !
oui
non

• Peut-on modifier longlet Forfait ?
• Peut-on modifier une mission au statut demande
  acceptée?
• Les retenues, peuvent elles être modifiées ?
• Peut-on liquider une mission à tout moment ?
• Si je veux rajouter des infos sur un
  justificatif, je le fais sur longlet remarque.

105
Liquidation des missionsMini-quizz !
oui
non

• Peut-on modifier longlet Forfait ?
• Non, du moins pas encore
• Peut-on modifier une mission au statut demande
  acceptée?
• Non, il faut dabord changer son statut
• Les retenues, peuvent elles être modifiées ?
• Oui, sauf dans le cas des retenues pour
  convenance personnelle
• Peut-on liquider une mission à tout moment?
• Lagent doit être revenu de mission
• Si je veux rajouter des infos sur un justificatif
  je le fais sur longlet remarque.
• Non, sur la zone info du justificatif.

106
Exercices sur la Liquidation
107
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Exercice 1 Liquidation classique dune mission
France (1/3)
108
Exercice 1 Liquidation classique dune mission
(2/3)

• 1/ Lagent X vient de rentrer de mission, vous
  devez liquider cette mission pour lagent qui
  vous a été affecté
• - modifiez le statut de déplacement de cette
  mission.
• 2/ Les frais réels de lagent vous sont
  communiqués avec leurs justificatifs
• - Taxi 97,50
• - Taxe 35,90
• 3/ Vous devez modifier les dates et heures de la
  mission à
• - Début mission le 11.05.2007 à 09h00
• - Fin de mission le 17.05.2007 à 21h00
• La destination de la mission a la même
  caractéristique que len-tête du déplacement.

109
Exercice 1 Liquidation classique dune mission
(3/3)

• 4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à
  145.
• Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en
   véhicule personnel  limmatriculation est
  1654XP75 et la classe fiscale est 6 CV.
• 5/ Lagent a bénéficié de 7 repas gratuits (1 par
  jour).
• - Effectuez une retenue légale qui simpose dans
  la colonne correspondante.
• - Effectuez une simulation pour analyser les
  modifications engendrées par cette opération.
• 6/ Validez vos modifications en autorisant le
  calcul du déplacement (le calcul est effectué en
  job batch)

110
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Exercice 2 Liquidation classique dune mission
Etranger (1/3)
111
Exercice 2 Liquidation classique dune mission
Etranger (2/3)

• 1/ Lagent X vient de rentrer de mission, vous
  devez liquider cette mission pour lagent qui
  vous a été affecté
• - modifiez le statut de déplacement de cette
  mission.
• 2/ Les frais réels de lagent vous sont
  communiqués avec leurs justificatifs
• - Taxi 175
• - Vaccin 35
• 3/ Vous devez modifier la date et lheure de
  début de la mission à
• - Début mission le 05.05.2007 à 08h00

112
Exercice 2 Liquidation classique dune mission
Etranger (3/3)

• 4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 25.
• Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en
   motocyclette  (ATT. Modif de la classe de
  véhicule obligatoire), limmatriculation est
  1234XB31.
• 5/ Lagent a bénéficié dun repas gratuit le
  06.05.2007 et dun hébergement gratuit dans la
  nuit du 07 au 08.05.2007.
• - Effectuez les retenues légales qui simposent
  dans la colonne  Retenue repas/héb. .
• - Effectuez une simulation pour analyser les
  modifications engendrées par cette opération.
• 6/ Validez vos modifications en autorisant le
  calcul du déplacement (le calcul est effectué en
  job batch)

113
Complément de liquidation
8
114
Complément de liquidation

• Un complément de liquidation peut se faire à la
  hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on
  a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un
  trop perçu)
• Un complément de liquidation peut se faire une
  fois que la mission a été liquidée et transférée
  FI ( dépl accepté   transféré FI ).
• On double clique sur la mission et on effectue
  les modifications adéquates.
• On sauvegarde la mission.
• On autorise la mission.
• La comptabilisation se fera automatiquement par
  batch de nuit. Une pièce comptable est générée du
  montant des frais rajoutés.
• Le paiement seffectue comme pour une mission
  normale si le montant est à rembourser à lagent
• Le retour de facture vers Xlab sera du
  montant global de la liquidation.
• Exemple 1ère liquidation de 100 ? retour de
  facture vers Xlab de 100
• Complément de liquidation de 20 ?
  retour facture vers Xlab de 120
• La récupération de trop perçu se fait comme une
  récupération pour une liquidation normale.
• Le complément de liquidation est visible dans
  lhistorique de la mission et lhistorique de
  paiement.

115
Complément de liquidation
Dépenses gt Gestion des déplacements gt
Gestionnaire des dépl. Profession.
Complément de liquidation
1ère liquidation
116
Lannulation dune mission
9
117
La notion dannulation

• Il est interdit de supprimer une mission dans
  BFC. Cest XLAB qui envoie la mission en
  suppression.
• XLAB peut solder ou supprimer une mission ce qui
  va lannuler dans BFC si elle est au statut
  demande acceptée transférée FI.

118
Quand et dans quelles conditions annuler ?

• Une annulation peut se faire dans BFC si la
  mission est liquidée et comptabilisée.
• Une annulation ne se fait que sur la demande
  expresse du labo qui a saisi la mission.
• Si la mission a déjà été payée ou partiellement
  payée via lavance (Cf section sur lhistorique
  de paiement), il faudra penser à récupérer ces
  montants lors des prochaines missions.
• Conclusion Lannulation nécessite une
  coordination entre le Labo, la Délégation.

119
Traduction des règles précédemment citées dans le
système
Caractéristiques dune mission comptabilisée Pict
ogramme Statut  Transféré FI 
120
Actions pour annuler
121
Le statut dannulation
Le statut de calcul  annul. Enreg. FI  indique
que la mission a bien été annulée.
122
Quelques notions sur lannulation

• Une fois la mission annulée, les opérations de
  contre-passation ne seffectuent que lors du
  prochain traitement de comptabilisation.
• Une fois quune mission a été annulée, on ne doit
  pas faire marche arrière sur le statut
  dannulation (pb retour facture XLAB). Il faut
  donc faire très attention lors de lannulation.
• Une annulation libère des dates de la mission et
  permet de créer une nouvelle mission aux même
  dates.

123
Conclusion et clôture Avant de se quitter

• Merci de me rendre la feuille de présence signée.

Au revoir et à demain !
124

• Les procédures particulières
• a la liquidation

125
Liquidation Le forfait Global
10
Les outils Agents et mission
126
Quest ce quun forfait global ?

• On parle de mission avec forfait lorsque le labo
  décide de ne pas payer à lagent lintégralité
  des frais réglementaires remboursables à lagent
  et de ne lui rembourser quun montant
  forfaitaire.
• Le forfait global est utilisé au CNRS pour
  remplacer lensemble des catégories de frais
  dune mission ainsi que les indemnités
  (journalières à létranger, repas hébergement
  en France).
• Il nest utilisé que sil est plus avantageux
  pour le CNRS.
• Il est représenté par la catégorie de frais FORF
  (onglet justificatifs).

127
Procédure classique

• Supprimer catégorie de frais FORF (onglet
  justificatifs)
• Saisir frais réels de la mission (onglet
  justificatifs et trajet) ainsi que les retenues
  éventuelles (onglet retenues)
• Cocher zones  indemnité nuitée  et
   Remboursement repas  (onglet forfaits)
• Simuler et éditer létat de frais provisoire qui
  servira de pièces justificatives pour le choix du
  forfait
• Comparer montant des frais réels au forfait
• Si Forfait gt Frais réels conserver le calcul
  avec les indemnités réglementaires et sauvegarder
• Si Forfait lt Frais réels sortir sans sauvegarder
  vos modifications puis revenir sur la mission au
  forfait pour la liquider

128
Le montant du forfait global est sur longlet
justificatif
129
Opérations à effectuer pour vérifier les frais

• On doit vérifier que le montant des frais du
  forfait est bien inférieur à lensemble des frais
   normaux  de la mission.
• Pour cela il faut saisir les frais réels de la
  mission.
• Il existe plusieurs façon de vérifier que le
  forfait est plus avantageux pour le CNRS, la
  procédure suivante est donnée à titre indicatif.

130
Comment connaître le montant des justificatifs ?
131
Supprimer le Forfait global (en notant son
montant)
132
Saisie des montants des justificatifs
On doit ici saisir tous les montants réels, sauf
ceux déjà payés par le CNRS (ici VOLP). Un
message davertissement bloquant nous le rappelle.
133
Justificatifs
134
Onglet Forfait
Dans le cas dun forfait global, la ou les coches
dindemnités sont désactivées. Il faut donc la ou
les réactiver pour pouvoir simuler létat de
frais complet de la mission et le comparer au
forfait global.
135
Simuler létat de frais
136
Analyse de la simulation

• Le montant à comparer est
• Si le montant est inférieur au montant du forfait
  global on sauvegarde.
• Si le montant est supérieur au montant du forfait
  global, on ne sauvegarde pas le déplacement et on
  laisse ainsi le forfait.
• Ici, on sauvegardera le déplacement car
  1740,80 lt 2500.
• Il est plus intéressant pour le CNRS de
  rembourser les indemnités que le forfait global.

137
Exercice sur le forfait Global
Les outils Agents et mission
138
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Exercice Liquidation particulière dune mission
au forfait (1/2)
139
Vérification du forfait global
Exercice Liquidation particulière dune mission
au forfait (2/2)

• 1/ Sélectionner la mission, elle contient un
  forfait global.
• 2/ Remplissez létat de frais comme si le forfait
  nexistait pas
• Les frais réels de lagent vous sont communiqués
  avec leurs justificatifs
• - Taxi 50
• - Taxe 70
• Lagent a bénéficié de 3 repas gratuit (un le
  18.06 et deux le 19.06.2007)
• 3/ Sauvegardez ou non votre mission en fonction
  de ce qui est le plus intéressant pour le CNRS.

140
Liquidation Rajout de repas supplémentaires
11
141
Lajustement des repas

• Depuis le 1er novembre 2006, concernant ses frais
  de repas, lagent est remboursé sur la base du
  nombre de repas quil déclare avoir pris pour ses
  frais de mission en France.
• BFC calcule le nombre de repas à rembourser à
  lagent sur la base du calcul forfaitaire des
  indemnités de repas soit en fonction des heures
  de mission.
• Si, après simulation de la liquidation, le nombre
  de repas calculés par le système est inférieur à
  celui déclaré par lagent, vous devez rajouter
  manuellement le montant des repas
  supplémentaires. La catégorie de frais  REPA  -
  nombre de repas a été créée à cet effet.

142
Simulation de la mission
143
Analyse du nombre de repas
29 repas
144
Rajout de repas
Postulat En réalité lagent a consommé 30 repas,
il faut donc rajouter 1repas dans la catégorie
repas
Affecter le nombre de repas. Valider linsertion
Affecter le montant spécifié dans la catégorie
REPA
145
Visualiser les nouveaux frais générés
Cliquer sur le bouton simuler
Le tableau des justificatifs de repas nest pas
modifié.
Le tableau des justificatifs individuels prend en
compte le repas rajouté.
146
Enlever des repas
Postulat En réalité lagent a consommé 26 repas,
il faut donc enlever 3 repas dans Longlet
retenues
147
Visualiser les nouveaux frais générés
Deux retenues ont été saisies 1 de 100
correspondant à 2 repas. 1 de 50 correspondant
à 1 repas
Le montant total a été diminué de 315,25 soit
45,75
148
Liquidation Les OM permanents
12
149
Les OM permanents

• Lorsquun agent se déplace régulièrement au même
  endroit et pour le même motif pendant une période
  qui peut aller jusquà lannée, un ordre de
  mission permanent peut lui être établi. Ainsi,
  lagent na pas à effectuer une nouvelle demande
  de mission à chaque déplacement.
• Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est
  saisie avec lensemble des frais prévisionnels à
  rembourser à lagent pour la période couverte par
  lOM permanent. En parallèle, une commande
  prévisionnelle dachats est saisie dans Xlab pour
  engager les frais de transport pris en charge par
  le CNRS associés à cet OM permanent.
• Les OM permanents sont créés dans Xlab puis
  envoyés à BFC avec le montant global estimatif
  pour la durée de lOM permanent.
• Lors de lintégration dans BFC, cette mission est
  créée avec un schéma de déplacement  Ordres
  permanents .
• Les déplacements de schéma  Ordres permanents 
  créés dans BFC ne correspondent pas à des
  missions  réelles , ils servent dengagement
  pour les missions à venir.

150
Les OM permanents

• Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM
  permanent, lagent établit son état de frais  la
  liquidation de ce déplacement se fait directement
  dans BFC.
• La liquidation dun OM consiste à dupliquer lOM
  permanent pour créer une nouvelle mission
  Liquid. OM Permanent
• Après chaque liquidation sur OM permanent, il
  faut régulariser lOM permanent (Cat. de frais
  OMPR) pour équilibrer le budget
• Il sont régularisés via
• Des missions de type liquidation sur OM permanent
• Des catégories de frais OMPR.
• Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation

151
Les particularités des OM permanents

• Les dates du déplacement sont initialisées au 1er
  janvier de lannée en cours. Les dates réelles de
  lOM permanent sont dans la zone motif. Ceci est
  une astuce technique pour éviter des problèmes de
  chevauchement de date de mission.
• Dans longlet forfait, les zones  Indemnité
  nuitée   Indemnité repas  pour la France (ou
   Indemnités journalières  pour létranger et
  DOM-TOM) sont décochées
• Le montant de tous les frais prévisionnels saisis
  dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une
  catégorie de frais particulière  OMPE 
  Engagement OM permanent
• Une catégorie de frais est créée pour chaque type
  de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un
  montant à 0
• Il ne comporte quun seul séjour dans longlet
  destination, ce séjour pouvant mentionner
  plusieurs villes de destination.

152
Procédure

• Vérifier le montant disponible de lOM permanent
• Créer une copie de lOM permanent, lui affecter
  un schéma de déplacement  Liquid OM permanent 
  et saisir les frais
• Simuler la mission
• Sauvegarder et autoriser
• Attention si montant à rembourser à lagent
  est supérieur au montant disponible sur lOM
  permanent alors il faut sortir de la mission sans
  sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour
  solder lOM permanent car il a été sous engagé
• Régulariser lOM permanent (Cat. de frais OMPR du
  montant de la liquidation en négatif)

153
Comment créer la liquidation de cet OM ?
154
Affichage OM Permanent copié
Dates réelles de couverture
Dates fictives
Catégorie de frais porteuse de lengagement
155
Modifier le schéma de déplacement
156
Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée
157
Modifier le motif et la ville
158
Supprimer / modifier les catégories de frais
Supprimer OMPE
159
Supprimer / modifier les catégories de frais
160
Renseigner les destinations
161
Longlet trajet si véhicule personnel utilisé
Zones à renseigner
162
Affecter retenues si nécessaire
1
2
163
Recommandations

• Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à
  lagent est inférieur au montant disponible de
  lOM permanent que vous avez vérifié avant de
  créer la liquidation
• Si le montant à rembourser à lagent est
  supérieur au montant disponible de lOM permanent
  que vous avez vérifié avant de créer la
  liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la
  liquidation. Vous devez faire  Retour  et ne
  pas sauvegarder. Cela signifie que lOM permanent
  a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez
  prendre contact avec le laboratoire et lui
  demander de solder lOM permanent et den
  re-créer un autre.
• Le solde dun OM permanent dans Xlab nest pas
  transmis à BFC. Il vous faut également solder
  lOM permanent dans BFC. Cette procédure sera
  explicitée plus loin (saisie dune catégorie de
  frais OMPR du montant disponible de lOM
  permanent).

164
Visualiser la nouvelle mission
Les missions rattachées à un OM permanent ont le
même n de mission XLAB
Montant à reporter sur lOM permanent
165
Régularisation de lengagement sur lOM permanent

• La saisie dune liquidation dOM permanent met à
  jour automatiquement le budget dengagement. Or
  ce budget avait déjà été mis à jour lors de
  lintégration de la mission Xlab typée OM
  permanent ( par la catégorie de frais  OMPE ).
• Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire,
  il faut modifier le déplacement de schéma
   Ordres permanents  en diminuant son montant du
  montant de la liquidation que vous venez de créer
  (catégorie de frais OMPR).
• Cette action de régularisation est à faire après
  chaque liquidation sur OM permanent.

166
Régularisation de lengagement sur lOM permanent
(suite)
Création dune catégorie OMPR en négatif sur
lOM permanent dun montant égal au montant de la
mission Liquidation OM perm créée (signée
négativement)
167
Modification du statut
Cliquer sur le bouton  statut  et sauvegarder
168
Astuce

• Les autres  liquidation sur OM perm.  sur le
  même OM permanent seront créées par copie de la
   liquidation sur OM perm.  et non par copie de
  lOM permanent. En effet, ceci évitera davoir à
  changer le schéma de déplacement.
• Cette procédure nest pas obligatoire mais
  permet de remplir la liquidation plus rapidement.
  

169
Solde dun OM permanent

• Lorsque le montant disponible sur lOM permanent
  devient insuffisant pour liquider un déplacement
  ou lorsque cest le dernier déplacement de
  lagent dans le cadre de lOM permanent et quil
  reste un disponible sur lOM permanent, il faut
  le solde.
• Le solde dun OM permanent doit se faire dans
  Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement
  aux autres types de mission, le solde dun OM
  permanent nest pas transmis à BFC.
• Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut
  saisir une catégorie de frais OMPR (onglet
  justificatifs) du montant restant (en négatif).
  Puis sauvegarder.

170
A ne pas oublier

• Ne jamais autoriser un OM permanent.
• Ne pas oublier de réduire lOM permanent.
• Ne pas oublier de modifier le statut de lOM
  permanent avant de sauvegarder.

171
OM PermanentMini-quizz !
oui
non

• Peut-on autoriser un OM Permanent ?
• LOM permanent et sa copie ont-ils le même numéro
  de mission Xlab ?
• Faut-il régulariser lOM permanent après chaque
  liquidation ?
• Le solde dun OM Permanent est-il transmis à BFC?

172
OM PermanentMini-quizz !
oui
non

• Peut-on autoriser un OM Permanent ?
• Non, il faut toujours procéder par copie de lOM
  permanent en noubliant pas de modifier le schéma
  de déplacement
• LOM permanent et sa copie ont-ils le même numéro
  de mission Xlab ?
• Oui, par contre ils ont un schéma de déplacement
  et un statut différents (Ordres Permanents Demde
  saisi