Sistema Nacional de Archivos - Sexta Reuni - PowerPoint PPT Presentation

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Sistema Nacional de Archivos - Sexta Reuni

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Sirven de medio de prueba en lo penal, administrativo, ... Representa una conexi n o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. – PowerPoint PPT presentation

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Title: Sistema Nacional de Archivos - Sexta Reuni


1
Sistema Nacional de Archivos -Sexta Reunión de
Consejos Departamentales de Archivos.
  • LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y LA IMPORTANCIA
    DE SU NORMALIZACIÓN

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Contenido.
  • MARCO JURÍDICO
  • PROCESO
  • PROCEDIMIENTO
  • QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
  • EL PORQUÉ DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
  • VENTAJAS DE CONTAR CON ELLOS.
  • IMPORTANCIA DE SU NORMALIZACIÓN
  • PARTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
  • FLUJOGRAMAS
  • SIMBOLOGÍA
  • BIBLIOGRAFÍA
  • EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO PARA UN CDA

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MARCO JURÍDICO.
  • Constitución Política (Año de 1991) Se
    prescriben aspectos a tener en cuenta en la
    Gestión Administrativa y el funcionamiento de las
    entidades públicas
  • Obligación de definir funciones para cada empleo
    público (Arts. 122, 123, 124).
  • Desarrollo de la Función Administrativa Se debe
    dar bajo los principios de igualdad, moralidad,
    eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
    publicidad (Art. 209).
  • La existencia del control interno y fiscal en la
    administración pública (Art. 209, 267, 268, 269,
    270, 272).

4
Marco Jurídico (Continuación 1 / 3).
  • Estatuto Anticorrupción y Código Disciplinario.
  • Código Contencioso Administrativo (Decreto
    Reglamentario 01 de 1984).
  • Ley 42 de 1993 Organización del Sistema de
    Control Fiscal Financiero y los organismos que lo
    ejercen.
  • Ley 87 / 1993, Por la cual se establecen normas
    para el ejercicio del control interno en las
    entidades y organismos del Estado y se dictan
    otras disposiciones.

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Marco Jurídico (Continuación 2 / 3).
  • Directiva Presidencial 02 / 1994, Desarrollo
    de la función de Control Interno en las entidades
    y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden
    Nacional.
  • Decreto 2150/1995, Se suprimen y reforman
    regulaciones, proce- dimientos o trámites
    innecesarios, existentes en la Ad/món Pública.
  • Directiva Presidencial 01 / 1997, Desarrollo
    del Sistema de Control Interno.
  • Ley 489 / 1998, Se dictan normas sobre la
    Organización y Funciona miento de las entidades
    del orden nacional, se expiden las
    disposicio-nes, principios y reglas previstas en
    los numerales 15 y 16 del artí-culo 189 de la
    Constitución Política y se dictan otras
    disposiciones.
  • Directiva Presidencial 03 / 1999, Supresión o
    reforma de regulaciones, procedimientos y
    trámites innecesarios existentes en la
    Administración Pública F.E. Artículo 120 de
    Ley 489 de 1998.
  • Directiva Presidencial 10 de 2002, Num. 1.1.3,
    2.2.

6
Marco Jurídico (Continuación 3 / 3).
  • Ley 812 de junio 26 del 2003, Título II, Capítulo
    2, Artículo 8 Literal B Viñeta 6 Con el fin
    de mejorar la competitividad de las entidades
    públicas, estas adoptarán el sistema de calidad
    total y eficiencia administrativa, buscando en lo
    posible la certificación de calidad ISO.
  • Ley 872 de diciembre 30 de 2003 Por la cual se
    crea el sistema de gestión de calidad en la Rama
    Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
    prestadoras de servicios.

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Proceso.
  • PROCESO Se define como Curso de eventos que se
    van sucediendo a medida que las materias primas
    se transforman en productos elaborados (A. A.
    García Conceptos de Organización Industrial,
    1996),
  • Una serie de tareas de valor agregado que se
    vinculan entre sí para transformar un insumo en
    un producto (R. Chang Mejora Contínua de
    Procesos, 1996),
  • La organización racional de personas,
    materiales, energía, equipos y procedimientos en
    actividades concebidas para producir un resultado
    final específico (P. Lorino El Control Interno
    de Gestión Estratégico, 1994),
  • Una actividad que se lleva a cabo en una serie
    de etapas para producir un resultado específico o
    un grupo coherente de resultados específicos, o
    un grupo de acciones que tienen un propósito en
    común que hace avanzar el negocio en alguna
    forma (Morris, Daniel, Brandon, Joel
    Reingeniería, Cómo aplicarla con éxito en los
    negocios, 1994),
  • ... Consiste en un grupo de tareas lógicamente
    relacionadas que emplean los recursos de la
    organización para dar resultados definidos en
    apoyo de los objetivos de la organización (J.
    Harrington Mejoramiento Contínuo de los
    procesos de la empresa, 1992).

8
Proceso.
  • Etapas básicas del PROCESO Preparatorias o de
    Iniciación, de Ejecución o Transformación, de
    Resultados (producto o servicio resultante) y de
    Control (presente en las etapas anteriores).
  • Clasificación de los PROCESOS De tipo misional,
  • De tipo gerencial (Planeación, Dirección, Talento
    Humano, Control), De tipo esencial (Financieros,
    Contratación, Sistemas), De apoyo (Mantenimiento,
    vigilancia, transportes).

9
Proceso.
  • Entradas Transformación Bien o
    servicio

- Proceso de Cambio o transformación de las
entradas. - Valor agregado.
Recursos Insumos Información
Resultados Productos
Retroalimentación (feed back).
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Procedimiento.
  • Procedimiento ... Es sinónimo de método, esto
    es, modo ordenado de proceder para llegar a un
    fin determinado u orden en que se realizan las
    actividades (Mass, Jordi, Ramió, Carlos La
    auditoría operativa en la Práctica,1998).
  • Es Un método de ejecutar algunas cosas
    (Diccionario de la Real Academia de la Lengua,
    1994).
  • Es un documento que describe clara e
    inconfundiblemente los pasos consecutivos para
    iniciar, desarrollar y concluir una actividad u
    operación relacionada con el proceso productivo o
    de servicios, los elementos técnicos a emplear,
    las condiciones requeridas, los alcances y
    limitaciones fijadas, el número y características
    del personal que interviene, etc. (A. Senlle, G.
    Stoll ISO 9000. Calidad Total y Normalización,
    1994).

11
Procedimiento
  • Procedimiento Conjunto de pasos, vinculados y
    dispuestos de manera secuencial, realizados
    dentro de un proceso y dirigidos a desglosar de
    manera detallada la forma de hacer algo
    incluyendo el Qué?, el Cómo?, el Cuándo? y
    Quién debe ejecutar la tarea?.

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Qué son los Manuales de Procedimientos?
  • Son la colección sistemática de los
    procedimientos que indican al personal de la
    entidad las actividades a ser cumplidas y la
    forma como deben ser realizadas, con elementos
    adicionales como los puntos de control y el
    tiempo de ejecución.
  • Son instrumentos gerenciales que buscan coadyuvar
    a la ejecución correcta y oportuna de las labores
    encomendadas al personal y propiciar la
    uniformidad en el trabajo. Permiten el ahorro de
    tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo,
    evitando la repetición de instrucciones.
    Facilitan la supervisión y evaluación del
    trabajo. Facilitan el aprovechamiento de los
    recursos de la entidad. Propician el mejoramiento
    de la productividad en la empresa.

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El porqué de los Manuales de Procedimientos.
  • Porque existen obligaciones legales, las cuales
    se encuentran en la Constitución Política de la
    República de Colombia, el Código Contencioso
    Administrativo, Leyes, Decretos y Directivas
    Presidenciales. El incumplimiento de lo allí
    estipulado conducirá a sanciones disciplinarias.
  • Porque, con ellos, se puede lograr la calidad y
    la efectividad en la organización. A través de
    esta herramienta se gerencia el día a día.

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Ventajas de contar con Manuales de Procedimientos
  • Contribuir al incremento de la productividad
    (eficiencia y eficacia) y la calidad en la
    organización.
  • Ser fuente importante de información y consulta
    sobre los procesos, procedimientos, tareas o
    actividades que desarrolla la entidad u
    organización.
  • Evitar la improvisación.
  • Ser elementos importantes de revisión y
    evaluación.
  • Permitir efectividad en la aplicación de las
    normas, procesos y funciones administrativas.
  • Se relacionan directamente con el levantamiento,
    implantación y aplicación de las Tablas de
    Retención Documental (TRD).

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Importancia de los Manuales de Procedimientos
  • Son instrumentos útiles para orientar al cliente.
  • Apoyan el mejoramiento continuo en la entidad u
    organización.
  • Posibilitan un mejor uso del tiempo y la
    oportunidad de los trámites.
  • Ayudan a volver reales la misión y visión de la
    empresa.
  • Facilitan la concresión de deberes y
    responsabilidades.
  • Sirven de medio de prueba en lo penal,
    administrativo, penal y laboral.
  • Posibilitan la estandarización en la ejecución
    del trabajo.
  • Son una herramienta valiosa para alcanzar la
    calidad.
  • Se constituyen en una guía de entrenamiento en el
    puesto de trabajo.
  • Son una herramienta de control, contra la
    corrupción y la tramitomanía
  • Constituyen parte de la memoria institucional de
    la organización.
  • Favorecen la unificación de conceptos.
  • Permiten conocer la cadena de trabajo dada en la
    organización.

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Características de los Manuales de Procedimientos
  • Redacción simple, corta, clara, concisa, precisa,
    fluida y comprensible.
  • Deben tener un proceso continuo de revisión y
    actualización, por el mismo funcionario que
    desarrolla procedimiento.
  • Tener un procedimiento continuo de revisión y
    actualización.
  • Facilitar, a través del diseño, su uso,
    conservación y actualización.
  • Estar debidamente formalizado por el
    representante legal de la entidad.

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Partes de un Manual de Procedimientos.
  • Formalización Interna.
  • Tabla de contenido.
  • Misión de la Entidad.
  • Visión de la Entidad.
  • Objetivo.
  • Dependencias responsables.
  • Normas.
  • Siglas utilizadas.
  • Procedimientos (Incluyen formatos y flujogramas).
  • Glosario.
  • Anexos Tablas, instrucciones, otros.

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Los flujogramas o diagramas de bloque.
  • Son una representación gráfica de un
    procedimiento que busca mostrar en forma dinámica
    y lógica la secuencia del trabajo y permite
    conocer y comprender el proceso que se escribe a
    través de los pasos, documentos, dependencias y
    cargos que intervienen en el proceso o
    procedimiento graficado.
  • Los flujogramas complementan la parte redactada o
    literal de los procedimientos.

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Simbología ANSI para flujogramas
20
Ejemplo de procedimiento y de diagrama en bloque.
INICIO  
Elaborar y firmar Acta y enviarla al Jefe de la
DCD.
Revisar y firmar el Acta.
Archi-var.
FIN
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Fases para la gestión de un proyecto de Manuales
de Procedimientos.
  1. Examen situacional, estado actual.
  2. Planeación del proyecto.
  3. Definición del esquema organizativo para el
    proyecto.
  4. Levantamiento de los procedimientos actuales.
  5. Análisis.
  6. Formulación de los procedimientos.
  7. Pruebas y ajustes.
  8. Aprobación de los manuales.
  9. Difusión, implantación, y aplicación.
  10. Control y Mejoramiento Continuo.

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Ejemplo de formato REPÚBLICA DE COLOMBIA ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN SECRETARÍA GENERAL Y DE
ASUNTOS JURÍDICOS GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA VÍA
FAX.
FE-CHA CIUDAD TELÉ-FONO / FAX ENTIDAD DESTINATARIO ASUNTO RESPONSA-BLE DEL ENVÍO CANTIDAD DE FOLIOS ENVIADOS RESUL-TADO DEL ENVÍO.








GESTIÓN DOCUMENTAL Original GCA (Serie
Registro y control , Subserie Registro de
Correspondencia) Resolución N 165 del 11 de
octubre del 2002 Nombre del Archivo Sistematizado
en GCA AGN-FTRD-122 Tamaño del Formato
Oficio.
23
Bibliografía.
  • Gestión Pública con Procedimientos, Rigoberto
    Martínez Bermúdez, Corporación Organización y
    Métodos. Bogotá D.C. 1999.
  • Guía para la racionalización de trámites,
    Procesos y Procedimientos, DAFP, BID, Cámara de
    Comercio Bogotá, 2002.
  • Organización y Métodos en la Administración
    Pública, Gustavo Quiroga Leos, Trillas, Méjico -
    1994.
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