UNIDAD DID

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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTOTema 6.- La
gestión de documentos o records management.6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones.
CONCEPTO
ICA. Dictionary of archival terminology, 1984
Área de gestión administrativa general relativa a
conseguir economía y eficacia en la creación,
mantenimiento, uso y disposición de los documentos
UNESCO. Record and Archives Management Programme,
1979
Dominio de la gestión administrativa general con
vistas a asegurar la economía y la eficacia de
las operaciones desde la creación, mantenimiento
y utilización, hasta la afectación final de los
documentos
La noción de gestión de documentos abraza todo el
ciclo de utilización de los documentos , desde su
creación o recepción, hasta el momento en que los
documentos no son necesarios en la conducción de
los asuntos corrientes de una organización o
institución. La afectación final dada al
documento depende de la evaluación que se haga de
su valor y de su utilidad potencial, y puede
tomar la forma de una transferencia a un depósito
intermedio para su almacenamiento temporal, de su
transferencia directa a un servicio de archivos,
de una donación a un depósito habilitado, de
reproducción antes de su destrucción o, por
último, de destrcción pura y simple.
Las operaciones archivísticas que se llevan a
cabo a lo largo del periodo comprendido entre la
creación de documentos y su eliminación o
transferencia a otra institución de archivos
entran dentro de la denominación genérica de
gestión de documentos
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gestión de documentos o records management.6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones.
Rhoads, 1989

• Beneficios económicos facilita la
  identificación y cuantificación mediante los
  cuadros de retención y disposición de
  documentos, la disposición de los documentos a lo
  largo del tiempo y la utilización al máximo de
  los depósitos intermedios.
• Economías de eficacia mediante una gestión
  consistente del conjunto del proceso de creación
  de los documentos (control sobre el diseño, la
  generación y la distribución de formaularios,
  informes, directrices y correspondencia), en el
  diseño de los sistemas de archivo y recuperación,
  gestión de los archivos corrientes y gestión de
  las máquinas copiadoras.
• Efectividad en la planificación de actividades
  de gobierno.
• Uso juicioso y responsable de la auotomatización
  y la reprografía

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gestión de documentos o records management.6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones.
Rhoads
Estas ventajas podrán conseguirse siempre que
exista un programa de gestión de documentos
eficaz. No obstante, la diversidad existente a
nivel internacional ha llevado a formular cuatro
niveles de implantación de la gestión de
documentos a partir del modelo norteamericano

• Nivel mínimo aquellos países que cuentan con
  sistemas de cuadros de retención y disposición de
  documentos, disponen sus documentos siguiendo las
  previsiones inscritas en dichos cuadros y
  transfieren los documentos con valor permanente a
  los Archivos Nacionales
• Nivel mínimo incrementado aquellos países que
  incorporan a los elementos del nivel mínimo la
  existencia de uno o más depósitos intermedios.
• Nivel intermedio aquellos países que añaden al
  anterior otros subprogramas básicos, como el
  diseño y gestión de formularios, gestión de la
  correspondencia e informes, desarrollo de
  sistemas de archivo y recuperación, gestión de
  documentos activos, programa de documentos
  esenciales y planificación ante posibles
  desastres.
• Nivel óptimo aquellos países que suman a los
  niveles anteriores la gestión de directrices,
  correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras
  de oficina sistemas de gestión de la información
  y utilización de tratamiento de textos en la
  generación de correspondencia, informes y
  directrices, y en la cumplimentación de
  formularios utilizan sistemas de análisis,
  automatización y tecnología reprográfica en
  múltiples aplicaciones

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Evolución, concepto y aplicaciones.
APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

• Puntos a considerar para establecer un modelo de
  gestión de documentos

• Apoyo y respaldo de una institución de archivos
  a nivel nacional como elemento coordinador.
• Análisis de las tradiciones administrativas. El
  éxito o fracaso del modelo depende de su
  adaptación a la Administración.
• Conciencia de que la gestión de documentos forma
  parte de la gestión administrativa general de un
  organismo al igual que la gestión económica o de
  personal.
• Una buena planificación como base del modelo.
• Importancia de una base y un respaldo
  legislativo o reglamentario en todas las fases de
  implantación del sistema.
• Análisis de los modelos de gestión de documentos
  de otros países, para ver que elementos podemos
  adoptar.

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Evolución, concepto y aplicaciones.

• Conciencia en todo momento de cuál es el papel
  que debe desarrollar el profesional de archivos
  en el ámbito de la gestión de documentos cuándo
  y de qué manera debe intervenir.
• Necesidad de formación del personal de la
  Administración que se va a encargar de los
  archivos de oficina.
• Disponer de cuadros de clasificación y de
  retención y disposición.
• Importancia de conseguir la colaboración de la
  Administración en la gestión de los documentos.
• Importancia de un normalización terminológica en
  la teoría y la práctica archivística a nivel
  nacional.
• Conciencia del respaldo de las nuevas
  tecnologías como instrumentos para la gestión de
  documentos.
• Consecuencia de lo anterior es la necesidad de
  un reciclaje profesional.
• Conciencia de que EEUU constituye un punto de
  referencia en este sentido.

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gestión de documentos o records management.6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones.
Siguiendo el modelo norteamericano, del que se
deriva el resto, podemos hablar de tres fases
dentro de la gestión de documentos
Flujo de información
Creación Creación Mantenimiento y uso Mantenimiento y uso Mantenimiento y uso Mantenimiento y uso Disposición
Creación Creación Activo Activo Semi-activo / Inactivo Semi-activo / Inactivo Disposición
Estación de trabajo Ficheros de departamento Ficheros de departamento Centro de información Centro de información Centro de registros Archivos / Destrucción

En cada una de estas tres fases intervendrán una
serie de elementos
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gestión de documentos o records management. 6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones. 6.2.- Las
fases del tratamiento elementos e
interrelaciones.
Las fases de tratamiento
La fase de creación de los documentos
a.-

• Diseño y gestión de formularios
• Preparación y gestión de correspondencia
• Preparación y gestión de informes y directrices
• Desarrollo de sistemas de gestión de información
• Aplicaciones tecnológicas a estas funciones

Elementos

• La introducción masiva de la informática
  obligará a un replanteamiento general de las
  responsabilidades. De esta manera la intervención
  del archivero se adelantará al instante de
  creación de los documentos electrónicos.

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gestión de documentos o records management. 6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones. 6.2.- Las
fases del tratamiento elementos e
interrelaciones.
La fase de mantenimiento y uso de los documentos.
b.-

• Desarrollo de sistemas de archivo y de
  recuperación.
• Gestión de los expedientes, del correo y de las
  telecomunicaciones.
• Selección y gestión de las máquinas copiadoras.
• Desarrollo y mantenimiento de programas de
  documentos vitales y de planes contra desastres.
• Administración de los depósitos intermedios.
• Aplicación de los sistemas de análisis,
  automatización y reprografía a todos estos
  procesos.

Elementos
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gestión de documentos o records management. 6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones. 6.2.- Las
fases del tratamiento elementos e
interrelaciones.
La fase de disposición de los documentos.
c.-

• Identificación y descripción de las series de
  documentos.
• Desarrollo de los cuadros de retención y
  disposición de los documentos .
• Selección y transferencia de los documentos de
  valor permanente a la institución de archivos.

Elementos
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gestión de documentos o records management.6.1.-
Evolución, concepto y aplicaciones.6.2.- Las
fases del tratamiento elementos e
interrelaciones.
Michel Roberge, en su autonombrada Teoría
Sistemática de los Documentos Administrativos
(GDDA), hace referencia a los tres instrumentos
fundamentales de la Gestión de Documentos
Administrativos

• El cuadro de clasificación. Es una estructura
  jerárquica y lógica que refleja las funciones de
  una organización a partir de las cuales es creada
  o recibida la documentación administrativa.
  Constituye el eje del sistema de GDDA organiza
  intelectualmente la información y permite situar
  los expedientes relacionados los unos con los
  otros.
• El calendario de conservación. Se eleabora a
  partir de la estructura de clasificación, en
  función de las series de expedientes, siendo
  indispensable para la racionalización del plazo
  de conservación, la sistematización de la
  eliminación y la preservación, puesto que fija
  los plazos de vida activa y semiactiva y
  determina la suerte de los documentos convertidos
  en inactivos de acuerdo con los valores
  administrativo, jurídico, legal, financiero e
  histórico de cada una de las series.
• El inventario. Describe cada uno de los
  expedientes o documentos e indica el lugar donde
  se hallan conservados.

Naturlamente, como hemos indicado anteriormente,
pueden existir, en la práctica, tantos modelos de
aplicación como modelos administrativos
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 6.- La
gestión de documentos o records management. 6.3.-
Modelos nacionales de gestión de documentos.

• Existen dos grandes modelos de gestión de
  documentos
• Uno norteamericano.
• Y otro europeo.
• El modelo norteamericano aunque presenta unos
  rasgos característicos, en su interior el
  submodelo de los EEUU presenta diferencias en
  relación con el submodelo de Quebec.
• Por otro lado, el modelo europeo no es uniforme.
• Este modelo está inscrito en el marco de una
  administración joven y dinámica en constante
  redefinición preocupada por los beneficios y las
  economías que resultan de una buena gestión de
  documentos.
• Como ya hemos recogido, los EEUU y Quebec han
  desarrollado de distinta manera la gestión de sus
  documentos.

Características del modelo norteamericano de
gestión de documentos.
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 6.- La
gestión de documentos o records management. 6.3.-
Modelos nacionales de gestión de documentos.
Modelo de EEUU

• Actualmente la gestión de los documentos
  corrientes se encuentra totalmente integrada en
  el engranaje administrativo federal.
• Existe también una fuerte incidencia del factor
  económico.
• de ahí que
• Prevalezca el factor rentabiblidad sobre el
  concepto patrimonio cultural como legado.
• Fruto de la práctica para solucionar los
  problemas característicos de la administración
  moderna se formulan los principios teóricos de la
  gestión de documentos.
• Práctica Formulación Principios Teóricos.
• La iniciativa de hacer frente al problema
  causado en las fases de creación y mantenimiento
  y uso viene de manos de las agencia federales.
• Y los archiveros federales intervienen en estas
  primeras fases para garantizar la preservación de
  la documentación con valor permanente.

base para la
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 6.- La
gestión de documentos o records management. 6.3.-
Modelos nacionales de gestión de documentos.

• El interés de las agencias por la gestión
  cotidiana de los documentos.
• El interés de la institución de archivos por la
  preservación de la documentación con valor
  histórico.
• Coexistencia de dos tipos de profesionales
• Gestor de documentos (records managers).
• Archivero (archivists).
• Desde que aparece el concepto de gestión de
  documentos, los americanos han estado interesado
  por racionalizar el proceso. De ahí el
  establecimiento de los records centers y de las
  records schedules en el ámbito de la
  Administración Federal.
• El NARA (National Archives and Records
  Administration) se ha reservado el papel de
  organismo responsable del control de la totalidad
  del ciclo de vida de los documentos en la
  Administración Federal.

Records center edificio, por lo general
especialmente diseñado y construido para el
almacenamiento económico, conservación y
comunicación de documentos semicorrientes, antes
de su disposición final.
Records schedules documento que describe los
documentos de una agencia, institución o unidad
administrativa, en el que se especifican, tras
unos períodos de retención específicos, aquellos
documentos destinados a ser preservados por tener
valor archivístico, a la vez que se concede la
autorización para eliminar el resto de los
documentos..
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UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO Tema 6.- La
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Modelos nacionales de gestión de documentos.

• Existe una desigualdad en el tratamiento de los
  documentos en las administraciones federal,
  estatal y local.
• La gestión de documentos se desarrolla con gran
  energía y dinamismo en el sector privado.
• La gestión de documentos ha evolucionado
  recientemente hacia la Information Resources
  Management.
• En este concepto participan ya otros
  profesionales como
• Bibliotecarios.
• Documentalistas.
• Informáticos.
• Este modelo ha sido respaldado por el CIA y la
  UNESCO.
• Por tanto, EEUU, dado que siempre ha estado en
  la vanguardia del desarrollo de esta disciplina,
  constituye el punto referencia obligado para el
  resto de países.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.
Modelo de QUEBEC

• Gran vitalismo a partir de los años 80 se
  desarrollan las principales leyes que atañen a la
  gestión de documentos.
• Ley sobre el Acceso a los Documentos de los
  Organismos Públicos y de Protección de las
  Informaciones Personales (1982).
• Ley sobre los Archivos (1983).
• Ley sobre la Prueba Fotográfica de los
  Documentos (1984).
• Québec francófono Québec anglófono. Distintos
  modelos de gestión. El último mucho más cercanos
  al estadounidense.
• Tanto el concepto como la práctica de la gestión
  de documentos se encuentra muy bien definida a
  nivel legislativo y reglamentario.
• Son los Archivos Nacionales los encargados de
  ejercer las funciones de control y tutela desde
  la creación de los documentos y a lo largo de
  todas las fases del ciclo de vida de los
  documentos.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.

• Al igual que en EEUU e influenciado por su
  modelo, en Québec aparece la figura de un
  profesional en el interior de las
  administraciones el gestionnaire. (records
  managers americano).
• En los archivos nacionales de Québec el peso que
  tiene la figura del Conservador (archivist en
  EEUU) en la fase activa de la documentación es
  más importante que la que tiene el Archivero en
  EEUU.
• La importancia que se le otorga a la
  clasificación, calendario de conservación e
  inventario de documentos como elementos clave de
  cualquier sistema de gestión de documentos
• ha dado lugar a
• Un debate a nivel teórico entre dos corrientes
  archivísticas en el ámbito universitario
• La que prioriza las necesidades de la
  Administración importancia del cuadro de
  clasificación.
• La que prioriza la protección de los documentos
  con valor histórico importancia del calendario
  de conservación.

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gestión de documentos o records management. 6.3.-
Modelos nacionales de gestión de documentos.

• Existe un gran desarrollo de la política de
  gestión de documentos semiactivos mediante el
  establecimiento de
• calendarios de conservación.
• centros de documentos semiactivos.
• Modelo que otorga especial importancia, tanto a
  nivel teórico como práctico, al papel de las
  nuevas tecnologías en la gestión de la
  documentación administrativa.
• Aunque algunos autores hablan de la cercanía de
  este modelo al Francés, realmente es mucho más
  cercano al de los EEUU.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.
Características del modelo europeo de gestión de
documentos.
Modelo de PAÍSES GERMÁNICOS, ITALIA, INGLATERRA

• Se trata del modelo más arcaico, arranca en el
  siglo XVI.
• Presenta una clara parcelación de las
  responsabilidades en lo que respecta a archivos
  corrientes, intermedios y definitivos.
• La responsabilidad en los documentos depositados
  en los archivos corrientes corresponde a la
  Administración, que dedica un personal
  especializado en la tarea de organización de los
  documentos en las oficinas de archivos
  corrientes.
• Registries en Inglaterra.
• Registraturen en Alemania.
• Registri di protocollo en Italia.
• La responsabilidad sobre los documentos
  depositados en los archivos intermedios
  corresponde preferentemente a la propia
  administración productora de los documentos.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.

• Records Centers en Inglaterra.
• Altregistraturen en Alemania.
• Archivos de depósito en Italia.
• El archivero no toma parte en la gestión directa
  de la documentación depositada en los archivos
  corrientes e intermedios (existe un cuerpo de
  funcionarios específicamente entrenados).
• El papel de archivero es un papel de control e
  inspección para garantizar la preservación de la
  documentación con valor permanente.
• Existe un alto porcentaje de eliminaciones.
• Especialmente en Inglaterra, único país donde el
  archivero no controla la totalidad del proceso de
  selección y eliminación hasta la segunda revisión
  a los 26 años de la producción de los documentos.
• Centralización de los archivos corrientes e
  intermedios (en la mayoría de los casos) en un
  único servicio o distribuidos en diferentes
  unidades administrativas.
• Existe un cuadro de clasificación establecido a
  priori a partir de las funciones del organismo
  productor.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.

• Este cuadro de clasificación es la base del
  sistema alemán, y fue traspasado a Italia en el
  momento de la creación del Estado.
• Se desarrollan también calendarios de
  conservación.
• Una vez que la documentación haya llegado a los
  archivos para su conservación definitiva, los
  archiveros podrán hacer uso de un principio para
  devolver el orden originario cuando éste haya
  sido alterado por la administración de origen.
  Estamos hablando del principio de procedencia
• Registraturprinzip en Alemania.
• Riordinamento en Italia.
• Registry principle en Inglaterra.
• La irrupción del concepto de gestión de
  documentos llegado de EEUU no ha supuesto una
  revolución dentro de las prácticas archivísticas
  cotidianas.
• Su influencia más evidente es en la selección y
  eliminación de documentos y en la implantación de
  depósitos intermedios.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.
Modelo de FRANCIA (el préarchivage)

• Inexistencia de un cuerpo de funcionarios
  específicamente formados responsables de la
  documentación en su fase activa, en el seno de
  las administraciones.
• Poca incidencia de los Archivos Nacionales en la
  organización de los archivos corrientes.
• Poco desarrollo legislativo o reglamentario que
  
• regule el tratamiento de la documentación en la
  fase de archivo corriente, y que
• apoye la actuación del archivero dentro de la
  administración creadora de la documentación.
• Las administraciones no han sido capaces de
  generar una estructura organizativa responsable
  de la gestión de los documentos corrientes y
  (hasta el año 1969, con la puesta en
  funcionamiento del Centro de los Archivos
  Contemporáneos de Fontainebleau) de los depósitos
  intermedios.
• La institución de archivos disfruta de un alto
  prestigio a nivel de custodia de la documentación
  histórica. Pero debe hacer frente a las
  reticencias por parte de los ministerios en
  cuanto a su intervención sobre la documentación
  en sus fases corrientes y semicorrientes.

Préarchivage gestión de los archivos entre su
salida de las oficinas productoras y su entrada
en un servicio de archivos, comprendiendo su
conservación en un local específico denominado
centre de préarchivage o depósito intermedio y la
preparación de su transferencia, eventualmente
tras una tría.
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Modelos nacionales de gestión de documentos.

• La clasificación de la documentación está
  legalmente preestablecida desde el siglo pasado
  para la documentación generada por los
  ministerios, departamentos, municipios y
  hospitales.
• La formación profesional del archivero (Ecole
  des Chartes) se dirige aún hoy, más hacia la
  gestión de los fondos históricos que hacia la
  documentación con vigencia administrativa.
• Importancia de la formación del personal en los
  ministerios dado el vacío de profesionales
  expertos en gestión de documentos en el interior
  de las administraciones.
• La aparición y multiplicación de los documentos
  informáticos han facilitado una concienciación
  que hace ver que el prearchivage tradicional no
  puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
• Se da una importancia progresiva de los cuadros
  de conservación y eliminación, desde una
  perspectiva de preservación de documentación con
  valor histórico.

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gestión de documentos o records management. 6.3.-
Modelos nacionales de gestión de documentos.

• El prearchivage no constituye más que una parte
  de lo que abarca el término records management.
  Esto se manifiesta
• en la casi inexistente intervención de los
  Archivos Nacionales en la fase de creación de los
  documentos y
• en que su actuación en el ámbito de los archivos
  corrientes no tiene otro fin que el de preservar
  la documentación con valor permanente, sin
  excesivo interés hacia las necesidades cotidianas
  de la Administración.

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Modelos nacionales de gestión de documentos.
La gestión de documentos en ESPAÑA.

• En la Administración española no existe una
  diferenciación entre los profesionales de los
  archivos y de la gestión de documentos.
• El primer estudio que analizó de manera global
  la problemática de la gestión de documentos en
  España apareció en 1983 y es una obra de María
  Luisa Conde.
• La actuación de la Dirección de Archivos
  Estatales en el ámbito de la gestión de
  documentos está presidida por el interés en la
  normalización
• Plan para el tratamiento normalizado de los
  fondos de los Archivos Estatales.
• Este plan engloba
• El Reglamento de Archivos del estado.
• Las Normas técnicas de la Dirección de los
  Archivos Estatales.

La gestión de documentos en el ámbito estatal.
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Modelos nacionales de gestión de documentos.

• El Plan supone
• la identificación y valoración sistemáticas de
  las series documentales producidas por los
  organismos que forman la Administración del
  estado,
• la determinación de los plazos de vigencia
  administrativa y
• de su valor histórico.
• A partir de ahí se determinarán las normas de
  eliminación de documentos, que posibilitarán, en
  último término, el establecimiento de la Comisión
  Superior Calificadora de Documentos
  Administrativos.